Khi nói đến tổ chức là nói đến nguyên lý sắp xếp , sắp đặt các bộ phận, cơ quan hợp thành cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp. Giữa các bộ phận, các cấp có mối liên hệ với nhau.
Cơ cấu tổ chức quản lý có mối liên hệ mật thiết với cơ chế quản lý doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm cho cơ chế quản lý vận hành thông suốt, đảm bảo thực hiện các mục tiêu xác định của doanh nghiệp.
Các phòng chức năng chủ yếu làm nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc, giúp Giám đốc (các Phó Giám đốc) chuẩn bị các quyết định, theo dõi hớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện quyết định. Nếu số lợng các phòng chức năng tăng lên thì số mối quan hệ không chỉ tăng lên tơng ứng mà tăng nhiều hơn. Giảm đợc số lợng các phòng chức năng một cách hợp lý không chỉ có ý nghĩa là giảm đợc cán bộ quản trị, giảm quỹ lơng mà điều quan trọng hơn là đã làm giảm đi nhiều các
mối quan hệ, công việc quản trị đợc tiến hành nhanh hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các trởng phòng. Hiện nay ở nớc ta đang thực hiện chế độ một thủ trởng trong tất cả các doanh nghiệp và cơ quan. ở doanh nghiệp, Giám đốc và các trởng phòng, trởng bộ phận đợc thực hiện chức danh thủ trởng, trong đó Giám đốc là thủ trởng cấp cao nhất doanh nghiệp.
Hòan thiện các phòng chức năng nên tiến hành các bớc sau đây:
Bớc 1 : Rà soát lại chức năng của mỗi phòng. Tốt nhất là mỗi chức năng quản trị do một phòng phụ trách trọn vẹn hoặc ghép ba chức năng có liên quan vào một phòng. Khi rà soát và điều chỉnh chức năng của mỗi phòng không đợc bỏ sót chức năng quản trị nào, cũng không để tình trạng một chức năng lại đợc giao cho nhiều phòng thực hiện (chồng chéo).
Bớc 2 : Xác định số lợng cán bộ, nhân viên cần có của mỗi phòng và nhiệm vụ của từng ngời trong phòng.
Bớc 3 : Sắp xếp, chọn ngời thích hợp với tiêu chuẩn chức danh nhiệm vụ. Bớc 4 : Có biện pháp giải quyết những ngời cha đợc sắp xếp bố trí công việc.