Xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực là giai đoạn đầu tiên trong quy trình đào tạo, nó ảnh hưởng đến cả công tác đào tạo và hiệu quả của công tác đào tạo. Nếu xác định chính xác nhu cầu đào tạo sẽ là cơ sở để công tác đào tạo đạt kết quả cao. Nếu xác định sai nhu cầu đào tạo sẽ khiến cho những giai đoạn sau đi chệch hướng, lãng phí công sức, thời gian và tiền bạc.
Như thực trạng đã phân tích ở trên, hiện nay việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty còn bộc lộ nhiều hạn chế. Do đó, để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, công ty cần dựa vào các căn cứ sau:
Thứ nhất, để xác định nhu cầu đào tạo cần dựa vào cơ sở phân tích mục tiêu, chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty. Từ đó xác định chính xác nhu cầu đào tạo của công ty là đối tượng lao động nào, số lượng bao nhiêu, đào tạo tập trung vào những nội dung gì nhằm hoàn thành kế hoạch của công ty.
Căn cứ vào các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, phòng Tổ chức Quản trị Hành chính tiến hành xác định nhu cầu đào tạo cần thiết để thực hiện và hoàn thành kế hoạch, phương hướng phát triển của công ty. Công ty nên xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực trung hạn và dài hạn.
Việc phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp nên so sánh giữa nhu cầu đào tạo về lao động cần thiết để thực hiện các mục tiêu kế hoạch và thực tế chất lượng người lao động. So sánh giữa số lao động hiện có trong công ty và nhu cầu lao động cần thay thế như về hưu, chuyển công tác… để xác định những vị trí công việc còn thiếu, bỏ trống trong thời gian đào tạo. Từ đó, công ty cân nhắc xem nên tuyển dụng nhân lực mới hay đào tạo lại cán bộ công nhân viên trong công ty để bổ sung vào vị trí đó.
Thứ hai, để xác định nhu cầu đào tạo chính xác thì nên dựa trên cơ sở phân tích công việc. Việc này nhằm xác định những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cách thực hiện công việc, và xác định kiến thức, kỹ năng và khả năng mà người lao động cần có để thực hiện công việc. Công ty nên đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động để xác định được trình độ hiện có của người lao động. Từ đó tiến hành so
xác định khoảng cách tồn tại. Nguyên nhân có thể do cá nhân người lao động (thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng đối với công việc) thì công ty nên tổ chức đào tạo nhằm bù đắp những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của ngườu lao động, giúp họ hoàn thành tốt công việc. Đối với những nhân viên có những kết quả thực hiên công việc tốt thì công ty nên xem xét khả năng phát triển của họ để tiến hành đào tạo nâng cao trình độ, giúp họ đảm nhận được những công việc cao hơn trong tương lai. Dựa vào căn cứ trên, xác định được cần phải đào tạo ở mức độ nào cho người lao động. Nguyên nhân cũng có thể xuất phát từ doanh nghiệp do chế độ tiền lương chưa hợp lý, tiêu chuẩn quy định chưa thỏa đáng, các biện pháp tạo động lực lao động chưa nhiều.
Công ty xác định nhu cầu đào tạo vào bản mô tả công việc mà chưa căn cứ vào bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc. Vì vậy, tác giả xin kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện phương pháp phân tích nhu cầu công việc như sau:
Công ty nên kết hợp các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo như: Phương pháp điều tra phỏng vấn, phương pháp bảng hỏi, phương pháp quan sát.
Phương pháp điều tra phỏng vấn: Dùng những câu hỏi để điều tra nhu cầu đào tạo của nhân viên trong công ty. Qua phỏng vấn người lao động, người phỏng vấn sẽ thu được những thông tin về những nhiệm vụ mà người lao động phải thực hiện, những kiến thức, kỹ năng mà người lao động cần có, mức độ khó dễ, phức tạp của từng nhiệm vụ, điều kiện làm việc. Người phỏng vấn căn cứ và tính chất đặc điểm công việc để liệt kê nội dung cần điều tra, hỏi trong quá trình phỏng vấn.
Phương pháp bảng hỏi: Người lãnh đạo căn cứ vào tính chất và đặc điểm của công việc thiết kế một danh sách các câu hỏi có liên quan đến kiến thức, kỹ năng trách nhiệm, các điều kiện liên quan đến công việc đưa cho người lao động trả lời trong bảng hỏi.
Phương pháp quan sát: Người lãnh đạo trực tiếp sẽ quan sát người lao động do mình phụ trách và ghi chép những thông tin liên quan đến việc thực hiện công việc của người lao động xem người lao động làm như thế nào. Từ đó đánh giá việc thực hiện công việc của người lao động, đưa ra nhu cầu đào tạo chính xác.
thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc: gồm ba phần:
Phần xác định công việc: Khi xác định phần này, công ty phải nêu rõ chức danh công việc, tên bộ phận thực hiện công việc, người lãnh đạo trực tiếp là ai, những nhân viên dưới quyền (nếu có).Có thể tóm tắt về mục đích, chức năng công việc.
Phần nội dung công việc: Phần này mô tả chính xác các nhiệm vụ và trách nhiệm của chức danh công việc.
Các điều kiện làm việc: Phần này bao gồm thời gian làm việc, các tài liệu liên quan, các trang thiết bị được sử dụng, các điều kiện lao động khác.
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện
Công ty nên xây dựng bản yêu cầu công việc để nhằm xác định chính xác nhu cầu đào tạo. Nội dung của bản này cần liệt kê những kiến thức, kỹ năng, trình độ, năng lực phẩm chất… người lao động cần thực hiện tốt công việc. Nội dung đưa ra phải rõ ràng và liên quan tới công việc, không nên đưa ra các yêu cầu quá cao.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Khi xây dựng bản này cần phải xem xét bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện đưa ra các tiêu chuẩn thể hiện yêu cầu của việc hoàn thành công việc cả về mặt số lượng và chất lượng.Yêu cầu đưa ra mang tính chất định lượng cao.
Tóm lại, so với việc sử dụng các căn cứ để phân tích nhu cầu đào tạo công việc mà công ty đang áp dụng thì phương pháp trên đã hoàn thiện cả ba bản trên nhằm phục vụ cho giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo và hai giai đoạn còn lại của quy trình đào tạo. Qua việc so sánh giữa bản yêu cầu mô tả công việc với các thông tin thực tế về người lao động sẽ xác định được khoảng cách cần đào tạo cho người lao động.