III. Quy trình xây dựng chiến lược PR
2. Xây dựng chiến lược
2.3.2 Công cụ truyền tải thông điệp:
Đối với từng mục tiêu QHCC và từng đối tượng công chúng mục tiêu sẽ có những công cụ truyền tải thông điệp thích hợp riêng.
Đối với công chúng mục tiêu là nhân viên trong doanh nghiệp, công cụ truyền tải thông điệp sẽ là các bản tin hay các phương tiện thông tin nội bộ của doanh nghiệp, các hoạt động đón tiếp hay công ty tổ chức cho gia đình của các nhân viên đi nghỉ mát... là một số biện pháp nhằm tăng cường mối quan hệ với nhân viên.
Tương tự như vậy, đối với công đoàn của công ty, các bản tin của công ty, hay thậm chí là hỏi ý kiến, nhận xét họ về nội dung của bản tin này trước khi phát hành; mời họ tham dự các buổi họp quan trọng của công ty (với tư cách là khách mời danh dự). Họ cung cần được thông tin về các chương trình QHCC và các hoạt động khác của doanh nghiệp, qua đó đạt được sự cảm thông trong công việc của nhau.
Với đối tượng khách hàng của doanh nghiệp, việc cung cấp các sản phẩm có chất lượng, dịch vụ hậu mãi đáng tin cậy, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ mà xã hội đòi hỏi như đối xử tốt với nhân viên, với cộng đồng dân cư trên địa bàn hoạt động, bảo vệ môi trường...là công cụ hữu hiệu của hoạt động QHCC.
Còn đối với nhà phân phối, các công cụ QHCC hữu hiệu có thể là bản tin nội bộ, các quảng cáo và các bài đăng trên các tạp chí thương mại. Các hoạt động tiếp khách, các cuộc hội nghị khách hàng... Đây là những kỹ thuật quý báu để hướng người bán hàng đến những thái độ và quan điểm có lợi cho công ty.
Về phía cạnh các nỗ lực QHCC đối với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đưa các nhà cung cấp vào danh sách gửi các tài liệu như báo cáo hàng năm của
doanh nghiệp, các thông báo về sản phẩm mới và các thông tin khác có liên quan.
Với công chúng là giới tài chính, nhà đầu tư các báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm, các cuộc trình bày trong những cuộc gặp gỡ, hội họp, hội nghị các nhà phân tích tài chính, và các cuộc phỏng vấn với các biên tập phụ trách các ấn bản tài chính là các hoạt động giao tế có ích và nên thực hiện.
Với chính quyền, nỗ lực QHCC cần tranh thủ được tình cảm của chính quyền thông qua việc hợp tác với các chương trình của chính quyền như: ủng hộ các chiến dịch (Tuần lễ sạch và xanh), cùng chính quyền phục vụ cộng đồng, mời đại diện chính quyền đến dự các buổi họp quan trọng của doanh nghiệp (Khai trương, hội nghị thường niên...)
Đối với cộng đồng dân chúng, doanh nghiệp nên tham gia vào các chương trình giải trí, văn hoá, từ thiện, tài trợ, học bổng... tại địa phương doanh nghiệp có trụ sở hoặc đặt nhà máy.