Do cụng ty hoạt động trong lĩnh vực xõy lắp, sản phẩm nằm rải rỏc trờn toàn quốc nờn việc xõy dựng kế hoạch mua sắm của cụng ty là rất khú vỡ vậy phải cú sự kết hợp giữa cỏc phũng ban nhằm đưa ra được kế hoạch mua sắm nguyờn vật liệu hợp lý và lõu dài.
Nguyờn vật liệu chủ yếu là mua ngoài nờn cụng ty đó chủ động tỡm kiếm nhà cung cấp, trong đú cú những hợp đồng dài hạn với nhiều cụng ty uy tớn chuyờn cung cấp vật liệu cho ngành xõy dựng như cụng ty thộp và vật liệu xõy dựng Simeo và những cụng ty vật liệu khỏc.
Công việc đầu tiên của việc xõy dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là lập tiến độ mua sắm. Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải đảm bảo luôn luôn có đầy đủ chủng loại, số lợng và chất lợng vật liệu phục vụ kịp thời cho thi cụng. Phải tính toán chi tiết từng loại nguyên vật liệu với số lợng chính xác và thời gian giao nhận cụ thể. Kế hoạch cung cấp phải đảm bảo sử dụng hợp lý các phơng tiện vận chuyển và kho tàng nhằm giảm chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản - lu kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của cụng ty
Đối với cụng ty Việt Bắc, trớc khi lập tiến độ cung cấp nguyên vật liệu thì các tài liệu về số lợng, chủng loại, quy cỏch nguyờn vật liệu cần mua đã đợc xét duyệt đầy đủ và đa ra các chỉ tiêu kế hoạch cùng với các chỉ tiêu về định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng cụng trỡnh hoặc hạng mục cụng trỡnh, những chỉ tiêu này sẽ chỉ rõ số lợng nguyờn vật liệu cần mua là bao nhiêu. Trong quý III năm 2010 kế hoạch mua xi măng của cụng ty như sau:
+ Cụng ty cần sử dụng 692 tấn xi măng PC30 cho thi cụng cụng trỡnh + Hiện nay trong kho cũn 370 tấn
+ Dự trữ bảo hiểm = 1%*692 = 6.92 tấn
⇒ Như vậy khối lượng xi măng cần phải mua là: 692 - 370 - 6.92 = 315.08 tấn Với các nguyên vật liệu khác cũng tính tợng tự nh vậy và đa ra một bản kế hoạch các chỉ tiêu cần mua sắm trong kỳ. Dưới đõy là vớ dụ về kế hoạch mua nguyờn vật liệu cho cụng trỡnh làm đường 260 Nỳi Cốc - Thỏi Nguyờn
Bảng 2.21: Kế hoạch mua nguyờn vật liệu
Nguyờn vật liệu ĐVT Nhu cầu mua Kế hoạch mua Tồn kho Ngày đặt hàng Ngày về dự kiến 1. Đỏ dăm M3 630 650 0 1/2 10/2 2.Cỏt vàng M3 893 899 0 1/2 10/2 3. Nhựa đường Kg 35000 32500 6500 7/2 14/2 (Nguồn: Phũng Kế toỏn)
Ngoài ra , từ các hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu và các hợp đồng giao nộp sản phẩm cho khách hàng đã đợc ký kết. Từ các hợp đồng này xác định đợc tiến độ thi cụng và do đó xác định đợc thời hạn mua sắm nguyên vật liệu.