Kho là điểm xuất phát và là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất do đó việc tổ chức và bảo quản kho nguyên vật liệu của cụng ty đều đợc ghi theo văn bản. Tuỳ theo đặc điểm và tính chất của từng loại nguyên vật liệu khi nguyên vật liệu đợc nhập kho sẽ đợc sắp xếp khoa học, theo dúng quy cách tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho, đảm bảo an toàn một cỏch tối đa cho nguyờn vật liệu. Với những loại nguyên vật liệu của cụng ty hiện nay thì việc quản lý nguyên vật liệu là rất dễ dàng vì do các nguyên vật liệu không bị hao hụt. Việc sắp xếp hợp lý diện tích kho trong cụng ty phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, thủ kho luôn nắm chắc số lợng, chất lợng, chủng loại từng nguyên vật liệu, tuyệt đối giữ bí mật và chỉ cung cấp số liệu cho những ngời đợc Giám đốc đồng ý. Hàng ngày, thủ kho ghi chộp một cách chúnh xác số lợng nguyờn vật liệu xuất - nhập - tồn.
+ Sử dụng hợp lý diện tích, không gian và vị trí các khu vực trong kho.
+ Kho phải có sơ đồ sắp xếp, phân loại hợp lý nguyờn vật liệu theo phơng châm: “Dễ tìm , dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra phỏt hiện” tạo điều kiện thuận lợi thực hiện công việc bảo quản và xuất nhập vật liệu.
+ Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho như nội quy ra vào, nội quy bảo quản, nội quy xuất nhập, nội quy phòng cháy nổ.
+ Vận dụng tốt các thành tựu khoa học - kỹ thuật hiện đại, nhất là kỹ thuật vi tính vào việc sắp xếp quản lý kho.
Các phơng pháp sắp xếp nguyờn vật liệu
Theo phơng pháp này mỗi loại vật liệu đợc chia theo phẩm chất, quy cỏnh, kích thớc, nguồn cung cấp. Sau đó mỗi thứ có một mã số riêng và chúng đợc sắp xếp theo mã. Phơng pháp này có u điểm là rất quy củ, chặt chẽ, xử lý nhanh chóng và có hiệu quả cao.
Sắp xếp theo từng loại và khu vực.
Theo phơng pháp này toàn bộ diện tích kho đợc chia thành nhiều khu vực, có giá sắp đặt ngăn cách riêng, mỗi khu vực dành cho một loại vật liệu nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định. Đây là một phơng pháp rất khoa học và thuận tiện cho việc kiểm tra, rất phù hợp với đặc điểm nguyờn vật liệu của cụng ty. Những loại vật liệu nh sắt, thép là những loại dễ bị ôxi hoá đều đợc bôi trơn dầu mỡ và bảo quản ở nơi thoáng mát, không ẩm, các loại xăng dầu, hoá chất rất dễ gây cháy nổ nếu không đợc bảo quản và đặt đúng chỗ, đối với nguyờn vật liệu tốn diện tích nh sắt hay gỗ, cụng ty áp dụng sắp xếp theo phơng pháp này đạt được hiệu quả mong muốn cao.
Phơng pháp tần suất quay vòng
Đặc điểm của phơng pháp này là loại vật liệu nào xuất nhập nhiều lần nhất trong một đơn vị thời gian thì u tiên sắp xếp vào những chỗ gần nhất, dễ lấy nhất và ngợc lại. Phơng pháp này đỡ tốn sức lao động của công nhân khuân vác, bốc xếp, hợp với loại vật liệu cồng kềnh, khó di chuyển. Đối với cụng ty không sắp xếp theo tần suất quay vòng truyền thống mà chỉ áp dụng một phần của phơng pháp này cho những loại vật liệu nh sắt φ6, sắt φ8, xi măng PC 30, gỗ ván. Hợp đồng nào trớc, cần nguyờn vật liệu nào trớc thì sắp xếp ở nơi dễ lấy hơn chứ không hoàn toàn áp dụng triệt để phơng pháp này. Tuy chỉ ỏp một phần song cũng giảm bớt không ít khó khăn cho nhân viên quản lý kho.
Cụng ty cú một kho dự trữ rộng 400m2, để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật t kho được chia ra từng khu vực dành cho mỗi loại nguyờn vật liệu nhất định căn cứ vào công dụng của chỳng
- Khu vật liệu chính: Sắt, thép, xi măng, ...
- Khu vật liệu phụ: các loại que hàn, vòng bi, dây đai…
- Khu nhiờn liệu: Xăng, dầu ... - Khu phụ tựng thay thế
- Khu vật liệu và thiết bị xõy dựng cơ bản - Khu phế liệu
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bố trớ kho
Lối đi Lối đi
(Nguồn: Phũng Kỹ thuật)
Phòng kế hoạch liên kết chặt chẽ với phòng bảo vệ để quản lý nguyên vật liệu. Kho của cụng ty đợc dùng hai khoá để đảm bảo độ an toàn, thủ kho quản lý một chìa, bảo vệ quản lý một chìa, mỗi quý thay khoá một lần. Trong cụng ty nếu có hành vi trộm cắp nguyên vật liệu thì mọi ngời đều có ý thức trách nhiệm đấu tranh chống lại các hành vi tiêu cực.
Hàng năm cụng ty tiến hành kiểm kê đánh giá định kỳ tình hình nguyên vật liệu, việc bảo quản và cấp phát tại kho. Từ biên bản kiểm kê, các phòng chức năng có quyết định xử lý một cách hợp lý đối với những nguyên vật liệu thừa, thiếu hay h hỏng hoặc hết hạn sử dụng trong kho.
Nhìn chung công tác lu kho và bảo quản nguyờn vật liệu của cụng ty ổn định, phù hợp với tình hình vật liệu và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty một phần do hiệu quả của sự kết hợp giữa 2 phơng pháp sắp xếp là “Theo từng loại và khu vực” với “Phơng pháp tần xuất quay vòng”. Phơng pháp còn lại tuy cũng có thể áp dụng đợc nhng xét về mặt hiệu quả và sự tối u thì không thể bằng 2 phơng pháp trên đợc.