toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội
Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi phơng pháp quản lý và công tác tổ chức kế toán cũng phải cải tiến để tự hoàn thiện. Một tổ chức kế toán có thể phù hợp trong giai đoạn hiện thời nhng lại không thích ứng đợc với những đòi hỏi của giai đoạn mới. Do đó, sự hoàn thiện tổ chức kế toán luôn luôn là yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp; nó đòi hỏi ngời quản lý phải nghiên cứu, tìm tòi nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị mình để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Có thể nói công tác hạch toán vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cả bình diện trực tiếp và gián tiếp. Trớc hết yếu tố nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí do đó hạch toán vật liệu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp. Hơn nữa tổ chức tốt công tác hạch toán và quản lý vật liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất. Chính vì vậy hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một điều rất cần thiết.
Là một đơn vị vừa có nhiệm vụ vận dụng vừa có nhiệm vụ sửa chữa đầu máy nên nhu cầu vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội rất lớn, chủng loại vật liệu đa dạng và phong phú, do đó công tác quản lý vật liệu rất phức tạp, đòi hỏi công tác hạch toán vật liệu phải không ngừng nâng cao để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.
Năm 1986 là một cột mốc lớn trong tiến trình lịch sử của đất nớc ta: Từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng. Điều này đã tạo ra những vận hội và thời cơ lớn cho các doanh nghiệp hoạt động, tuy nhiên nó cũng đặt ra cho mỗi một tổ chức những khó khăn và thách thức đòi hỏi phải vợt qua để tồn tại và phát triển. Hòa theo sự phát triển của đất nớc, nhận thức rõ nhiệm vụ của mình trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nớc, Xí nghiệp đầu máy Hà nội đã có những phơng hớng, biện pháp chuyển mình nhằm xóa bỏ bao cấp chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trờng, nâng cao số lợng và chất lợng vận tải. Trong những năm qua, xí nghiệp đã đạt đợc nhiều kết quả rất đáng kể dù mặt bằng sản xuất và nhà xởng chật hẹp, hệ thống máy móc thiết bị đã lạc hậu và xuống cấp không đảm bảo độ chính xác gia công phụ tùng cho đầu máy diezel.
Thành tích đó phải kể đến sự chỉ đạo sát sao của Liên hiệp Đờng sắt Việt nam và Liên hợp I, sự cố gắng phấn đấu nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp và đặc biệt là sự trởng thành của đội ngũ cán bộ quản lý của xí nghiệp.
Ngày 1.1.1996 theo Quyết định số 1141TC/QĐ/QĐKT của Bộ Tài chính, Xí nghiệp đã tiến hành thực hiện cải cách chế độ kế toán. Mặc dù thời gian bắt đầu gặp nhiều khó khăn nh xây dựng lại hệ thống sổ kế toán, cách thức ghi chép, chuyển số từ tài khoản kế toán cũ sang số d tài khoản kế toán mới nh… ng dần dần công tác kế toán cũng đi vào nề nếp và khoa học, thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Để phù hợp với quy mô, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, yêu cầu hạch toán của ngành và để đảm bảo tính thống nhất về hình thức sổ kế toán trong toàn ngành, Xí nghiệp đã chuyển từ hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ” sang sử dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”.
Cùng với quá trình đổi mới công tác kế toán trong toàn ngành cũng nh áp dụng thành tựu khoa học công nghệ thông tin mà chủ yếu là ứng dụng các phần mềm kế toán, công tác kế toán tại Xí nghiệp đã bớc sang một giai đoạn mới: công việc của các nhân viên chủ yếu là xử lý chứng từ và nhập chứng từ, việc cân đối tài khoản, lên bảng biểu là do máy thực hiện dới sự kiểm tra của cán bộ kế toán. Mặc dù đã có sự giúp đỡ của máy vi tính nhng khối lợng công tác kế toán ở Xí nghiệp vẫn rất lớn do số lợng chứng từ nhiều, mật độ nghiệp vụ xảy ra lớn.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung nh hiện nay của xí nghiệp đã đảm bảo đợc sự lãnh đạo thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán trong xí nghiệp, đảm bảo cho kế toán phát huy vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, giúp cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác.
Phòng kế toán của Xí nghiệp với đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán năng động, có trình độ, kinh nghiệm về nghề nghiệp, nhạy bén với sự đổi mới của thị tr- ờng, đợc giao nhiệm vụ cụ thể phù hợp với năng lực của mình luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác giúp cho lãnh đạo Xí nghiệp đa ra đợc những quyết định và chính sách quản lý kịp thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ưu điểm lớn nhất trong công tác hạch toán đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp là tính hiệu quả và tính chính xác. Phòngkế toán luôn có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xởng trong Xí nghiệp đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán tiến hành trôi chảy, kịp thời. Các phần hành kế toán đợc phối hợp nhịp nhàng, thực hiện đúng chế độ quy định hiện hành, các tài khoản chi tiết đợc mở hợp lý theo từng khoản mục cụ thể phù hợp với hoạt động của ngành đờng sắt.
Việc tổ chức chứng từ ban đầu cùng với hạch toán chi tiết rất cụ thể, giúp cho hoạt động quản lý cũng nh hạch toán tổng hợp vật liệu đạt hiệu quả. Chứng từ ban đầu gồm nhiều loại phù hợp với đặc điểm của vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý vật liệu theo kho và trạm nhiên liệu. Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp vật
liệu tại Xí nghiệp rất khoa học, ít trùng lặp, tiết kiệm lao động kế toán, đáp ứng đ- ợc yêu cầu hạch toán của đơn vị cấp trên.
Nhìn chung, hoạt động của phòngkế toán tài vụ đã đảm bảo đáp ứng kịp thời, chính xác các thông tin về sự biến động của vốn và tình hình tài chính cho Ban giám đốc. Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm đã đạt đợc công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp vẫn còn một số tồn tại nhất định:
1. Kỳ lập kế hoạch và kỳ hạch toán tiến hành theo quý:
Trong môi trờng nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh quyết liệt nh hiện nay, việc nắm bắt thông tin kế toán và đa ra quyết định đúng đắn là việc có tầm quan trọng rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt là đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn nh Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Là một Xí nghiệp thành viên của Xí nghiệp Liên hợp I, kỳ hạch toán của Xí nghiệp đợc tiến hành theo quý nên việc cung cấp thông tin của kế toán bị hạn chế rất nhiều về mặt thời gian. Vì vậy việc nắm bắt tình hình để đa ra quyết định một cách chính xác và kịp thời của Ban Giám đốc sẽ gặp khó khăn. Hơn nữa, việc hạch toán theo quý sẽ gây ảnh hởng đến việc theo dõi tình hình nguyên vật liệu và chi phí sản xuất cũng nh việc đề ra những biện pháp kịp thời đối với hoạt động sản xuất trong kỳ và những kỳ kế toán sau.
2. Sự không đồng nhất trong công tác tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Hiện nay, Xí nghiệp sử dụng đồng thời hai phơng pháp trong tính giá nguyên vật liệu xuất kho là phơng pháp giá hạch toán (đối với vật t phụ tùng) và giá thực tế bình quân gia quyền (đối với nhiên liệu). Khi thực hiện đồng thời hai phơng pháp tính giá nh vậy xét về góc độ đặc điểm của vật liệu và nhiên liệu thì khá hợp lý. Tuy nhiên, đối với nhiên liệu khi sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền để tính giá trị nhiên liệu xuất kho thì chỉ đến cuối kỳ mới tính đợc tổng giá trị nhiên liệu. Nh vậy không phản ánh đợc tình hình biến động nhiên liệu về giá trị một cách thờng xuyên, do đó phần nào ảnh hởng đến việc cung cấp thông tin quản lý.
3. Cha xây dựng Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu trong hạch toán chi tiết vật liệu chi tiết vật liệu
Trong quá trình hạch toán chi tiết vật liệu kế toán chỉ thực hiện kiểm tra đối chiếu chứng từ nhập xuất và thẻ kho, tính giá vật t xuất kho theo giá hạch toán trên Phiếu lĩnh vật t mà không phản ánh trên Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu. Thiếu bảng luỹ kế này thông tin về tình hình biến động nhập xuất vật liệu không đợc kịp thời. Hơn nữa sẽ thiếu cơ sở để đối chiếu với số liệu trên Sổ số d và Bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp.
4. Chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng phục vụ sản xuất đợc hạch toán trên cùng một tài khoản đợc hạch toán trên cùng một tài khoản
Việc mã hoá các tài khoản một mặt nhằm giản tiện cho công tác hạch toán, mặt khác là để phân biệt từng loại vật liệu, tài sản, chi phí Hiện nay, tại Xí…
nghiệp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí công cụ dụng cụ tại các phân x- ởng sản xuất đợc theo dõi riêng trên từng tài khoản. Tuy nhiên chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ dùng chung trong Xí nghiệp lại đợc tập hợp chung vào TK 6272 “Chi phí vật liệu”. Việc tập hợp hai loại chi phí: chi phí vật liệu và chi phí công cụ dụng cụ vào cùng một tài khoản nh vậy là cha hợp lý. Vì vậy, Xí nghiệp nên tập hợp riêng giá trị của hai loại chi phí này trên hai tài khoản khác nhau nhằm tạo sự thuận lợi và cho việc hạch toán.
5. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp cha thống nhất
Hình thức kế toán tổng hợp tại Xí nghiệp hiện nay là hình thức “Nhật ký chung” thống nhất trong toàn ngành. Tuy nhiên khi nhập dữ liệu vào máy tính thì cán bộ kế toán lập “Chứng từ - ghi sổ”, sau khi nhập dữ liệu máy sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Nhật ký chung rồi từ đó vào Sổ cái các tài khoản. Bên cạnh đó, do ảnh hởng của hình thức sổ Nhật ký chứng từ trớc đây nên trong quá trình hạch toán tổng hợp kế toán vẫn sử dụng các Nhật ký chứng từ và bảng kê.Việc sử dụng Chứng từ - ghi sổ để vào dữ liệu tại Xí nghiệp là hợp lý do quy mô hoạt động lớn, lao động kế toán đợc phân công theo từng phần hành. Sự kết hợp giữa Chứng từ - ghi sổ và Nhật ký chung trong hệ thống sổ kế toán không ảnh hởng gì lớn trong công tác kế toán. Tuy nhiên, việc sử dụng đồng thời cả Chứng từ - ghi sổ, Nhật ký chứng từ và Nhật ký chung không đảm bảo đợc tính thống nhất trong hạch toán tổng hợp cũng nh gây khó khăn trong việc đối chiếu và kiểm tra. Do đó, Xí nghiệp cần xem xét để cải tiến lại hệ thống sổ kế toán tổng hợp đảm bảo cho sự thống nhất, đơn giản và thuận tiện cho việc hạch toán cũng nh công tác kiểm tra.
Phát hiện ra những thiếu sót và bất hợp lý trong công tác hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng là điều hết sức cần thiết, tuy nhiên việc điều chỉnh lại cho hợp lý không phải là chuyện đơn giản và dễ thực hiện đặc biệt là đối với một Xí nghiệp có quy mô lớn nh Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội vì nó kéo theo nhiều sự chuyển đổi không chỉ trong hệ thống sổ sách mà còn cả phơng pháp hạch toán. Tuy nhiên, để công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì không có cách nào khác là không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán. Dới góc độ của một sinh viên lần đầu đợc làm quen với công tác kế toán thực tế, trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế, em xin đợc đa ra một số ý kiến nhằm góp phần bổ sung và hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội.