II. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng không ở VINATRANCO
2.1.Vinatranco với vai trò là đại lý hàng hóa IATA
2. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng không ở Vinatranco
2.1.Vinatranco với vai trò là đại lý hàng hóa IATA
2.1.1. Các dịch vụ giao nhận đối với hàng xuất khẩu
Mua c ớc hàng không
* Các loại giá cớc hàng không
- Cớc công bố giá: Đây là giá cớc của các hãng hàng không liêm yết cho tất cả các khách hàng vãng lai
- Cớc mua theo chuyến: Tuỳ theo số lợng hàng, điểm đến và mùa, các đại lý vận tải có thể thoả thuận trực tiếp với các hãng hàng không để lấy giá cớc áp dụng cho một lô hàng nào đó
- Cớc áp dụng cho đại lý: Mỗi hãng hàng không sẽ ký hợp đồng đại lý với 2-3 công ty giao nhận vận tải, trong hợp đồng sẽ quy định bảng giá đầy đủ cho tất cả các điểm đến và có hiệu lực một năm. Tuỳ theo hợp đồng, giá đại lý có thể:
+ Thấp hơn giá công bố 5-10%
+ Bằng giá công bố nhng đại lý đợc hởng hoa hồng 5% + Cả hai trờng hợp trên
- Cớc thuê bao: Là giá cớc áp dụng cho đại lý mua thuê bao một trọng lợng hoặc khối lợng cố định trên một số chuyến bay có số hiệu nhất định vào số ngày cố định trong tuần. Dù có hàng hay không đại lý vẫn phải trả đủ tiền cớc cho trọng lợng hay khối lợng thuê bao. Bù lại giá này sẽ rẻ hơn khoảng 30% giá công bố và hàng của đại lý thuê bao đợc u tiên số một (Chỉ sau hành lý của hành khách và túi th ngoại giao). Hiện nay cha có một công ty nào ở Hà Nội có đủ khả năng mua cớc thuê bao mà chỉ có các hãng hàng không mua lại chỗ của nhau theo phơng thức này.
* Phơng thức trả cớc hàng không - Cớc trả trớc (freight prepaid)
Đây là phơng thức trả cớc phổ biến nhất, các khách hàng của hãng hàng không trả tiền hoặc trình chứng từ thanh toán qua ngân hàng trớc khi máy bay cất cánh 4 tiếng
Ngời nhận hàng hoặc đại lý của họ sẽ trả tiền cớc ghi trên vận đơn khi làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến. Rất ít hãng hàng không áp dụng phơng thức này và theo quy định của IATA, có một số khu vực trong đó có Việt Nam không áp dụng phơng thức này cho cả chuyến đi và đến.
+ Cớc trả trớc tại nớc thứ ba (prepaid by third party)
Đây là trờng hợp một công ty gửi hàng qua hãng hàng không rồi nhờ đại lý của mình tại nớc khác chuyển trả hộ tiền cớc cho đại lý của hãng hàng không tại nớc đó. Trờng hợp này áp dụng để tránh lệnh quản chế tài chính ở một số thời điểm và cũng đợc áp dụng để tránh phí ngân hàng trong một số trơng hợp.
Bán c ớc hàng không
Khi có khách hàng, công ty dựa theo các bảng giá đã thoả thuận với các hãng hàng không và chào giá cho khách hàng. Tuỳ theo tình hình lợng hàng và mức độ cạnh tranh trong thời điểm chào giá, công ty có chào bán giá cao hơn so với giá mua. Đôi khi để cạnh tranh công ty có thể bán hoà giá, áp dụng giá của hãng hàng không cho các công ty quốc tế lớn mà công ty có quan hệ đại lý để cạnh tranh.
Nối tuyến bay
Khi đã ký đợc hợp đồng vận chuyển, các nhân viên chuyên trách của công ty sẽ vạch tuyến đờng bay có giá cớc thấp nhất tới điểm đích trong khoảng thời gian phù hợp theo yêu cầu của khách hàng. Để làm đợc điều này các nhân viên vạch tuyến phải biết chính xác tuyến bay của các hãng hàng không bao gồm:
+ Lịch bay
+ Các điểm dừng thơng mại (transit point) + Các điểm dừng kỹ thuật (stop-over point) + Loại máy bay sử dụng và kích thớc, tải trọng
Gom hàng
* Tác dụng của gom hàng
Giá cớc hàng không đợc chia khoảng theo trọng lợng của lô hàng, nếu công ty gom đợc càng nhiều lô hàng nhỏ thì lãi suất càng lớn.
* Điều kiện để gom hàng
+ Có nhiều lô hàng đi cùng một lúc + Có nhiều lô hàng đi cùng tuyến
Thông thờng có rất ít trờng hợp có đủ điều kiện trên để gom hàng. Do vậy công ty chủ yếu gom hàng để gửi đến các điểm chuyển tải lớn và từ đó các đại lý của công ty sẽ phân hàng và gửi tới các điểm đích. Trong các mùa cao điểm, đôi khi có nhiều lô hàng gửi đi cùng lúc, đến cùng địa điểm nhng do mùa cao điểm lên việc đặt chỗ với các hãng hàng không rất khó khăn do có nhiều hàng, vì vậy các công ty phải phân lẻ lô hàng riêng biệt để xếp qua nhiều hãng hàng không khác nhau.
* Chứng từ gom hàng
Khi có trên hai lô hàng đi chung, ngời gom hàng phải phát hành bản lợc khai hàng hoá (cargo manifest), trên manifest phải ghi đầy đủ các thông tin sau:
+ Ngời gom hàng (Consolidator) + Ngời phát hàng (De-consolidator ) + Số hiệu chuyến bay, chuyến bay + Sân bay đi/ đến/ chuyển tải
Mô tả hàng hoá bao gồm: trọng lợng, số lợng, tên hàng của từng lô hàng Số vận đơn chính, số vận đơn thứ cấp của từng lô hàng
Khi gửi chứng từ theo hàng, cán bộ gửi hàng của công ty sẽ kẹp 5 bản chính manifest theo vận đơn chính (Master Airway Bill) và 5 bản theo mỗi vận đơn thứ cấp (House Airway Bill). Đối với một số quốc gia nh Nhật, Mỹ, Đức các lô hàng do đại lý hàng hoá gửi dù chỉ có một lô hàng thành phần cũng có manifest để làm thủ tục hải quan nhập khẩu tại cảng đến. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Làm thủ tục hải quan - Các loại hình xuất khẩu + Xuất khẩu kinh doanh + Xuất gia công
+ Xuất sản xuất xuất khẩu + Xuất phi mậu dịch
Với mỗi loại hình trên, cơ quan hải quan Hải quan yêu cầu xuất trình các chứng từ khác nhau để mở tờ khai hải quan. Các cán bộ làm thủ tục hải quan của công ty đều phải nắm vững chính sách và thủ tục hải quan đối với từng loại hình xuất khẩu, để thông báo và hớng dẫn chủ hàng chuẩn bị chứng từ hợp lệ.
B
ớc 1: Ngời khai báo hải quan tự kê khai, tính thuế, nộp thuế. Khi đợc uỷ quyền làm thủ tục hải quan, cán bộ của VINATRANCO chuẩn bị các giấy tờ phải nộp hoặc xuất trình theo qui định. Tự kê khai đầy đủ chính xác nội dung của những tiêu thức ghi trên tờ khai. Xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo qui định để tự tính toán số thuế cần phải nộp .
B
ớc 2: Đăng ký tờ khai hàng hoá với hải quan
Xuất trình bộ hồ sơ cho cán bộ hải quan cửa khẩu để kiểm tra và đăng ký tờ khai, sau khi đăng ký tờ khai chờ chuyển hồ sơ sang bộ phận thuế để kiểm tra.
B
ớc 3: Thu thuế, kiểm hoá và thông quan
Trên cở sở số thuế tự khai, cán bộ hải quan ra thông báo thuế. Sau đó hồ sơ đợc chuyển sang bộ phận kiểm hoá, cán bộ làm thủ tục hải quan có trách nhiệm xuất trình hàng hoá cho cán bộ kiểm hoá làm thủ tục. Sau khi kiểm hoá, nếu nh hàng hoá đúng nh khai báo, cán bộ hải quan sẽ xác nhận kiểm hoá và chuyển hồ sơ về bộ phận thuế. Bộ phận thuế sẽ yêu cầu nộp thuế ngay hoặc trong thời gian ân hạn với các loại hàng hoá đợc ân hạn và chuyển hồ sơ tới bộ phận phúc tập tờ khai. Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hoá đợc đặt dới sự giám sát của hải quan kho bãi tại cửa khẩu và tờ khai sẽ đợc xác nhận thực xuất và trả cho cán bộ làm thủ tục hải quan là một bản
Các thủ tục xếp hàng lên máy bay
Đặt chỗ trớc khi gửi hàng đại lý phải làm bản đăng ký đặt chỗ gửi hàng (booking note) trên đó ghi rõ điểm đến, số lợng, trọng lợng hàng hóa, ngày giờ yêu cầu, tuyến bay, phơng thức trả tiền. Sau khi nhận đợc bản booking note, hãng hàng không sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa của chuyến bay dự kiến.
- Kê khai hàng hóa
Cán bộ gửi hàng của đại lý sẽ điền vào bản kê gửi hàng của hãng hàng không (phiếu cân hàng) đồng thời xuất trình (booking confirm) cho cán bộ hàng hóa của hãng hàng không .Sau khi đợc chấp nhận, phiếu cân sẽ đợc chuyển sang hải quan để đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan”
- Cân hàng
Cán bộ nhận hàng sẽ kiểm tra trọng lợng thực của lô hàng, thể tích của lô hàng và điền vào các ô phù hợp của phiếu cân. Sau khi cân đo xong, cán bộ nhận hàng dựa trên kết quả đó và tính trọng lợng tính cớc (chargeable weight) của lô hàng. Thủ tục này kết thúc khi hai cán bộ cân hàng ký vào phiếu cân và ghi rõ ngày giờ hoàn thành thủ tục cân hàng.
- Kiểm tra an ninh
Để đảm bảo an ninh cho chuyến bay , tất cả hàng hóa phảI đợc soi kiểm tra an ninh. Mục đích của việc soi an ninh ngoài việc phát hiện bom, mìn, ma tuý giấu trong hàng hóa còn phát hiện các vật liệu dễ cháy, nổ, các vật liệu ăn mòn, các hóa chất dễ khuyếch tán, gây mùi khó chịu, độc hại. Tất cả các hàng hóa nh trên gọi là hàng nguy hiểm. Khi trong lô hàng có hàng nguy hiểm, cán bộ gửi hàng phải khai vào bản kê khai hàng nguy hiểm trong đó khi rõ số lợng, trọng l- ợng, thành phần hóa học, bản chất vật lý của hàng hóa cũng nh ghi rõ cấp và mã hiệu hàng hóa trong danh mục hàng nguy hiểm do IATA phát hành. Dựa theo cấp và mã hiệu hàng hóa, cán bộ của hãng hàng không sẽ yêu cầu đóng gói hàng hóa phù hợp theo quy định của IATA về vận chuyển hàng nguy hiểm. Sau khi kiểm tra an ninh, nếu không có vấn đề gì, cán bộ kiểm tra an ninh sẽ dán lên mỗi kiện hàng một tem và đóng dấu đã kiểm tra an ninh lên phiếu cân hàng.
- Phát hành không vận đơn
Dựa theo phiếu cân, cán bộ của hãng hàng không sẽ điền các thông tin vào máy tính và máy tính sẽ in ra không vận đơn chính cho lô hàng. Trên không vận đơn ghi đầy đủ các thông tin chính nh: Ngời gửi hàng, ngời nhận hàng, hàng hóa, các thông tin về hành trình bay, số lợng trọng lợng hàng, cớc phí, ngày giờ phát hành. Để ngời gửi hàng thực nhận đợc hàng, đại lý phát hành vận đơn thứ cấp theo mẫu của IATA với đầy đủ nội dung nh trên chỉ khác điểm sau:
+ Ngời gửi hàng và ngời nhận hàng trên vận đơn là ngời gửi thực và ngời nhận thực
+ Hàng hóa ghi tên hàng thực + Có thêm mục ngời phát hàng
Một bộ không vận đơn thứ cấp theo quy định của IATA gồm 12 bản có đánh số và đợc chia làm hai bộ, một bộ cho đại lý gửi hàng tại điểm đi và một bộ cho đại lý tại điểm đến. Trong 12 tờ vận đơn có hai tờ gốc cho ngời gửi hàng và ngời nhận hàng, còn lại 10 bản là các bản copy cho các mục đích khác nhau và cho các đối tác có liên quan. Khác với vận đơn đờng biển, bộ vận đơn đờng không đợc gửi kèm theo hàng và đến cùng lúc với hàng hóa. Hãng hàng không sẽ phát hàng cho ngời có tên trên vận đơn hàng.
Sau khi gửi hàng xong đại lý sẽ thông báo cho đối tác tại điểm đến một bản thông báo hàng đến (Pre-alert) trên đó ghi rõ thông tin về hàng hóa, giờ đi, giờ dự kiến đến, số MAWB, số HAWB, ngời gửi/ nhận hàng, số tiền cớc phải thu nếu là cớc collect. Khi nhận đợc Pre-alert, đối tác tại điểm đến sẽ liên lạc với ng- ời nhận hàng để thông báo về hàng hóa và tiền cớc phải nộp (nếu có).
Theo dõi hành trình hàng hóa
Sau khi gửi hàng các nhân viên của đại lý sẽ theo dõi lịch trình bay quanh máy tính để thông báo cho khách hàng cũng nh thúc giục hãng hàng không nếu nh hàng hóa bay không đúng lịch trình ban đầu.
2.1.2. Các dịch vụ giao nhận đối với hàng nhập khẩu
Do VINATRANCO chủ yếu cung cấp dịch vụ giao nhận đối với hàng xuất khẩu, nên phần này chỉ giới thiệu khái quát các dịch vụ giao nhận đối với hàng nhập khẩu gồm:
+ Chào giá cho khách hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hỏi đối tác về địa điểm của chuyến bay
+ Chỉ định ngời bán giao hàng cho đói tác của mình để xếp hàng + Theo dõi lịch trình của chuyến bay
+ Nhận hàng
+ Phát hàng cho khách + Thu cớc của khách hàng
+ Thanh toán cớc ứng trớc cho đối tác + Giải quyết khiếu nại phát sinh (nếu có)
Nh vậy với t cách là thành viên của hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam, Vinatranco đã lấy các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn của hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam làm thớc đo cho các hoạt động kinh doanh của mình (V - khi công ty là dại lý)