- Trình tự kế toán đợc khái quát theo sơ đồ 1.4.
2.2.4.4.Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là những chi phí có liên quan đến việc tổ chức phục vụ và quản lý thi công của các đội ở các công trờng xây dựng. Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản chi phí khác nhau nh tiền lơng của nhân viên quản lý đội, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp và nhân viên quản lý đội thuộc biên chế của doanh nghiệp, khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội và những chi phí khác có liên quan đến hoạt động của đội.
Đối với chi phí sản xuất chung, những khoản nào phát sinh liên quan trực tiếp tới từng công trình, hạng mục công trình thì tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình đó; những chi phí nào liên quan tới nhiều đối tợng thì đợc tập hợp lại và phân bổ cho các đối tợng liên quan.
a) Kế toán chi phí sản xuất chung tại Công ty XDCTGT Việt - Lào.
Tại Công ty hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung bao gồm tiền lơng của nhân viên quản lý đội và các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân trực tiếp điều khiển máy, nhân viên quản lý đội (TK 6271), chi phí về vật liệu dùng chung cho hoạt động của đội (TK 6272), chi phí về công cụ dụng cụ dùng chung cho hoạt động của đội(TK 6273), chi phí khấu hao TSCĐ tại đội (TK 6274), chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của đội (TK 6237) và chi phí khác bằng tiền phục vụ cho hoạt động của đội (TK 6278). Các chi phí sử dụng máy thi công nói chung đợc tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Nếu không thể tập hợp trực
tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình thì phải đợc tập hợp chung và phân bổ cho các đối tợng liên quan theo tiêu chuẩn phân bổ là chi phí nhân công trực tiếp.
Đến cuối tháng các chứng từ liên quan đến chi phí SXC đợc đội gửi lên phòng Kế toán bao gồm Phiếu xuất dùng vật liệu, Hoá đơn, Bảng chấm công, Bảng thanh toán l- ơng, ...cùng với các chứng từ khác nh Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, Bảng thu khấu hao cơ bản (hàng quý) do phòng Kế toán lập làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 627 cho từng công trình, hạng mục công trình, sổ Cái TK 627 (Phụ lục 10).
b) Kế toán chi phí sản xuất chung tại Công ty CTGT 479.
Tại Công ty hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân trực tiếp điều khiển máy, nhân viên quản lý đội (TK 6271), chi phí về công cụ dụng cụ dùng chung cho hoạt động của đội(TK 6273), chi phí khấu hao TSCĐ tại đội (TK 6274), chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của đội (TK 6237) và chi phí khác bằng tiền phục vụ cho hoạt động của đội (TK 6278). Các chi phí sử dụng máy thi công nói chung đợc tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Nếu không thể tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình thì phải đợc tập hợp chung và phân bổ cho các đối tợng liên quan theo tiêu chuẩn phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Phần mềm kế toán CADS không tự động phân bổ đợc mà kế toán phải tự phân bổ thủ công.
Đến cuối tháng các chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất chung đợc đội gửi lên phòng Kế toán bao gồm Phiếu xuất dùng vật liệu, Hoá đơn, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lơng... cùng với các chứng từ khác nh Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, Bảng trích khấu hao cho các TSCĐ sử dụng ở đội do phòng Kế toán lập làm căn cứ để nhập dữ liệu vào màn hành nhập liệu "Phiếu xuất vật t", "Chứng từ khác" hoặc "Phiếu chi" cho từng công trình, hạng mục công trình theo quy trình tơng tự nh phần trên đã trình bày. (Phụ lục 11a)
Sau khi nhập nghiệp vụ phát sinh dữ liệu sẽ đợc tự động lên sổ chi tiết TK 627 cho từng công trình, hạng mục công trình, Chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 627, sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán khác liên quan (Phụ lục 11b).
Việc hạch toán chi phí sản xuất chung tại các doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông còn nhiều sai phạm, cụ thể là:
- Một số đơn vị lại hạch toán tiền lơng của nhân viên quản lý đội (nh tại Công ty XDCTGT 479) và cả các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất vào chi phí nhân công trực tiếp (Phụ lục 7 - số liệu Công ty cổ phần xây dựng số 2
Thăng Long), trong khi đó có đơn vị lại hạch toán khoản tiền lơng của công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công vào khoản chi phí nhân công trong chi phí sản xuất chung.
- Không hạch toán khoản chi phí vật liệu dùng cho bộ phận quản lý đội vào TK 627 mà hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Ví dụ Công ty cầu 12 thuộc Tổng công ty XDCTGT 1).
- Không mở các tài khoản cấp 2 của TK 627 để phản ánh theo nội dung kinh tế của chi phí sản xuất chung (nh tại Công ty XDCTGT 829).
- Hạch toán cả chi phí lãi vay vào chi phí sản xuất chung (nh tại Công ty XDCTGT 829).
- Việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung còn mang nặng tính chủ quan, cha hợp lý. Ví dụ tại Công ty XDCTGT 874, nếu một đội cùng lúc thi công nhiều công trình thì các chi phí sản xuất chung phát sinh tại đội (lơng của bộ phận quản lý đội,...) đều do kế toán đội tự phân bổ riêng cho từng công trình sau đó gửi lên phòng Kế toán của Công ty căn cứ vào đó để hạch toán riêng luôn cho từng công trình mà không tiến hành phân bổ theo một tiêu thức nào.
- Một số doanh nghiệp tại các đội sản xuất không hạch toán nguyên giá TSCĐ mới mua sắm mà lại hạch toán thành công cụ dụng cụ để hạch toán một lần vào chi phí sản xuất chung trong kỳ phát sinh....