V. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định
2. Đặc điểm qui trình công nghệ, tổ chức sản xuất và cơ cấu quản lý của xí
của xí nghiệp may X19.
2.1. Đặc điểm về qui trình công nghệ.
Có thể khái quát quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19 qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 11: Quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19
Quy trình này đợc bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng cụ thể, tuỳ theo các loại hàng đợc đặt may, xí nghiệp sẽ quyết định xem loại NVL nào phù hợp, NVL chính là các loại vải đợc xí nghiệp mua về nhập kho và một số ít trờng hợp là do khách hàng mang đến. Căn cứ vào định mức NVL cho sản phẩm, vải sẽ đợc xuất kho đa xuống phân xởng cắt theo phiếu xuất kho. Phân xởng cắt làm nhiệm vụ cắt theo số đo của từng ngời, đánh số ký hiệu theo phiếu đặt may; bán thành phẩm đợc chuyển cho bộ phận vắt sổ, sau đó chuyển cho các phân xởng may tùy theo yêu cầu cụ thể từng loại sản phẩm. Tại các phân xởng mỗi công nhân có trách nhiệm hoàn thiện bán thành phẩm và đợc giao căn cứ vào trình độ tay nghề và cùng với sự giám sát của nhân viên kỹ thuật tại phân xởng.
Trớc khi nhập kho, thành phẩm phải đợc hoàn thiện ở công đoạn cuối cùng: Thùa khuyết, đính khuy, là phẳng sau đó qua nhân viên KCS kiểm tra.
Sau khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, tùy theo hợp đồng ký kết, xí nghiệp có thể giao tận nơi cho khách hàng hoặc giao cho khách ngay tại kho.
Nh vậy, quy trình sản xuất của xí nghiệp liên tục, trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau, sản phẩm của giai đoạn này là nguyên liệu của giai đoạn tiếp theo, sản phẩm đợc chia nhỏ cho nhiều ngời và cuối cùng ghép nối nguyên liệu khác nhau (chủ yếu là vải) hoặc một loại vải có thể may đợc nhiều mặt hàng khác nhau.
Sản phẩm của xí nghiệp thờng là sản phẩm đơn chiếc vì đợc may đo cho từng ngời theo số đo cụ thể. Do đó, đòi hỏi phải có sự theo dõi và kết hợp chặt chẽ giữa các khâu của qui trình sản xuất.
Khách hàng Nguyên liệu Kho nguyên liệu
Kho sản phẩm Phân xưởng cắt
Bộ phận KCS May và hoàn
2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất
Đối tợng chế biến của xí nghiệp may X19 là vải: Vải đợc cắt và may đo thành các chủng loại mặt hàng khác nhau. Xí nghiệp thực hiện công nghệ may theo 2 giai đoạn là cắt may và hoàn thiện sản phẩm.
Khi vải đợc xuất kho xuống phân xởng cắt theo phiếu xuất kho (ghi vào cuối ngày trên phòng kế toán), phân xởng cắt làm nhiệm vụ thực hiện công nghệ cắt - đóng gói đơn chiếc bán thành phẩm, đánh số thứ tự theo từng đơn đặt hàng. Sau đó bán thành phẩm đợc chuyển đến 3 phân xởng: Phân xởng may I, phân xởng may II và phân xởng may cao cấp. Tại các phân xởng này, mỗi công nhân phải hoàn thiện sản phẩm hoàn chỉnh. Cũng tại mỗi phân xởng đó đều có nhân viên KCS kiểm tra chất lợng sản phẩm do phân xởng sản xuất. Cuối ngày, thành phẩm đợc xuất xuống kho thành phẩm.
Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức sản xuất của xí nghiệp may X19
Phân xưởng mayII NVL Phân xưởng Cắt Phân xưởng May I Phân xưởng may cao cấp Kho thành phẩm Xuất trả khách hàng
Phiếu xuất kho Ghi
Vào cuối ngày
Cắt, đóng gói, đánh số theo
đơn đặt hàng
Nhân viên KCS kiểm tra, đóng gói thành
phẩm May hoàn thiện
Xí nghiệp gồm có 3 phân xởng may, 1 phân xởng cắt và 1 kho thành phẩm. Phân xởng cắt nhận kế hoạch và cắt theo phiếu may đo cho từng ngời, thực hiện công nghệ cắt thành bán thành phẩm chuyển giao cho các phân xởng may.
Phân xởng cắt: Do đặc thù công ty may đo cắt theo đơn chiếc nên phân xởng cắt có nhiều công nhân. Phân xởng Có 95 ngời 01 quản đốc, 01 nhân viên thống kê, còn lại là công nhân cắt.
Quản đốc: Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của phân xởng, quản lý về quân số, ngày giờ làm việc và quản lý cả khả năng hoàn thành sản phẩm mà công nhân thực hiện đợc, nắm bắt trình độ tay nghề của từng công nhân.
Thống kê phân xởng: Nhận phiếu đo từ phòng kế hoạch giao cho công nhân ở phân xởng. Sau khi hoàn thành bán thành phẩm mang xuống giao cho các phân xởng may để hoàn thành. Trong quá trình nhận kế hoạch đến khi giao, mọi số liệu phải đợc ghi chép đầy đủ và trùng khớp.
Công nhân: Đợc giao vải để hoàn thành bán thành phẩm của mình.
- Phân xởng may I: Nhận bán thành phẩm từ phân xởng cắt, công nhân tiến hành may xong bán thành phẩm. Sau đó, thành phẩm đợc chuyển xuống kho sản phẩm.
Phân xởng có: 01 quản đốc có nhiệm vụ nh quản đốc phân xởng Cắt; 01 nhân viên thống kê: Nhận bán thành phẩm từ phân xởng cắt giao trực tiếp cho công nhân, mọi số liệu phải đợc ghi chép đầy đủ và trùng khớp với thống kê phân xởng cắt; 04 nhân viên kỹ thuật: Hớng dẫn công nhân may sau đó kiểm tra sản phẩm của công nhân khi hoàn thành; 255 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Hiện nay, theo phân công phân x- ởng chủ yếu làm hàng xuất khẩu.
- Phân xởng may II: Có nhiệm vụ nh phân xởng may I.
Phân xởng có: 01 quản đốc; 04 nhân viên kỹ thuật; 190 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Trong đó, một nửa số công nhân làm hàng xuất khẩu, một nửa làm may đo.
- Phân xởng may cao cấp: Có nhiệm vụ giống nh phân xởng may I và may II nhng phân xởng may cao cấp chỉ hoàn thành những sản phẩm cao cấp hay những đơn đặt hàng đặc biệt nh: Quần áo comple, áo măng tô, áo đông len hai lớp...Phân xởng có 280 công nhân.
- Kho sản phẩm: Có nhiệm vụ đóng gói, dán nhãn mác lên bao bì sản phẩm để cung cấp sản phẩm ra ngoài thị trờng hoặc giao cho khách hàng.
Kho có 01 thủ kho có chức năng quản lý kho thành phẩm cả về thành phẩm nhập kho và toàn bộ nhân viên của kho; 01 nhân viên thống kê: Nhận thành phẩm từ 3 phân xởng may vào buổi chiều trong ngày, cuối giờ phải báo cáo cho lãnh đạo xí nghiệp biết về số lợng thành phẩm đã nhận xem có trùng khớp với 3 phân xởng may hay không; 30 nhân viên kho: Đóng gói phân theo từng đơn vị đặt hàng sau đó chuyển giao cho khách hoặc cửa hàng.
2.3. Đặc điểm bộ máy quản lý.
Xí nghiệp may X19 là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Công ty 247 - Bộ Quốc phòng, bộ máy quản lý đợc tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, giám đốc công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, các phòng, ban, phân xởng.
Là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, đợc tổ chức theo cấp quản lý và trực thuộc Quân chủng phòng không - không quân, bộ máy quản lý của xí nghiệp may X19 đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 13: Mô hình bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp may X19
Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng Kế toán Phòng kỹ thuật Phòng KDXNK Phòng Chính trị Cửa hàng Kho sản phẩm PX May cao cấp PX May II PX May I PX Cắt Giám đốc Phòng Kế hoạch
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau :
- Giám đốc Công ty: Đợc UBND thành phố Hà Nội và Bộ Quốc phòng - Quân chủng Phòng không ra quyết định bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm chính về quản lý Nhà nớc, quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh đối với Công ty theo chế độ một thủ trởng giám đốc công ty còn là ngời chịu trách nhiệm và quản lý toàn bộ tài chính của công ty. Đồng thời cũng tham gia xem xét, kiểm tra, ký kết những chứng từ, sổ sách kế toán nh hoá đơn bán hàng, sổ cái tài khoản. . .
- Phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc, đợc giám đốc phân công nhiệm vụ và công việc cụ thể. Có hai phó giám đốc:
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Chỉ đạo các công việc liên quan đến việc sản xuất, hớng dẫn công nghệ, phạm vi qui trình kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật cũng có trách nhiệm trong việc quản lý tài chính phục vụ cho kỹ thuật của công ty. Đồng thời, cũng tham gia ký kết nhiều hợp đồng mua bán, thanh lý máy móc, thiết bị v.v.. .
+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Tham gia các hoạt động kinh doanh thơng mại của xí nghiệp, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm. Bên cạnh đó, phó giám đốc phụ trách kinh doanh còn có nhiệm vụ nghiên cứu tìm hiểu thị trờng, quảng cáo tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Phó giám đốc phụ trách kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc hình thành các chứng từ kế toán. Bởi vì, một trong những nhiệm vụ quan trọng của phó giám đốc phụ trách kinh doanh là ký kết các hợp đồng kinh tế nên cũng là ng- ời tham gia ký kết các chứng từ mua bán hàng hoá ,.. .
- Phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu: Có 1 trởng phòng và 9 nhân viên chức năng chính là khai thác mua vật t nguyên liệu, nghiên cứu tìm hiểu thị trờng, ký kết các HĐKT, quảng cáo, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, làm thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hoá, tham gia các hoạt động kinh doanh, thơng mại của xí nghiệp, chịu trách nhiệm khai thác và mở rộng thị trờng trong và ngoài nớc, giao dịch với khách hàng, thực hiện việc tiếp thị, quảng cáo, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm, đẩy mạnh các hoạt động bán hàng với hiệu quả cao nhất.
Phòng còn quản lý chỉ đạo hoạt động kinh doanh của hệ thống đại lý nhằm tiêu thụ đợc nhiều sản phẩm nhất, hỗ trợ lúc gặp khó khăn, nắm chắc thông tin về giá cả, về biến động hàng hóa trên thị trờng, làm tham mu cho giám đốc đàm phán với bạn hàng để bảo đảm mua bán với giá cả hợp lý nhằm hạn chế thiệt hại đối với xí nghiệp do giá cả gây nên.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ quản lý một phần tài chính của công ty dùng trong vấn đề mua bán hàng xuất nhập khẩu. Đồng thời, có vai trò lớn trong việc hình thành các chứng từ kế toán nh các hóa đơn mua bán hàng xuất nhập khẩu .. .
- Phòng kỹ thuật: Có 1 trởng phòng và 9 nhân viên chịu trách nhiệm tr- ớc Giám đốc về toàn bộ công tác kỹ thuật, quản lý tiêu hao nguyên phụ liệu, định mức lao động, chất lợng từng loại sản phẩm; Tổ chức thiết kế, chế mẫu các loại sản phẩm theo ý tởng khách hàng kết hợp với Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu đa ra nhiều mẫu hàng đáp ứng đợc yêu cầu của ngời tiêu dùng; nghiên cứu cải tiến qui trình công nghệ để bảo đảm sản xuất đạt năng xuất cao; phối hợp với các bộ phận để giải quyết những khiếu nại của khách hàng về chất lợng sản phẩm.
- Phòng kế hoạch: Có 1 trởng phòng và 8 nhân viên xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch ở các phòng, phân xởng sản xuất. Cân đối vật t cho sản xuất, giải quyết mọi vớng mắc về vật t trong cả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; nắm và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch báo cáo giám đốc và các cấp có thẩm quyền.
- Phòng chính trị: Có 1 trởng phòng và 5 nhân viên. Tiến hành giáo dục chính trị, t tởng trong xí nghiệp theo chủ trơng đờng lối của Đảng và Nhà nớc; ban hành soạn thảo các qui định về mọi hoạt động có liên quan tới Đảng, công tác chính trị đoàn thể nh: công đoàn, đoàn viên, thanh niên... góp phần làm cho xí nghiệp phát triển về mọi mặt; cùng các cấp lãnh đạo bồi dỡng, đào tạo và tuyển chọn cán bộ để bố trí vào các cơng vị lãnh đạo, động viên khen thởng kịp thời những gơng việc tốt.
- Phòng kế toán: Có 1 trởng phòng và 5 nhân viên. Chịu trách nhiệm quản lý và đa vào sử dụng có hiệu quả nhất các loại vốn và quỹ xí nghiệp, thực hiện bảo toàn vốn; hớng dẫn các bộ phận của xí nghiệp mở các loại sổ sách và thực hiện chế độ thống kê, kế toán theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê. Tổ chức ghi chép hạch toán theo từng khoản mục, kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; theo dõi đôn đốc việc thực hiện hoạt động kinh tế đã ký, các đơn đặt hàng đã đợc xác nhận. Thanh toán thu hồi công nợ đúng hạn, chủ trì việc khiếu nại của khách hàng.
- Cửa hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, xuất trả hàng và tiếp nhận đơn đặt hàng cho xí nghiệp.
3. Tình hình chung về tổ chức công tác hạch toán của xí nghiệp may X19.
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 đợc tổ chức hình thức kế toán tập trung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký chung, phơng pháp kế toán hàng tồn kho mà xí nghiệp áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên, kỳ hạch toán của xí nghiệp là 1 tháng, sử dụng phơng pháp khấu hao tuyến tính, đối tợng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.
*Tại mỗi phân xởng: Xí nghiệp đều bố trí các nhân viên thống kê, thông kê có nhiệm vụ theo dõi từ khâu nhập nguyên liệu, vật liệu đến khâu sản xuất và trả hàng cho khách hàng.
Các nhân viên thống kê:
- Thủ kho: theo dõi và báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn. Nguyên liệu, vật liệu của xí nghiệp.
- Thống kê phân xởng cắt: theo dõi chủng loại, số lợng nguyên liệu, vật liệu, đa vào cắt bán thành phẩm theo từng ngày. Hàng ngày thống kê giao bán thành phẩm xuống ba phân xởng may và theo dõi năng xuất lao động của từng công nhân phân xởng cắt trong ngày.
-Thống kê phân xởng may: Tại mỗi phân xởng may đều có 01 thống kê theo dõi tính năng xuất lao động của từng công nhân phân xởng may trong ngày. Hàng ngày, nhận bán thành phẩm từ phân xởng cắt giao cho từng công nhân rồi cuối ngày giao thành phẩm xuống kho thành phẩm.
- Thống kê kho thành phẩm và cửa hàng:
Theo dõi toàn bộ số lợng, chủng loại sản phẩm, mặt hàng đã sản xuất ra trong kỳ và nhập kho thành phẩm còn tồn lại trong kỳ hạch toán.
*Tại phòng kế toán: Phòng kế toán gồm có 01 trởng phòng và 5 nhân viên.
+ Trởng phòng kế toán (Kiêm kế toán trởng): Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp, điều hành công việc chung của phòng kế toán, xác định kết quả kinh doanh của xí nghiệp và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán.
+ Kế toán tổng hợp (Kiêm kế toán thanh toán): Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp, theo dõi các khoản công nợ của xí nghiệp...
+ Kế toán NLVL - CCDC (Kiêm kế toán tiền lơng): Thực hiện tính toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Ngoài ra, kế toán trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ NLVL - CCDC xuất ra trong kỳ.
+ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ): Có nhiệm vụ xây dựng đối tợng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành