IV.1. Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và kế hoạch ngân sách
Sẽ luôn có những khoản chênh lệch giữa ngân sách và kết quả hoạt động thực thế. Để thực hiện những điều chính ngng tính xây dựng cho tương lai, hãy hình thành một khuôn khổđể tìm hiểu và phân tích tất cả những khác biệt đó.
Tìm hiểu sự chênh lệch
Điều vô cùng quan trọng là phải hiểu rõ tại sao lại có sự chênh lệch giưa ngân sách và hoạt động thực tế, dù cho sự chênh lệch đó không đáng kể. Những chênh lệch dường như không quan trọng đối với bạn và bộ phận của bạn nhưng có thể rất quan trọng đối với toàn bộ tổ chức, đặc biệt nếu những phòng ban khác cũng không đáp ứng được ngân sách của họ. Bằng cách đánh giá tại sao lại xảy ra sự chênh lệch bạn
có khả năng giảm thiểu những cơ hội dẫn đến sự chênh lệch, và dự kiến hiệu quả hơn những chênh lệch trong tương lai.
So sánh ngân sách và thực tế
So sánh hoạt động thực tế với ngân sách là một phương pháp truyền thống được các nhà quản lý cấp cao sử dụng đểđánh giá hoạt động quản lý và kinh doanh. Hệ thống quản lý kinh doanh hiệu qủ nên đẩt những câu hỏi như: “Liệu tôi đã có kế hoạch đúng chưa?” và “Mỗi bộ phận kinh doanh đang triển khai ngân sách như thế nào?”. Một ngân sách được quản lý thích hợp và xem xét nghiêm túc sẽ trở thành một nguồn tài liệu quý giá, hỗ trợ những nhà quản lý cấp cao xác định được các xu hướng, dự báo kết quả cuối năm, và tránh không xảy ra bất cứ những sự cố bất ngờ nào về tài chính.
IV.2. Giám sát những sai lệch, phân tích các lỗi, kiểm soát các biến cố
Những chênh lệch được thể hiện khi so sánh những kết quả thực tế với ngân sách được gọi là những khác biệt. Bạn phải phân tích chúng để xác định mức ưu tiên cho các hành động sau đó. Chi tiêu quá mức sẽ là một sự khác biệt bất lợi, còn chi tiêu dưới mức ngân sách là sự khác biệt tích cực.
Thiết lập thủ tục
Liên tục giám sát sự chênh lệch và nghiên cứu cách thức phát sinh của chúng. Những khác biệt nhìn chung được phân loại thành những sai sót trong ngân sách hay những khác biệt ngoài mong muốn. Việc giám sát liên tục sẽ giúp nâng cao sự hiểu biết tổng thể về phương thức chi phí phát sinh, nhờ đó giúp bạn hoạch định ngân sách chính xác hơn vào lần sau. Tuy nhiên, để làm tốt việc này, bạn phải thiết lập các thủ tục giám sát thích hợp. Kinh nghiệm cho thấy để thực sự có hiệu quả, thủ tục phải thường xuyên, dễ quản lý và đầy đủ chi tiết.
Lựa chọn và đánh giá những khác biệt
Hãy xác định những khác biệt đáng kể bạn có thểđảm bảo rằng ngân sách của mình càng được tuân thủ chặt chẽ càng tốt. Để lựa chọn những khác biệt cần xem xét kỹ hơn, khả năng kiểm soát những khác biệt, chi phí cần tiết để điều tra sự káhc biệt, và cơ hộikhác biệt tái diễn trong tương lai. Câu hỏi quan trọng cần đưa ra khi quyết định việc cần đánh giá là tại sao bạn lại muốn nghiên cứu sự khác biệt đó, và quan trọng là bạn sẽ làm gì với nó khi đã đánh giá được sự khác biệt ấy. Nếu không có tác dụng thực tế, không nên đánh giá nó.
Sử dụng các báo cáo về sự khác biệt
Không có quy tăc để thực hiện các báo cáo về sự khác biệt, và cũng không có biểu mẫu nhất định nào cả. Do báo cáo về sự khác biệt được thực hiện trong nội bộ, nên bạn có thể thiết kế bất cứ hình thức nào, nhưng phải lưu ý rằng nó nên được thiết kế một cách cụ thể phù hợp với bộ phận của bạn. Những báo cáo hữu ích của một bộ phận này dựa trên tài liệu ngân sách ban đầu để đảm bảo sự nhất quán về phong cách. Trong thực tế, các nhà quản lý hầu như không thấy lợi ích gì từ những báo cáo dự thảo ngân sách và phân tích sự khác biệt quá phưc tạp. Những báo cáo này sẽ ít được sử dụng do tính phức tạp của chúng, và kết quả là không có sự cải tiến nào trong hoạt động. Những cột thêm vào thể hiện mưc giá và tỷ lệ khác giữa ngân sách năm nay và kết quả thực tế năm ngoái.
IV.3. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm
Sau khi đã đánh giá những khác biệt về ngân sách, bạn đã có thể thay đổi ngân sách để đầy đủ thông tin hơn. Quá trình so sánh số liêu thực tế với ngân sãh là một quá trình không ngừng. Bạn nên liên tục điều chỉnh ngân sách.
Dự báo lại ngân sách
Khi những thay đổi diễn ra đối với các yếu tố nội bộ hay bên ngoài, kết quả thực tế bắt đầu khác biệt với ngân sách. Nó có thể làm thất vọng những nhà quản lý các bộ phận, khi hoạt động được báo cáo so sánh với ngân sách trở nên ngày càng xa rời, ít phù hợp với việc quản lý kinh doanh hàng ngày trên thực tế. Bởi vậy bạn cần dự báo lại ngan sách theo định kỳ (thường là hàng quý, hoặc ít nhất sáu tháng một lần) để phản ánh bất cứ hoàn cảnh thay đổi thực tế nào.
Điều chỉnh ngân sách
Hãy thật cẩn thận khi bạn sửa đổi một ngân sách bằng cách sử dụng phương pháp dự thảo ngân sách linh hoạt; nó cũng cần được kiểm soát và cơ cấu tôt như ngân sách ban đầu. Thông thường, chính việc định thời gian cho một số nhân tố chính trong ngân sách của bạn bạn đã gây nên việc điều chỉnh ngân sách. Ví dụ như thay đổi thời gian của doanh thu bán hàng, trì hoãn việc giới tiệu sản phẩm mới, biến đổi lớn về tỷ giá tiền tệ, đầu tư vốn mới tăng lương ngoài dự kiến. Cố gắng dự đoán trước và ghi nhận những thay đổi về thời gian và để bạn có thể đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với ngân sách, và bạn có thể xem xét đến chúng trong các ngân sách tương lai.
Ngân sách liên tục
Trong ngân sách hàng năm thông thường, sẽ có lúc ngân sách chỉ dành cho một hoặc hai thàng sắp tới. Bởi vậy một số nơi sử dụng ngân sach liên tục, liên tục cập nhật ngân sách mỗi lần kết quả thực sự được thông báo, bằng cách cộng thêm một khoản thời gian xa hơn cho hoạt động hoạch định ngân sách. Thực tế, việc này có thể là cộng thêm một tháng hay một quý vào cuối ngân sách hiện tại, trong khi bỏ ra một quý vừa hoàn thành. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng chất lượng của loại hình dự thảo ngân sách này thường không giống như một ngân sách hàng năm truyền thống, bởi vì thiếu nguồn lực và thời gian.
Cải thiện quá trình hoạch định ngân sách
Thỉnh thoảng sau khi bạn đã thiết lập và giám sât ngân sâch, bạn nên nhìn lại toàn bộ hoạt động hoạch định ngân sách để học hỏi kinh nghiệm. Bạn nên làm việc này sau ba tháng đầu trong thời kỳ ngân sách và đều đặn liên tục sau đó.
KẾT LUẬN PHẦN A
Z Y
Đến đây là ta kết thúc phần cơ sở lý luận của đề tài, qua phần A này đã cung cấp cho ta những kiến thức từ cơ bản đến chi tiết về hoạch định ngân sách. Ta đã hiểu được ngân sách và hoạch định ngân là gì, vai trò và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, tìm hiểu về hai phương pháp hoạch định ngân sách đang phổ biến trong thực tế đó là phương pháp hoạch định từ trên xuống và phương pháp hoạch định từ dưới lên. Trong hai phương pháp này ta cũng đã tiến hành đánh giá và kết luận rằng phương pháp hoạch định tự dưới lên là ưu việt hơn vì:
+ Phát huy hết tác dụng và vai trò của ngân sách trong tổ chức. + Tạo ra được một hệ thống các ngân sách rõ ràng cụ thể. + Tạo ra các chỉ dẫn đi đến các mục tiêu của tổ chức.
+ Tạo mối lên kết giữa ngân sách và chiến luợc kinh doanh của công ty.
+ Kiểm soát tốt tài chính của tổ chức và giúp xác định nguyên nhân của các mục tiêu bị thất bại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tạo mối liên kế hợp tác và thống nhất giữa các bộ phận trong toàn tổ chức.
Do đó tôi sẽ sử dụng phương pháp hoạch định từ dưới lên để cải thiện công tác hoạch định ngân sách của Vinatex. Và để đưa phương pháp vào thực tế thì trong phần này tôi cũng đã đề xuất một quy trình hoạch định gồm 3 bước: Chuẩn bị hoạch định ngân sách,. Viết kế hoạch ngân sách, Giám sát ngân sách, quy trình này rõ ràng, cụ thể và mang tính khả thi cao.
PHẦN B:
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TY VÀ TÌNH HÌNH HOẠCH ĐỊNH
NGÂN SÁCH TẠI VINATEX ĐÀ NẴNG
Z Y
I. Giới thiệu về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng I.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng ( gọi tắt là Vinatex Đà Nẵng ) được thành lập vào ngày 01/07/1992, tiền thân là liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Việt Nam ởĐà Nẵng. Ban đầu, chỉ gồm một xưởng thêu tựđộng, một xưởng may với 350 công nhân và một cửa hàng cung ứng thiệt bị phụ tùng dệt may. Ngày 25/09/1995 chi nhánh liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh tetimex Đà Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TGLĐ của hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng và lấy tên là chi nhánh tổng công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng, là đơn vị hạch toán phụ thuộc. Để phát triển, củng cố vị thế của mình trong ngành dệt may tại khu vực miền trung. Công ty đã thực hiện nhiều chính sách đổi mới, đầu tư thiệt bị công nghệ hiện đại, cải tiến điều kiện làm việc cho công nhân, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm mở rộng hướng kinh doanh, đa dạng hoá sản phẩm. Theo quyết định số 299/QĐ – TCCB ngày 28/1/2002 và thông báo số329/TC – KT ngày 15/03/2002 của tổng công ty dệt may Việt Nam chi nhánh tổng công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng và công ty Thanh Sơn được sát nhập thành công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng. Từđó, công ty đã trở thành một doanh nghiệp nhà nước và là đơn vị thành viên của tổng công ty dệt may Việt Nam với nhiệm vụ chính là gia công may mặc hàng xuất nhập khẩu tại miền trung (đơn vị hạch toán độc lập). Có trụ sở chính đặc tại 25- Trần Quý Cáp, Quận Hải Châu, Đà Nẵng kể từ ngày 1/04/2002.
Là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu trong Tổng công ty dệt may Việt Nam được tách ra, kinh doanh độc lập chưa bao lâu nhưng công ty đã từng bước khẳng định được khả năng của mình, đồng thời cũng luôn nhận thức được những khó khăn thử thách trên con đường phát triển trong khi trình độ năng lực cán bộ còn nhiều hạn chế, điều kiện làm việc còn nhiều khó khăn cho nên khẩu hiệu “ chất lượng và cạnh tranh “ luôn là mục tiêu phấn đấu để hướng tới thành công của Vinatex Đà Nẵng
Căn cứ vào quyết định số142/2004/QĐ – BCN ngày 23/11/2004 của Bộ trưởng bộ công nghiệp, công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng được chuyển thành công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng cho đên nay. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3203000715 ngày 08/08/2005.
Sơ lược về công ty dệt may Vinatex Đà Nẵng
Công ty Cổ phần Sản Xuất - Xuất Nhập Khẩu Dệt May Đà Nẵng là doanh nghiệp hoạch toán độc lập, thành viên liên kết của Tập đoàn Dệt May Việt Nam.
Tên giao dịch: VINATEX ĐÀ NẴNG
Tổng Giám đốc: Nguyễn Ngọc Trí Trụ sở giao dịch: 25 Trần Quý Cáp – TP. Đà Nẵng Điện thoại: 84 . 05113 . 823725 – 863845 – 863757 Fax: 0511 . 823367 Email: Vinatexdn@ dng.vnn.vn Website: www . vinatexdn.com Tổng diện tích của công ty: 9.638 m2
Tổng sốnhân viên của công ty vào cuối năm 2008 là 3.835 người. Số bộ phận nghiệp vụ: 200
Với cơ cấu cốn điều lệ của công ty là: 10 tỷ đồng, với giá trị mỗi cổ phần là 100.000VNĐ, trong đó:
+ Tỷ lệ cổ phần Nhà Nước: 60%
+ Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động là 60%
Phạm vi hoạt động:
+ Sản xuất gia công và kinh doanh các sản phẩm ngành dệt may. + Đại lý và kinh doanh thiết bị phụ tùng dệt nay.
I.2. Hệ thống tổ chức của công ty Vinatex Đà Nẵng I.2.1. Quy mô tổ chức I.2.1. Quy mô tổ chức
I.2.1.1. Nhân sự
Bảng B.1: Cơ cấu nhân sự của Vinatex
Chỉ tiêu 2007 2008
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Giới tính 4080 100 3835 100 Nam 563 14 577 15 Nữ 3517 86 3258 85 Trình độ lao động 4080 100 3835 100 Đại học và cao đẳng 128 3 207 5,4 Trung cấp 101 2,5 263 6,8 Phổ thông và CNKT 3851 94,5 3365 87 ,7 Tính chất lao động 4080 100 3835 100 Lao động trực tiếp 3390 82,84 3146 82 Lao động gián tiếp 690 17,16 439 18 (Nguồn từ phòng tổ chức hành chính) I.2.1.2. Cơ cấu các bộ phận: Số bộ phận nghiệp vụ: 200
Công ty đã không ngừng lớn mạnh trong thời gian qua: Hiện tại, Công ty VINATEX Đà Nẵng có 4 cơ sở sản xuất:
Cơ sở I tại 25 Trần Quý Cáp ĐN, có diện tích mặt bằng là 3.306 m2 với 4.753 m2 nhà xưởng. Là nơi sản xuất của xí nghiệp may 1 và 2A
Cơ sở II tại 88 Thanh Sơn ĐN có diện tích mặt bằng là 6.332 m2 với 8.374 m2 nhà xưởng. Nơi sản xuất của xí nghiệp may 2B,3,4 và phân xưởng dệt thảm len.
Cơ sơ III là nhà máy may Phù Mỹ - Bình Định với 500 công nhân và 8 chuyền may đạt doanh thu khoảng 1,1 tỷđồng/ tháng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ sở IV: Vào năm 2006 công ty thành lập thêm nhà máy May Dung Quất thuộc công ty cổ phần SX-XNK Dệt May Đà Nẵng căn cứ vào nghị quyết Đại Hội Cổ Đông lần thứ 2 của Công ty cổ phần SX-XNK Dệt May Đà Nẵng vào ngày 7/9/2006 trên cơ sở tiếp quản từ công ry may Phương Đông với 19 chuyền và 1200 lao động.
Trung tâm thương mại dệt may tại 153 Trưng Nữ Vương –Đà Nẵng. Với tổng số 3 cửa hàng:
153 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng 20 Phan Châu Trinh
211 Lê Duẩn
Chuyên đại lý – kinh doanh nhiều loại sản phẩm sợi và may mặc.
Trung tâm cung ứng thiết bị dệt may điện và điện lạnh tại 20 Nguyễn Văn Linh, Đà Nẵng. Chuyên kinh doanh các mặt hàng điện - điện lạnh, thiết bị phụ tùng ngành dệt may.
Vinatex Đà Nẵng là thành viên hoạch toán độc lập của tập đoàn dệt may Việt Nam, với những số liệu và thông tin ở trên ta khẳng định Vinatex là một tổ chức có sự kết hợp giữa quy mô lớn và quy mô nhỏ. Bởi Vinatex Đà Nẵng là một tổ hợp nhiều đơn vị nhỏ gồm 4 cơ sở sản xuất đặt tại nhiều khu vực khác nhau tại miền trung Việt Nam và 2 trung tâm thương mại kinh doanh hai lĩnh vực khác nhau đặt tại Đà Nẵng. Chính sự kết hợp giữa quy mô lớn và nhỏ giúp cho Vinatex Đà Nẵng vừa có lợi thế kinh tế theo quy mô của một doanh nghiệp lớn vừa đạt được sự linh hoạt của một doanh nghiệp nhỏ.
I.2.2. Công nghệ tổ chức
Vinatex Đà Nẵng là một công ty hoạt động trong ngành dệt may với công nghệ sản xuất theo số lượng lớn hàng loạt
Về quy trình công nghệ của tổ chức:
Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu là thực hiện gia công và sản xuất các mặt hàng dệt may xuất khẩu theo hợp đồng đã đặt hàng của khách hàng còn lại sản xuất các mặt hàng phụ vụ nhu cầu trong nước nhưng số này rất ít. Do vây ở đây ta chỉ nói về hoạt động gia công xuất khẩu sản phẩm của công ty.
Quy trình từ lúc tiếp nhận đơn đặt hàng đến giao hàng diễn ra trong thời gian 3