Vật liệu chớnh
3.2.2 Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển nguyờn vật liệu
giỏ cả, quy cỏch, chủng loại nguyờn vật liệu mà cán bộ của công ty Việt Bắc - BQP thu nhận đợc còn rất hạn hẹp. Các thụng tin về thị trờng nguyờn vật liệu chỉ đợc thu nhận thông qua các cuộc thị sát không thờng xuyên của Giám đốc hoặc các cán bộ nghiệp vụ, lợng thông tin thu thập đợc có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết hiện nay là công ty nên thành lập một hệ thống thông tin mang tính chất chuyên nghiệp hơn.
Công ty có thể phân chia công tác nghiên cứu thị trờng nguyờn vật liệu thành hai phần. Phần đầu công ty nên nghiên cứu khái quát thị trờng, phần sau mới nghiên cứu chi tiết thị trờng để từ đó thu đợc lợng thông tin cần thiết.
Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thông tin liên tục, công ty cần có đại diện ở những thị trờng cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo cáo thờng xuyên về tình hình thay đổi của thị trờng nguyờn vật liệu. Nó giúp cho các quyết định của Giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua nguyờn vật liệu đợc chính xác nhất.
3.2.2 Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển nguyờn vật liệu liệu
+ Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyờn vật liệu
Trớc hết cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao nguyờn vật liệu cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Định mức tiêu hao càng sát thực tế thì càng tiết kiệm nguyờn vật liệu tạo điều kiện nâng cao chất lợng cụng trỡnh, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh hởng đến tiến độ thi cụng. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình thi công để biết đợc khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn, từng hạng mục
+ Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật liệuvà tổ chức chuyển đa vật liệu
về cụng ty
Do nguyờn vật liệu công ty chủ yếu phải mua ngoài nên để lập đợc đơn hàng hợp lý thì phòng Kế hoạch phải tính đợc lợng nguyờn vật liệu phải nhập trong kỳ chính xác nhất. Để thực hiện đợc công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lợng
tồn kho đầu kì, cuối kì và lợng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng Kế hoạch, phòng Kĩ thuật, phòng Kế toán cũng nh sự nỗ lực của mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi ngời cùng có ý thức cao với công việc của mình.
Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng Kế hoạch tiến hành ký kết hợp đồng. Ký hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật t phải là ngời có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lợng, số lợng, phơng thức thanh toán, phơng thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trờng và sản phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh hởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng.
Tiến hành thu mua nguyờn vật liệu nhịp nhàng với tiến độ tiến độ thi cụng và kế hoạch dự trữ để tránh tình trạng nguyờn vật liệu bị thiếu hụt không đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất khi cần hoặc có những loại nguyờn vật liệu tồn kho quá lâu ngày gây ra ứ đọng vốn, thất thoát, giảm chất lợng, làm ảnh hởng đến chất lợng cụng trỡnh.
+ Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguyờn vật liệu cho xõy dựng
Nội dung của công tác này là:
- Xây dựng định mức tiêu hao vật t hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, làm căn cứ cho công tác quản lý, cấp phát nguyờn vật liệu đợc chặt chẽ, gọn nhẹ.
Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất thoát nguyờn vật liệu vẫn còn xảy ra nhiều ở các doanh nghiệp. Nguyờn vật liệu không đợc kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ không có ý thức tiết kiệm, khụng phân công phân nhiệm không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lợng không đảm bảo, lợi nhuận giảm, khó khăn về tài chính, công ty không biết quy trách nhiệm cho bộ phận nào để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Xây dựng định mức tiêu hao nguyờn vật liệu cũng vì thế mà tạo ra một thái độ nghiêm túc cho ngời cấp phát và sử dụng vật liệu. Tuy nhiên xây dựng định mức tiêu hao vật liệu không phải là việc làm đơn giản song công ty
- Tổ chức phân tích tình hình sử dụng nguyờn vật liệu định kỳ, sau mỗi kỳ thực hiện, công ty tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát nguyờn vật liệu. Đơn vị thời gian có thể tính theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một cụng trỡnh. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận nguyờn vật liệu, tổ chức cấp phát, các thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến công tác bảo quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu đợc mặt tốt, mặt khiếm khuyết và ph- ơng hớng trong thời gian tới cũng nh những kiến nghị để rút kinh nghiệm và đa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. Làm tốt công tác này, công ty sẽ đánh giá đợc hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình thực thi cũng nh đa ra một định mức vật t hợp lý nhất tạo điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất kinh doanh đợc chặt chẽ, đúng đắn.
- Phát động chính sách tiết kiệm vật t tới từng khâu, từng cán bộ công nhân viên. Chính sách tiết kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi ngời lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của ngời lao động mà công ty phải biết vun đắp, duy trì và bồi dỡng cho nó, phải biết nâng cao ý thức lao động của họ, làm cho mọi ngời thấy đợc rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của công ty gắn liền với sự đóng góp và quyền lợi của mỗi cá nhân.
+ Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác đảm bảo nguyờn vật liệu
Vốn trong sản xuất cũng nh vốn trong công tác đảm bảo vật t là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả công tác đảm bảo vật t tại công ty.
Thực tế hiện nay, các khoản phải thu và nợ phải trả rất lớn gõy ra tỡnh trạng thiếu vốn. Việc thiếu vốn ảnh hởng đến công tác mua sắm nguyên vật liệu, đến kết quả kinh doanh, do thiếu vốn nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ những hợp đồng lớn có lợi, trong một số hợp đồng thờng sử dụng phơng thức thanh toán trả chậm. Mặt khác, để thực hiện hợp đồng đã kí thì công ty phải đi vay vốn nên phải chịu lãi suất dẫn đến chi phí cho công tác đảm bảo vật t tăng lên làm lợi nhuận của công ty bị giảm xuống. Không những thế, vì thiếu vốn nên công ty bị động trong đàm phán kí
kết hợp đồng…Tất cả những điều này đã làm giảm hiệu quả hoạt động đảm bảo vật t cho sản xuất và kinh doanh của công ty.
Để khắc phục đợc những tồn tại trong cụng tỏc đảm bảo vốn cho việc mua sắm nguyờn vật liệu công ty đó đưa ra một số giải phỏp sau:
Một là: thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lu động trong cơ cấu vốn của công ty.
Hai là: Kí kết các hợp đồng mua sắm nguyờn vật liệu với phơng thức thanh toán trả chậm.
Ba là: Huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau:
- Do là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ Quốc Phòng nên hàng năm công ty đợc bổ sung vốn từ ngân sách nhà nớc.
- Vay vốn từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Để có đợc nguồn vốn này, công ty phải chịu mức lãi suất cao, nhng đổi lại nguồn vốn này rất thờng xuyên và có thể đáp ứng mọi nhu cầu
- Nguồn vốn huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là một hình thức huy động vốn rất quan trọng trong tổng số vốn của công ty. Hình thức huy động vốn này còn mới mẻ ở nớc ta, nên để có thể huy động đợc nguồn vốn từ kênh này thì công ty phải có các biện pháp để động viên khích lệ công nhân viên trong công ty mạnh dạn góp vốn.
- Nguồn vốn huy động từ các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc thông qua hình thức liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nớc.