- Lãnh đạo Ban Giám đốc Xí nghiệp
c. Nguyên tắc ABC vận dụng trong công tác đấu thầu xây lắp
Nguyên tắc ABC trong chiến lược kinh doanh theo quan điểm Marketing và trong hoạt động Marketing của Xí nghiệp, được áp dụng đặc biệt trong công tác tổ chức đấu thầu.
Trong công tác tổ chức đấu thầu có những loại công việc chỉ chiếm khối lượng và thời gian 20% trong tổng số khối lượng công việc đấu thầu (nhóm việc loại A) nhưng lại chiếm hiệu quả thành công trong công tác đấu thầu đến 80%. Những công việc sẽ do lãnh đạo Xí nghiệp (Phó Giám đốc kỹ thuật, Phó Giám đốc Kế hoạch sản xuất) trực tiếp chỉ đạo và quyết định gồm:
- Các giải pháp kỹ thuật mang tính đặc thù của công trình mà nhờ có kinh nghiệm, nhờ các thế mạnh riêng của Xí nghiệp mới có thể thực hiện được.
- Xử lý thông tin về giá cả thị trường như vật tư, thiết bị chủ yếu, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp phụ, khả năng cung cấp vật tư thiết bị đặc biệt, hoặc khan hiếm trên thị trường tại các thời điểm mang tính quyết định đến việc hoàn thành tiến độ công trình.
- Xử lý và quyết định các phương án tăng giảm giá thành.
- Giải quyết các mối quan hệ với chủ đầu tư để nắm bắt những yêu cầu cốt lõi, những yêu cầu đặc biệt, những lưu ý quan trọng của công trình nhằm tạo ưu thế khi cạnh tranh với các đối thủ.
sơ dự thầu ( tăng hoặc giảm giá, các điều kiện hỗ trợ đặc biệt của nhà Thầu đối với việc thực hiện công trình....)
Có những loại việc chiếm 60% khối lượng công việc đấu thầu nhưng chỉ chiếm hiệu quả thành công trong công tác đấu thầu 15% ( nhóm việc loại B ) khối lượng công việc này lãnh đạo Xí nghiệp sẽ uỷ quyền cho Trưởng phòng của Xí nghiệp được phân công phụ trách công tác đấu thầu (Trưởng phòng Kế hoạch) tổ chức thực hiện công việc và chịu trách nhiệm phần việc này:
- Khảo sát hiện trường, xây dựng phương án tổ chức thi công, các giải pháp kỹ thuật, các biện pháp an toàn: Công tác này sẽ được thực hiện nhờ sự phối hợp của Phòng Kỹ thuật và Phòng An toàn lao động.
- Tính toán khối lượng, lắp giá theo định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước: Phòng Kỹ thuật sẽ bóc tách khối lượng từ các bản vẽ và sau đó Phòng Kế hoạch thực hiện các bước tiếp theo để có được một bản dự toán hoàn chỉnh.
- Hoàn chỉnh các nội dung theo yêu cầu của hồ sơ Kỹ thuật, dự toán ban đầu, các yêu cầu khác của hồ sơ mời thầu ...: Sau khi hoàn thành các bước trên, Trưởng phòng Kế hoạch sẽ kiểm tra, xem xét và yêu cầu nhân viên trong phòng sửa đổi cho hợp lý hơn.
Có những loại việc chiếm 20% khối lượng công việc đấu thầu nhưng chỉ chiếm hiệu quả thành công trong công tác đấu thầu 5% ( nhóm việc loại C), khối lượng công việc này được giao cho các thành viên của bộ phận đấu thầu thực hiện (các chuyên viên, nhân viên của Phòng Kế hoạch), người đứng đầu bộ phận này kiểm tra kết quả cuối cùng và chịu trách nhiệm về kết quả này :
- Tập hợp dữ liệu, các hồ sơ pháp lý và trình bày chúng theo trật tự yêu cầu của hồ sơ mời thầu .
- Các công việc mang tính chất văn thư hành chính khác như in ấn, niêm phong...
Đồ thị phân bổ công việc theo nguyên tắc ABC
0 20 40 80 60 Nhóm B Nhóm A Nhóm C Nhóm C
HIỆU QUẢCÔNG VIỆC (%) CÔNG VIỆC (%)
3.2.3. Những phương thức cạnh tranh của các Xí nghiệp trong đấu thầu xây lắp xây lắp
Để đánh giá, cho điểm và lựa chọn nhà thầu trúng thầu, chủ đầu tư căn cứ vào những chỉ tiêu chủ yếu sau:
- Kỹ thuật, chất lượng công trình.
- Kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu - Giá dự thầu
- Tài chính
- Tiến độ thi công
Trong các chỉ tiêu trên, chủ đầu tư đặc biệt chú trọng đến ba chỉ tiêu hàng đầu, mà Xí nghiệp sử dụng như những phương pháp trọng tâm trong quá trình cạnh tranh đấu thầu. Cụ thể:
3.2.3.1. Phương thức 1: Cạnh tranh bằng giá dự thầu
* Xây dựng các phương án lựa chọn giá bỏ thầu hợp lý
100 80 60 40 20 KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC (%)
thường chiếm 45% - 55% tổng số điểm mà chủ đầu tư đánh giá cho hồ sơ dự thầu.Về cơ bản, việc lập dự toán đều phải tuân thủ theo công thức do Nhà nước quy định nhưng giá trị xây lắp của công trình được lập theo các bước đó vẫn không thể là giá đấu thầu vì nó chênh lệch rất lớn so với giá có thể trúng thầu hoặc so với “ mức giá gọi thầu”
Sau khi tính được đơn giá của các hạng mục công việc ở mức cạnh tranh, giá bỏ thầu của các nhà thầu chính thức hoàn thành và được niêm phong nộp cho chủ đầu tư. Việc đi đến quyết định giá bỏ thầu có thể dựa trên bốn mục tiêu đấu thầu:
- Mục tiêu 1: Giành lợi nhuận mức cao - Mục tiêu 2: Giành lợi nhuận mức vừa
- Mục tiêu 3: Tạo công ăn việc làm, có ít lợi nhuận.
- Mục tiêu 4: Có việc làm, thâm nhập vào thị trường mới nhằm tạo điều kiện cho các dự án sau.
Tương ứng với từng mục tiêu là mức giá bỏ thầu và phần trăm lợi nhuận được dự kiến từ đó xây dựng phương trình mối quan hệ giữa phần trăm lợi nhuận và giá vào thầu.
Gọi A: mức giá trần không gồm thuế VAT B: Chi phí không bao gồm thuế VAT X: Tỷ lệ % giá bỏ thầu so với giá trần Y: Tỷ lệ % lợi nhuận đạt được
Giá bỏ thầu là: A * X Phương trình quan hệ X, Y là: A * X – B Y = --- * 100 A * X B *100 X = --- A * (100 –Y)
Thống kê các dự án đấu thầu của Xí nghiệp Xây lắp điện và các đối thủ cạnh tranh trong thời gian qua cho thấy:
- Nếu lựa chọn mục tiêu 1 thì lợi nhuận thường đạt 8% - 10% (Y = 8% - 10%), giá bỏ thầu là 85% - 95% so với giá trần.
- Nếu lựa chọn mục tiêu 2 thì lợi nhuận thường đạt 4,5% - 7,5% (Y = 4,5% - 7,5%), giá bỏ thầu là 70% - 80% so với giá trần.
trên đồ thị sau:
Đồ thị mối quan hệ giữa tỷ lệ lợi nhuận và mức giá bỏ thầu
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 X%
4 3 2 1
Đồ thị trên cho ta thấy:
- Nếu lựa chọn mục tiêu 3 thì tỷ lệ lợi nhuận thường là 1,5% - 3,5% (Y= 1,5% - 4%) giá bỏ thầu là 55% - 60%.
- Nếu lựa chọn mục tiêu 4 thì lợi nhuận có thể bằng không, hoặc chấp nhận lỗ, giá bỏ thầu < 50%.
Lợi nhuận tối đa của công trình xây lắp thường là 10% -11% đối với các công trình được chỉ định thầu và bản thân đơn vị thi công phải là doanh nghiệp mạnh.
Trên cơ sở đó ta thiết lập bảng phương án lựa chọn mức giá vào thầu cụ thể như sau:
Bảng 25:Các phương án lựa chọn mức giá vào thầu
Mục tiêu X, Y 1 2 3 4 Y% 12 10 8 6 4 2 0
Y% 8 -10 4,5 – 7,5 1,5 – 3,5 ≤ 0
- Với mục tiêu 1: Mức lợi nhuận cao nhất chỉ xảy ra đối với các công trình được chỉ định thầu, sự cạnh tranh hầu như không đáng kể. Vấn đề hiệu quả phụ thuộc vào sự điều hành quản lý dự án và biện pháp tổ chức thi công.
- Với mục tiêu 2: Lợi nhuận vừa phải nhưng mức độ cạnh tranh cao nhất
- Với mục tiêu 3: Lợi nhuận thấp, mức độ cạnh tranh diễn ra không gay gắt. Do vậy trước khi đi đến quyết định giá bỏ thầu, cần phải thu thập, phân tích, phán đoán nhanh các luông thông tin từ phía đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là thông tin tại nơi bỏ thầu để có cơ sở lựa chọn tỷ lệ giảm giá hợp lý nhất.
- Với mục tiêu 4: Mức độ cạnh tranh diễn ra thấp, thực hiện mục tiêu này phụ thuộc chủ yếu vào chiến lược của doanh nghiệp.
Việc xác định các mục tiêu cũng như phương án định giá vào thầu, cho phép Xí nghiệp xây lắp điện lựa chọn “ thủ pháp” để chủ động trong việc định giá bỏ thầu, giảm tối thiểu sự chênh lệch về giá so với các đối thủ cạnh tranh. Có nghĩa là mức giá trúng thầu của Xí nghiệp chênh rất ít so với đối thủ đứng thứ hai. Điều này khiến cho lợi nhuận của các dự án trúng thầu đỡ bị giảm một cách không cần thiết.
Ta tiến hành phân tích một dự án mà Xí nghiệp đã tham gia đấu thầu để làm rõ hiệu quả của phương pháp này.
Sau khi nghiên cứu hồ sơ mời thầu của dự án: Viễn thông nông thôn tỉnh Quảng Ninh với phần việc bao gồm: lắp dựng 02 ăngten thép cao 49m và lắp đặt thiết bị cho nhà điều hành, dự toán của công trình đã được lập theo phương pháp BILL và có bảng tổng hợp dự toán như sau:
TT Khoản mục chi phí GT trước thuế Thuế
VAT(10%)
GT sau thuế
CHI PHÍ XÂY LẮP 1.554.659.857 155.465.986 1.710.125.843