Trong suốt quá trình dự tốn ngân sách thì Dự tốn tiêu thụ lμ khâu quan trọng nhất vì Dự tốn tiêu thụ lμ cơ sở để lập các báo cáo dự tốn khác. Dự tốn tiêu thụ luơn đ−ợc lập đầu tiên nên tính hợp lý vμ chính xác của nĩ quyết định phần lớn sự thμnh cơng của toμn bộ dự tốn ngân sách. Dự tốn tiêu thụ nếu phản ánh chính xác tình hình tiêu thụ của Cơng ty trong năm kế hoạch sẽ giúp Cơng ty tránh đ−ợc tình trạng thiếu hμng hoặc tồn kho quá nhiều.
Dự tốn tiêu thụ bao gồm 2 phần:
Phần I.A: Dự tốn sản l−ợng - doanh thu theo từng kênh phân phối
Dự tốn tiêu thụ Phần I.A đ−ợc lập tr−ớc tiên bao gồm các chỉ tiêu: Sản l−ợng tiêu thụ, Đơn giá tiêu thụ, Doanh thu tiêu thụ, Thuế Giá Trị Gia Tăng.
Hiện nay, Cơng ty tiêu thụ sản phẩm qua 3 kênh phân phối chính: Đại lý trả chậm; Cơng ty Vật T− Nơng Nghiệp vμ các Nơng tr−ờng; Ngân hμng Chính sách xã hội Việt Nam. Mặt khác, theo đặc điểm của ngμnh Phân Bĩn thì số l−ợng sản phẩm tiêu thụ nhiều hay ít tuỳ thuộc vμo mùa vụ vμ th−ờng khơng đều nhau giữa các mùa. Vì vậy, Dự tốn sản l−ợng vμ doanh thu nên lập cho từng sản phẩm theo từng quý vμ từng kênh phân phối.
Dự tốn tiêu thụ Phần I.A nên giao cho Phịng Kinh Doanh nghiên cứu thực hiện vì hơn ai hết đây chính lμ đối t−ợng hiểu rõ nhất tình hình kinh doanh của Cơng ty. Hơn nữa, Dự tốn sản l−ợng & doanh thu cịn mang ý nghĩa nhiệm vụ kế hoạch mμ các đối t−ợng nμy tự đặt ra vμ phải hoμn thμnh. Khảo sát thực tế cho thấy việc tiêu thụ sản phẩm qua mỗi kênh phân phối đều đ−ợc phụ trách bởi một bộ phận bán hμng riêng biệt. Vì vậy, Dự tốn sản l−ợng - doanh thu cho từng kênh phân phối nên giao cho bộ phận phụ trách bán hμng của các kênh phân phối đĩ thực hiện. Dự tốn sản l−ợng – doanh thu cho từng kênh phân phối sau khi thực hiện xong sẽ báo cáo cho Phịng Kinh doanh xét duyệt vμ lμm căn cứ lập Dự tốn sản l−ợng – doanh thu cho toμn Cơng ty.
Bên cạnh việc xem xét, cân nhắc các yếu tố thuộc đặc điểm ngμnh, các yếu tố bên trong Cơng ty, khi lập dự tốn tiêu thụ Phịng kinh doanh cũng cần tính đến ảnh h−ởng của các nhân tố khác cĩ liên quan nh−:
- Tình hình kinh tế chính trị thế giới. Hiện nay, một phần nguyên vật liệu sản xuất Phân Bĩn phải nhập từ n−ớc ngoμi nh− Israel, Indonesia, Nga, Trung Quốc, Malaysia nên khi tình hình chính trị thế giới khơng ổn định sẽ đẩy giá nguyên vật liệu lên xuống bất th−ờng lμm ảnh h−ởng trực tiếp đến giá thμnh sản phẩm Phân Bĩn kéo theo sự lên xuống của giá bán nên sẽ ảnh h−ởng đáng kể số l−ợng sản phẩm tiêu thụ.
- Sự kiện Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO. Sự kiện nμy lμm ảnh h−ởng đến chính sách xuất nhập khẩu, mức thuế suất, chính sách đầu t−. Những
thay đổi nμy cĩ thể gây nên những ảnh h−ởng nhất định đến tình hình tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty do sự thay đổi giá của các sản phẩm nhập khẩu thay thế mặt hμng phân bĩn của Cơng ty, sản phẩm nhập khẩu cùng loại...
- Tình hình biến động kinh doanh do thiên tai. Do phân bĩn lμ mặt hμng phục vụ cho nơng nghiệp, nên khi nơng nghiệp bị ảnh h−ởng bởi thiên tai sẽ lμm ảnh h−ởng dây chuyền đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty. Vì vậy, khi dự tốn sản l−ợng cần phải tính đến khả năng giảm sút của sản l−ợng tiêu thụ khi cĩ thiên tai, lũ lụt. Đặc biệt lμ thị phần các tỉnh miền trung.
Ngoμi ra, Phịng Kinh Doanh cần tổ chức điều tra, nghiên cứu thị tr−ờng để dự báo xu h−ớng tiêu dùng trong năm kế hoạch đồng thời tổ chức thu thập thơng tin vμ thống kê về l−ợng sản phẩm, cơ cấu mặt hμng tiêu thụ của các năm tr−ớc nhằm hỗ trợ cho cơng tác Dự tốn sản l−ợng - doanh thu.
Các chỉ tiêu trong dự tốn sản l−ợng – doanh thu đ−ợc lập cụ thể nh− sau:
+ Sản l−ợng tiêu thụ
Trên cơ sở xem xét vμ tổng hợp thơng tin từ các yếu tố khách quan lẫn chủ quan Cơng ty nên dự tốn sản l−ợng tiêu thụ cho từng kênh phân phối nh− sau:
o Cơng ty Vật T− Nơng Nghiệp vμ các Nơng tr−ờng:
Theo kết quả thơng kê các năm gần đây cho thấy l−ợng sản phẩm tiêu thụ qua kênh phân phối nμy ít cĩ sự biến động đột biến. Vì vậy, bộ phận phụ trách bán hμng cho Cơng ty vật t− nơng nghiệp vμ các Nơng tr−ờng nên dựa vμo l−ợng sản phẩm tiêu thụ thực tế qua các quý trong năm 2007 kết hợp với việc phỏng vấn lãnh đạo các đơn vị nμy về việc tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty trong năm kế hoạch vμ các yếu tố cĩ liên quan để dự tính l−ợng sản phẩm tiêu thụ của đối t−ợng nμy trong năm kế hoạch.
o Ngân hμng Chính sách xã hội Việt Nam
Việc tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty thơng qua kênh phân phối nμy phụ thuộc hoμn toμn vμo kế hoạch hỗ trợ nơng dân của ngân hμng. Vì vậy, để dự tính l−ợng sản phẩm tiêu thụ qua kênh phân phối nμy bộ phận phụ trách bán hμng cho Ngân hμng Chính sách xã hội Việt Nam cần trực tiếp phỏng vấn ng−ời lãnh đạo mảng cơng việc nμy của ngân hμng về kế hoạch hỗ trợ nơng dân vμ hợp tác với Cơng ty trong năm kế hoạch.
o Đại lý trả chậm
Để dự tốn sản l−ợng tiêu thụ của đối t−ợng nμy một cách chính xác, bộ phận phụ trách bán hμng cho các đại lý bán hμng trả chậm nên dựa vμo kết quả điều tra nghiên cứu thị tr−ờng kết hợp với nhận định của mình về khả năng tiêu thụ các sản phẩm phân bĩn thơng qua kênh phân phối nμy.
+ Đơn giá tiêu thụ
Điều cần thiết khi xác định đơn giá tiêu thụ lμ phải đ−a một chính sách giá hợp lý cho từng mặt hμng, cho từng đối t−ợng khách hμng sao cho vừa thoả mãn đ−ợc mức lợi nhuận mong muốn vừa đảm bảo tính cạnh tranh trên thị tr−ờng. Để xác định đơn giá tiêu thụ, Phịng Kinh Doanh sẽ tham khảo ý kiến của Phịng Kế Tốn - Thống Kê về giá thμnh sản phẩm dự tốn vμ mức lợi nhuận mong muốn. Mặt khác, Phịng Kinh Doanh cũng cần tổ chức một cuộc điều tra nghiên cứu thị tr−ờng về các nhân tố cĩ liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm nh−: giá của các sản phẩm cùng loại, sản phẩm thay thế, chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, chất l−ợng sản phẩm, th−ơng hiệu của Cơng ty, vị thế của Cơng ty trên thị tr−ờng phân bĩn, giá ng−ời tiêu dùng chấp nhận...
Trên cơ sở kết quả của việc phân tích, nghiên cứu thị tr−ờng kết hợp với mức lợi nhuận mong muốn, Phịng Kinh Doanh sẽ đ−a ra “mức giá hợp lý” vμ
một “biên độ dao động cho phép” sao cho “mức giá hợp lý” khi dao động trong
“biên độ dao động cho phép” thoả mãn đ−ợc mức lợi nhuận mong muốn.
Hiện tại, Cơng ty cĩ 3 kênh phân phối chính. Mỗi kênh mua sản phẩm Cơng ty về sử dụng cho những mục đích khác nhau. Vì vậy, Cơng ty cần cĩ một đơn giá tiêu thụ vμ chính sách thanh tốn thích hợp dμnh cho các kênh phân phối nμy cụ thể nh− sau:
o Đại lý trả chậm
Do các đại lý nμy mua sản phẩm của Cơng ty về để bán lại cho các cửa hμng bán lẻ, các cửa hμng bán lẻ bán lại cho bμ con nơng dân. Vì vậy, giá bán cho các cửa hμng nμy sẽ đ−ợc tính tốn sao cho sau khi trừ đi mức lợi nhuận của các cấp phân phối, giá bán của các sản phẩm cĩ thể cạnh tranh với các mặt hμng khác vμ phù hợp với túi tiền ng−ời nơng dân. Đối với đối t−ợng khách hμng nμy,
Cơng ty cho áp dụng chính sách thanh tốn chậm sau một quý nh− hiện nay lμ
phù hợp nhất.
o Cơng ty vật t− nơng nghiệp vμ các nơng tr−ờng:
Đây lμ nhĩm khách hμng mua sản phẩm của Cơng ty về để sử dụng hoặc bán lại trong nội bộ. Vì vậy, sản phẩm đến tay ng−ời sử dụng trực tiếp qua ít tầng trung gian hơn. Ngoμi ra, ph−ơng thức thanh tốn mμ các đơn vị nμy chấp nhận lμ
thanh tốn sau 1 quý. Vì vậy, với đối t−ợng khách hμng nμy Cơng ty sẽ bán với giá cao hơn so với giá Cơng ty bán cho các Đại lý trả chậm nh−ng thấp hơn giá mμ Đại lý trả chậm bán ra thị tr−ờng. Theo nghiên cứu của Phịng Kinh Doanh, giá bán cho đối t−ợng nμy cao hơn giá bán cho các đại lý trả chậm 1% lμ phù hợp vμ cạnh tranh nhất.
o Ngân hμng Chính sách xã hội Việt Nam:
Ngân hμng Chính sách xã hội Việt Nam cĩ ph−ơng thức hỗ trợ nơng dân phát triển nơng nghiệp bằng cách bán chịu phân bĩn cho họ. Ngân hμng mua sản phẩm của Cơng ty về phân phối lại cho bμ con nơng dân. Ph−ơng thức thanh tốn mμ Cơng ty áp dụng đối với kênh phân phối nμy lμ trả tiền ngay. Vì vậy, giá bán các sản phẩm của Cơng ty cho đối t−ợng nμy sẽ thấp hơn so với hai đối t−ợng trên.
+ Doanh thu tiêu thụ
+ Thuế giá trị gia tăng (Thuế GTGT)
Cơng ty phải dự tốn chỉ tiêu thuế giá trị gia tăng để lμm cơ sở lập Dự tốn tiêu thụ phần II (Dự tốn thu tiền) vμ Dự tốn tiền.
Thuế GTGT đầu ra đ−ợc tính theo cơng thức:
Trong đĩ:
Doanh thu tính thuế đ−ợc xác định theo luật thuế GTGT. Tại Cơng ty, doanh thu tính thuế bằng doanh thu tiêu thụ.
Thuế suất thuế GTGT của sản phẩm NPK, Lân, Axít lμ 5%. Thuế suất thuế GTGT của sản phẩm Bao bì lμ 10%
(Dự tốn tiêu thụ sản phẩm Phần I.A đ−ợc trình bμy chi tiết trong phụ lục 3.1a)
Thuế GTGT đầu ra = Doanh thu tính thuế x thuế GTGT Thuế suất
Phần I.B: Dự tốn sản l−ợng & doanh thu tổng hợp.
Nhằm lμm cơ sở phục vụ cho việc lập các dự tốn khác, Cơng ty nên lập thêm Dự tốn tiêu thụ Phần I.B để dự tốn sản l−ợng & doanh thu tổng hợp cho cả 3 kênh phân phối. Dự tốn đ−ợc lập cho từng quý vμ theo từng loại sản phẩm. Dự tốn tổng hợp nμy cũng đ−ợc giao cho Phịng Kinh Doanh thực hiện.
Dự tốn nμy thể hiện các chỉ tiêu Sản l−ợng tiêu thụ, Doanh thu tiêu thụ, Thuế GTGT đầu ra. Các chỉ tiêu nμy đ−ợc tính tốn dựa trên việc tổng hợp số liệu của 3 kênh phân phối ở phần I.A
(Dự tốn tiêu thụ sản phẩm phần I.B đ−ợc trình bμy chi tiết trong phụ lục 3.1b)
Phần II: Dự tốn thu tiền
Dự tốn tiêu thụ Phần II đ−ợc lập cho từng quý vμ từng kênh phân phối bao gồm các chỉ tiêu: Khoản phải thu năm tr−ớc −ớc thu đ−ợc trong kỳ, Phải thu bán hμng trong kỳ, Tiền thu trong kỳ. Dự tốn tiêu thụ phần II sẽ do Phịng Kế Tốn - Thống Kê lập cụ thể nh− sau:
+ Khoản phải thu năm tr−ớc −ớc thu đ−ợc trong kỳ: lμ Khoản phải thu khách hμng năm tr−ớc −ớc thu đ−ợc trong năm kế hoạch. Căn cứ để lập chỉ tiêu nμy lμ Khoản Phải Thu cuối Quý 4 −ớc tính trong năm tr−ớc.
+ Phải thu bán hμng: lμ khoản tiền phải thu do bán hμng trong kỳ. Khoản phải thu nμy bao gồm: Doanh thu tiêu thụ vμ Thuế GTGT đầu ra. Căn cứ để lập chỉ tiêu nμy lμ: Dự tốn tiêu thụ (Phần I)
+ Tiền thu trong kỳ: Chỉ tiêu nμy phản ánh l−ợng tiền thu đ−ợc trong kỳ từ Khoản phải thu năm tr−ớc −ớc thu đ−ợc trong kỳ vμ Phải thu bán hμng −ớc thu đ−ợc trong kỳ. Chỉ tiêu nμy đ−ợc lập dựa vμo dự tốn tiêu thụ phần I.B, chính sách thanh tốn vμ đ−ợc tính theo cơng thức:
Dự tốn tiêu thụ Phần II đ−ợc trình bμy chi tiết trong phụ lục 3.1c)
Tiền thu trong kỳ =
Khoản phải thu kỳ tr−ớc
−ớc thu đ−ợc trong kỳ + Phải thu bán hμng