Một chương trình đào tạo người lao động được tiến hành tuần tự theo ba giai đoạn: xác định nhu cầu đào tạo, lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đánh giá hiệu quả đào tạo.
Mỗi một giai đoạn được tiến hành theo nhiều bước nhằm thực hiện chương trình đào tạo một cách hiệu quả nhất. Thực tế, tại Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị đã thực hiện quy trình đào tạo bao gồm các bước sau:
2.4.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
Hàng năm, công ty căn cứ vào quy chế về việc đào tạo tuyển dụng, đề bạt bổ nhiệm và nâng bậc lương đối với người lao động để xác định nhu cầu đào tạo. Công ty xác định nhu cầu đào tạo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của công ty. Giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện đối với đối tượng trong diện nâng lương, nâng bậc và đối tượng đào taọ theo quy hoạch cán bộ.
Đối với việc xác định nhu cầu đào taọ định kỳ công ty thực hiện như sau: Hàng năm vào quý 3, trên cơ sở các căn cứ là: kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, chiến lược phát triển sản xuất và định hướng tổ chức nhân sự của phòng, chế độ quy định và hướng dẫn nâng bậc của Nhà nước và Công ty mẹ, yêu cầu nâng cao trình độ đối với cán bộ công nhân viên của lãnh đạo Tổng công ty và nhu cầu được đào tạo, nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên. Đơn vị lập báo cáo nhu cầu đào tạo năm theo biểu mẫu BM.06A.01 (phụ lục 1) và gửi về phòng Tổ chức Quản trị Hành chính vào tháng 9 hàng năm. Sau đó, phòng Tổ chức quản trị hành chính căn cứ vào nhu cầu công tác, chức danh, tiêu chuẩn cán bộ, viên chức để tổng hợp nhu cầu đào tạo của các đơn vị trong công ty mẹ theo biểu mẫu BM.06A.02 (phụ lục 2) trình lãnh đạo tổng công ty phê duyệt và thông báo kết quả tới cho từng đơn vị.
Công ty không căn cứ vào kết quả thực hiện công việc của người lao động xác định nhu cầu đào tạo.
Công ty căn cứ vào các quy định của nhà nước và các quy chế đào tạo của công ty, vào tháng 3 hàng năm, phòng tổ chức quản trị hành chính thông báo các tiêu chuẩn, điều kiện để dự thi nâng bậc thợ cho công nhân kỹ thuật. Trên cơ sở đơn đề nghị xin dự thi nâng bậc thợ của người lao động, các xí nghiệp, phòng tiến hành xem
BM.06A.01 (phụ lục 1) sau đó gửi phòng Tổ chức quản trị hành chính. Phòng tổng hợp nhu cầu đào tạo rồi lập bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo năm theo biểu mẫu BM.06A.02 (phụ lục 2).
Nhu cầu đào tạo còn được xác định khi các trường Đại học, Cao đẳng, trung tâm đào tạo có những lớp học và gửi xuống công ty. Công ty xem xét thấy có nội dung đào tạo phù hợp với nhu cầu của công ty. Tiếp theo công ty gửi văn bản về nội dung đào tạo xuống các văn phòng, xí nghiệp đề nghị cử người tham dự. Các phòng ban, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu đào tạo của người lao động, nhu cầu đào tạo của công ty lập danh sách đào tạo gửi phòng Tổ chức quản trị hành chính.
Ngoài ra, nhu cầu đào tạo cũng xuất phát từ nguyện vọng của người lao động, họ làm đơn đề nghị đào tạo theo biểu mẫu BM.06A.08 (phụ lục 8).
Như vậy, các đơn vị sẽ xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị mình và gửi về phòng Tổ chức quản trị hành chính. Phòng sẽ tổng hợp nhu cầu đào tạo của các đơn vị và lập kế hoạch đào tạo cho toàn công ty trong năm theo biểu mẫu BM.06A.05 (phụ lục 5) bao gồm nội dung đào tạo, số lượng, thời gian, dự kiến nơi đào tạo, dự kiến kinh phí.
Đối với đối tượng đào tạo theo quy hoạch cán bộ, phòng Tổ chức quản trị hành chính lập báo cáo kế hoạch đào tạo cán bộ theo quy hoạch năm trên cơ sở chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và Công ty mẹ, hướng dẫn về kế hoạch đào tạo nguồn cán bộ của Ủy Ban Nhân Dân thành phố, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực hàng năm của công ty mẹ. Tiếp theo tiến hành báo cáo trình Tổng giám đốc phê duyệt theo biểu mẫu BM.06A.05 (phụ lục 5).
Đối với đào tạo đột xuất theo nhu cầu riêng của đơn vị hoặc cá nhân, công ty thực hiện như sau:
Các cá nhân, đơn vị có nhu cầu riêng về đào tạo, nâng cao trình độ gửi đơn đề nghị đào tạo theo biểu mẫu BM.06A.08 (phụ lục 8) và các thông báo, hồ sơ liên quan như thông báo tuyển sinh, chương trình học tập tới Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính. Sau đó phòng xem xét, đề xuất ý kiến và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Thông báo cho những cá nhân, đơn vị kết quả phê duyệt của Tổng giám đốc.
Trước tiên, Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính thông qua thông báo mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan quản lý nhà nước, các trường đại học, cao đẳng và trung tâm đào tạo lập đề xuất và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Các đơn vị, cá nhân lập và gửi thông báo về đào tạo tới các đơn vị trong Công ty mẹ. Sau đó tổng hợp số liệu về nhu cầu đào tạo đột xuất tới các đơn vị, lập các chương trình đào tạo đột xuất theo biểu mẫu BM.06A.03 (phụ lục 3) và trình phê duyệt. Sau khi phê duyệt phòng Tổ chức Quản trị Hành chính thông báo kết quả phê duyệt tới người lao động và các đơn vị.
Với phương pháp xác định nhu cầu đào tạo như trên, công ty mới chỉ xác định được cần đào tạo bao nhiêu lao động, loại lao động nào và những nội dung đào tạo liên quan đến công việc của người lao động mà không xác định được thực sự người lao động thiếu hụt những kiến thức, kỹ năng nào cần được đào tạo.
Nhìn chung, việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty vẫn chưa sát với nhu cầu thực tế của người lao động và của công ty, là do những nguyên nhân sau:
Một số cán bộ Trưởng bộ phận không thực sự am hiểu về công tác đào tạo, họ chưa tham gia bất cứ khóa học nào về quản trị nhân lực, do đó họ chưa được trang bị về kiến thức, kỹ năng đào tạo nguồn nhân lực. Cụ thể là xác định nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình đào tạo. Họ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và cảm tính chủ quan, dẫn đến kết quả nhu cầu đào tạo chưa thực sự sát với yêu cầu thực tế.
Các căn cứ để Công ty xác định nhu cầu đào tạo như phân tích công việc, và đánh giá thực hiện công việc vẫn chưa hoàn chỉnh. Một số cán bộ cho rằng việc phân tích nhu cầu đào tạo là một hình thức khích lệ tinh thần làm việc của người lao động mà không quan tâm đến việc người lao động có áp dụng được kiến thức, kỹ năng đã học được vào công việc hay không.
Công ty mới chỉ xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh, bản tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật và bản tiêu chuẩn viên chức nghiệp vụ. Công ty chưa xây dựng được bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc cho các chức danh công việc. Do đó, chưa có cơ sở để xác định người lao động thiếu hụt những kiến thức, kỹ năng gì cần đào tạo để thực hiện hiệu quả công
Công ty đánh giá kết quả thực hiện công việc bằng cách cuối tháng các đơn vị họp và xếp loại nhân viên. Căn cứ vào thời gian hoàn thành công việc, tình hình chấp hành nội quy, quy chế của công ty. Phương pháp đánh giá này chịu ảnh hưởng nhiều vào những ý kiến chủ quan của cán bộ quản lý.
Quá trình phân tích con người chưa đi sâu vào tìm hiểu người lao động thiếu gì, cần gì về kiến thức và kỹ năng. Tức là tổ chức chưa tiến hành xác định khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc của người lao động.
Về phía người lao động, khi có nhu cầu đào tạo đột xuất thì mới gửi đơn đề nghị đào tạo, một số cá nhân không chủ động đưa ra yêu cầu được đào tạo.
Mặt khác, khi xác định nhu cầu đào tạo của người lao động công ty chưa tìm hiểu mong muốn được đào tạo của họ. Công ty chưa tiến hành điều tra nhu cầu đào tạo của người lao động, xem họ có nhu cầu đào tạo về những kiến thức, kỹ năng gì, có phù hợp với mục tiêu của công ty hay không. Trong giai đoạn này, công ty đã xác định nhu cầu đào tạo và đối tượng đào tạo cùng một lúc.
Nhìn chung, giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo của công ty bộc lộ nhiều hạn chế về phương pháp và các căn cứ xác định nhu cầu đào tạo. Do công ty đã xây dựng quy trình đào tạo, quy chế đào tạo khá đầy đủ và chi tiết hướng dẫn đến các phòng ban thực hiện theo các biểu mẫu đã thiết kế sẵn. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu đào tạo không được thực hiện đầy đủ theo các bước trong quy trình đào tạo.Vì vậy, công ty nên tiến hành xem xét và khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác đào tạo người lao động.