II. Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nộ
2. Tổ chức chứng từ nguyên vật liệu
2.1. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ gốc: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT (của ngời bán), Biên bản giao nhận vật t (đối với những vật t tự gia công).
- Biên bản kiểm nhận vật t, Biên bản nghiệm thu vật t - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
- Phiếu lĩnh vật t (Mẫu số 06-VT)
- Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng
2.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu
2.2.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho
* Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho vật liệu Khi phát sinh nhu cầu vật liệu:
- Tiếp liệu viên (tại phòng Vật t) trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo giá cho Giám đốc và Trởng phòng ký duyệt sau đó xuống phòng Tài vụ viết Giấy tạm ứng để lĩnh tiền mua vật t (nếu trả tiền luôn). Khi hàng đã về, tiếp liệu viên xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu.
- Ban kiểm nghiệm gồm ngời phụ trách cung tiêu, thủ kho, ngời giao hàng căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiểm tra vật t dới sự chứng kiến của tiếp liệu viên và thủ kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật t.
- Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật t, tiếp liệu viên lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (một liên đợc giao cho tiếp liệu viên giữ).
- Thủ kho nhận 1 liên của Phiếu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồi chuyển lên phòng Kế toán.
Mẫu số 1:
Đơn vị: XNĐMHN Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá) Mẫu số: 05-VT
Ngày 14 tháng 3 năm 2002 Số: 1257 Căn cứ: Hoá đơn Số 1892 ngày 14 tháng 3 năm 2002
Của: Công ty VL điện và DCCK
- Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Phạm Văn Kiên - Trởng ban Ông, bà Lê Văn Tiến - ủy viên Ông, bà Lê Văn Tiến - ủy viên Ông, bà Phạm Thị Hải - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật t (sản phẩm, Đơn vị tính Số lợng theo Số lợng đúng Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú quy cách Số lợng không đúng quy cách
1 Sơ mi xi lanh động cơ 100 100 0
ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn
Đại diện tài vụ Ngời mua hàng Thủ kho Trởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu số 2:
Phiếu nhập kho Số: 1257
Ngày 14 tháng 3 năm 2002
Họ và tên ngời giao hàng: PhạmVăn Hng Theo Hoá đơn số 1892
Của Công ty VL điện và DCCK Nhập tại kho: Tiệp
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập