I. Giới thiệu về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵ ng
I.2. Hệ thống tổ chức của công ty Vinatex Đà Nẵng
I.2.1. Quy mô tổ chức
I.2.1.1. Nhân sự
Bảng B.1: Cơ cấu nhân sự của Vinatex
Chỉ tiêu 2007 2008
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Giới tính 4080 100 3835 100 Nam 563 14 577 15 Nữ 3517 86 3258 85 Trình độ lao động 4080 100 3835 100 Đại học và cao đẳng 128 3 207 5,4 Trung cấp 101 2,5 263 6,8 Phổ thông và CNKT 3851 94,5 3365 87 ,7 Tính chất lao động 4080 100 3835 100 Lao động trực tiếp 3390 82,84 3146 82 Lao động gián tiếp 690 17,16 439 18 (Nguồn từ phòng tổ chức hành chính) I.2.1.2. Cơ cấu các bộ phận: Số bộ phận nghiệp vụ: 200
Công ty đã không ngừng lớn mạnh trong thời gian qua: Hiện tại, Công ty VINATEX Đà Nẵng có 4 cơ sở sản xuất:
Cơ sở I tại 25 Trần Quý Cáp ĐN, có diện tích mặt bằng là 3.306 m2 với 4.753 m2 nhà xưởng. Là nơi sản xuất của xí nghiệp may 1 và 2A
Cơ sở II tại 88 Thanh Sơn ĐN có diện tích mặt bằng là 6.332 m2 với 8.374 m2 nhà xưởng. Nơi sản xuất của xí nghiệp may 2B,3,4 và phân xưởng dệt thảm len.
Cơ sơ III là nhà máy may Phù Mỹ - Bình Định với 500 công nhân và 8 chuyền may đạt doanh thu khoảng 1,1 tỷđồng/ tháng.
Cơ sở IV: Vào năm 2006 công ty thành lập thêm nhà máy May Dung Quất thuộc công ty cổ phần SX-XNK Dệt May Đà Nẵng căn cứ vào nghị quyết Đại Hội Cổ Đông lần thứ 2 của Công ty cổ phần SX-XNK Dệt May Đà Nẵng vào ngày 7/9/2006 trên cơ sở tiếp quản từ công ry may Phương Đông với 19 chuyền và 1200 lao động.
Trung tâm thương mại dệt may tại 153 Trưng Nữ Vương –Đà Nẵng. Với tổng số 3 cửa hàng:
153 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng 20 Phan Châu Trinh
211 Lê Duẩn
Chuyên đại lý – kinh doanh nhiều loại sản phẩm sợi và may mặc.
Trung tâm cung ứng thiết bị dệt may điện và điện lạnh tại 20 Nguyễn Văn Linh, Đà Nẵng. Chuyên kinh doanh các mặt hàng điện - điện lạnh, thiết bị phụ tùng ngành dệt may.
Vinatex Đà Nẵng là thành viên hoạch toán độc lập của tập đoàn dệt may Việt Nam, với những số liệu và thông tin ở trên ta khẳng định Vinatex là một tổ chức có sự kết hợp giữa quy mô lớn và quy mô nhỏ. Bởi Vinatex Đà Nẵng là một tổ hợp nhiều đơn vị nhỏ gồm 4 cơ sở sản xuất đặt tại nhiều khu vực khác nhau tại miền trung Việt Nam và 2 trung tâm thương mại kinh doanh hai lĩnh vực khác nhau đặt tại Đà Nẵng. Chính sự kết hợp giữa quy mô lớn và nhỏ giúp cho Vinatex Đà Nẵng vừa có lợi thế kinh tế theo quy mô của một doanh nghiệp lớn vừa đạt được sự linh hoạt của một doanh nghiệp nhỏ.
I.2.2. Công nghệ tổ chức
Vinatex Đà Nẵng là một công ty hoạt động trong ngành dệt may với công nghệ sản xuất theo số lượng lớn hàng loạt
Về quy trình công nghệ của tổ chức:
Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu là thực hiện gia công và sản xuất các mặt hàng dệt may xuất khẩu theo hợp đồng đã đặt hàng của khách hàng còn lại sản xuất các mặt hàng phụ vụ nhu cầu trong nước nhưng số này rất ít. Do vây ở đây ta chỉ nói về hoạt động gia công xuất khẩu sản phẩm của công ty.
Quy trình từ lúc tiếp nhận đơn đặt hàng đến giao hàng diễn ra trong thời gian 3 tháng:
A/ Phòng kinh doanh và cán bộ Sale hàng Gia công
1. Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và kiểm tra năng lực của nhà máy. (Người thực hiện: Cán bộ Sale FOB và Salle Gia công)
2. Tiến hành đặt hàng theo định mức tài liệu đã được phòng công nghệ xác nhận (Người thực hiện: Cán bộ Salle FOB và Salle Gia công)
3. Xuất hàng
4. Lập bộ Chứng từ thanh toán
5. Quyết toán đơn hàng
B/ Phòng Kế hoạch - Thị trường
1. Khi nhận được Hợp đồng /Đơn đặt hàng: Phòng KH TT kiểm tra và thông báo kế hoạch thực hiện giao nhận cho các bộ phận liện quan trong vòng 5 ngày.
2. Bộ phận XNK lập thủ xuất nhập khẩu NPL và cung cấp chứng từ khi nhâp kho.
3. Giao nhận vận chuyển NPL nhập kho:
4. Lập phiếu xuất kho NPL đưa vào sản xuất :
C/Bộ phận sản xuất
Qui trình sản xuất sản phẩm (gia công hàng xuất khẩu) được thực hiện như sau:
Hình B.1: Quy trình sản xuất sản phẩm(nguồn phòng kỹ thuật công nghệ) Nguyên phụ
liệu xuất kho
Mẫu mã, chi tiết kỹ thụât
I.2.3. Thiết kế tổ chức I.2.3.1. Sơđồ tổ chức I.2.3.1. Sơđồ tổ chức
Hình B.2: Sơđồ tổ chức(nguồn phòng tổ chức hành chính)
I.2.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
1. Giám đốc: do tổng công ty dệt may bầu ra và là người chịu trách nhiệm quản lí trong công ty, điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất, công tác tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh, đảm bảo tính hiệu lực và hoạt động có kết quả. Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh XNK Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật công nghệ Kế hoạch thị trường Phòng QA Các bộ phận tham mưu Các đơn vị sản ấ Các đơn vị kinh Trung tâm cung ứng thiết bị dệt may Tung tâm giới thiệu và bán sản phẩm Phân xương thêu tự động XN may 1, 2, 3, 4, 5 Phân xương hoàn thành Các cửa hàng Các của hàng Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc
Bên cạnh đó giám đốc là người có trách nhiệm trực tiếp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước tổng công ty, trước pháp luật và các chủ thể khác có liên quan.
Ngoài ra, giám đốc còn có trách nhiệm trong việc nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên của công ty để họ an tâm công tác và hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất .
2. Phó giám đốc: là người tham mưu cho giám đốc về sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ cùng các phòng ban theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất, tình hình tài chính của công ty. Đồng thời phó giám đốc là người được giám đốc uỷ thác ký các hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
3. Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lí nhân sự và phân công lao động một cách hợp lí
Đồng thời phòng nhân sự còn thực hiện các chếđộ đối với người lao động của công ty.
Ngoài ra, phòng tổ chức hành chính còn tham mưu cho giám đốc việc tuyển dụng lao động, ra các quyết định về nhân sự và phân công lao động hợp lí .
4. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Tham gia đàm phán các hoạt động gầm phán, soản thảo tổ chức các hợp động kinh tế mua bán trong và ngoài nước.
Theo dõi và triển khai thực hiện đơn đạt hàng kinh doanh theo hợp đồng đã ký Thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm cả FOB và nội địa. Xây dựng và đề ra giá cả và tỷ lệ lợi nhuận đối cới các sản phẩm kinh doanh.
5. Phòng kế hoạch thị trường:
Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc.
Tham gia đàm phán, soạn thảo và tổ chức thực hiện các hợp động kinh tế (gia công) trong và ngoài nước.
6. Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác hoạch toán kế toán trong công ty, phản ánh đầy đủ các nguồn vốn và tài sản, lập báo cáo theo đúng qui định tài chính của công và nhà nước.
Quản lí theo dõi giám sát tình hình tài chính của công ty, tổ chức thanh toán đầu đủ kịp thời đúng thể lệ các khoản thanh toán của công ty .
Ngoài ra phòng tài chính - kế toán còn cung cấp đầy đủ các thôngt in kế toán tài chính của công ty, hướng dẫn công tác tài chính đối với các đơn vị trực thuộc
7. Phòng kĩ thuật – công nghệ: chịu trách nhiệm trước giám đốc về hệ thống máy móc thiệt bịcủa công ty. Đảm bảo qui trình kĩ thuật may theo đúng yêu cầu của khách hàng, có trách nhiệm kiểm tra tiến độ của quá trình sản xuất. Nghiên cứu cải tiến hệ thống máy móc thiết bị trong công ty để ngày càng nâng cao năng suất lao động .
8. Phòng QA(phòng quản lý chất lượng)
Nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm tại các đơn vị trực thuộc và cơ sở gia công bên ngoài
Kiểm soát tiến độ sản xuất của các xí nghiệp và nhà máy, giải quyết kịp thời những phát sinh không phù hợp trong quá trình sản xuất có liên quan đến chất lượng sản phẩm
Phối hợp khách hàng để thực hiện công việc kiểm hàng trên day chuyền sản xuất hoặc thành phẩm.
9. Các đơn vị sản xuất trực thuộc:
Các nghiệp may I, II, III, IV, V, VI : có nhiện vụ tổ chưc sản xuất các đơn đạt hàng công ty giao, tạo ra các sản phẩm may mặc của các hợp đồng gia công xuất khẩu hay bán trên thị trường nội địa
Xưởng thêu tự động: chuyên thêu: Có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn hoàn thiện sản phẩm.
Xưởng hoàn thành: Chịu trách nhiện về việc đóng kiện, ủi để hoàn thành công đoạn nhập kho thành phẩm.
10. Các đơn vị kinh doanh trực thuộc:
Trung tâm các thiết bị điện, điện lạnh ngành dệt may, bán các loại máy may và các tiết bị thuộc ngành may.
Trung tâm thương mại dệt may tổ chức quản lý 3 cửa hàng thực hiện chức năng kinh doanh thương mại cho các đối tượng khách hàng trong nước về sản phẩm quần áo may mặc thời trang.
I.2.3.3. Phân tích cơ cấu tổ chức
Vinatex Đà Nẵng có hình thức tổ chức cơ giới với các công việc được phân chia, chuyên môn hoá thành các bộ phận. Quyền hành được nắm giữ ở các nhà quản trị cấp cao là giám đốc và các phó giám đốc.
Mức độ phân quyền: Vinatex có một cơ cấu quyền lực tập trung vào Giám Đốc – người nắm tất cả mọi quyền lực trong công ty. Vì vậy mọi quyết định đều phải thông qua Giám Đốc. Tất cả các bộ phận còn lại trong tổ chức chỉ có quyền giải quyết các công việc hằng ngày. Với việc tập trung quyền lực cao ít có sự phân quyền cho cấp duới tất yếu gây ra các quyết định chậm chạp, không linh hoạt và gây quá tải dẫn đến ra quyết định không hiệu quả của nhà quản trị cấp cao.
Cơ cấu tổ chức được thiết kếtheo cấu trúc chức năng. Nhìn vào sơđồ tổ chức của công ty ta có thể thấy rõ, công ty được phân chia thành ba chức năng chính: Các bộ phận tham mưu theo chức năng, bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh.
Với cấu trúc theo chức năng phù hợp với môi trường ít biến đổi, ổn định. Nó có tác dụng nâng cao hiệu quả bên trong, chất lượng chuyên môn. Vì vây cấu trúc này có các điêm yếu như:
Phản ứng chậm với những thay đổi của môi trường, các quyết định tập trung ở cấp trên gây quá tải, kém có sự liên kết giữa các phòng ban. tổ chức ít có sự sáng tạo, có tầm nhìn hạn chế về mục tiêu chung của tổ chức.
Quan hệ theo chiều ngang: Công ty có quan hệ giữa các bộ phận chức năng khá mạnh, ngoài các mối quan hệ hợp tác chính thức thông qua các cuộc họp giao ban liên bộ phận diễn ra hàng tháng, thì khi đên Vinatex bạn có thể thấy của các phòng ban là không khoá trong, với sự ra vào tự do của các nhân viên các phòng ban khác nhau.
I.2.4. Mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp I.2.4.1. Mối quan hệ với khách hàng I.2.4.1. Mối quan hệ với khách hàng
Công ty sản xuất-xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu với khách hàng là các khách hàng quốc tế tập trung gần như là toàn bộ ở thị trường Mỹ và EU.
Công ty có hai loại khách hàng là khách hàng gia công (11%) và khách hàng FOB(89%). Công ty đang chú trọng đến khách hàng FOB hơn vì đối tượng khách hàng này mang lại giá trị kinh tế cao hơn.
Khách hàng của công ty đều là các khách hàng truyền thống, nghĩa là các khách hàng hợp tác dài hạn với công ty. Thông qua các chính sách Marketing của công ty thì khách hàng đã tìm đến, thực hiện các kiểm tra về năng lực sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng, đặt hàng text thử. Sau khi đã thông qua tất cả các cuôc kiểm tra và các yêu cầu thì khách hàng đặt mối quan hệ hợp tác lâu dài với công ty.
Để duy trì các mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng thì công ty đặt vấn đề chất lượng và uy tín lên hàng đầu, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của các khách hàng. Mối quan hệ giữa công ty và khách hàng dựa trên quan điểm hợp tác lâu dài đôi bên cung có lợi, hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết và có khả năng. Đây là lý do mà trong gia đoạn khủng hoảng hiện nay công ty vẫn giữ được các mối khách hàng, minh chứng cụ thể là doanh thu năm 2008 vẫn duy trì được ở mức như năm 2007.
I.2.4.2 Mối quan hệ với nhà cung cấp
Khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng xuất khẩu trực tiếp (FOB) với đối tượng khách hàng này công ty phụ trách mua nguyên vật lệu sản xuất khác với khách hàng gia công là họđưa nguyên vật liệu toàn bộđể công ty gia công.
Với khách hàng FOB, đa số họ chỉ định nhà cung cấp vải chính và nhãn. Đây là hai nguyên liệu chính, các nguyên liệu phụ còn lại thì công ty tự chọn nhà cung cấp. Và khách hàng chủ yếu là khách hàng truyền thông hợp tác lâu dài với công ty nên nhà cung cấp được chỉ định thường cố đinh. Do vậy công ty luôn có các mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Từđó có được các hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp, đây chính là cớ sở để công ty ổn định giá đầu vào trong thời kỳ khủng hoảng.
I.2.5. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức
Về chiến lược kinh doanh: công ty đang theo đuổi chiến lược chi phí thấp kết hợp với tạo sự khác biệt dựa vào chất lượng. Biểu hiện cụ thể chiến lược này là công ty luôn ban hành các văn bản về tiết kiêm chi phí sản xuất, trên thị trường thế giới thế mạnh cạnh tranh của hàng dệt may Việt Nam trước nay vẫn là giá cả. Do đó chi phí sản xuất quyết định trực tiếp đến thành công của các công ty xuất khẩu hàng
dệt may không chỉ riêng Vinatex. Ngoài ra thị trường chính của Vinatex là Mỹ một thị trường khó tính với nhiều tiêu chuẩn chất lượng. Biểu hiện cụ thể của chiến lược tạo sự khác biệt là công ty có phòng quản lý chất lượng toàn diện đó là phòng QA.
Chiến lược công ty
Hiện tại Vinatex đang có chiến lược tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh đơn lẻ đó là sản xuất và gia công xuât khẩu hàng dệt may. Thị trường mục tiêu của công ty là thị trường Mỹ
Công ty đang có các chính sách duy trì các mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp và khách hàng nhằm tạo ra tính ổn định trong kinh doanh của công ty.
Theo phương hướng hoạt động năm 2009, Vinatex đề ra các mục tiêu:
MỤC TIÊU TỔNG QUÁT LÀ:
Giá trị sản xuất công nghiệp (theo giá hiện hành): 510 tỷ đồng. (Tăng 10% so với năm 2008)
Tổng doanh thu (không VAT): 600 tỷđồng (Tăng 11,09% so với năm 2008) Kim ngạch xuất khẩu: 38,643 triệu USD (Tăng 10% so với năm 2008) Lợi nhuận/vốn điều lệ: 22-25% (mục tiêu cụ thể: 5,15 tỷđồng)
MỤC TIÊU CỤ THỂ: Bảng B.2: Mục tiêu cụ thể S TT ĐƠN VỊ LAO ĐỘNG BQ (Triệu đ/người) DOANH THU CM NĂM 2009 (Triệu Đồng) LỢI NHUẬN TT (Triệu đ) LƯƠNG BQ (Triệu đ/người)