2. Thực trạng kiểm toán chu trình Bán hàng Thu tiền do Công ty TNHH Grant Thornton thực hiện.
900.000 V 006431 25/05/2006 Công ty CP Peace Soft 1.300.000 V V V V
006431 25/05/2006 Công ty CP Peace Soft 1.300.000 V V V V V 006453 29/05/2006 Công ty Phúc Hưng 455.000 V V V V V
Ghi chú:
(1): Đúng với số liệu trên chứng từ (2): Đầy đủ chứng từ đi kèm
(3): Các chứng từ đã được phê duyệt đầy đủ (4):Chứng từ được đánh số thứ tự đầy đủ (5): Ghi sổ đầy đủ
V: Thoả mãn với kết quả kiểm tra.
*Thực hiện thủ tục kiẻm tra tính dúng kỳ của các ghi chép kế toán về khoản mục doanh thu (Cut- off test).
Doanh thu là một khoản mục quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến các khaonrmục khác trên Báo cáo tài chính, việc ghi chép doanh thu có xu hướng xảy ra gian lận (ghi tăn hoặc ghi giảm). Vì vậy, kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi chép doanh thu là một phần bắt buộc trong chương trình kiểm toán Explorer của Công ty. Trên cơ sở kiểm tra chọn mẫu, kiểm toán viên tiến hành lựa chọn kiểm tra một số nghiệp vụ phát sinh những ngày cuối cùng năm 2006 và những ngày đầu của năm 2007 để xem xét tính đúng kỳ của việc ghi sổ các nghiệp vụ này. Công việc thể hiện trên giấy tờ như sau:
Tên khách hàng: ABC
Năm tài chính: kết thúc ngày 31/12/2006 Khoản mục: Doanh thu
Tên công việc: Thủ tục cut- off test. Đơn vị: VNĐ
Ct số Ngày Diễn giải Số tiền Ghi chú
006756 25/12/2006 Xí nghiệp Đức Giang 875.000 V 006763 29/12/2006 31/12/2006 Đại lý Minh Đức Công ty Đại An 1.300.000 V 1.250.000 (1) … Ghi chú:
(1): Không có số chứng từ, do lỗi thực hiện đánh số sót.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại,… Tại công ty ABC, do đặc thù kinh doanh là nước uống đóng chai nên hầu như không có giảm giá hàng bán. Hàng bán bị trả lại cũng không có do các yếu tố như chất lượng sản phẩm, các quy định về bán và giao hàng, phương thức bán hàng,…
Tuy nhiên kiểm toán viên vẫn tiến hành kiểm tra các giấy tờ liên quan để đảm bảo rằng các khoản giảm trừ doanh thu, nếu có, đều được ghi chép đầy đủ, đúng theo các quy định kế toán.
Kết thúc các thủ tục kiểm tra như trên, kiểm toán viên thực hiện đính kèm các giấy tờ làm việc bản mềm (sử dụng Microsoft excell) vào bảng câu hỏi có sẵn của phần mềm Explorer, đồng thời trả lời các câu hỏi tương ứng. Những phát hiện về những thiếu sót, sai phạm của khách hàng sẽ được ghi chú đầy đủ lại trong chính các giấy tờ làm việc đó, là cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra các điểm góp ý trong Thư quản lý (Management letter). Kết luận cuối cùng sẽ là của kiểm toán viên chính phụ trách cuộc kiểm toán (senior in- charge) và giám sát kiểm toán (supervisor), xác nhận rằng, khoản mục doanh thu đã được kiểm toán thích hợp, đúng quy trình, theo tiêu chuẩn của Grant Thornton.
b. Các thử nghiệm cơ bản đối với các khoản phải thu khách hàng.
Do công ty tiêu thụ dưới hình thức đại lý nên các khoản phải thu tương đối lớn. Các ghi chép và các nghiệp vụ phát sinh đều bằng Đồn Việt Nam.
Kiểm toán viên tiến hành thu thập bảng chi tiết công nợ của khách hàng, bao gồm số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ, đối chiếu với sổ tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo tài chính. Kiểm toán viên cũng tiến hành so sánh số dư các koản phải thu năm nay với năm trước và việc trình bày khoản phải thu tren bảng cân đối kế toán của khách hàng.
Việc đối chiếu chi tiết được thể hiện qua giấy tờ làm việc như sau:
Tên khách hàng: ABC
Năm tài chính: Kết thúc ngày 31/12/2006 Khoản mục: Các khoản phải thu
*Mục đích: kiểm tra, đối chiếu khoản phải thu của khách hàng
*Phương pháp: Kiểm tra cộng dồn, đối chiếu số dư cuối kỳ với năm 2005.
Diễn giải 2006 2005 Chênh lệch
Số dư đầu kỳ: 68.154.900 57.813.100 10.341.800 Phát sinh tăng 158.950.000 123.000.800 35.949.200 Phát sinh giảm 147.112.000 112.659.000 34.453.000 Số dư cuối kỳ 79.992.900 68.154.900 11.838.000
Ghi chú:
-Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ năm 2005 lấy theo Bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán năm 2005.
-Đã kiểm tra cộng dồn đúng.
Kết luận:
Các khoản phải thu trong năm không có những biến động bất thường. Đã đối chiếu với sổ sách và các chứng từ liên quan.
Kết luận của kiểm toán viên cho thấy việc ghi sổ các khoản phải thu là đầy đủ, việc chuyển sổ cũng như cộng dồn được thực hiện chính xác. Việc các khoản phải thu trong năm 2006 tăng so với năm 2005 chủ yếu là do công ty mở thêm một số đại lý tại các tỉnh, do đó làm tăng khoản phải thu.
*Gửi thư xác nhận:
Đây là một bước công việc quan trọng mà kiểm toán viên phải thực hiện. Tuy trong năm công ty đã thực hiện việc đối chiếu công nợ với khách hàng, nhưng việc đối chiếu này chưa thực hiện được đầy đủ vớ toàn bộ các khaonrphải thu. Vì vậy kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận công nợ nhằm xác minh rằng các khoản phải thu là có thật và các khoản dự phòng là trọn vẹn. Nếu số lượng các khoản phải xác nhận là lớn, kiểm toán viên có thể tiến hành gửi thư chọn mẫu. trong trường hợp các khoản phải xác nhận là ít, kiểm toán viên có thể gửi thư xác nhận toàn bộ.
Đối với công ty ABC, do có nhiều đại lý và các doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, nên việc gửi thư xác nhận cho toàn bộ khách hàng của công ty là không thể. Do đó, kiểm toán viên tiấn hành gửi thư xác nhận đối với các khoản công nợ có giá trị lớn. Tổng số khách hàng được gửi thư xác nhận là 7 khách hàng.
Công ty TNHH ABC
Số 554- NguyễnVăn Cừ- Gia Lâm- Hà Nội Điện thoại:
Kính Gửi: Đại lý Thanh Sơn
Số 456- Lê Chân- Hải Phòng
Về việc: Xác nhận công nợ phục vụ cho mục đích kiểm toán
Kính thưa ông,
Chúng tôi, Công ty TNHH Grant Thornton đang thực hiện kiểm toán đối với công ty ABC, là nhà cung cấp các sản phẩm cho quý ông dưới hình thức đại lý. Để phục vụ cho mục đích kiểm toán, rất mong ông vui lòng xác nhận cho chúng tôi thông tin sau: Cho đến ngày 31 tháng 12 năm 2006, quý ông còn phải trả cho công ty ABC tổng số tiền là 17.095.000 VNĐ.
Rất mong ông tạo xác nhận và nhanh chóng gửi kết quả cho chúng tôi trước ngày…. Thư phúc đáp xin gửi trực tiếp đến địa chỉ sau:
Ông NĐH
Phòng kiểm toán
Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam
Số 897- Hồng Hà- Hoàn Kiếm- Hà Nội ĐT: (04) 932 4401 Fax: 926 4532 Xin trân trọng cảm ơn
Lee Yuh Sing Tổng giám đốc
Đại lý Thanh Sơn xác nhận: Đến hết ngày 31/12/2006, tổng số tiền mà đại lý còn phải trả Công ty ABC là: ………. VNĐ
Chủ đại lý:
Các thư xác nhận phúc đáp đêu thống nhất với ghi chép kế toán của công ty ABC.
*Tiến hành kiểm tra chi tiết lập dự phòng phải thu khó đòi.
Kiểm toán viên đã tiến hành kiểm tra các khoản dự phòng phải thu khó đòi và kết luận rằng tất cả các khoản dự phòng phải thu khó đòi của công ty đều dược lập đúng với các quy định hiện hành. Trong năm, công ty cũng không có số dư hay số phát sinh tren tài khoản 004. Kiểm toán viên đã tiến hành kiểm tra và xác minh không có khoản nợ nào được xoá trong năm.
Kết thúc kiểm toán đối với các khoản phải thu, kiểm toán viên hoàn tất các giấy tờ làm việc và đính kèm vào file Explorer, với xác nhận của kiểm toán viên chính và giám sát kiểm toán rằng, khoản mục Các khoản phải thu đã được kiểm toán một cách hợp lý.
c. Các thử nghiệm cơ bản đối với kẩon mục Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
Để tiến hành kiểm toán đối với hai khoản mục này, kiểm toán viên cần thu thập các số liêụ liên quan có trên sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng, sổ cái tài khoản 111, 112, 113, bảng cân đối số phát sinh, biên bản kiểm quỹ tiền mặt, bản đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng,…
Các bước tiến hành công việc theo phần mềm kiểm toán Explorer như sau: 1.Thu thập hoặc lập một bảng các tài khoản tiền gửi ngân hàng của khach hàng trong năm.
Trong năm, công ty ABC có 2 tài khoản bằng Đồng Việt Nam. Đây là 2 tài khoản duy trì từ các năm trước, đến nay không thay đổi. Hai tài khoản này đứng tên công ty, được lập tại Ngân hàng VID Public.
2.Qua phỏng vần, điều tra, quan sát, xác định xem:
a. Tất cả các tài khoản ngân hàng và các giao dịch băng tài khoản đó đều được phê duyệt đầy đủ bởi cấp có thẩm quyền.
Đối với ABC, tất cả các giao dịch bằng tiền gửi ngân hành được phê duyệt đầy đủ bởi tổng giám đốc.
b. Tất cả séc, tiền mặt tại quỹ đều được cất giữ cẩn thận
Tại ABC, thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi và cất giữ tiền mặt. Công ty không sử dụng séc trong giao dịch.
c. Xem xét việc thực hiện đối chiếu thường xuyên số dư ngân hàng với số dư sổ kế toán
Công ty không thực hiện lập bảng đối chiếu thường xuyên. Kiểm toán viên đã lập và đối chiếu. Không có chênh lệch giữa sổ kế toán và báo Có của ngân hàng.
3.Kiểm tra các ngiệp vụ liên quan tại ít nhất 5 ngày trước ngày khoá sổ kế toán để đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi sổ đầy đủ. Kiểm tra và xem xét các nghiệp vụ bất thường, nếu có.
4. Gửi thư xác nhận tới ngân hàng để xác nhận số dư trên sổ lế toán và ngày cuối niên độ.
5. Tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất.
6. …
Sau khi thực hiện công việc, kiểm toán viên kết luận rằng khoản mục Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng đã được phản ánh trung thực và hợp lý.