III. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tà
3.3.2. Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết
áp dụng việc kiểm tra chi tiết đối với 100% số d và nghiệp vụ trong tổng thể là một công việc hết sức khó khăn, không phải bởi sự phức tạp của nghiệp vụ mà sự dàn trải về qui mô, lãng phí thời gian và tiền bạc. Vì vậy, kiểm tra chi tiết chỉ tập trung vào những khoản mục, nghiệp vụ trọng yếu hoặc có khả năng chứa đựng sai phạm trọng yếu. Điều đó nghĩa là KTV chấp nhận mức độ không chắc chắn của bằng chứng kiểm toán thu đợc.
Trong thử nghiệm cơ bản, kiểm toán viên thờng sử dụng phơng pháp chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ. Đây là cách thức chọn mẫu dựa trên hình thức biểu hiện của đối tợng kiểm toán bằng thớc đo tiền tệ. Theo phơng pháp này, đối tợng kiểm toán đợc biểu hiện thông qua đơn vị tiền tệ, mỗi đơn vị tiền tệ sẽ trở thành một phần tử mẫu, tổng thể mẫu là số tiền cộng dồn lũy kế. Khoản mục nào càng có số tiền lớn thì càng có cơ hội đợc lựa chọn. Tuy nhiên, khi số d các khoản phải trả đợc cộng dồn là một số tuyệt đối thì sẽ phức tạp trong việc đánh giá kết quả mẫu. Do vậy, xác định quy mô mẫu thờng phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của KTV trong việc hớng tới tính đầy đủ và tin cậy của bằng chứng. Cách chọn mẫu đợc dùng trên thực tế để kiểm tra chi tiết các khoản phải trả nh sau:
+ Kiểm toán viên hài lòng với tất cả tên ngời bán đã đợc đa vào danh sách các các khoản phải trả dù có một số có thể có số lợng sai. Tổng thể mẫu là tất cả ngời bán trên danh sách và tổng số tiền trên danh sách, nh vậy đơn vị mẫu sẽ là từng ngời bán cụ thể với từng số d cụ thể. Trọng tâm của cuộc khảo sát là tính có căn cứ hợp lý, quá trình đánh giá và sự phân loại.
+ Kiểm toán viên hài lòng với tất cả các các khoản phải trả vào ngày lập bảng cân đối kế toán đã đợc thanh toán sau ngày cuối năm. Tổng thể đợc định nghĩa là tất cả các khoản chi sau ngày cuối năm.
Nếu không lựa chọn tất cả các TK từ một khoản mục thì có thể lựa chọn một số TK thậm chí tiểu khoản dựa trên cơ sở chọn điển hình những TK chính hoặc chọn mẫu đại diện. Lựa chọn khoản mục chính có thể hiệu quả hơn khi xuất hiện một trong những điều kiện sau:
+ áp dụng phơng pháp tiếp cận dựa trên hệ thống và có bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu từ những thủ tục phân tích đối với tổng thể mẫu và vì thế cần ít bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu từ quá trình kiểm toán chi tiết.
+ Tổng thể mẫu bao gồm một số lợng nhỏ các khoản mục lớn. Vì thế quá trình kiểm tra một số lợng tơng đối nhỏ các khoản mục chính sẽ giúp kiểm tra có hiệu quả một phần lớn tài khoản.
+ Tổng thể mẫu chủ yếu bao gồm những nghiệp vụ không thờng xuyên hoặc các ớc tính kế toán. Vì thế, tài khoản không có khả năng bao gồm những khoản mục tơng tự có thể dùng để chọn mẫu.
Chọn mẫu đại diện có hiệu lực hơn khi:
+ Việc lựa chọn phơng pháp tiếp cận kiểm tra chi tiết và có ít hoặc không có bằng chứng kiểm toán từ những thủ tục phân tích. Vì thế đòi hỏi nhiều bằng chứng kiểm tra chi tiết số liệu hơn từ quá trình kiểm tra chi tiết.
+ Tổng thể mẫu bao gồm một số lợng lớn các khoản mục với giá trị tơng đối lớn. Vì thế, cần phải kiểm tra một số lợng tơng đối lớn các khoản mục chính để đa ra kết luận cho phần lớn khoản mục của tài khoản.
+ Tổng thể mẫu bao gồm các nghiệp vụ thờng xuyên. Vì thế, tài khoản có khả năng bao gồm những khoản mục tơng tự có thể dùng để kiểm tra chọn mẫu có hiệu quả.
Trong một số trờng hợp, tổng thể bao gồm những khoản mục chứa đựng tính chất của cả hai trờng hợp nêu trên, tùy theo trình độ và kinh nghiệm của kiểm toán viên có thể kết hợp lựa chọn khoản mục chính đối với nhóm tài khoản này và chọn mẫu đại diện với nhóm TK khác. Dù sử dụng kỹ thuật nào để lựa chọn khoản mục, KTV cũng cần nắm chắc đặc trng của đối tợng kiểm tra để từ đó có phơng pháp kiểm tra thích hợp.
Có nhiều cách khác nhau để tiến hành chọn mẫu kiểm toán, yêu cầu của việc chọn mẫu là mẫu chọn phải mang tính đại diện để suy rộng tính chất của mẫu cho tổng thể. Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng thờng bắt đầu bằng việc chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ đợc trích từ các chi phí mua hàng. Từ đó, kiểm toán viên tiến hành đối chiếu hóa đơn của ngời bán với nhật ký mua hàng, với phiếu nhập kho do thủ kho lập và sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đối với những lô hàng đợc chọn để kiểm toán.