I. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ.
1. Tổ chức quản trị nhân sự hiện tại ở DNTN Minh Châu.
BẢNG 9 DOANH SỐ BÁN CỦA DOANH NGHIỆP QUA 3 NĂM 2003-
QUA 3 NĂM 2003- 2005
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Cuộn kim loại 4.729 6.081 5.939
Tấm kẽm 803 749 923
Tấm đen 845 806 849
Thép cuộn 992 2.420 2.048 Thép hình 3.034 4.974 5.083
Tổng cộng 10.403 15.030 14.842
(Nguồn: Bộ phận kế toán DNTN Minh Châu)
Biểu đồ 2. SO SÁNH DOANH SỐ BÁN CÁC MẶT HÀNG NĂM 2003-2005
Theo biểu đồ trên ta thấy doanh số hàng năm của các mặt hàng như: cuộn kim loại, thép cuộn, thép hình đều có doanh thu cao đặc biệt là năm 2004 và năm 2005. Các mặt hàng như tấm kẽm và tấm đen có doanh thu thấp hơn nhưng vẫn là sản phẩm chính của doanh nghiệp. Dự báo năm 2006 doanh thu của mặt hàng cuộn kim loại, thép cuộn và thép hình vẫn chiếm vị trí cao do giá thép không ổn
chức có sự kết hợp chặt chẽ giữa khâu bán hàng và khâu giao hàng trình tự như sau:
Bước 1: Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, làm phiếu tính tiền theo 3 liên: liên 1 giao cho kế toán ra hóa đơn thuế giá trị gia tăng cho khách, liên 2 giao cho khách kèm theo hóa đơn VAT để khách thanh toán tiền, liên 3 giữ lại để kiểm tra doanh thu cuối ngày. Trường hợp khách yêu cầu chở trước và sẽ thanh toán ngay sau khi chở đến nơi thì liên 2 này sẽ dùng làm giấy ký nhận của khách hàng và không xuất hóa đơn VAT.
Bước 2: Nhân viên bán hàng ghi phiếu lấy hàng trong kho và chuyển giấy này cho người giao hàng, người giao hàng chỉ được phép lấy hàng giao khi có phiếu này từ người bán hàng.
Cũng tương tự như vậy, nhân viên bán hàng giao phiếu cắt cho công nhân trong xưởng để cắt tole hoặc xà gồ theo đơn đặt hàng.
Bước 3: Trước khi hàng rời khỏi cửa hàng, thủ kho sẽ kiểm tra lại số hàng được giao thông qua liên 1, nếu đã đủ và đúng số hàng như trong liên 1 thì xe giao hàng được quyền rời khỏi cửa hàng. Nếu khách hàng là khách thân thuộc của cửa hàng tức là người được chủ cửa hàng cho phép nợ gối đầu khi mua hàng thì người chở hàng sẽ đem theo sổ ký nhận của người khách này để thuận lợi cho việc ký nhận có nhận hàng.
- Sau khi giao hàng theo địa chỉ cần giao, người giao hàng sẽ đem tiền thanh toán của khách và sổ ký về (nếu có).
- Nếu có sổ ký nhận nợ thì kế toán phụ trách phần công nợ sẽ giữ những giấy tờ có liên quan đến khách hàng còn nợ này.
Tổ chức bán hàng của doanh nghiệp còn có các hình thức chiết khấu giảm giá cho khách hàng mua tole và xà gồ như:
- Nếu khách hàng mua lẻ trên 50m mà nằm trong Q. Ninh Kiều thì sẽ được doanh nghiệp vận chuyển đến nơi cho khách hàng. Hình thức bán lẻ là bán trực tiếp cho khách hàng và thu tiền mặt theo bảng giá bán lẻ tại cửa hàng.
- Đối với các doanh nghiệp mua sỉ sẽ được doanh nghiệp bán theo đơn giá sỉ, được mua gối đầu. Hình thức bán sỉ là bán buôn cho các cửa hàng khác và bán theo các hợp đồng kinh tế khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn.
quà cho những khách hàng thường xuyên gắn bó với cửa hàng, giá trị món quà tuỳ theo mức đóng góp của khách hàng vào doanh thu của doanh nghiệp.
Trong quá trình bán hàng, nếu tình hình giá cả trên thị trường có thay đổi thì nhà cung cấp sẽ fax bảng giá mới cho cửa hàng để chủ doanh nghiệp điều chỉnh giá bán hàng hóa.
Trong khâu quản trị bán hàng, việc quản lý chi phí bán hàng hay chi phí vận chuyển là quan trọng nhất. Qui định về việc chi chi phí vận chuyển của cửa hàng như sau:
- Đối với các mặt hàng như: cuộn kim loại và thép cuộn doanh nghiệp sẽ tính chi phí vận chuyển theo đơn vị mét và quãng đường vận chuyển cho chủ phương tiện
- Đối với các mặt hàng như: tấm kẽm, tấm đen, và thép hình doanh nghiệp chỉ chi chi phí vận chuyển hoặc doanh nghiệp sẽ chịu một phần phí vân chuyển khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn, còn lại nếu khách hàng mua lẻ thì khách hàng sẽ chịu chi phí vận chuyển cho chủ phương tiện. Lúc này chi phí vận chuyển sẽ tính theo đơn vị là kg và quãng đường vận chuyển.
Trong năm 2003 không có chi phí vận chuyển, nguyên nhân là do năm này đối thủ cạnh tranh của Minh Châu còn ít, nên doanh nghiệp không tính đến việc khi bán hàng sẽ có dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Từ năm 2004, khi có nhiều đối thủ cạnh tranh nhập ngành, thì việc vận chuyển cho khách hàng đã được doanh nghiệp chú ý và ngày càng cải thiện hoạt động này.
Khâu vận chuyển cho khách hàng chủ yếu bằng xe ba gác đẩy vì năm 2005 UBND quận Ninh Kiều đã cho dừng hẳn việc vận chuyển bằng xe ba gác máy và xe lôi ở đường 3 tháng 2 nên chi phí vận chuyển bằng xe ba gác đẩy cũng đắt hơn lúc trước.
Dưới đây là tình hình chi phí vận chuyển bán hàng qua 2 năm 2004, 2005 của cửa hàng:
nhân là do số lượng bán ra đã giảm hẳn so với năm 2004, trong đó khối lượng bán tole, mặt hàng chủ lực của cửa hàng đã giảm đến 30% nên chi phí vận chuyển cũng giảm khoảng 36%.
Nguyên nhân của sự sụt giảm khối lượng bán ra này là do ảnh hưởng bởi nhu cầu tiêu dùng của người dân. Do năm 2005 mặt bằng giá vật liệu xây dựng khá cao và vẫn chưa ổn định nên các nhà thầu xây dựng công trình chưa dám nhận thầu thi công công trình. Hơn nữa, các mặt hàng thay thế các mặt hàng trên ngày càng nhiều. Ví dụ: thay vì lợp tole những nhà có thu nhập cao sẽ thay thế bằng lợp ngói vừa sang trọng lại vừa mát mẻ.
Một nguyên nhân khác nữa là việc cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp tư nhân bán những mặt hàng như Minh Châu ngày càng nhiều nên khách hàng có tâm lý sẽ mua ở chỗ gần hơn để tiện cho việc chuyên chở.
Các nguyên nhân trên chỉ là những nguyên nhân khách quan, để hiểu rõ hơn công tác quản trị bán hàng cũng như nguyên nhân chủ quan ta phân tích tình hình thực hiện so với kế hoạch của năm 2005:
Doanh nghiệp lập kế hoạch bán hàng dựa trên mức tiêu thụ của năm 2004 và chi phí vận chuyển của năm 2004. Theo kế hoạch trên của năm 2005 ta thấy:
Tình hình thực hiện luôn thấp hơn so với kế hoạch ở tất cả các mặt hàng, tất cả các chênh lệch luôn là chênh lệch âm.
Tình hình thực hiện chi phí vận chuyển của các mặt hàng cuộn kim loại, tấm đen, thép cuộn, thép hình đều giảm so với kế hoạch là trên 30%,chỉ có dự báo về nhu cầu sử dụng tấm đen là giảm 25% so với kế hoạch.
Chi phí vận chuyển thực tế có giảm nhưng sự sụt giảm này không xuất phát từ bản thân cửa hàng đã có biện pháp để tiết kiệm chi phí vận chuyển cho cửa hàng mà do lượng tiêu thụ ở tất cả các mặt hàng đã giảm đáng kể trong năm 2005. Tuy nhiên điều này cũng có thể đánh giá rằng doanh nghiệp đã thực hiện tương đối tốt khâu quản trị bán hàng vì trong tình hình thị trường như hiện nay đã cân bằng được chi phí vận chuyển bán hàng và lượng tiêu thụ hàng hoá. Chẳng hạn như theo bảng trên ta thấy tốc độ giảm của chi phí vận chuyển ở tất cả các mặt hàng đều cao hơn tốc độ giảm lượng hàng hóa tiêu thụ được. Như vậy công tác lập kế hoạch cho chi phí bán hàng đã được thực hiện tương đối tốt.