V. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định
2. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều quan tâm tới kết quả của hoạt động đó. Bởi vậy, quá trình tiêu thụ gắn liền với quá trình xác định kết quả kinh doanh, khi đó kế toán còn sử dụng tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh dùng để phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.
*Kết cấu tài khoản 911
Tài khoản 911 không có số d cuối kỳ
Bên Nợ: Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. - Kết chuyển lãi trong kỳ.
Bên Có: Doanh thu thuần của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Thu nhập thuần từ hoạt động tài chính và thu nhập hoạt động khác.
- Giá vốn hàng bán bị trả lại (nếu trớc đã kết chuyển vào tài khoản 911) - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Sơ đồ 10: Trình tự hạch toán kết quả kinh doanh
TK 642
TK 632 TK 911 TK 511,512
Kết chuyển GVBH Kết chuyển doanh thu thuần,
TK 641
Kết chuyển CP BH cho
Kết chuyển CP QLDN
TK 635, 811
Kết chuyển chi phí hoạt động tài
số sản phẩm tiêu thụ chính, hoạt động khác TK 515 Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính TK 421
Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh
doanh thu nội bộ
TK711
Phần II
Thực tế tổ chức hạch toán
thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 - công ty 247 - quân chủng
phòng không - không quân
I. Đặc điểm, tình hình chung của xí nghiệp may X19 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của xí nghiệp
Theo quyết định của Quân chủng phòng không - không quân, ngày 01/ 04 /1983. Xí nghiệp may X19 đợc thành lập dới hình thức là một trạm may đo quân phục phục vụ nội bộ trong Quân chủng phòng không. Trong những ngày đầu mới thành lập, xí nghiệp chỉ có một lợng máy móc nhỏ, thô sơ và đơn giản ( có 25 máy may đạp chân của Sài Gòn và Trung Quốc) với số lợng cán bộ - chiến sĩ rất hạn hẹp (có 27 cán bộ - Chiến sĩ) nhng trạm may vẫn nỗ lực vơn lên và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao.
Cùng với sự chyển đổi nền kinh tế nớc ta từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc. Ngày 21/05/1991, Bộ quốc phòng đã quyết định nâng cấp trạm may và thành lập xí nghiệp may X19, nhằm phục vụ may đo quân phục cho cán bộ trong Quân chủng phòng không và một phần các đơn vị thuộc khu vực phía Bắc. Ngoài ra, xí nghiệp còn đợc phép kinh doanh tất cả các mặt hàng thuộc ngành may nhằm tăng doanh lợi cho bản thân xí nghiệp cũng nh các khoản thu của nhà nớc mà xí nghiệp phải nộp.
Ngày 27/7/1993, xí nghiệp đợc Bộ Quốc phòng sắp xếp lại theo Nghị định 388 của chính phủ trở thành một doanh nghiệp nhà nớc có TK và con dấu riêng: Xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không- không quân. (Vì tên xí nghiệp tơng đối dài nên để tiện theo dõi em xin gọi tắt là xí nghiệp may X19).
TK Số 4311- 0100230- 01 Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Quân đội. TK Ngoại tệ: số 361-111- 055- 083 Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam. Mã số thuế: 0100385835-1.
Trụ sở chính: 311 Đờng Trờng Chinh - Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại: 8531153 - 8537502 - 8531908
Để tiến hành sản xuất kinh doanh, xí nghiệp có một số lợng vốn nhất định bao gồm vốn cố định và vốn lu động, các vốn chuyên dùng khác. Nhiệm vụ của xí nghiệp là tổ chức huy động vốn và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất trên cơ sở tôn trọng các nguyên tắc tài chính tín dụng và chấp hành luật pháp. Các nguồn vốn này đợc hình thành từ các nguồn vốn chủ sở hữu và từ phần lợi tức của xí nghiệp dùng để bổ sung. Qua một vài tài liệu sau ta có thể thấy đợc tình hình chung của xí nghiệp hiện nay.
Tình hình tài chính của xí nghiệp trong 3 năm gần đây có thể khái quát qua biểu sau:
Biểu số 04:
Cơ cấu tài sản
Đơn vị: Triệu đồng
chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
Tài sản cố định 13.500 11.448 15.228 Tài sản lu động 12.339 17.041 23.858 Tổng tài sản 25.839 28.489 39.086
Qua biểu ta có thể thấy tổng tài sản của xí nghiệp không ngừng tăng lên qua các năm. Trong khi đó tài sản lu động của xí nghiệp năm sau đều cao hơn năm trớc. Điều đó, chứng tỏ quy mô sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng đợc mở rộng, đồng vốn đợc sử dụng có hiệu quả.
Xí nghiệp may X19 là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, chịu ảnh hởng trực tiếp của quy luật cung cầu trên thị trờng. Vì vậy, xí nghiệp đã gặp không ít khó khăn do phải cạnh tranh gay gắt với nhiều tổ chức kinh tế khác hoạt động sản xuất kinh doanh trong cùng ngành. Nhng với sự sáng tạo và năng động của ban lãnh đạo cũng nh sự cần cù và yêu nghề, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên, xí nghiệp đã dẫn gỡ bỏ những khó khăn nhanh chóng nắm bắt thị trờng và đang từng bớc vơn lên khẳng định vị trí của mình. Không ngừng nỗ lực phấn đấu, xí nghiệp đã đa mình từ một cơ sở sản xuất nghèo nàn, thiếu thốn, vốn sản xuất kinh doanh ít. Đến nay, xí nghiệp đã có một cơ ngơi khang trang với nhà xởng, máy móc thiết bị đầy đủ, hiện đại (với hơn 900 cán bộ công nhân viên tất cả đều đợc ban lãnh đạo tuyển cử, xét duyệt một cách kỹ lỡng phù hợp với trình độ, năng lực và vị trí công tác của từng ngời; trên 400 máy may công nghiệp và máy chuyên dùng đợc nhập từ Đức và Nhật nh: Hệ thống máy may 2 kim, hệ thống máy thùa đầu tròn, máy ép Mex, máy sũ ép SiLC, dàn là hơi... , với diện tích mặt bằng 2500m2 phục vụ cho sản xuất kinh doanh). Xí nghiệp đã đứng vững trong nền kinh tế thị trờng, từng bớc khẳng định vai trò và vị trí của mình.
Do có uy tín cao trên thị trờng nên ngày càng có nhiều bạn hàng đến với xí nghiệp trong đó có những bạn hàng lớn và thờng xuyên nh: Bộ công an, Viện kiểm sát, Hải quan, Kiểm lâm.... Sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng với mẫu mã đẹp, chất lợng cao, giá cả hợp lý và phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, xí nghiệp đã mở rộng thị trờng ra bên ngoài. Theo công văn số 1121058/GB ngày 21/07/1997 của Sở kế hoạch và đầu t thành phố Hà Nội cấp về đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu, xí nhiệp đã chủ động tìm kiếm các bạn hàng quốc tế. Tính đến nay, xí nghiệp đã xuất khẩu hơn 2.000.000 sản phẩm sang thị trờng lớn nh Châu Âu, Châu Mỹ....
Kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp một số năm gần đây đợc thể hiện qua biểu sau :
Biểu số 05: Kết quả sản xuất kinh doanh
Đơn vị :1000đ
STT Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Tổng Doanh thu 29.076.587 30.990.127 32.798.270 2 Doanh thu hàng XK - 8.237.043 8.879.373 3 Nộp ngân sách 1.586.615 1.306.431 1.633.611 4 Lợi nhuận 1.105.573 922.199 1.119.267
5 Thu nhập bình quân của CBCNV 775 749 838
Qua biểu thấy: Tổng doanh thu của xí nghiệp tăng đều qua các năm.Trong đó, doanh thu hàng xuất khẩu cũng tăng qua 2 năm thực hiện xuất khẩu (năm 2002 chiếm 26,5% tổng doanh thu tăng lên 27,1% vào năm 2003).
2. Đặc điểm qui trình công nghệ, tổ chức sản xuất và cơ cấu quản lý của xí nghiệp may X19. của xí nghiệp may X19.
2.1. Đặc điểm về qui trình công nghệ.
Có thể khái quát quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19 qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 11: Quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19
Quy trình này đợc bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng cụ thể, tuỳ theo các loại hàng đợc đặt may, xí nghiệp sẽ quyết định xem loại NVL nào phù hợp, NVL chính là các loại vải đợc xí nghiệp mua về nhập kho và một số ít trờng hợp là do khách hàng mang đến. Căn cứ vào định mức NVL cho sản phẩm, vải sẽ đợc xuất kho đa xuống phân xởng cắt theo phiếu xuất kho. Phân xởng cắt làm nhiệm vụ cắt theo số đo của từng ngời, đánh số ký hiệu theo phiếu đặt may; bán thành phẩm đợc chuyển cho bộ phận vắt sổ, sau đó chuyển cho các phân xởng may tùy theo yêu cầu cụ thể từng loại sản phẩm. Tại các phân xởng mỗi công nhân có trách nhiệm hoàn thiện bán thành phẩm và đợc giao căn cứ vào trình độ tay nghề và cùng với sự giám sát của nhân viên kỹ thuật tại phân xởng.
Trớc khi nhập kho, thành phẩm phải đợc hoàn thiện ở công đoạn cuối cùng: Thùa khuyết, đính khuy, là phẳng sau đó qua nhân viên KCS kiểm tra.
Sau khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, tùy theo hợp đồng ký kết, xí nghiệp có thể giao tận nơi cho khách hàng hoặc giao cho khách ngay tại kho.
Nh vậy, quy trình sản xuất của xí nghiệp liên tục, trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau, sản phẩm của giai đoạn này là nguyên liệu của giai đoạn tiếp theo, sản phẩm đợc chia nhỏ cho nhiều ngời và cuối cùng ghép nối nguyên liệu khác nhau (chủ yếu là vải) hoặc một loại vải có thể may đợc nhiều mặt hàng khác nhau.
Sản phẩm của xí nghiệp thờng là sản phẩm đơn chiếc vì đợc may đo cho từng ngời theo số đo cụ thể. Do đó, đòi hỏi phải có sự theo dõi và kết hợp chặt chẽ giữa các khâu của qui trình sản xuất.
Khách hàng Nguyên liệu Kho nguyên liệu
Kho sản phẩm Phân xưởng cắt
Bộ phận KCS May và hoàn
2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất
Đối tợng chế biến của xí nghiệp may X19 là vải: Vải đợc cắt và may đo thành các chủng loại mặt hàng khác nhau. Xí nghiệp thực hiện công nghệ may theo 2 giai đoạn là cắt may và hoàn thiện sản phẩm.
Khi vải đợc xuất kho xuống phân xởng cắt theo phiếu xuất kho (ghi vào cuối ngày trên phòng kế toán), phân xởng cắt làm nhiệm vụ thực hiện công nghệ cắt - đóng gói đơn chiếc bán thành phẩm, đánh số thứ tự theo từng đơn đặt hàng. Sau đó bán thành phẩm đợc chuyển đến 3 phân xởng: Phân xởng may I, phân xởng may II và phân xởng may cao cấp. Tại các phân xởng này, mỗi công nhân phải hoàn thiện sản phẩm hoàn chỉnh. Cũng tại mỗi phân xởng đó đều có nhân viên KCS kiểm tra chất lợng sản phẩm do phân xởng sản xuất. Cuối ngày, thành phẩm đợc xuất xuống kho thành phẩm.
Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức sản xuất của xí nghiệp may X19
Phân xưởng mayII NVL Phân xưởng Cắt Phân xưởng May I Phân xưởng may cao cấp Kho thành phẩm Xuất trả khách hàng
Phiếu xuất kho Ghi
Vào cuối ngày
Cắt, đóng gói, đánh số theo
đơn đặt hàng
Nhân viên KCS kiểm tra, đóng gói thành
phẩm May hoàn thiện
Xí nghiệp gồm có 3 phân xởng may, 1 phân xởng cắt và 1 kho thành phẩm. Phân xởng cắt nhận kế hoạch và cắt theo phiếu may đo cho từng ngời, thực hiện công nghệ cắt thành bán thành phẩm chuyển giao cho các phân xởng may.
Phân xởng cắt: Do đặc thù công ty may đo cắt theo đơn chiếc nên phân xởng cắt có nhiều công nhân. Phân xởng Có 95 ngời 01 quản đốc, 01 nhân viên thống kê, còn lại là công nhân cắt.
Quản đốc: Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của phân xởng, quản lý về quân số, ngày giờ làm việc và quản lý cả khả năng hoàn thành sản phẩm mà công nhân thực hiện đợc, nắm bắt trình độ tay nghề của từng công nhân.
Thống kê phân xởng: Nhận phiếu đo từ phòng kế hoạch giao cho công nhân ở phân xởng. Sau khi hoàn thành bán thành phẩm mang xuống giao cho các phân xởng may để hoàn thành. Trong quá trình nhận kế hoạch đến khi giao, mọi số liệu phải đợc ghi chép đầy đủ và trùng khớp.
Công nhân: Đợc giao vải để hoàn thành bán thành phẩm của mình.
- Phân xởng may I: Nhận bán thành phẩm từ phân xởng cắt, công nhân tiến hành may xong bán thành phẩm. Sau đó, thành phẩm đợc chuyển xuống kho sản phẩm.
Phân xởng có: 01 quản đốc có nhiệm vụ nh quản đốc phân xởng Cắt; 01 nhân viên thống kê: Nhận bán thành phẩm từ phân xởng cắt giao trực tiếp cho công nhân, mọi số liệu phải đợc ghi chép đầy đủ và trùng khớp với thống kê phân xởng cắt; 04 nhân viên kỹ thuật: Hớng dẫn công nhân may sau đó kiểm tra sản phẩm của công nhân khi hoàn thành; 255 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Hiện nay, theo phân công phân x- ởng chủ yếu làm hàng xuất khẩu.
- Phân xởng may II: Có nhiệm vụ nh phân xởng may I.
Phân xởng có: 01 quản đốc; 04 nhân viên kỹ thuật; 190 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Trong đó, một nửa số công nhân làm hàng xuất khẩu, một nửa làm may đo.
- Phân xởng may cao cấp: Có nhiệm vụ giống nh phân xởng may I và may II nhng phân xởng may cao cấp chỉ hoàn thành những sản phẩm cao cấp hay những đơn đặt hàng đặc biệt nh: Quần áo comple, áo măng tô, áo đông len hai lớp...Phân xởng có 280 công nhân.
- Kho sản phẩm: Có nhiệm vụ đóng gói, dán nhãn mác lên bao bì sản phẩm để cung cấp sản phẩm ra ngoài thị trờng hoặc giao cho khách hàng.
Kho có 01 thủ kho có chức năng quản lý kho thành phẩm cả về thành phẩm nhập kho và toàn bộ nhân viên của kho; 01 nhân viên thống kê: Nhận thành phẩm từ 3 phân xởng may vào buổi chiều trong ngày, cuối giờ phải báo cáo cho lãnh đạo xí nghiệp biết về số lợng thành phẩm đã nhận xem có trùng khớp với 3 phân xởng may hay không; 30 nhân viên kho: Đóng gói phân theo từng đơn vị đặt hàng sau đó chuyển giao cho khách hoặc cửa hàng.
2.3. Đặc điểm bộ máy quản lý.
Xí nghiệp may X19 là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Công ty 247 - Bộ Quốc phòng, bộ máy quản lý đợc tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, giám đốc công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, các phòng, ban, phân xởng.
Là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, đợc tổ chức theo cấp quản lý và trực thuộc Quân chủng phòng không - không quân, bộ máy quản lý của xí nghiệp may X19 đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 13: Mô hình bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp may X19
Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng Kế toán Phòng kỹ thuật Phòng KDXNK Phòng Chính trị Cửa hàng Kho sản phẩm PX May cao cấp PX May II PX May I PX Cắt Giám đốc Phòng Kế hoạch
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau :
- Giám đốc Công ty: Đợc UBND thành phố Hà Nội và Bộ Quốc phòng - Quân chủng Phòng không ra quyết định bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm chính về quản lý Nhà nớc, quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh đối với Công ty theo chế độ một thủ trởng giám đốc công ty còn là ngời chịu trách nhiệm và quản lý toàn bộ tài chính của công ty. Đồng thời cũng