Là một trong những Ngân hàng hoạt động có hiệu quả, có mạng lƣới mở rộng với hàng loạt các chi nhánh đặt ở các xã góp phần lớn vào việc phát triển kinh tế nông thôn và giúp ngƣời dân cải thiện cuộc sống. Cũng có thể nói một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công của NHNo & PTNT tỉnh Sóc Trăng là làm tốt công tác tổ chức cán bộ.
Cơ cấu tổ chức nhân sự NH gồm Ban Giám Đốc, trong đó có một Giám Đốc, ba Phó Giám Đốc, và hệ thống các phòng ban. Đồng thời mở thêm các chi nhánh trực thuộc ở các huyện, xã để tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý, quan hệ với khách hàng. Các phòng ban và các chi nhánh đƣợc điều hành một cách trôi trãi, hợp lý. Trong quá trình điều hành luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công tác nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác và đáp ứng yêu cầu quản lý của ngành.
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng Nông Nghiệp Sóc Trăng 3.1.3. Giới thiệu về phòng thanh toán quốc tế
Những năm đầu mới thành lập chi nhánh chƣa có bộ phận TTQT mà chỉ có vài cán bộ trong Phòng Tín Dụng làm công việc này, trình độ chuyên môn chƣa cao nên thời gian xử lý chậm, khách hàng than phiền nhiều. Do vậy, những khách hàng có nhu cầu TTQT đều quan hệ với ngân hàng ở Cần Thơ hay TP.HCM dù có tốn kém nhƣng nhanh chóng và chính xác.
Những năm 1992-1995, công ty lƣơng thực Sóc Trăng vay vốn tại chi nhánh ngân hàng Nông Nghiệp Sóc Trăng nhƣng lại quan hệ TTQT với Eximbank, Vietcombank Cần Thơ. Trong điều kiện lúc đó thông tin về phòng ngừa rủi ro chƣa bao quát và chặt chẽ nên chi nhánh với việc chỉ cho vay vốn đơn thuần cũng bị đe dọa rủi ro lớn. Để tránh việc chi nhánh ở vào thế bị động và rủi ro cao nhƣ trên, ngân hàng đã sớm có kế hoạch đào tạo nhân viên và trang bị phƣơng tiện kỹ thuật tham gia vào hệ thống liên ngân hàng và các tổ chức tài chính quốc tế nhằm kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn cho vay giảm bớt rủi ro và chi phí dịch vụ cho ngân hàng. Nhìn chung trong thời gian đầu áp dụng do chƣa có kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ còn hạn chế nên chƣa có nhiều thành tích.
Năm 2004 thì phòng TTQT chính thức đi vào hoạt động và thực hiện chức năng kinh doanh ngoại tệ và TTQT. Bộ phận TTQT đã góp phần đáp ứng nhu cầu thanh toán của tỉnh nhất là thanh toán xuất nhập khẩu của doanh nghiệp chế
PHÒNG KẾ HOẠCH & NVTH PHÒNG TÍN DỤNG TOÁN NGÂN PHÒNG KẾ QUỸ PHÒNG KINH DOANH NGOẠI HỐI PHÒNG DV& MARKETING PHÒNG KIỂM TRA-KIỂM TOÁN NỘI BỘ PHÒNG ĐIỆN TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
biến thủy sản và đã tạo đƣợc uy tín trong lòng khách hàng.
3.2. CÁC PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN QUỐC TẾ CHỦ YẾU CỦAA
NGÂN HÀNG 3.2.1. Chuyển tiền
Tiếp nhận hồ sơ
Hƣớng dẫn khách hàng ghi đúng đầy đủ nội dung yêu cầu chuyển tiền của ngƣời hƣởng và ký vào lệnh chuyển tiền gốc theo mẫu in sẵn của NHNo.
Kiểm soát nội dung thông tin trên lệnh chuyển tiền theo quy định.
Kiểm tra, xác nhận số dƣ tài khoản của khách hàng, so sánh mẫu dấu và chữ ký của chủ tài khoản với mẫu dấu và chữ ký đăng ký giao dịch tại NH.
Lập phiếu báo nợ hoặc hạch toán số tiền thanh toán và phí liên quan theo quy định hiện hành.
Tra soát lệnh chuyển tiền đi: Xử lý tại NH
Nhận tra soát từ khách hàng:
Khi nhận đƣợc yêu cầu tra soát của khách hàng, NH lập điện tra soát theo mẫu điện phù hợp, thu phí theo quy định hiện hành, gửi điện về Sở đầu mối.
Điều chỉnh, ngừng hoặc huỷ lệnh chuyển tiền: Xử lý tại chi nhánh
Khi nhận đƣợc văn bản yêu cầu ngừng, điều chỉnh hoặc huỷ lệnh chuyển tiền của ngƣời chuyển tiền (trƣờng hợp khẩn cấp ngƣời chuyển tiền có thể thông báo bằng điện thoại nhƣng chậm nhất là sau 01 giờ kể từ khi thông báo, ngƣời chuyển tiền phải có văn bản yêu cầu chính thức), các bƣớc xử lý nhƣ sau:
Chi nhánh truy cập mạng để xác định trạng thái của điện chuyển tiền: Nếu lệnh chuyển tiền vẫn thuộc phạm vi kiểm soát của chi nhánh: - Chi nhánh ngừng thanh toán, điều chỉnh hoặc huỷ lệnh chuyển tiền.
- Chi nhánh thực hiện điều chỉnh bút toán trong trƣờng hợp huỷ lệnh chuyển tiền.
Nếu lệnh chuyển tiền đã chuyển đi khỏi sự kiểm soát của chi nhánh, chi nhánh xử lý nhƣ sau:
- Điện thoại thông báo trƣớc cho Sở quản lý
- Chi nhánh lập điện yêu cầu huỷ, ngừng hoặc điều chỉnh gửi Sở quản lý - Nếu có sai sót phải báo cáo lãnh đạo chi nhánh để có hƣớng xử lý kịp thời.
Thời hạn nhận và xử lý chứng từ tại chi nhánh Thực hiện yêu cầu chuyển tiền của khách hàng:
- Thanh toán viên tại chi nhánh tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chuyển tiền của khách hàng trong thời gian giao dịch của ngày làm việc. Trong thời gian tối đa 30 phút kể từ khi khách hàng xuất trình các giấy tờ đầy đủ để chuyển tiền, thanh toán viên tại chi nhánh phải thực hiện xong giao dịch phần hành.
Thực hiện yêu cầu tra soát của khách hàng:
Trong vòng 01 giờ làm việc kể từ khi nhận đƣợc yêu cầu tra soát liên quan đến các lệnh chuyển tiền, thanh toán viên phải kiểm tra hồ sơ, thông báo cho khách hàng (nếu cần), lập điện tra soát, gửi điện về Sở đầu mối, nếu phải tra soát tiếp báo cáo Phụ trách phòng trình lãnh đạo duyệt.
Chuyển tiền đến:
Kiểm tra lệnh chuyển tiền đến tại Sở Quản lý. Thực hiện hạch toán và báo có cho Chi nhánh.
Xử lý điện chuyển tiền đủ điều kiện hạch toán trả tiền tại chi nhánh: Điện chuyển tiền đủ điều kiện hạch toán trả tiền:
Lệnh chuyển tiền vào tài khoản ngƣời hƣởng:
Tên và số tài khoản ngƣời hƣởng trên lệnh chuyển tiền khớp đúng với hồ sơ gốc tại chi nhánh. Họ và tên ngƣời hƣởng (cá nhân hoặc công ty) có thể bị đảo ngƣợc trật tự, sai chính tả nhƣng không trùng với tên của 01 tài khoản nào khác tại chi nhánh.
Các trƣờng hợp khác báo cáo lãnh đạo chi nhánh quyết định.
Lệnh chuyển tiền cho ngƣời hƣởng không có tài khoản tại ngân hàng: Tên và địa chỉ ngƣời hƣởng hoặc các thông tin xác định ngƣời hƣởng ghi trên lệnh chuyển tiền phải ghi rõ ràng.
Lập giấy báo lĩnh tiền:
Khi nhận đƣợc điện chuyển tiền đến và báo Có từ Sở quản lý, chi nhánh gởi thông báo trong ngày làm việc cho khách hàng đến nhận tiền. Cùng ngày chi nhánh xử lý hạch toán vào tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản trung gian chờ chi trả
Giấy báo đƣợc lập và gửi cho ngƣời hƣởng theo đúng tên, địa chỉ và số chứng minh nhân dân (nếu có) ghi trên lệnh chuyển tiền.
Nội dung giấy báo: Theo mẫu đính kèm
Trong vòng 2 tuần kể từ ngày gửi giấy báo lĩnh tiền mà không nhận đƣợc ý kiến của ngƣời hƣởng, chi nhánh gửi giấy báo lần 2. Trong vòng 2 tuần tiếp theo chi nhánh vẫn không nhận đƣợc ý kiến của ngƣời hƣởng, hoặc giấy báo lĩnh tiền đã gửi song không có ngƣời nhận, cơ quan bƣu điện trả lại, chi nhánh thu phí thoái hối theo quy định và hoàn trả lại Sở quản lý (nêu rõ lý do).
Xử lý giao dịch thanh toán tại quầy: Kiểm tra thông tin trước khi trả tiền:
Ngƣời hƣởng không có tài khoản tại ngân hàng:
Ngƣời hƣởng xuất trình đầy đủ các giấy tờ hợp lệ theo Giấy báo lĩnh tiền. Tuỳ từng trƣờng hợp, cán bộ giao dịch có thể áp dụng thêm biện pháp nghiệp vụ nhận diện ngƣời hƣởng nhƣ hỏi thêm thông tin về ngƣời chuyển tiền ở nƣớc ngoài, đề nghị ngƣời hƣởng xuất trình thêm giấy tờ liên quan đến khoản tiền mà mình nhận đƣợc…
Trƣờng hợp ngƣời hƣởng xuất trình đầy đủ các giấy tờ theo Giấy báo lĩnh tiền nhƣng nội dung thông tin trên các giấy tờ đó có sai lệch, chƣa đủ điều kiện trả tiền, cán bộ giao dịch báo cáo Phụ trách phòng trình lãnh đạo chi nhánh giải quyết.
Trƣờng hợp không đủ điều kiện trả tiền: cán bộ giao dịch giải thích rõ ràng lý do, hƣớng dẫn khách hàng các việc cần làm để tạo điều kiện cho chi nhánh có đủ cơ sở trả tiền, đồng thời báo cáo phụ trách phòng, lập điện tra soát với Sở quản lý.
Ngƣời hƣởng rút tiền từ tài khoản:
Ngƣời hƣởng xuất tình chứng minh thƣ phù hợp với hồ sơ khách hàng mở tài khoản tại chi nhánh.
Tài khoản ngƣời hƣởng đủ số dƣ. Loại tiền thanh toán:
Việc trả tiền theo yêu cầu của ngƣời hƣởng phải tuân thủ theo quy định hiện hành về quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà Nƣớc Việt Nam.
Việc chuyển đổi loại tiền thực hiện theo tỷ giá NHNo công bố tại thời điểm giao dịch.
quỹ hiện hành của NHNo. Trong mọi trƣờng hợp có sai lệch giữa thông tin trên lệnh chuyển tiền gốc và thông tin của ngƣời hƣởng thì ngƣời hƣởng phải viết cam kết: “Tôi cam đoan số tiền này là của tôi, do…gửi đến. Nếu sau này có ngƣời khiếu nại hoặc nƣớc ngoài đòi lại tôi xin hoàn lại đầy đủ cho ngân hàng và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật”.
Tra soát lệnh chuyển tiền đến tại Chi nhánh
Khi nhận đƣợc các lệnh chuyển tiền không đủ điều kiện hạch toán trả tiền, chi nhánh thực hiện tra soát nhƣ sau:
+ Lập điện tra soát hoặc gửi văn bản cho Sở quản lý để tra soát ngân hàng nƣớc ngoài (ngân hàng ra lệnh).
+ Trƣờng hợp có thể liên lạc đƣợc với ngƣời hƣởng: đồng thời với việc gửi tra soát tới Sở quản lý,NH thông báo tình trạng lệnh chuyển tiền liên quan cho khách hàng để khách hàng và ngân hàng phối hợp tra soát làm rõ thông tin chuyển tiền
+ Nếu sau 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi tra soát vẫn chƣa nhận đƣợc trả lời, chi nhánh thực hiện tra soát tiếp cho đến khi có kết quả
+ Điện tra soát phải đƣợc lƣu trong bộ hồ sơ chuyển tiền đến.
3.2.2. Tín dụng chứng từ (L/C Documentary Credit) 3.2.2.1. Quy trình L/C xuất khẩu 3.2.2.1. Quy trình L/C xuất khẩu
Bƣớc 1: Tiếp nhận chứng từ
Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng xuất trình kèm thƣ yêu cầu đòi tiền theo L/C (theo mẫu NH cung cấp), bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu có) cùng thƣ thông báo L/C, sửa đổi L/C có xác nhận mã/chữ ký đúng của Ngân hàng thông báo
Trƣớc khi ký nhận chứng từ, kiểm tra sơ bộ các loại chứng từ, số lƣợng của từng loại chứng từ kể trên và Thƣ yêu cầu thanh toán của khách hàng, phải ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ trên theo yêu cầu thanh toán của khách hàng.
Vào bìa hồ sơ L/C và những sửa đổi L/C liên quan và vào sổ theo dõi, đăng ký số tham chiếu, nhập dữ liệu vào máy vi tính.
Bƣớc 2: Kiểm tra chứng từ
Trách nhiệm của thanh toán viên
hàng xuất trình. Ký xác nhận mặt sau của L/C gốc trị giá bộ chứng từ xuất trình, rút số dƣ trên bìa hồ sơ.
Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lƣợng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C có liên quan (nếu có). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau, sự phù hợp của chứng từ với UCP 500 và UCP 600.
Bƣớc 3: Xử lý chứng từ có sai sót
Nếu bộ chứng từ có sai sót, thanh toán viên phải thông báo cho khách hàng những thông tin sau:
Nêu rõ từng sai sót của chứng từ để khách hàng sửa chữa hoặc thay thế. Chỉ giao lại cho khách hàng những chứng từ cần phải sửa chữa hoặc thay thế. Yêu cầu khách hàng ký nhận lại những chứng từ cần phải sửa chữa trên phiếu kiểm tra chứng từ. Việc thay thế, sửa chữa phải đƣợc thực hiện trong thời hạn xuất trình chứng từ cho phép của L/C.
Trƣờng hợp khách hàng không đồng ý với những ý kiến của Ngân hàng về những sai sót đã nêu, thanh toán viên báo cáo lại Phụ trách phòng để xử lý cho khách hàng quyết định không sửa chữa hoặc thay thế chứng từ có kèm theo văn bản bảo lƣu ý kiến.
Ký nhận và ghi rõ ngày giờ nhận lại chứng từ của khách hàng.
Bƣớc 4: Gởi chứng từ và đòi tiền
L/C quy định đòi tiền bằng điện:
Thanh toán viên lập điện đòi tiền theo chỉ dẫn trên L/C.
Lập thƣ gởi chứng từ (covering letter) theo mẫu. Trên thƣ gửi chứng từ phải ghi rõ “Chứng từ đã đƣợc đòi tiền bằng điện ngày...tránh thực hiện hai lần”-”- “Reimbursement claim has been effected by cable đate…please avoid duplication”.
Thƣ gửi chứng từ lập theo quy định của L/C, phải có một bản kèm theo một bản sao hóa đơn và một bộ chứng từ sao lƣu hồ sơ L/C.
L/C quy định đòi tiền bằng thƣ
Thanh toán viên lập thƣ đòi tiền theo quy định nhƣ trên L/C.
Trên thƣ đòi tiền nêu chỉ thị đòi tiền và xác nhận “The amount has been endorsed on the reverse of the original documentary credit”.
3.2.2.2. Quy trình L/C nhập khẩu:
Yêu cầu mở L/C
Nếu L/C phát hành bằng vốn tự có, khách hàng ký quỹ 100%.
Nếu khách hàng xin mở L/C bằng vốn tự có ký quỹ dƣới 100%, khách hàng ký và đóng dấu sẵn vào đơn xin vay và giấy nhận nợ (theo mẫu NH).
Nếu L/C phát hành bằng vốn vay của NH, khách hàng liên hệ với bộ phận tín dụng.
Mức ký quỹ để mở L/C có thể thỏa thuận từ 0%-100% và quý khách phải chuyển đủ số tiền ký quỹ vào tài khoản ký quỹ trƣớc khi mở L/C.
Bộ hồ sơ mở L/C
Đơn xin mở thƣ tín dụng: 1 bản chính (theo mẫu NH).
Hợp đồng nhập khẩu: 1 bản sao (có xác nhận sao y bản chính của đơn vị). Giấy phép nhập khẩu, hạn ngạch nhập khẩu: 1 bản sao
Hợp đồng mua bán ngoại tệ: 2 bản chính
Đơn xin vay vốn: 1 bản chính và giấy nhận nợ đã ký: 1 bản chính Tiếp nhận và xử lý hồ sơ:
Thanh toán viên sẽ kiểm tra nội dung thƣ yêu cầu mở L/C, nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn thanh toán viên sẽ hƣớng dẫn khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ trƣớc khi mở L/C.
Sửa đổi L/C:
Khách hàng xuất trình các giấy tờ sau:
Yêu cầu sửa đổi L/C: 1 bản chính (theo mẫu NH)
Văn bản yêu cầu sửa đổi L/C của ngƣời xuất khẩu: 1 bản sao
Hợp đồng mua ngoại tệ: 2 bản chính (theo mẫu NH) để ký quỹ bằng ngoại tệ phần tăng thêm từ tài khoản tiền gửi của khách hàng (nếu là sửa đổi tăng tiền).
Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ đòi tiền của Ngân hàng nƣớc ngoài
NH sẽ kiểm tra tất cả các bộ chứng từ và thông báo cho khách hàng về tình trạng bộ chứng từ, làm cơ sở cho khách hàng chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán cho NH nƣớc ngoài.
Giao chứng từ:
Việc giao chứng từ cho khách hàng đƣợc thực hiện khi khách hàng đã có đủ tiền trên tài khoản (tài khoản tiền gửi hoặc tiền vay) để NH thanh toán cho NH
nƣớc ngoài.
Thanh toán L/C: NH Sẽ trích tiền từ tài khoản đã đƣợc chỉ định của khách hàng để thanh toán cho NH nƣớc ngoài theo quy định của L/C khi nhận đƣợc bộ chứng từ hoàn hảo phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C.
Hủy bỏ L/C:
NH không chấp nhận hủy bỏ L/C trong trƣờng hợp:
+ Khách hàng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh nhận hàng của NH.
+ Có tranh chấp thƣơng mại hoặc hai bên mua bán đã thỏa thuận nhƣng chƣa đƣợc sự chấp thuận hủy L/C của Ngân hàng liên quan.
3.2.3. Nhờ thu
+ Nhờ thu D/P (Nhờ thu theo hình thức thanh toán giao chứng từ): Đây là