3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ TRỌNG YẾU
3.1.2. Kết hợp các phương pháp đánh giá nhằm mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ:
bộ:
Trong kiểm toán BCTC, KTV phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV sử dụng một trong ba phương pháp hoặc kết hợp cả ba phương pháp tùy thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán: vẽ Lưu đồ; lập Bảng câu hỏi; lập Bảng tường thuật.
Trong công tác đánh giá HTKSNB nhằm đánh giá rủi ro kiểm soát cho cuộc kiểm toán, mô tả HTKSNB trên giấy tờ làm việc để có thể tìm ra được điểm yếu của HTKSNB là rất quan trọng nhưng đồng thời cũng rất khó khăn. Thực tế ở AASC, các KTV khi mô tả HTKSNB thường chỉ dừng lại ở việc trả lời các câu hỏi trong bảng câu hỏi có sẵn nhằm mục đích miêu tả HTKSNB của công ty khách hàng. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc tìm ra kẽ hở của HTKSNB, khó nhận ra được các rủi ro có thể sinh ra trong khi HTKSNB hiện hành. Do đó, việc phối hợp cả ba hình thức để mô tả HTKSNB của công ty khách hàng là cần thiết.
Bảng tường thuật:
Câu hỏi Có Không Không
áp dụng
1. Tính liêm chính của hội đồng quản trị và công ty khách hàng: KTV xác định có lý do gì khiếm KTV nghi ngờ sự chính trực của Ban quản lý công ty khách hàng, cả trong quan hệ với bên thứ ba, lẫn trong quan hệ với KTV không?
2. Lợi ích kinh tế từ việc kiểm toán cho Công ty khách hàng có cao hơn mức rủi ro đi kèm với công ty khách hàng không? 3. Liệu việc chấp nhận kiểm toán cho công ty khách hàng có làm cho AASC bị tổn thất một khoản tiền do vướng vào một vụ kiện với công ty khách hàng hay tổn hại đến uy tín công ty AASC không?
4. Liệu AASC có thể cung cấp dịch vụ kiểm toán với chất lượng cao do các KTV có kinh nghiệm chuyên môn, năng lực ở mức độ phù hợp với công việc cũng như độc lập với khách hàng không?
Bảng tường thuật là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bảng này cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp KTV hiểu biết đầy đủ hơn về HTKSNB.
Bảng câu hỏi:
Mục đích của Bảng này là đưa ra các câu hỏi theo các mục tiêu chi tiết của HTKSNB đối với từng lĩnh vực được kiểm toán. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc “không” và các câu trả lời không sẽ cho thấy nhược điểm của HTKSNB.
Tại AASC, Bảng câu hỏi về HTKSNB đã được Công ty thiết kế và quy định. Tuy nhiên, Công ty chưa đưa ra tiêu thức để đánh giá. Kết luận của KTV về hệ thống kiểm soát nội bộ sau khi đã trả lời các câu hỏi trong bảng lại phụ thuộc vào xét đoán chủ quan của mỗi trưởng nhóm. Điều này gây nên khó khăn cho các KTV cũng như không tạo nên sự thống nhất chung trong toàn công ty.
Để hỗ trợ cho các KTV trong việc đưa ra kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty khách hàng, Công ty AASC nên đưa ra tiêu thức đánh giá dựa trên Bảng câu hỏi được thiết kế. Công ty có thể dùng cách thức cho điểm đối với mỗi câu hỏi được trả lời có hoặc không. Khi điểm số thấp hơn một mức nào đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ bị đánh giá là trung bình hoặc yếu. Công ty AASC cũng có thể dùng cách thức đánh giá dựa trên phần trăm các câu trả lời. Nếu khách hàng trả lời không trên một số phần trăm nào đó thì hệ thống kiểm soát sẽ bị đánh giá là hoạt động không có hiệu quả. Trong trường hợp hệ thống kiểm soát của khách hàng được đánh giá là yếu (vd: số câu trả lời không là trên 70%) thì bên cạnh việc không dựa vào Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình kiểm toán, KTV cần có ý kiến với Ban Giám đốc của khách hàng.
Để thực hiện được việc đó thì AASC cần có một văn bản quy định thống nhất mẫu Bảng câu hỏi và tiêu thức cho điểm để đánh giá một cách chính xác. Việc đưa ra tiêu thức để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ dựa vào bảng câu hỏi không những giúp cho KTV dễ dàng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là hoạt động có hiệu quả hay không mà còn tạo nên một sự thống nhất trong việc đưa ra đánh giá giữa các KTV khác nhau.
Ưu điểm của Bảng câu hỏi là đã được thiết kế sẵn, nên giúp cho KTV có thể trả lời một cách nhanh chóng và không bỏ sót những vấn đề quan trọng, tuy nhiên, Bảng câu hỏi đánh giá HTKSNB được quy định chung cho tất cả các khách hàng. Điều này là chưa hợp lý vì đối với khách hàng có đặc thù khác nhau vì nếu chỉ sử dụng các câu hỏi chung nhiều khi KTV không thấy hết được các điểm yếu, điểm mạnh của Hệ thống kiểm soát. Do đó, việc kết hợp vận dụng các hình thức khác trong mô tả HTKSNB là điều không thể thiếu, trong đó đặc biệt là sử dụng lưu đồ.
Lưu đồ:
Lưu đồ là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ. Lưu đồ về kiểm soát nội bộ giúp KTV nhận xét chính xác hơn về các
thủ tục kiểm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng chỉ ra các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Cách thức mô tả HTKSNB qua lưu đồ thường được đánh giá cao hơn vì theo dõi một lưu đồ thường dễ dàng hơn việc đọc một bảng tường thuật.
AASC cần khuyến khích các KTV sử dụng phương pháp này vì những ưu điểm của nó. Để tăng hiệu quả của phương pháp này, AASC nên có một hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện, các quy ước và ký hiệu được sử dụng chung cho toàn Công ty. Do mỗi đối tượng khách hàng thuộc những lĩnh vực khác nhau nên KTV cần áp dụng linh hoạt phương pháp này trong từng khách hàng cụ thể.
Trước hết, AASC nên xây dựng một hệ thống ký hiệu được sử dụng trong phương pháp vẽ lưu đồ. Em xin được đề xuất một số các ký hiệu được Viện chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ cung cấp (Bảng 3.2) .
Bảng 3.2: Các ký hiệu về lưu đồ cơ bản
Ký hiệu Giải thích
Chứng từ - Tài liệu và các báo cáo các loại bằng giấy. VD: Hóa đơn bán hàng.
Ký hiệu quá trình – Mọi chức năng hoạt động; xác định hoạt động gây ra biến động về giá trị, hình thức hoặc vị trí của thông tin. VD: Nhân viên tính tiền lập các hóa đơn bán hàng
Lưu trữ ngoài dây chuyền (lưu trữ độc lập) - Lưu trữ ngoài dây chuyền về chứng từ, sổ sách và hồ sơ EDP. VD: bản sao hóa đơn bán hàng được lưu trữ theo thứ tự số
Băng máy - Một chứng cứ hoặc băng máy cộng được dùng cho các mục đích kiểm soát. VD: băng máy cộng của các hóa đơn bán hàng.
Ký hiệu đầu vào/ đầu ra - Được dùng để chỉ các thông tin nhập hoặc xuất ra khỏi hệ thống. VD:Sự nhận đơn đặt hàng của khách.
Quyết định (điều kiện) - Được dùng để chỉ một quyết định được thực hiện đòi hỏi hành động khác với câu trả lời “có” hoặc “không” (hiếm khi được dùng). VD: phương thức tín dụng đối với khách hàng có được thỏa đáng không?
Lời chú giải - Lời bình hoặc lời giải thích thêm để làm rõ ý. VD: nhân viên tính tiền kiểm soát tín dụng trước khi lập hóa đơn.
Đường vận động định hướng - Hướng vận động của quá trình hoặc số liệu.
Ký hiệu - Lối ra, hoặc lối vào từ, một phần khác của sơ đồ, được đánh dấu bằng các con số. VD: một chứng từ được chuyển từ bộ phận này qua bộ phận khác.
Các ký hiệu riêng đối với các hệ thống EDP (môi trường xử lý số liệu bằng phương pháp điện tử). Phiếu đục lỗ Băng đục lỗ Băng từ Lưu trữ bằng đĩa hoặc bằng hộp
Khi quá trình được thực hiện bằng tay (thủ công) thì thường sử dụng ký hiệu
Công ty cần có những quy định cụ thể về các kỹ thuật và trình tự các bước để hướng dẫn các KTV lập lưu đồ nhanh chóng, hợp lý và dễ đọc. Các kỹ thuật có thể sử dụng để giúp các lưu đồ hiệu quả có thể bao gồm như: Sử dụng các ký hiệu chuyên dùng; Sử dụng các đường vận động; trình bày sự tách biệt giữa các trách nhiệm; Đưa
vào các quá trình kiểm soát thích hợp; Đưa vào những lời bình và giải thích; Chỉ rõ gốc của chứng từ trên sơ đồ; Sử dụng ký hiệu quá trình cho tất cả chứng từ hoặc sổ sách được lập; Chỉ rõ khuynh hướng của mọi chứng từ trên lưu đồ. Kết hợp các kỹ thuật trên trong việc vẽ lưu đồ, KTV có thể thực hiện theo các bước:
- Xác định hệ thống nào hoặc quá trình nào được trình bày bằng lưu đồ
- Xác định thông tin về các tài liệu, sổ sách và các quá trình hoạt động trong hệ thống thông qua việc xem xét các chứng từ và sổ sách.
- Khai triển một cấu trúc thử của lưu đồ
- Vẽ ra một bức phác họa nháp về hệ thống hoặc quá trình đó -Vẽ ra lưu đồ, gồm cả những lời chú giải và ghi chú
- Theo dõi các tài liệu và sổ sách của một hoặc hai nghiệp vụ kinh tế xuyên qua lưu đồ để xác định tính chính xác của lưu đồ, kết hợp với đặt câu hỏi với các nhân viên của công ty khách hàng.
Khi Công ty đã xây dựng được những hướng dẫn cụ thể đối với việc sử dụng lưu đồ trong mô tả HTKSNB của khách hàng, các KTV cần phải nắm vững được chức năng và những nội dung của các ký hiệu này, các kỹ thuật và các bước công việc từ đó vận dụng chính xác và hiệu quả. Lưu đồ vẽ được sẽ cung cấp một cái nhìn xúc tích về hệ thống kiểm soát ở đơn vị khách hàng, rất có ích cho KTV đánh giá rủi ro kiểm toán, đặc biệt là rủi ro kiểm soát. Một lưu đồ tốt sẽ giúp cho việc nhận diện những thiếu sót của HTKSNB dễ dàng hơn.
Có thể lấy ví dụ một lưu đồ về quy trình bán hàng thu tiền của một ABC khách hàng như sau:
Sơ đồ 3.1 : Lưu đồ về quy trình bán hàng và thu tiền
Như vậy, để trợ giúp cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, bên cạnh việc sử dụng Bảng câu hỏi, KTV có thể sử dụng thêm các lưu đồ, bảng tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi sử dụng thêm các phương pháp này, KTV sẽ có được cái nhìn tổng quát cũng như chi tiết hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng. Tuy nhiên, không nhất thiết phải sử dụng cả Bảng tường thuật và lưu đồ để mô tả một hệ thống vì cả hai đều có chung một mục đích là mô tả dòng vận động của chứng từ và sổ sách trong một hệ thống kế toán. Mặc dù vậy, các chuyên gia kiểm toán khuyến khích các KTV sử dụng phương pháp vẽ lưu đồ.