3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ TRỌNG YẾU
3.1.8. Nâng cao kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm toán và lưu trữ thông tin trên thư viện
thư viện điện tử
Đối với công tác đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán nói riêng và đối với cả quá trình kiểm toán nói chung thì việc thu thập các thông tin về khách hàng là hết sức quan trọng. Thông tin thu thập được càng nhiều thì việc đánh giá của KTV sẽ càng thuận tiện và chính xác.
Đối với các khách hàng thường niên, thông tin phục vụ cho việc đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán thường được KTV lấy từ hồ sơ kiểm toán năm trước. Điều này giúp làm giảm thời gian và chi phí thu thập thông tin của KTV. Nhưng nó đòi hỏi chất lượng thông tin cũ phải thật sự chính xác để KTV có thể căn cứ vào đó, tiếp tục cập nhật những thông tin mới trong năm nay. Để có được một hồ sơ kiểm toán chất lượng, công tác soát xét hồ sơ kiểm toán cần phải được tiến hành nghiêm túc ngay từ những bước đầu tiên.
Thực tế ở AASC, sau khi nhóm kiểm toán kết thúc cuộc kiểm toán làm việc tại khách hàng, việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toán sẽ được tiến hành theo đúng quy định của Công ty (sắp xếp giấy làm việc, đánh tham chiếu,…) và KTV lập Báo cáo kiểm toán. Trước khi Báo cáo kiểm toán được phát hành, toàn bộ hồ sơ kiểm toán sẽ được soát xét bởi các cấp cao hơn (thường là Trưởng phòng và Phó Giám đốc Công ty). Tuy nhiên, vào thời gian mùa vụ kiểm toán, do khối lượng công việc nhiều nên một số hồ sơ kiểm toán không được hoàn chỉnh, còn nhiều thiếu sót. Điều này sẽ gây khó khăn cho các KTV tiến hành cuộc kiểm toán năm sau (khi muốn thu thập thông tin trên hồ sơ kiểm toán năm trước), và sẽ nghiêm trọng hơn nếu khách hàng có vướng mắc gì đối với cơ quan pháp luật về tình hình tài chính, đòi hỏi cần có sự giải thích của công ty kiểm toán đã kiểm toán BCTC. Do đó, tất cả các hồ sơ kiểm toán của Công ty cần phải được hoàn thiện đúng theo quy định. Sau mỗi mùa vụ kiểm toán, Công ty cần tổ chức xem xét lại các hồ sơ kiểm toán trong năm nhằm bổ sung, hoàn chỉnh theo đúng chương trình, thủ tục kiểm toán đã được quy định tại Công ty. Do đó, công tác giám sát chặt chẽ quá trình kiểm toán, tăng cường hoàn chỉnh hồ sơ kiểm toán đồng thời có kế hoạch tập huấn nâng cao kỹ năng cho các KTV là cần thiết và quan trọng.
Đối với các khách hàng mới, hoặc khách hàng có hoạt động mới lạ phức tạp mà KTV chưa có thông tin nào về các vấn đề này, khi đó KTV cần thu thập thông tin từ các chuyên gia, từ công ty kiểm toán khách hàng đó năm trước và từ các nguồn khác. Như vậy, có thể thấy rằng, khối lượng thông tin thu thập đối với mỗi khách hàng là rất lớn.
Từ đó, việc sử dụng và lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả các tài liệu này là một vấn đề không đơn giản. Bên cạnh đó là cả một lượng thông tin về các quy định mới của Nhà nước và các cơ quan chức năng liên quan đến công việc kiểm toán của các KTV (cập nhật các chuẩn mực kế toán mới, chuẩn mực kiểm toán mới, các thông tư, nghị định…). Việc sắp xếp, phân loại các tài liệu, thông tin trên sao cho hợp lý, thuận tiện cho việc sử dụng của các KTV khi tiến hành công việc là rất quan trọng. Hiện tại, Công ty có một mạng nội bộ (thư viện điện tử) chuyên lưu trữ các văn bản, quy định và các báo cáo kiểm toán của các năm. Tuy nhiên, hiện nay các giấy tờ làm việc của KTV chủ yếu là viết tay và được lưu trong một hồ sơ kiểm toán gốc duy nhất. Điều này gây khó khăn trong việc tra cứu, thu thập thông tin khi tiến hành kiểm toán năm sau( vì giấy tờ làm việc nếu chỉ lưu một hồ sơ gốc duy nhất thì dễ xảy ra rủi ro nếu thất lạc, nhàu nát do sử dụng nhiều, gây mất thời gian khi tìm kiếm thông tin).
Ở các Công ty kiểm toán nước ngoài, giấy làm việc của KTV thường được làm trên máy tính và lưu thành hai dạng: dạng bản mềm (soft copy) trong mạng nội bộ và dạng bản cứng (harrd copy) trong hồ sơ kiểm toán. Khi cần dùng thông tin về bất kỳ khách hàng nào, KTV có thể tìm một cách nhanh chóng trên thư viện điện tử hoặc thư viện lưu hồ sơ gốc. Mặt khác, khi không phải trong mùa kiểm toán, thông qua thư viện điện tử (mạng nội bộ), các KTV cũng có thể nghiên cứu trao đổi các tài liệu hữu ích cho công tác kiểm toán và các công tác khác liên quan. Một số Công ty kiểm toán Việt Nam cũng đang áp dụng hình thức này. AASC muốn làm được như vậy thì đòi hỏi Công ty phải trang bị khá đầy đủ máy tính cho các KTV và trợ lý kiểm toán, quy định rõ trách nhiệm của từng cấp nhân viên kiểm toán trong vấn đề thu thập và lưu trữ tài liệu. Công ty cần xây dựng một thư viện điện tử, lưu trữ tất cả những thông tin, tài liệu của toàn Công ty, tạo điều kiện cho việc tra cứu và lấy thông tin một cách nhanh chóng,dễ dàng. Việc xây dựng thư viện điện tử trong mạng nội bộ Công ty cần được toàn thể các nhân viên trong Công ty tham gia và hoàn thiện.
Hiện nay, hệ thống các giấy tờ, các tài liệu của AASC đã khá đầy đủ và phong phú. AASC cần phân loại và có nơi bảo quản và lưu trữ riêng. Mặt khác, mạng nội bộ của AASC cũng đã có và cũng đang hoạt động hiệu quả, vì vậy triển khai việc thiết kế và xây dựng một thư viện điện tử cho AASC là điều hoàn toàn có thể thực hiện được.
Trên đây là một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán tại Công ty Dịch vụ Tư Vấn Tài Chính Kế Toán và Kiểm toán. Hy vọng rằng các kiến nghị nêu trên có thể góp phần vào việc xây dựng một quy trình chuẩn về đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán tại Công ty AASC.