Vật liệu chớnh
2.2.4Quản lý hạch toỏn nguyờn vật liệu trong cụng ty Việt Bắc BQP
- Tổ chức hạch toán ban đầu: Các công trờng, chi nhánh, văn phòng, các đội hàng tháng tập hợp chứng từ lên bảng kê cuối tháng gửi về phòng kế toán ghi sổ sách.
Vỡ cụng ty cú quy mụ hoạt động sản xuất kinh doanh lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nờn cụng ty đó ỏp dụng phương phỏp kế toỏn theo hỡnh thức “chứng từ ghi sổ” để ghi chộp.
Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC . Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn: VNĐ
Chứng từ kế toỏn: Mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại cụng ty đều được lập chứng từ gốc hợp lý, hợp phỏp. Cỏc chứng từ gốc là cơ sở để kế toỏn tiến hành ghi sổ chi tiết.
Cụng ty nộp thuế theo phương phỏp khấu trừ
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trỡnh kỹ thuật cụng nghệ, căn cứ vào yờu cầu quản lý nguyờn vật liệu, phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho mà cụng ty ỏp dụng là phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
Cỏc chứng từ sử dụng trong quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ
- Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số:02 - VT)
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoỏ (Mẫu số: 03 - VT) - Biờn bản kiểm kờ vật tư (Mẫu số: 05 - VT)
- Hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (Mẫu số: 02 - BH) - Hoỏ đơn cước phớ vận chuyển (Mẫu số: 03 - BH)
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luõn chuyển chứng từ trong hạch toỏn nguyờn vật liệu
(Nguồn: Phũng Kế toỏn)
Sổ sỏch kế toỏn
Với mục đớch ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế một cỏch chi tiết theo những chỉ tiờu kinh tế và yờu cầu quản lý, cụng ty Việt Bắc sử dụng cỏc sổ kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu như sau:
Hàng Thủ kho - Kiểm tra chất lượng hàng - Ghi thẻ kho Kế toỏn đội xõy dựng Kiểm tra chứng từ, viết phiếu xuất (nhập) kho Kế toỏn nguyờn vật liệu Kiểm tra chứng từ ghi sổ kế toỏn
- Thẻ kho
- Sổ thẻ kế toỏn chi tiết - Sổ đối chiếu luõn chuyển - Sổ số dư. - Bảng kê nhập vật t - Bảng kê xuất vật t - Nhật ký nhập vật t - Nhật ký xuất vật t - Sổ chi tiết vật t
Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất tồn kho từng loại nguyờn vật liệu cả về chất lợng, số lợng, chủng loại... tức là theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị.
Nguyờn vật liệu phục vụ cho quá trình thi công các công trình của công ty đa dạng, nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc.
Hiện nay Công ty Việt Bắc - BQP đang vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và sử dụng phơng pháp thẻ ghi thẻ song song để tính toán. Theo phơng pháp ghi thẻ song song, kế toán nguyờn vật liệu thực hiện hạch toán chi tiết nguyờn vật liệu trên cơ sở các chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... sổ sách đợc sử dụng chủ yếu là: thẻ kho, bảng kê chứng từ nhập kho, bảng kê chứng từ xuất kho, nhật ký nhập vật t, nhật ký xuất vật t, sổ chi tiết vật t....
Tại kho của cụng ty: Việc ghi chộp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho hang ngày do thủ kho tiến hành trờn thẻ kho và ghi về mặt số lượng. Khi nhận được cỏc chứng từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ rồi ghi sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển cho phũng kế toỏn hoặc kế toỏn xuống kho nhận cỏc chứng từ nhập, xuất được phõn loại theo từng thứ vật liệu.
Tại phũng Kế toỏn của cụng ty: Kế toỏn sử dụng sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết vật liệu để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị. Cuối thỏng kế toỏn cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ngoài ra để
cú số liệu đối chiếu kiểm tra kế toỏn cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ cỏc sổ chi tiết vào cỏc bảng tổng hợp.
Sơ đồ 2.4: Hạch toỏn chi tiết vật liệu theo phương phỏp thẻ song song
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Phũng Kế toỏn
Dưới đõy là mẫu thẻ kho của cụng ty:
Biểu 2.5
Đơn vị: Bộ Quốc phòng Mẫu số: S14 - DN Địa chỉ: Công ty Việt Bắc Theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
Ngày 20/03/2006 của BTC
Thẻ kho
Thỏng 05 năm 2010 Mã vật t: 201001 Tên vật t: Nhựa đường
Đơn vị tính: tấn
STT Chứng từ Trớch yếu Số lượng
Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu Thẻ kho
Sổ kế toỏn chi tiết
Bảng kờ tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ kế toỏn tổng hợp Chứng từ nhập Chứng từ xuất
1 01/NĐ5 09/05 Nhập kho 5.89 2 02/NĐ5 14/05 Nhập kho 36 3 03/NĐ5 22/05 Xuất kho 5.89 4 04/NĐ5 24/05 Xuất kho 36 Cộng phỏt sinh trong thỏng 41.89 41.89 Tồn cuối thỏng Ngày 31 thỏng 05 năm 2010
Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu
Công ty Việt Bắc - BQP hiện đang ỏp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phương phỏp theo dừi và phản ỏnh một cỏch thường xuyờn, liờn tục hệ thống tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho nguyờn vật liệu trờn sổ sỏch kế toỏn, phương phỏp kờ khai thường xuyờn dựng cho cỏc tài khoản kế toỏn tồn kho núi chung và tài khoản nguyờn vật liệu núi riờng giỳp phản ỏnh số hiện cú, tỡnh hỡnh biến động tăng giảm của vật liệu, vỡ vậy những nguyờn vật liệu tồn kho trờn sổ kế toỏn được xỏc định bất cứ lỳc nào trờn sổ kế toỏn.
Cuối kỳ kế toỏn căn cứ vào số liệu kiểm kờ thực tế nguyờn vật liệu cũn tồn kho để so sỏnh đối chiếu với số nguyờn vật liệu tồn kho được ghi trờn sổ sỏch kế toỏn, nếu phỏt hiện chờnh lệch phải tỡm ra nguyờn nhõn và cú giải phỏp xử lý kịp thời.
Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kế toán này đợc tiến hành song song và việc kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên kịp thời.
- Sổ kế toán sử dụng :
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái tài khoản 152 , 611
- Tài khoản sử dụng trong hạch toỏn nguyờn vật liệu: Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu"
- Nội dung, kết cấu
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
+ Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng), phản ánh giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ.
+ Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá đợc hởng), phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ.
+ D Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu hoặc cuối kỳ.
Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các TK 151, 131, 111, 331,611....
TK 152 XXX
Phỏt sinh tăng Phỏt sinh giảm
Cộng phỏt sinh tăng Cộng phỏt sinh giảm XXX
Trích dẫn một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 09 năm 2010
- Khi hàng hoá mua về nhập kho theo phiếu nhập số 20 ngày 29/09/2010 kế toán định khoản:
Nợ TK 1521: 416.000.000 (chi tiết cho danh điểm xi măng) Nợ TK 1521: 243.000.000 (chi tiết cho danh điểm sắt thép) Nợ TK 133: 53.750.000 (Thuế GTGT đợc khấu trừ)
Có TK 331: 659.000.000 (trờng hợp công ty cha thanh toán với những khách hàng thờng xuyên có quan hệ mua bán)
- Trờng hợp mua hàng trả tiền mặt kế toán định khoản :
Nợ TK 1521 : 10.000.000 (chi tiết cho danh điểm xi măng) Nợ TK 1331: 1.000.000 ( Thuế GTGT đợc khấu trừ )
Có TK 111 : 11.000.000 ( Tổng giá thanh toán )
- Khi xuất kho hàng hoá: Theo phiếu xuất số 10 ngày 30/09/2008: Nợ TK 621: 659.000.000
Do điều kiện thi công xa, cỏc cụng trỡnh lại nằm rải rỏc trên các địa bàn khác nhau do đó việc vận chuyển cung ứng vật liệu từ công ty tới các công trờng gặp khó khăn, chi phí lớn và không đảm bảo cho tiến độ thi công, mặt khác do thị trờng vật vật liệu ngày một mở rộng, việc cung ứng tại chỗ sẽ thuận lợi hơn so với việc công ty bao cấp. Việc cung ứng tại chỗ có thể giảm bớt các chi phí về vận chuyển, giao dịch, bảo quản, cấp phát, giá cả ... do đó có thể làm hạ giá thành công trình, đem lại lợi ớch cho tổ, đội, công ty. Bên cạnh đó còn giúp cho tổ, đội chủ động hơn trong sản xuất. Do vậy hiện nay việc cung ứng và sử dụng nguyờn vật liệu chính, nguyờn vật liệu phụ đã đợc giao khoỏn cho cỏc đội xõy dựng thi cụng ở địa bàn cỏch xa cụng ty tự lo liệu trên cơ sở định mức và tiến độ thi công. Còn phần nhiên liệu nh xăng dầu, mỡ, que hàn, đệm cọc ... đợc công ty khoỏn cho cỏc tổ mỏy theo định mức và đơn giá thống nhất. Công ty chỉ chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí nguyờn vật liệu trong định mức và đơn giá đã thỏa thuận trong hợp đồng khoán. Nếu trờng hợp đội giải trình đợc các lý do hợp lý công ty sẽ thanh toán phần nằm ngoài định mức.
Công ty sẽ thực hiện việc quyết toán về chi phí các loại vật liệu đã đợc sử dụng căn cứ vào đơn giá, định mức theo hợp đồng khoỏn và các chứng từ hợp lệ.
Chi phí nguyờn vật liệu đợc tính theo công thức
VL = ( (Q j x Gj) + B)(1 + Kvlp)
Trong đó:
VL: Chi phí nguyờn vật liệu
Qj: Định mức sử dụng loại vật liệu j tính bằng hiện vật cho công trình Gj : Đơn giá vật liệu j tại hiện trờng theo giá thị trờng
Kvlp: Hệ số tính đến vật liệu phụ so với tổng chi phí vật liệu chính
Ngoài ra nếu giỏ tính ở thời điểm lập dự toán thì khi tính chi phí vật liệu cần cộng thêm khoảng chênh lệch giá so với thời điểm thanh toán. (B)
Bên cạnh việc khoán cho đội tự lo liệu các loại vật liệu chủ yếu nh sắt thép, xi măng, cát, đá, nhựa đờng ... riêng phần nhiên liệu nh xăng, dầu mỡ, dầu máy, que hàn nếu công trình có nhu cầu sử dụng sẽ đợc công ty cấp từ kho theo định mức đã thoả thuận. Trong trờng hợp công trình ở xa việc cấp phát gặp khó khăn thì công ty
sẽ giao cho đội tự lo liệu phần nhiên liệu này theo định mức công ty giao và đơn giá thực tế trên thị trờng.
Thực hiện khoán chi phí nguyờn vật liệu chođội là hợp lý bởi vì một mặt tạo ra tính chủ động cho các đội việc cung ứng tại chỗ, đảm bảo cho việc thực hiện thi công theo đỳng tiến độ, một mặt do thị trờng vật liệu ngày càng mở rộng nờn việc cung ứng tại chỗ sẽ có lợi hơn về mặt giá cả, giảm đợc các chi phí vận chuyển, bảo quản. Song hiện nay việc ỏp dụng hỡnh thức giao khoỏn nguyờn vật liệu trong cụng ty vẫn còn tồn tại một số khó khăn cần khắc phục:
+ Các vật t giao khoán cho cỏc đội thi cụng chỉ làm thủ tục xuất - nhập nguyờn vật liệu, cha kiểm tra cụ thể về số lợng, chất lợng, giá cả để quản lý nên còn xảy ra tỡnh trạng mất mát, lãng phí, ở một số khâu sản xuất. Một số trường hợp cỏc đội sử dụng nguyờn vật liệu vượt định mức theo hợp đồng khoỏn gõy khú khăn trong việc quyết toỏn.
+ Cần xây dựng hệ thống định mức vật liệu phục vụ cho công tác khoán sao cho phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay của cụng ty, đặc biệt là nguyờn vật liệu chớnh.