- Trình tự kế toán đợc khái quát theo sơ đồ 1.4.
2.2.4.1.Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong các doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông thờng chiếm tỷ trọng lớn nhất (chiếm tới khoảng 60% - 70% trong tổng chi phí sản xuất) và là chi phí chủ yếu trong giá thành của công trình, hạng mục công trình (Ví dụ nh tại Công ty XDCTGT 874: tổng chi phí nguyên vật liệu năm 2005 là 55.560.305.341 đồng trong tổng chi phí sản xuất 78.972.050.388, tơng đơng 70%). Vì vậy việc hạch toán chi phí này chính xác và đầy đủ có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định lợng chi phí thực tế tiêu hao trong kỳ đồng thời đảm bảo cho tính chính xác của giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu thờng dùng trong xây dựng công trình giao thông bao gồm cát, đá, sỏi, xi măng, sắt, thép, nhựa đờng, phụ gia bê tông, que hàn... Trong đó mỗi loại nguyên vật liệu lại bao gồm nhiều thứ nh, cát có cát vàng, cát đen..., thép có thép Ф6, Ф12...
Hiện nay hầu hết tại các doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông đều thực hiện phơng thức khoán gọn cho các đội xây dựng, do vậy các đội có thể tự ký hợp đồng mua vật liệu. Khi có nhu cầu thi công các đội lập yêu cầu cung cấp vật t cùng với giấy đề nghị tạm ứng để vay tiền mua vật t. Sau khi hoàn thành các thủ tục, đơn vị sẽ chi tiền
mặt hoặc tiền gửi ngân hàng ứng cho đội vay. Sau đó đội tiến hành mua vật t và chuyển tới chân công trình.
Nếu công trình không đợc khoán gọn thi công ty ký hợp đồng mua bán vật t. Do các công trình thờng ở xa nên hầu hết vật liệu thờng đợc mua và vận chuyển đến chân công trình mà không qua kho của công ty. Mặt khác trong lĩnh vực xây dựng nguyên vật liệu thờng bỏ dần theo tiến độ thi công công trình. Hơn nữa trong cơ chế thị trờng việc mua nguyên vật liệu cho công trình là tơng đối dễ dàng. Vì vậy tại các doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông vật liệu đợc dự trữ rất ít, hầu nh mua đến đâu dùng hết đến đó. Thông thờng những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu của từng công trình đợc tổ chức tại từng công trình và chỉ dự trữ một lợng vừa đủ cho công trình đó. Tuy nhiên tại một số doanh nghiệp có những loại nguyên vật liệu đặc chủng cần thiết phải dự trữ thì phải mua dự trữ tại kho của công ty.
a)Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty XDCTGT Việt - Lào. Khi tiến hành thi công nếu có nhu cầu sử dụng vật t, các đội viết Giấy xin tạm ứng kèm theo Giấy báo giá gửi về Công ty. Sau khi đợc ký duyệt, đội đợc nhận tiền hoặc Công ty chuyển tiền gửi ngân hàng thẳng cho ngời bán.
Cuối tháng nhân viên thống kê kế toán dới đội tập hợp các hoá đơn, chứng từ mua vật liệu để sử dụng thi công công trình để phòng Vật t - Thiết bị viết Phiếu nhập kho đồng thời viết Phiếu xuất kho tơng ứng với số lợng và đơn giá thực nhập (tức là nhập kho vật liệu theo trị giá thực tế và xuất kho vật liệu theo giá đích danh). Sau đó 1 liên của Phiếu xuất kho đợc chuyển lên Phòng Tài vụ - Kế toán. kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật t dùng trong tháng ghi vào sổ chi tiết TK 621, mỗi Phiếu xuất kho ghi vào một dòng; đồng thời tổng hợp vào Bảng kê xuất dùng vật t, từ đó lập Chứng từ ghi sổ, vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Cái TK 621 (Phụ lục 2).
b)Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty CTGT 479
*Trờng hợp vật liệu đợc cấp từ kho của Công ty (áp dụng đối với vật liệu có giá trị lớn, sử dụng trong nhiều đợt).
Khi có nhu cầu vật liệu thi công công trình, đội lập Giấy đề nghị cấp vật t. Sau khi đợc ký duyệt, căn cứ vào Giấy đề nghị cấp vật t để lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho vật t cho đội. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán ghi vào bảng "Tập hợp phiếu xuất kho" chi tiết cho từng đơn vị sử dụng (công trình, hạng mục công trình).
Trình tự nhập liệu trên màn hình Phiếu xuất vật t nh sau:
- Đầu tiên kế toán phải chọn Mã chứng từ: XVFV - Phiếu xuất vật t, tiền VNĐ, giá thực tế.
- Nhập số và ngày của Phiếu xuất kho vào ô Số CT, Ngày CT.
- Nhập mã đội thi công vào ô Mã KH theo nguyên tắc xâu lọc hoặc dùng F5. - Nhập Tên hoặc mã ngời nhận vật liệu vào ô Ông bà theo nguyên tắc trên. - Nhập mã kho vào ô Mã kho.
- Nhập tóm tắt nội dung nghiệp vụ vào ô Diễn giải.
- Nhập tên hoặc mã vật t xuất dùng cho thi công vào ô Mã hàng và Tên hàng, máy sẽ tự động đa ra mã của nhóm vật t đó . Để nhập kế toán chỉ cần nêu ra một yếu tố hoặc tên hoặc mã của vật liệu theo nguyên tắc xâu lọc hay F5.
- Nhập số lợng trên PXK vào ô Số lợng, nhập đơn giá xuất kho vào ô Giá VNĐ
theo nguyên tắc xâu lọc hoặc F5. Máy sẽ tự động tính ra thành tiền của loại vật liệu xuất kho đó và điền lên ô Tiền VNĐ.
- Nhập tài khoản ghi có và ghi nợ vào ô TK Có, TK Nợ, cần lu ý rằng phải nhập TK cấp bé nhất mà doanh đã khai báo trong danh mục tài khoản. Đối với TK nợ phải nhập Mã SP nợ (mã công trình, hạng mục công trình), đối với TK có phải nhập Mã SP có (mã công trình, hạng mục công trình).
Khi nhập hết các loại vật t trên Phiếu xuất kho thì bảng ở dới sẽ hiện lên tất cả các loại vật t theo mã, tên, số lợng xuất dùng, đơn giá và thành tiền; kèm theo dòng tổng cộng về số lợng và tổng số tiền của Phiếu xuất kho.
- Tiếp đến kế toán phải nhấn nút Lu để lu nghiệp vụ vừa nhập vào máy. Khi cần có thể sửa, xoá, lọc, in chứng từ vừa nhập; nếu muốn nhập tiếp thì nhấn nút Tiếp hoặc nút Mới .
Sau khi nhập xong các Phiếu xuất kho thông tin dữ liệu trên các Phiếu xuất kho sẽ tự động chuyển lên chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết theo tài khoản 621 cho từng công trình, hạng mục công trình, sổ cái tài khoản 621, sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan khác. Tuy nhiên chỉ khi nào kế toán lọc chi tiết theo tài khoản của một công trình thì màn hình mới hiện lên sổ chi tiết theo tài khoản của công trình đó.
*Trờng hợp đội tự mua ngoài.
Khi có nhu cầu thi công, đội lập yêu cầu cung cấp vật t cùng với giấy tạm ứng tiền gửi về để mua vật t. Sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết đội có thể đợc nhận tiền mặt hoặc Công ty chuyển thẳng tiền trả trực tiếp cho ngời bán.
Nợ TK 141 (1413) Có TK 111, 112.
Sau đó vật liệu đợc mua và chuyển thẳng tới công trình, các chứng từ gốc kèm theo bao gồm Hoá đơn, Biên bản giao nhận vật t.
Trong quá trình sử dụng đội phải lập Bảng kê sử dụng vật t để cuối tháng gửi lên phòng Kế toán Công ty cùng với các chứng từ gốc nh Hoá đơn, Biên bản giao nhận vật t. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, sau đó nhập dữ liệu vào máy theo quy trình sau:
- Lựa chọn mã chứng từ là PKKV - Phiếu kế toán khác, VNĐ
- Nhập số chứng từ và ngày chứng từ vào ô Số CT, Ngày CT
- Nhập mã của đội thi công vào ô Mã KH, cách nhập có thể dùng phím F5 để chọn đối tợng hoặc nhập theo nguyên tắc xâu lọc.
- Nhập Diễn giải nghiệp vụ vào ô Lý do. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nhập TK ghi Nợ vào ô TK nợ, TK ghi Có vào ô TK có, cần lu ý rằng phải nhập TK cấp bé nhất mà doanh đã khai báo trong danh mục tài khoản. Đối với TK nợ phải nhập Mã SP nợ (mã công trình, HMCT), đối với TK có phải nhập Mã SP có (mã công trình, HMCT).
- Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào ô Tiền VNĐ.
Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán nhấn nút Lu để lu nghiệp vụ vừa nhập, và sau khi lu cũng có thể sửa, xoá, lọc, in nghiệp vụ vừa nhập theo các nút trên màn hình. Để nhập tiếp nghiệp vụ đó cho chi tiết sản phẩm khác kế toán phải nhấn vào nút Tiếp hoặc nút Mới, và thao tác lại đợc tiến hành nh trên.
Sau khi nhập xong các dữ liệu cần thiết máy sẽ tự động chuyển lên chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết theo tài khoản 621 cho từng công trình, hạng mục công trình, sổ cái tài khoản 621, sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan khác (Phụ lục 3).
Tuy nhiên trên thực tế công tác kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại các đơn vị còn xảy ra một số sai phạm thờng gặp là:
- Vật liệu xuất dùng cho các công trờng cha thực hiện bóc tách phần sử dụng cho sản xuất và phần sử dụng chung cho công tác quản lý tại đội.
Ví dụ tại Công ty cầu 12 - Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1, kế toán công ty căn cứ vào dòng cộng của bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn vật t trong quý của công trờng cầu Lạc Quần, sau khi kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc, ghi vào sổ kế toán:
Có TK 1362 (Chi tiết công trờng Lạc Quần) 362 877 550
- Vật liệu xuất dùng không sử dụng hết còn lại cuối kỳ hầu nh không đợc ghi giảm khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, điều này làm cho giá thành của các công trình thiếu chính xác.
- Công cụ dụng cụ hoặc vật liệu sử dụng luân chuyển phản ánh vào chi phí sản xuất cha hợp lý.
- Một số đơn vị còn hạch toán chi phí vật liệu trực tiếp bao gồm cả giá trị vật liệu dùng cho máy thi công (Phụ lục 4 - số liệu Công ty XDCTGT 874).
- Vật liệu tại các công trờng thi công cha đợc quản lý chặt chẽ dễ dẫn đến thất thoát lớn...