SƠ ĐỒ 1: CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CễNG TY KHÁCH SẠN – DU LICH KIM LIấN
Nguồn:Cụng ty khỏch sạn – du lịch Kim Liờn Qua sơ đồ trờn ta thấy đõy là mụ hỡnh tổ chức quản lý trực tuyến tham mưu thường thấy ở cỏc doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Bờn cạnh chếđộ một thủ trưởng mang tớnh tập trung cũn cú cỏc bộ phận tham mưu cho giỏm đốc.
Việc quản lý theo mụ hỡnh này giỳp cho toàn cụng ty hoạt động một cỏch nhất quỏn kế hoạch mà ban giỏm đốc đó đưa ra. Bờn dưới giỏm đốc cụng ty cũn cú cỏc PGĐ cụng ty và cỏc giỏm đốc điều hành Kim Liờn I, Kim Liờn II chịu
NHÀ HÀNG HÀNG Tt cn Giám đốc TC hành chính Kế toán Phó giám đốc i Phó giám đốc ii Tt dl Kim Liên i đội tu sửa đội giặt là đội bảo vệ Kế Hoạch Kim Liên ii TT tm LiKimên iii
Gđ điều hành i Gđ điều hành ii Gđ điều hành iii
pGđ điều hành i pGđ điều hành ii Lễ tân đội phòng đội phòng Lễ tân Nhà hàng
trỏch nhiệm trực tiếp với giỏm đốc trong việc giỏm sỏt cỏc bộ phận trong cụng ty
để hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty đạt hiệu quả cao nhất. Như vậy
đặc điểm kiểu cơ cấu tổ chức của cụng ty là khỏ hoàn chỉnh nhưng bờn cạnh đú cũn tồn tại một số vấn đề như: Đõy là kiểu tổ chức khỏ cồng kềnh mệnh lệnh truyền đạt qua nhiều khõu trung gian. Do vậy sẽ chậm và làm giảm tớnh sỏng tạo của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty nờn sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của cụng ty và làm cho chất lượng phục vụ của cụng ty cũng bị ảnh hưởng theo. Vỡ vậy để phự hợp với xu hướng phỏt triển của thời đại, đểđạt hiệu quả cao hơn nữa Cụng ty Khỏch sạn – Du lịch Kim Liờn cần phải điều chỉnh lại bộ mỏy tổ chức làm sao cho hợp lý hơn.
b. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
* Ban giỏm đốc cụng ty: Gồm 1 giỏm đốc và 2 phú giỏm đốc
Giỏm đốc là người cú quyền lực lớn nhất trong cụng ty cú nhiệm vụ giao kế hoạch, phương hướng hoạt động đến cơ sở và cựng cỏc phũng ban chức năng giỏm sỏt chỉđạo thực hiện.
Phú giỏm đốc cụng ty gồm 2 người ( 1 phụ trỏch cỏc phũng chức năng, 1 phụ trỏch cỏc tổ đội sản xuất): Giỳp giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc thi đua khen thưởng, kỷ luật và cụng tỏc đầu tư xõy dựng cơ bản cụng tỏc bảo
đảm an toàn. Thao dừi, mua sắm, thay đổi trang thiết bị, tổ chức kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế dõn chủ: Kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, nõng bậc...vv phụ trỏch cỏc đơn vị tu sửa, giặt là, bảo vệ nhà hàng, cỏc kiốt cho thuờ (cỏc dịch vụ bờn ngoài cụng ty). Ngoài ra cỏc phú giỏm đốc cũn giỳp giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc đầu tư, liờn doanh, liờn kết, tiờu chuẩn định mức vật tư, nguyờn liệu, vui chơi giải trớ, đào tạo và cổ phần hoỏ.
* Phũng tổ chức hành chớnh.
Làm cụng tỏc lao động tiền lương, quản lý hành chớnh, quản lý cỏn bộ
Tham mưu cho giỏm đốc cụng ty về xõy dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, xõy dựng cỏc chỉ tiờu kinh tế, cơ cấu doanh số, định mức chi phớ, định mức và điều chỉnh một cỏc linh hoạt, thực hiện việc thiết kế và xõy dựng cơ sở vật chất kỹ thuật trong cụng ty.
* Phũng kế toỏn thu ngõn.
Quản lý tài sản cố định và tài sản lưu động cũng như về vốn. Thao dừi, ghi chộp chi tiờu của cụng ty theo đỳng hẹ thống tài khoản và chế độ kế toỏn hiện hành của nhà nước xỏc định lợi nhuận sau thuế và nộp ngõn sỏch cựng với việc trớch quỹ tỏi đầu tư từ lợi nhuận dũng, tỷ lệ trớch phần trăm lợi nhuận do giỏm đốc quyết định. Ngoài ra phũng kế toỏn thu ngõn cũn cú nhiệm vụ cung cấp tài liệu cho phũng điều hành, phũng kế hoạch và kiểm tra tỡnh hỡnh tài của doanh nghiệp.
*Trung tõm cụng nghệ thụng tin.
Thực hiện việc quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa cỏc thiết bị điện tử, thiết bị
thụng tin liờn lạc, sao chụp tài liệu, hướng dẫn sử dụng vi tớnh trong việc quản lý khỏch sạn…vv.
* Trung tõm du lịch quốc tế Kim Liờn.
Tham mưu cho giỏm đốc cụng ty về cụng tỏc thị trường du lịch, chớnh sỏch khuyến khớch kinh doanh và cỏc biện phỏp thu hỳt khỏch, ký kết cỏc hợp
đồng, đưa đún, hướng dẫn khỏch tham quan cỏc tuyến điểm du lịch.
Nghiờn cứu, đề suất với giỏm đốc về chiến lược, sỏch lược kinh doanh của cụng ty trong cỏc giai đoạn khỏc nhau.
Tuyờn truyền, quảng bỏ và giới thiệu cỏc sản phẩm của cụng ty với cỏc đị
lý lữ hành trong và ngoài nước nhằm thu hỳt khỏch, tối đa hoỏ lợi nhuận. Thực hiện hợp đồng liờn kết với cỏc cụng ty du lịch hoặc cỏc khỏch sạn trũng cả nước
cỏc tour du lịch chọn gúi hoặc từng phần cho khỏch, cỏc chương trỡnh du lịch dài ngày, du lịch cuối tuần vv...
Liờn kết phối hợp với cỏc đơn vịđể làm cỏc dịch vụ như thuờ xe ụtụ, dịch vụ visa và lưu trỳ để phục vụ tối đa cỏc nhu cầu của khỏch. Liờn kết với cỏc đại lý bỏn vộ mỏy bay. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tỡm hiểu tõm lý khỏch hàng, thị trường du lịch, nắm bắt thụng tin khỏch du lịch quốc tế và Việt Nam: Giỏ cả, số lượng khỏch theo từng thời điểm.
* Trung tõm thương mại
Thực hiện cỏc nghiệp vụ về thương mại và cố vấn cho ban giỏm đốc về
thị trường. * Đụi tu sửa.
Sửa chữa và nõng cấp kịp thời cỏc sự cố về cơ sở vật chất trong cụng ty để đảm bảo cho việc phục vụ khỏch.
* Đội giặt là.
Cú nhiệm vụ giặt là chăn, gối, ga vv... trong cơ quan và quần ỏo của khỏch khi họ yờu cầu nhằm làm tăng doanh thu cho cụng ty.
* Đội bảo vệ
Cụng ty cú đội bảo vệ khỏ đụng khoảng gần 60 người trong đú chia làm 2 tổ. Một tổ gần 40 người chuyờn trực cỏc vị trớ trong khỏch sạn và một tổ khoảng 20 người chuyờn trụng xe nhà hàng phục vụ khỏch đến hội nghị và dựđỏm cưới. * Bộ phận trực tiếp sản xuất kinh doanh.
Bao gồm cú gỏim đốc điều hành, cỏc phú giỏm đốc điều hành khỏch sạn Kim Liờn I và Kim Liờn II, tổ Lễ tõn và Đội phũng.
Thực hiện việc đún tiếp, nhập phũng cho khỏch và tiễn khỏch khi khỏch
đến và rời khỏi khỏch sạn hoặc khi khỏch gọi điện đến khỏch sạn đặt chỗ thỡ người đầu tiờn mà khỏch tiếp xỳc là nhõn viờn Lễ Tõn do đú họ cú ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng ban đầu của khỏch. Là người đại diện cho khỏch sạn trong việc mở rộng cỏc mối liờn doanh liờn kết, là cầu nối giữa khỏch du lịch với cỏc bộ
phận trong khỏch sạn, thay mặt cho khỏch sạn đỏp ứng mọi nhu cầu của khỏch trong phạm vi cú thể. Họ là trung tõm phối hợp của cỏc hoạt động khỏc nhau, giỳp cỏc bộ phận hoạt động một cỏch nhịp nhàng.
Khỏch sạn Kim Liờn I và Kim Liờn II cú 22 nhõn viờn Lễ Tõn: Trong đú số người cú trỡnh độ đại học chiếm tỷ lệ cao nhất trong cỏc bộ phận của khỏch sạn . Đặc biệt cú một lễ tõn được Tổng Cục Trưởng TCDL trao tặng bằng khen vỡ đạt giải nhất hội thi Lễ tõn khỏch sạn toàn nghành du lịch lần thứ nhất (thỏng 12/2000).
Giờ làm việc được phõn làm 3 ca: Ca 1 từ 6h đến 14h, ca 2 từ 14h đến 22h, ca 3 từ 22h đến 6h sỏng. Mỗi tổ làm việc bao gồm nhõn viờn Lể Tõn số 1, nhõn viờn số 2, nhõn viờn Thu ngõn và nhõn viờn trực tổng đài.
Chỉđạo tổ Lễ tõn là tổ trưởng và tổ phú đụi khi họ làm thay cụng việc của nhõn viờn.
* Tổ phục vụ ăn uống.
Cú chức năng phục vụ nhu cầu ăn uống của khỏch trong phạm vi cú khả
năng đỏp ứng do đú họ cú nhiệm vụ xõy dựng thực đơn, tổ chức cỏc khõu mua hàng, nhập, lưu kho, cất trữ để trỏnh trường hợp thiếu hoặc thừa nguyờn vật liệu làm hư hỏng gõy lóng phớ. Đặc biệt phải chỳ ý đến khõu xõy dựng thực đơn, chế
biến thức ăn và phong cỏch phục vụ vỡ qua đú nú quyết định đến chất lượng sản phẩm đối với sự mong đợi của khỏch.
* Tổ buồng: Là bộ phận quan trọng của khỏch sạn phục vụ việc nghỉ của khỏch
để tạo nhiều doanh thu nhất cho khỏch sạn. Cú trỏch nhiệm đảm bảo vệ sinh và sự hấp dẫn, thẩm mỹ của khỏch sạn.
Do tớnh chất cụng việc nờn bộ phận buồng của khỏch sạn chia làm 3 ca: Ca 1 từ 7h đến 11h, ca 2 từ 13h đến 17h, ca 3 từ 17h đến 21h. Ngoài ra Nhõn viờn buồng cũn cú lỳc trực tăng cường.
* Tổ phục vụ cỏc dịch vụ bổ xung. Đõy là bộ phận cú trỏch nhiệm đỏp ứng cỏc nhu cầu về vui chơi giả trớ cho khỏch như massage, bể bơi, karaoke, tennis, cho thuờ văn phũng đại diện…