Kế hoạch nμy mơ tả một cách khái quát tình hình sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch bao gồm các chỉ tiêu sau: Thμnh phẩm tồn kho đầu kỳ, Tình hình sản xuất trong kỳ, Tình hình tiêu thụ trong kỳ, Doanh thu, Lãi /Lỗ vμ Thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ. Các chỉ tiêu nμy đ−ợc xây dựng cụ thể nh− sau:
ắ Chỉ tiêu Thμnh phẩm tồn kho đầu kỳ:
Chỉ tiêu nμy thể hiện ở cả hai ph−ơng diện số l−ợng vμ giá trị. Chỉ tiêu Thμnh phẩm tồn kho đầu kỳ chính lμ chỉ tiêu Thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ của năm tr−ớc năm lập kế hoạch. Tuy nhiên, ngay thời điểm lập kế hoạch thì năm tr−ớc năm lập kế hoạch ch−a kết thúc nên ch−a thể xác định một cách chính xác chỉ tiêu Thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ. Vì vậy, chỉ tiêu Thμnh phẩm tồn kho đầu kỳ năm kế hoạch đ−ợc xác định lμ chỉ tiêu Thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ trên báo cáo dự tốn của năm tr−ớc năm kế hoạch
ắ Chỉ tiêu Sản xuất trong kỳ:
Chỉ tiêu nμy thể hiện tình hình sản xuất vμ nhập kho thμnh phẩm trong kỳ. Chỉ tiêu nμy thể hiện 3 yếu tố: số l−ợng, tổng giá thμnh, giá thμnh đơn vị. Các yếu tố nμy đ−ợc tính nh− sau:
+ Số l−ợng: lμ số l−ợng sản phẩm sản xuất hoμn thμnh nhập kho trong kỳ bằng với số l−ợng sản phẩm tiêu thụ dự kiến năm kế hoạch vμ bằng với tổng l−ợng sản phẩm sản xuất trong năm mμ các Xí nghiệp đăng ký.
+ Tổng giá thμnh: tổng giá thμnh của các sản phẩm sản xuất trong kỳ đ−ợc tổng hợp từ các yếu tố: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí khấu
hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoμi vμ chi phí bằng tiền khác (đã đ−ợc xây dựng ở Kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố)
+ Giá thμnh đơn vị: Giá thμnh đơn vị của các sản phẩm sản xuất trong kỳ đ−ợc xác định theo cơng thức: Giá thμnh đơn vị = Tổng giá thμnh / Số l−ợng.
ắ Chỉ tiêu Tiêu thụ trong kỳ:
Chỉ tiêu nμy thể hiện tình hình tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty trên 2 khía cạnh: số l−ợng sản phẩm tiêu thụ, vμ giá thμnh toμn bộ của l−ợng sản phẩm tiêu thụ.
Trong đĩ, số l−ợng sản phẩm tiêu thụ đúng bằng số l−ợng sản phẩm sản xuất trong kỳ; Giá thμnh toμn bộ lμ tổng các khoản: giá thμnh hμng xuất bán, chi phí bán hμng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong đĩ, chi phí bán hμng & chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc −ớc tính dựa vμo chi phí bán hμng vμ chi phí quản lý thực tế kỳ tr−ớc (khơng bao gồm tiền l−ơng).
ắ Doanh thu
Doanh thu đ−ợc xác định dựa vμo số l−ợng sản phẩm tiêu thụ vμ giá bán tại thời điểm lập dự tốn.
ắ Lãi /lỗ
Lãi/lỗ đ−ợc xác định nh− sau:
Lãi/lỗ = Doanh thu - Giá thμnh toμn bộ.
ắ Thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ
Chỉ tiêu Thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ thể hiện hai yếu tố: số l−ợng vμ trị giá. Các yếu tố nμy đ−ợc tính nh− sau:
(Kế hoạch chi tiết sản xuất, tiêu thụ, vμ kết quả tμi chính thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.10)
2.3.4.11 Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007
Đây lμ kế hoạch tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh tại Cơng ty trong năm kế hoạch, trong đĩ dự tính một số các chỉ tiêu nh−: Tổng giá trị sản
Số l−ợng thμnh phẩm tồn cuối kỳ
Số l−ợng thμnh phẩm tồn kho đầu kỳ
= + Số lnhập kho trong kỳ −ợng thμnh phẩm - Số l tiêu thụ trong kỳ −ợng thμnh phẩm
Trị giá thμnh phẩm
xuất, tổng doanh thu tiêu thụ, sản l−ợng hiện vật, xuất nhập khẩu, lao động tiền l−ơng, khấu hao, chi phí sửa chữa lớn, tổng giá trị của các đề tμi về khoa học cơng nghệ mơi tr−ờng, đầu t− xây dựng. Những chỉ tiêu nμy đ−ợc xây dựng dựa trên số liệu đã đ−ợc tính tốn, tổng hợp ở các kế hoạch đã trình bμy ở trên.
(Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trình bμy trong phụ lục 2.11)
2.4 Đánh giá thực trạng cơng tác lập dự tốn tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam. Nam.
2.4.1 Ưu điểm.
Cơng ty đã trang bị đ−ợc một số thiết bị phục vụ cho cơng tác lập dự tốn nh− máy tính cá nhân, ổ cứng di động, mạng nội bộ trong Cơng ty.
Cơng ty đã lập dự tốn theo một hệ thống các báo cáo dự tốn ngân sách điều nμy giúp cho các cấp quản lý của Cơng ty cĩ khái niệm vμ hình dung sơ bộ về hoạt động dự tốn cho năm kế hoạch trong khi nhiều Cơng ty tại Việt Nam vẫn ch−a quan tâm đến việc nμy.
Trong quá trình dự tốn ngân sách, Cơng ty cũng đã xây dựng đ−ợc mơ hình dự tốn ngân sách. Mặc dù mơ hình dự tốn ngân sách tại Cơng ty hiện ch−a phải lμ mơ hình phù hợp nhất nh−ng nhìn chung mơ hình nμy đã định h−ớng chung cho cơng tác dự tốn tại Cơng ty, tạo nên sự thống nhất trong nội bộ Cơng ty trong cơng tác dự tốn.
Cơng tác dự tốn tại Cơng ty đ−ợc thực hiện bởi Phịng Kế Tốn - Thống Kê vμ sự phối hợp hỗ trợ của các phịng ban khác. Tuy nhiên, Ban Giám Đốc Cơng ty cũng đã chỉ định Phịng Kế Tốn - Thống Kê chịu trách nhiệm chính trong việc lập dự tốn ngân sách cho toμn Cơng ty.
Cơng ty đã xây dựng định mức l−ợng nguyên vật liệu cho từng mặt hμng. Định mức l−ợng nguyên vật liệu cho từng mặt hμng đã đ−ợc xây dựng dựa trên điều kiện sản xuất thực tế vμ đã đ−ợc kiểm tra điều chỉnh khá nhiều lần nên phản ánh khá chính xác định mức l−ợng nguyên vật liệu thực tế của từng mặt hμng.
2.4.2 Nh−ợc điểm.
Bên cạnh những −u điểm trên, qua tìm hiểu thực tiễn tác giả nhận thấy cơng tác dự tốn tại Cơng ty vẫn ch−a đ−ợc quan tâm một cách đúng mức vμ cịn một số v−ớng mắc cần giải quyết nh−:
2.4.2.1 Mơi tr−ờng dự tốn.
Việc lập dự tốn tại Cơng ty nhìn chung vẫn cịn mang tính thủ cơng, thiếu sự hỗ trợ của các ph−ơng tiện kỹ thuật hiện đại. Cơng ty sử dụng phần mềm văn phịng Microsoft Excel để lập dự tốn thay vì sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho việc lập dự tốn. Cơng ty đã thực hiện việc nối mạng máy tính ở các phịng ban trong nội bộ Cơng ty, tuy nhiên do ch−a cĩ sự chia sẽ thơng tin giữa các phịng ban nên cũng khơng giúp ích đ−ợc gì cho cơng tác dự lập dự tốn. Điều nμy gây khĩ khăn vμ lãng phí về mặt thời gian vμ cơng sức của nhân viên trong cơng tác dự tốn ngân sách.
Bản thân việc lập dự tốn tại Cơng ty ch−a đ−ợc các cấp quản lý quan tâm đúng mức. Hiện tại, Cơng ty ch−a xem dự tốn nh− một cơng cụ quản lý cĩ hiệu quả mμ chỉ lμ một việc lμm mang tính thống kế, đối phĩ, chỉ tiêu, trên giao thì d−ới phải thực hiện. Vì vậy, dù dự tốn đã đ−ợc lập nh−ng vẫn ch−a thực sự giúp ích cho cơng tác quản lý Cơng ty theo đúng chức năng của dự tốn.
Cơng ty ch−a cĩ một bộ phận chuyên trách về dự tốn nên việc lập dự tốn hiện nay đ−ợc giao cho Phịng Kế Tốn - Thống Kê kiêm nhiệm. Do phải đảm nhiệm các cơng việc kế tốn hμng ngμy cộng thêm cơng tác dự tốn nên các nhân viên Phịng Kế Tốn – Thống Kê th−ờng bị quá tải. Mặt khác, do ch−a đ−ợc đμo tạo chuyên sâu cũng nh− ch−a nhận thức đ−ợc tầm quan trọng của việc lập dự tốn nên các nhân viên nμy th−ờng xem nhẹ cơng tác dự tốn. Quá tải, thiếu chuyên mơn cộng với thiếu nhận thức của ng−ời thực hiện nên chất l−ợng cơng tác dự tốn tại Cơng ty thấp vμ độ tin cậy ch−a cao.
2.4.2.2 Mơ hình dự tốn
Cơng ty lập dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi nên các cấp quản lý trong Cơng ty đều đ−ợc tham gia vμo quá trình dự tốn. Trong đĩ, nhμ quản trị cấp cao, nhμ quản trị cấp trung gian, nhμ quản trị cấp cơ sở đều đ−ợc quyền đ−a ra ý kiến vμ bảo vệ ý kiến của mình dựa trên quan điểm, khả năng vμ điều kiện
thực tế tại đơn vị. Tuy nhiên. việc lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin phản hồi chỉ lμ hình thức cịn trong thực tế Cơng ty lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin từ trên xuống. Trong quá trình lập dự tốn, mặc dù các Xí nghiệp cĩ nêu lên ý kiến của mình nh−ng nhìn chung chỉ để tham khảo cịn quyết định vẫn dựa vμo ý kiến chủ quan của cấp trên. Vì vậy, các chỉ tiêu dự tốn th−ờng mang nặng tính áp đặt từ trên xuống vμ khơng phản ánh đ−ợc tình hình thực tế tại Cơng ty gây tâm lý bất bình cho cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Mặt khác, do Cơng ty cĩ nhiều Xí nghiệp trực thuộc, số l−ợng nhân viên đơng vμ cĩ sự phân cấp khá cao trong quản lý nên việc lập dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi tuy chỉ lμ hình thức nh−ng cũng tốn khá nhiều thời gian vμ chi phí cho các giai đoạn dự thảo, phản hồi, điều chỉnh, phê duyệt. Việc lập dự tốn ngân sách ở Cơng ty th−ờng kéo dμi đến cuối quý I của năm kế hoạch mμ vẫn ch−a hoμn chỉnh nên khơng thể đ−a vμo phục vụ cho việc quản lý tại Cơng ty mμ
chỉ phục vụ cho việc báo cáo chỉ tiêu kế hoạch lên cơ quan quản lý cấp trên. Cơng ty cần hoμn thiện hơn mơ hình dự tốn sao cho đảm bảo đ−ợc tiến độ, tiết giảm đ−ợc chi phí mμ vẫn hiệu quả vμ khoa học.
2.4.2.3 Quy trình dự tốn
Do cơng tác dự tốn ngân sách trong Cơng ty ch−a đ−ợc quan tâm vμ đánh giá đúng mức, nhμ quản trị các cấp trong Cơng ty vẫn ch−a thấy đ−ợc tầm quan trọng của việc dự tốn nên cĩ phần coi nhẹ việc xây dựng quy trình dự tốn cho toμn Cơng ty. Vì vậy, quy trình dự tốn cịn tồn tại một số hạn chế sau:
- Quy trình dự tốn ch−a đ−ợc phân chia thμnh từng giai đoạn cụ thể vμ
ch−a cụ thể hố các cơng việc trong từng giai đoạn.
- Do mang tâm lý dự tốn lμ một việc lμm mang tính chất đối phĩ nhằm báo cáo cáo chỉ tiêu kế hoạch lên cấp trên nên mục tiêu của việc lập dự tốn tại Cơng ty chỉ lμ lμm sao lập đ−ợc đầy đủ các biểu mẫu kế hoạch do Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam ban hμnh chứ khơng quan tâm nĩ đ−ợc thực hiện nh− thế nμo, cĩ khoa học vμ phản ánh chính xác tiềm năng của Cơng ty hay khơng.
- Việc lập dự tốn đ−ợc giao cho Phịng Kế Tốn - Thống Kê phối hợp với các phịng ban khác thực hiện. Tuy nhiên, quy trình dự tốn vẫn ch−a quan tâm đến việc phân cơng phân nhiệm một cách cụ thể ai lμm việc gì, khi nμo.
- Thiếu khâu nghiên cứu thơng tin phục vụ cho cơng tác dự tốn. Việc nghiên cứu những nhân tố bên trong vμ bên ngoμi cĩ ảnh h−ởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch bị bỏ qua. Cụ thể nh− việc Việt Nam gia nhập tổ chức Th−ơng Mại Thế Giới, sự thay đổi tỷ giá hối đối, lạm phát, đối thủ cạnh tranh, thị phần, thị hiếu ng−ời tiêu dùng, khả năng sản xuất tối đa, chính sách l−ơng bổng,.... đều ch−a đ−ợc quan tâm tính đến.
- Cơng ty ch−a soạn thảo đ−ợc những biểu mẫu thích hợp cho cơng tác dự tốn nhằm tạo nên sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập cho toμn Cơng ty mμ
soạn thảo các báo cáo dự tốn theo những mẫu biểu đ−ợc ban hμnh từ thời bao cấp vμ khơng cịn thích hợp nữa.
- Cơng ty soạn thảo các báo cáo dự tốn dựa trên các chỉ tiêu ch−a chắc chắc do chủ quan các Tr−ởng phịng áp đặt nên việc điều chỉnh dự tốn nhiều lần sau khi lập lμ khơng tránh khỏi. Việc lμm nμy mất nhiều thời gian vμ tiền bạc một cách vơ ích.
- Trong suốt quá trình dự tốn của Cơng ty chỉ thấy quan tâm đến việc xây dựng chứ ch−a quan tâm đến việc theo dõi, đánh giá dự tốn, điều chỉnh dự tốn.
Do quy trình dự tốn cịn ch−a hoμn thiện nên dự tốn của Cơng ty thiếu tính chính xác, đầy đủ vμ kịp thời mμ đây lại lμ những yếu tố khơng thể thiếu đ−ợc của một dự tốn ngân sách. Cơng ty cần xây dựng một quy trình dự tốn cụ thể để các phịng ban chức năng cũng nh− các Xí nghiệp theo đĩ mμ thực hiện.
2.4.2.4 Các báo cáo dự tốn tại Cơng ty.
- Cơng ty lập dự tốn theo đúng các biểu mẫu vμ h−ớng dẫn của Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam. Tuy nhiên, những biểu mẫu nμy do Bộ Cơng Nghiệp xây dựng từ thời bao cấp nhằm phục vụ cho mục đích quản lý chung của nhμ n−ớc. Vì đ−ợc thiết kế cho mục đích quản lý chung nên về mặt hình thức thì các biểu mẫu nμy rất bao quát, r−ờm rμ cĩ nhiều chỉ tiêu khơng cần thiết cho việc quản lý tại Cơng ty, về mặt nội dung thì các biểu mẫu nμy phản ánh một cách tổng quan chứ ch−a thể hiện đ−ợc cụ thể tình hình thực tế tại Cơng ty. Ví dụ: Cơng ty Phân bĩn Miền Nam tính Quỹ tiền l−ơng dựa trên Doanh thu. Tuy nhiên, để cĩ thể áp dụng chung cho tất cả các đơn vị trực thuộc nên trong biểu Kế hoạch
lao động tiền l−ơng Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh dùng lμm căn cứ tính l−ơng
đ−ợc thiết kế gồm một loạt các chỉ tiêu cụ thể để các doanh nghiệp đều cĩ thể lựa chọn nh−: Tổng Doanh thu, Tổng chi, Lợi nhuận, Tổng các khoản phải nộp ngân sách. Cách thiết kế nμy lμm cho mẫu biểu trở nên bao quát vμ r−ờm rμ. Mặt khác, trong kế hoạch nμy cịn cĩ chỉ tiêu Tỷ lệ % tiền l−ơng bình quân. Tỷ lệ nμy do Phịng Kế tốn – Thống Kê tính bình quân dựa trên tỷ lệ % tiền l−ơng trên doanh thu của các loại sản phẩm do Tổng Cơng ty Hố chất Việt Nam ban hμnh. Theo cách tính trên thì chỉ tiêu nμy khơng giúp ích gì cho cơng tác quản lý tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam.
- Do thiếu khâu thu thập thơng tin lμm căn cứ lập các báo cáo dự tốn nên các số liệu dự tốn của kỳ tr−ớc th−ờng đ−ợc dùng để −ớc tính cho kỳ kế hoạch. Điều nμy dẫn đến các chỉ tiêu dự tốn khơng phản ánh chính xác tiềm năng của Cơng ty.
- Cơng ty khơng tính đến yếu tố tr−ợt giá trong năm kế hoạch nên khi dự tốn doanh thu Cơng ty dựa vμo số l−ợng sản phẩm tiêu thụ vμ giá bán thực tế tại thời điểm lập dự tốn. Việc xác định giá bán nh− trên lμ ch−a hợp lý vμ gây nên sai lệch trong việc dự tính doanh thu nhất lμ trong giai đoạn lạm phát tăng cao nh− hiện nay.
- Cơng ty dự tốn số l−ợng sản phẩm sản xuất đúng bằng số l−ợng sản phẩm tiêu thụ, số l−ợng thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ đúng bằng số l−ợng thμnh phẩm tồn kho trong Cơng ty tại mọi thời điểm vμ bằng số l−ợng thμnh phẩm tồn kho đầu kỳ. Tuy nhiên, theo đặc điểm ngμnh phân bĩn thì việc tiêu thụ sản phẩm trong Cơng ty tại từng thời điểm lμ khơng giống nhau trong khi đĩ năng lực sản xuất tối đa thì luơn cố định. Nếu khơng dựa trên tình hình tiêu thụ vμ năng lực sản xuất tối đa tại các Xí nghiệp để dự tốn l−ợng sản phẩm tồn kho cuối kỳ một cách hợp lý thì cĩ thể dẫn đến tình trạng thiếu hμng hoặc tồn động hμng hố lμm phát sinh chi phí kho bãi khơng cần thiết.
- Cơng ty dự tốn chi phí nguyên vật liệu dựa trên định mức l−ợng nguyên vật liệu vμ đơn giá của từng loại nguyên vật liệu. Định mức l−ợng nguyên vật liệu