Hợp đồng là cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng. Nó cũng là cơ sở pháp lý để trọng tài, toà án hay bất ký một cơ quan giải quyết tranh chấp nào tiến hành xác định lỗi của mỗi bên, cũng
trong hợp đồng quy định càng chặt chẽ, rõ ràng, chính xác càng tốt. Một trong những biện pháp hạn chế rủi ro và cũng để bảo vệ quyền lợi của mình khi xảy ra tranh chấp là lông ghép các điều khoản "phòng ngừa" trong hợp đồng .
Một biện pháp bảo vệ nào đó luôn thể hiện tính hai mặt nếu là quyền của bên bán thì sẽ là nghĩa vụ của bên mua và ng−ợc lại. Quá trình đàm phán sẽ dung hoà đ−ợc mâu thuẫn này, thống nhất đ−ợc ý chí giữa các bên. Sau đây là một vài điều khoản "phòng ngừa" có thể đ−ợc nêu ra trong hợp đồng.
+ Nếu là ng−ời mua hàng: rủi ro, tranh chấp có thể xảy ra khi ng−ời mua đã trả tr−ớc một phần nào hoặc toàn bộ tiền hàng song ng−ời bán chần chừ hoặc không có ý định thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ, khi ng−ời bán chậm giao hàng, khi ng−ời bán giao hàng không đủ phẩm chất, khi đó các điều khoản phòng ngừa có thể là:
Loại rủi ro Điều khoản phòng ngừa
1. Đã trả tr−ớc một phần tiền hàng và có thể bị mất khoản tiền đó:
- Quy định bên bán phải có một bên thứ ba có uy tín, đủ khả năng đứng ra đảm bảo rằng bên bán sẽ thực hiện hợp đồng; hoặc bên thứ ba sẽ bồi th−ờng cho bên mua nếu bên bán từ chối không thực hiện hợp đồng, hoặc /và.
- Quy định đòi bên bán phải chuyển tr−ớc cho bên mua những giấy tờ chứng nhận bên mua đ−ợc quyền sở hữu, hoặc/và. - Quy định bên bán phải chuyển cho bên mua số sản phẩm t−ơng đ−ơng với số tiên trả tr−ớc.
2. Chậm giao hàng
- Quy định rõ ràng, cụ thể thời hạn bắt buộc phải giao hàng hoặc /và - Định ra các chế tài phát hoặc /và
- Quy định thời hạn để bên mua có thể đơn ph−ơng huỷ hợp đồng hoặc /và
- Thoả thuận về các tr−ờng hợp bất khả kháng và thời hạn thực hiện hợp đồng xảy ra trong tr−ờng hợp bất khả kháng.
3. Hàng hoá giao không
- Quy định hình thức nghiệm thu sản phẩm theo chất l−ợng hay theo công cụ th−ờng là sản phẩm hoặc thiết bị máy móc
đúng nh− chất l−ợng đã thoả thuận
th−ờng quy định chấp nhận theo hình thức quy định một chất l−ợng sử dụng. Và đối với dịch vụ thì th−ờng quy định chấp nhận theo công cụ hoặc/và.
- Đòi giữ lại một khoản trả chậm để đảm bảo; hoặc /và. - Huỷ hợp đồng hoặc/và
- Quy định các chế tài phát hoặc/và
- Đòi thay thế các sản phẩm khiếm khuyết với chi phí do bên bán chịu. + Nếu là ng−ời bán hàng: tuỳ từng đối t−ợng mua hàng truyền thống hay mới, khách hàng quan trọng hay không, mức độ tin t−ởng... mà bên bán nên cố gắng đ−a vào hợp đồng những điều khoản phòng ngừa sau:
Loại rủi ro Điều khoản phòng ngừa
1. Rủi ro về giá * Đồng tiền mất giá - Biến động của sản xuất * Chậm thanh toán * Không thanh toán
* Quy định về những tr−ờng hợp điều đình giá, căn cứ điều chỉnh, cách điều chỉnh giá hoặc quy định phân bố khoản chênh lệch do tỷ tăng tỷ giá cho cả hai bên.
* Quy định về - huỷ hợp đồng - Các chế tài phạt
* Quy định các biện pháp bảo đảm thanh toán nh−: bảo lãnh đặt cọc, ký quỹ, ký c−ợc...
Thực hiện việc giữ quyền sở hữu cho đến khi nhận đ−ợc tiền hàng. Huỷ hợp đồng 2. Rủi ro liên quan đến sản phẩm * Không đến nhận hàng nh− đã thoả thuận * Hàng h− hỏng trong
* Các chế tài phạt bao gồm cả huỷ hợp đồng
- Quy định ng−ời mua phải chịu chi phí gửi hàng - Quy định về chuyển rủi ro cho ng−ời mua
- Xây dựng sách l−ợc giảm nhẹ nghĩa vụ t− vấn của ng−ời bán hàng bằng cách:
quá trình vận chuyển và * Cho rằng hàng không phù hợp với yêu cầu của anh ta.
+ Nghiên cứu tr−ớc sản phẩm và cung cấp cho khách hàng + Bảo l−u văn bản nếu không biết ai là ng−ời sử dụng cuối cùng.
Điều khoản cũng là một trong những biện pháp bảo hiểm. Trong điều khoản cần ghi rõ cách thức giải quyết tranh chấp. Nếu lựa chọn trọng tài thì nên quy định những nội dung về:
- Loại hình trọng tài (AD HOC - hay th−ờng trực) - Trung tâm trọng tài nào và địa chỉ
- Tên trọng tài viên (có thể không cần)
- Thủ tục tố tụng nên phù hợp với tổ chức trọng tài đã chọn - Địa điểm trọng tài
- Ngôn ngữ trọng tài - Phân chia phí trọng tài
- Luật áp dụng trong hợp đồng - Quyết định trọng tài là trung thẩm
Nói chung, quy định rõ ràng, càng dễ thuận lợi trong giải quyết tranh chấp. Là một nhà kinh doanh thận trọng, sau khi các điều khoản hợp đồng đã đ−ợc thoả thuận và soạn thảo xong; tr−ớc khi đặt bút ký cần kiểm tra lại lần cuối xem trong văn bản còn thiếu sót gì không rồi mới quyết định ký. Nếu hợp đồng đ−ợc ký gián tiếp qua Fax, th− từ cần có biện pháp kiểm tra, xác định lại các thoả thuận đã đạt lại lần cuối.
Cần để ý chút ít đến thời hạn có hiệu lực của hợp đồng, ngôn ngữ sử dụng −u tiên, nguồn luật áp dụng trong hợp đồng, điều khoản tranh chấp. Đây th−ờng là những tiểu tiết bị họ cho qua trong khi ký hợp đồng, họ chỉ chú ý đến những điều khoản chính nh− giá cả, sản phẩm, thanh toán, giao hàng... mà không hay rằng những tình tiết t−ởng nh− nhỏ kia có thể khiến cho việc thực hiện hợp đồng bị sụp đổ hoàn toàn.
Tuy vậy, dù hợp đồng đã đ−ợc xây dựng rất kỹ càng, thận trọng cũng không thể tránh đ−ợc mọi rủi ro pháp lý khi thực hiện hợp đồng: Tranh chấp phát sinh đỏi hỏi nhà kinh doanh phải hành động một cách khôn ngoan mới mong bảo vệ đ−ợc quyền lợi của mình.