Hμng năm, vμo cuối quý III, Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam sẽ cĩ văn bản tạm giao các chỉ tiêu chung cho năm kế hoạch xuống Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam vμ yêu cầu Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam lập kế hoạch cho năm kế hoạch theo một số biểu mẫu đ−ợc quy định sẵn nh− sau:
Biểu 1: Kế hoạch các chỉ tiêu chủ yếu. Biểu 2: Kế hoạch Tổng giá trị sản xuất Biểu 3: Kế hoạch chi phí sản xuất theo yếu tố Biểu 4: Kế hoạch Xuất Nhập Khẩu
Biểu 5: Kế hoạch đầu t− xây dựng Biểu 6: Kế hoạch khấu hao TSCĐ
Biểu 7: Kế hoạch sửa chữa lớn
Biểu 8: Kế hoạch lao động vμ tiền l−ơng
Biểu 9: Kế hoạch khoa học cơng nghệ vμ mơi tr−ờng
Biểu 10: Kế hoạch chi tiết sản xuất, tiêu thụ, vμ kết quả tμi chính Biểu 11: Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau khi nhận đ−ợc các chỉ tiêu chung do Tổng Cơng ty giao, Ban giám đốc Cơng ty sẽ họp bμn với tr−ởng các phịng ban trong Cơng ty để thống nhất về việc lập kế hoạch cho năm kế hoạch. Thơng qua cuộc họp, Ban giám đốc giao cho Phịng Kế Tốn – Thống Kê chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch đồng thời yêu cầu các Phịng ban chức năng khác nh− Phịng Kinh doanh, Phịng Tổng hợp, Phịng Sản Xuất phối hợp vμ hỗ trợ cho Phịng Kế Tốn – Thống Kê. Cũng trong cuộc họp nμy Ban Giám Đốc sẽ tạm phân phối các chỉ tiêu chung do Tổng Cơng ty giao xuống cho các Xí nghiệp dựa trên điều kiện thực tế tại từng xí nghiệp.
Sau cuộc họp, Phịng Kế Tốn - Thống Kê sẽ cĩ cơng văn thơng báo đến các Xí nghiệp các chỉ tiêu do Ban giám đốc đề nghị. Các Xí nghiệp cĩ trách nhiệm xem xét xem nên điều chỉnh tăng, giảm các chỉ tiêu nμo vμ gửi lên các Phịng ban chức năng cĩ liên quan.
Sau khi nhận đ−ợc chỉ tiêu do các Xí nghiệp đăng ký, các Phịng ban chức năng sẽ xem xét vμ yêu cầu các Xí nghiệp điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế hơn (nếu cần thiết). Các chỉ tiêu kế hoạch sau khi điều chỉnh sẽ đ−ợc các Phịng ban chức năng tổng hợp lại vμ chuyển sang Phịng Kế tốn- Thống kê lμm cơ sở lập kế hoạch cho toμn Cơng ty (theo 11 biểu mẫu đ−ợc nêu ở trên).
Kế hoạch sẽ đ−ợc Phịng Kế tốn – Thống Kê trình bμy trong một cuộc họp với thμnh phầm tham dự lμ: Ban giám đốc Cơng ty, Tr−ởng các phịng ban vμ
Giám đốc các Xí nghiệp. Trong cuộc họp nμy, Ban Giám Đốc Cơng ty dựa vμo tầm nhìn tổng quan vμ những giải trình của cấp d−ới để xem xét vμ chính thức phê duyệt chỉ tiêu cho toμn Cơng ty vμ cho từng Xí nghiệp. Cũng trong cuộc họp nμy, tất cả những vấn đề cịn v−ớng mắc liên quan đến việc lập kế hoạch sẽ đ−ợc đ−a ra phân tích vμ bμn luận để cĩ đ−ợc sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Nếu kế hoạch cần cĩ sự thay đổi, điều chỉnh thì Phịng Kế Tốn - Thống Kê sẽ phối hợp với các Xí nghiệp vμ các Phịng ban để tiến hμnh cơng việc nμy theo những
kết quả đã đ−ợc thống nhất trong cuộc họp vμ trình lại cho Ban Giám Đốc kế hoạch hoμn chỉnh. Kế hoạch hoμn chỉnh sẽ đ−ợc gửi lên Tổng Cơng ty xem xét. Dựa vμo tầm nhìn tổng quan vμ kế hoạch do Cơng ty đề nghị, Tổng Cơng ty sẽ xem xét vμ yêu cầu Cơng ty điều chỉnh những điểm ch−a hợp lý (nếu cĩ). Kế hoạch sau khi điều chỉnh sẽ đ−ợc trình lại cho Tổng Cơng Ty. Kế hoạch do Tổng Cơng ty thơng qua sẽ lμ kế hoạch chính thức của năm kế hoạch.