CÁC GIẢI PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY SANG HOA KỲ CHO CÁC
3.2.1. Tái cấu trúc tổ chức theo quản lý chuyên nghiệp
Các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ hầu hết đều mắc phải lối quản lý trực tiếp từ ban giám đốc, ngay cả đối với các doanh nghiệp vừa cĩ cả ngàn thiết bị máy mĩc như cơng ty may Hồn Cầu, cơng ty may Vinh Tiến, v.v. Điều này dẫn đến tình trạng ban giám đốc giải quyết khơng xuể cơng việc, gây trì trệ
Theo lý thuyết của Chandler, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải thích ứng với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Theo ơng, “Khởi đầu từ doanh nghiệp nhỏ và vừa với cơ cấu chức năng điển hình”. Kết hợp với thực trạng nêu trên của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc xử lý các đơn hàng xuất khẩu sang Hoa Ky,ø cĩ thể thấy việc tái cấu trúc doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ theo cơ cấu chức năng là thật sự cần thiết. Do đĩ, giải pháp này được đặt ra là nhằm phân chia các bộ phận và gắn liền chúng với chức năng và nhiệm vụ riêng, giúp giải quyết và xử lý cơng việc nhanh chĩng, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức theo chức năng cho các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ.
BAN GIÁM
ĐỐC
KINH DOANH KHO SẢN XUẤT NHÂN SỰ
THEO DÕI ĐƠN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU KỸ
THUẬT KIỂM TRA
CHẤT LƯỢNG SẢN XUẤT KẾ TỐN Ban Giám đốc 3.2.1.1.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ – tỷ lệ gia cơng hàng dệt may chiếm phần lớn kim ngạch xuất khẩu của doanh nghiệp – thì ban Giám đốc ngồi chức năng quản lý cịn kiêm luơn cả chức năng của bộ phận kinh doanh như tìm kiếm khách hàng, đàm phán, v.v. Để hoạt động của doanh nghiệp được
- Chức năng hoạch định: Đưa ra kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp một cách ổn định. Đối với tình hình hiện tại của ngành dệt may, cĩ thể việc đưa ra kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp trong một thời gian dài là khĩ cĩ thể thực hiện được, tuy nhiên, ít nhất ban giám đốc cũng phải xác định được kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp mình trong vịng 6 tháng tiếp.
- Chức năng tổ chức: Hướng các bộ phận hoạt động một cách cĩ tổ chức, cĩ sự phân cấp phân quyền cụ thể, đồng thời xác định rõ được mối quan hệ lẫn nhau giữa các bộ phận. Đối với các doanh nghiệp vừa và nho, do quy mơ quản trị thường nhỏ, Ban giám đốc cần theo dõi sát sao hoạt động của từng bộ phận để luơn ở trong tình trạng nắm rõ được hoạt động của doanh nghiệp mình.
- Chức năng điều khiển: Với tình trạng rủi ro mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải là cĩ đơn hàng nhưng thiếu lao động do cơng ty khơng đủ sức trả lương cao bằng ở các cơng ty lớn hay cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi, ban Giám đốc cần làm việc với bộ phận nhân sự để cĩ những quyết định phù hợp nhằm giữ chân được cơng nhân của mình. Đây là vấn đề nĩng bỏng và là một trong những nguyên nhân chính cĩ khả năng làm cho doanh nghiệp phá sản một cách nhanh chĩng nếu cĩ cách giải quyết tốt. Để giải quyết tình trạng trước mắt, Ban Giám đốc nên họp với các bộ phận khác (Kế tốn, Theo dõi đơn hàng, v.v) nhằm lên kế hoạch hạn chế chi phí để tăng lương cho cơng nhân, đảm bảo được đời sống của cơng nhân. Cĩ như vậy, doanh nghiệp mới mong ổn định tình hình nhân sự, đảm bảo được khả năng thực hiện các đơn hàng ký kết.
Ngồi việc đưa ra quyết định, ban Giám đốc cũng cần biết lắng nghe ý kiến đĩng gĩp của các bộ phận bên dưới, xử lý các mâu thuẫn giữa các bộ phận một cách nhanh chĩng và cơng bằng để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được phát triển tốt.
- Chức năng kiểm tra: Ban Giám đốc cần phải kiểm tra hoạt động của tất cả các bộ phận chặt chẽ nhằm kiểm sốt được tất cả các hoạt động của cơng ty, phát hiện và giải quyết kịp thời, nhanh chĩng các khĩ khăn, vướng mắc mà cơng ty cĩ thể gặp phải.
Ngồi việc quản lý tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp mình, do tính chất vừa và nhỏ nên ban giám đốc cũng kiêm luơn cả cơng việc của bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp. Đây chính là đặc điểm chung nhất và khác biệt nhất của các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ đối với các doanh nghiệp lớn
- Đầu tư nâng cao năng lực cho nhân viên phụ trách khâu đàm phán do đây là khâu quan trọng, quyết định lợi nhuận của hợp. Cĩ thể doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chi phí đầu tư cho một nhân viên chuyên về đàm phán thì quá hoang phí, tuy nhiên cơng ty cĩ thể tận dụng nhân viên xuất nhập khẩu với yêu cầu vốn tiếng Anh của người này để cĩ thể tham gia đàm phán. Cơng ty khơng nên nhờ vả người ngồi phiên dịch hay để cho phiên dịch của đối tác chuyển tải thơng tin vì như vậy sẽ khơng chính xác và đơi khi cịn thiệt hại do người dịch khơng nắm bắt ý của hai bên. Ngồi ra, khi đàm phán, doanh nghiệp cũng nên cho nhân viên kỹ thuật tham gia để họ cĩ thể tư vấn chính xác về giá trị gia cơng của mẫu, về khả năng thực hiện mẫu mà chỉ cĩ những người này mới cĩ khả năng đánh giá chính xác.
- Cân nhắc kỹ lưỡng từng điều khoản trong hợp đồng. Các điều khoản trong hợp đồng càng rõ, càng chi tiết càng tốt. Vấn đề gì cịn mập mờ thì phải xác định, phân rõ trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên, đặc biệt là những điều khoản liên quan đến chi phí. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay mắc phải tâm lý tự ti nên khi đứng trước đối tác thì cĩ gì khơng đồng ý cũng khơng dám nĩi, để đến khi xảy ra chuyện mới hối hận. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải tự tin, cĩ những điều khoản mình cĩ thể nhân nhượng để ký hợp đồng tuy nhiên cũng cĩ những điều khoản phải kiên quyết theo ý mình, nếu khơng, sau này rủi ro xảy đến cho doanh nghiệp rất lớn mà doanh nghiệp khơng thể lường trước được.
- Quy định rõ trong hợp đồng về trách nhiệm đối với nhãn mác. Doanh nghiệp cĩ thể yêu cầu bên khách hàng phải đảm bảo khơng bắt chước nhãn hiệu của bất kỳ cơng ty nào khác trên thế giới. Nếu cĩ bất kỳ khiếu nại nào phát sinh về nhãn hiệu thì bên khách hàng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.