Từ thỏng 09 năm 2005 cụng ty đó sử dụng phần mềm EFFECT-SQL 3.0 - Customize nhằm phục vụ quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn diễn ra nhanh hơn, cung cấp thụng tin kịp thời, nhanh chúng, chớnh xỏc và giảm bớt cụng việc của kế toỏn thủ cụng do phần mềm cho phộp xử lý cỏc số liệu ngay từ cỏc chứng từ ban đầu qua quỏ trỡnh xử lý thụng tin trờn cỏc bảng biểu kế toỏn, bỏo cỏo kế toỏn theo yờu cầu của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký-Chứng từ. Đõy là phần mềm kế toỏn đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Phần mềm Effect chạy trờn cỏc phiờn bản Windows, giao diện tiếng Việt hoặc tiếng Anh, hệ thống TK theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chớnh. Sổ sỏch in ra cú thể bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc đồng thời cả hai. Cỏc đối tượng cần theo dừi, quản lý đều được mó hoỏ cụ thể, chi tiết và thể hiện theo cỏc danh mục như: danh mục hàng húa, danh mục khỏch hàng… Mỗi đối tượng cần quản lý đều cú những đặc điểm riờng biệt khỏc nhau. Vỡ vậy, kế toỏn viờn chịu trỏch nhiệm phần hành kế toỏn nào sẽ theo dừi chỳng trờn cỏc danh mục cú liờn quan.
Việc sử dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc Kế toỏn nờn cụng việc hàng ngày, cuối thỏng, cuối quý của kế toỏn viờn hoàn toàn thực hiện trờn mỏy, vào số
liệu cho sổ kế toỏn tổng hợp, chi tiết. Phần mềm này cú những đặc điểm nổi bật sau:
- Hạch toỏn chi tiết tới từng đối tượng.
- Thực hiện kết chuyển, phõn bổ chi phớ theo tiờu chuẩn đó lựa chọn. - Quản lý chi tiết số lượng, giỏ trị từng loại hàng húa theo yờu cầu quản lý. - Lập bỏo cỏo tổng hợp, chi tiết.
- Sự phong phỳ trong cỏc yếu tố quản lý.
- Tự động tớnh VAT đầu vào, VAT đầu ra, tỏch cỏc bỳt toỏn thuế VAT chi tiết theo từng hoỏ đơn và mó số thuế khỏch hàng.
- Tớnh thống nhất trong giao diện nhập dữ liệu. Khụng cần phải nhiều loại màn hỡnh nhập liệu, khụng cần phải nhớ nhiều phớm bấm…
- Khụng cần phải thao tỏc trung gian (như tổng hợp dữ liệu) trước khi xem, in một bảng biểu, sổ sỏch…
- Tự động kiểm tra khi nhập liệu (như: thụng bỏo chứng từ trựng, kiểm tra nhập liệu thiếu cỏc mục dữ liệu, kiểm tra hàng xuất cú trong kho hay khụng…)
- Ngoài cỏc bảng biểu chi tiết, tổng hợp, bỏo cỏo tài chớnh theo quy định của Bộ Tài Chớnh, Effect cũn cú thể in ra vụ số những bảng biểu “quản trị” khỏc theo nhu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp
- Đối với hạch toỏn trờn mỏy vi tớnh, quan trọng nhất là khõu thu thập, xử lý, phõn loại chứng từ và định khoản kế toỏn. Đõy là khõu đầu tiờn của quy trỡnh hạch toỏn trờn mỏy vi tớnh và là khõu quan trọng nhất vỡ kế toỏn chỉ vào dữ liệu cho mỏy thật đầy đủ và chớnh xỏc (cỏc bỳt toỏn), cũn thụng tin đầu ra như sổ cỏi, sổ chi tiết, bỏo cỏo kế toỏn đều do mỏy tự xử lý thụng tin, tớnh toỏn và đưa ra cỏc bảng biểu khi cần in.
- Khi chạy trờn mạng, hệ thống phõn quyền khai thỏc thụng tin phong phỳ và bảo mật. Kế toỏn trưởng cú thể theo vết người nhập số liệu để đỏnh giỏ năng suất nhập số liệu cũng như quy trỏch nhiệm khi cú dữ liệu sai sút.
- Để thuận tiện trong cụng tỏc quản lý chi tiết cỏc đối tượng trờn cỏc phần hành Kế toỏn, tất cả cỏc đối tượng cần quản lý đều được mó hoỏ chi tiết.
Việc tổng hợp dữ liệu, in ấn sổ kế toỏn, bỏo cỏo kế toỏn sẽ do phần mềm tự động thực hiện. Tuy nhiờn để chắc chắn, cỏc kế toỏn viờn kết xuất từ phần mềm ra cỏc file để kiểm tra, đối chiếu lại. Kế toỏn lưu giữ chứng từ gốc, sổ kế toỏn tổng hợp, sổ chi tiết và cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Trình tự hạch toán ở phần mềm EFECT của Công ty CP Tràng An đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Chứng từ gốc
Tổng hợp, phân loại chứng từ, kiểm tra, định khoản kế toán Kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh
Cỏc tệp dữ liệu Mỏy tớnh xử lý Thẻ, sổ kế túan chi tiết Bảng kờ Nhật ký- chứng từ Sổ cỏi gộp TK Lập bản sao dữ liệu Cỏc bỏo cỏo tài chớnh
Để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, kế toỏn thực hện theo cỏc bước sau: Từ màn hỡnh Windows chọn biểu tượng EFECT, kớch đỳp chuột trỏi vào biểu tượng, mỏy chuyển vào màn hỡnh mật khẩu chương trỡnh (màn hỡnh 01). Tại màn hỡnh nhập mật khẩu nhập, người sử dụng nhập mật khẩu sau đú ấn vào nỳt tiếp tục, mỏy chuyển đến màn hỡnh giao diện chớnh của chương trỡnh phần mềm kế toỏn (màn hỡnh 02). Tại màn hỡnh giao diện chớnh của chương trỡnh ta chọn thư mục hệ thống theo chỉ dẫn.
Màn hỡnh 01: Màn hỡnh đăng nhập của chương trỡnh EFECT
Ngoài ra, cụng ty cũn sử dụng cỏc chức năng của Word,Excel để phục vụ việc nhập số liệu, tớnh toỏn và trỡnh bày cỏc bảng biểu, cỏc bỏo cỏo khỏc.