Bên cạnh những thành tựu đạt đợc, công tác kế toán trong doanh nghiệp còn những tồn tại sau:
* Về công tác kế toán nói chung:
Thứ nhất, kế toán của xí nghiệp vẫn dùng các phơng tiện nh bút xoá, giấy can để sửa chữa sai sót trên sổ. Mà đáng ra những sai sót này phải đợc sửa chữa theo quy trình riêng của kế toán (để vừa thấy đợc số đ ghi sai, số đã ợc sửa chữa, thấy chữ ký thể hiện trách nhiệm của ngời ghi sổ). Việc sửa chữa sai sót trên sổ nên tiến hành nh sau:
+ Phơng pháp cải chính số liệu trên sổ (khi phát hiện sớm, cha cộng sổ). Dùng mực đỏ gạch ngang vào giữa dòng sai, sau đó ghi lại số đúng bằng mực xanh thờng với cùng số hiệu chứng từ gốc. Ngời cải chính phải ký tên vào khoảng trống ở đó.
+ Phơng pháp ghi bổ xung: Khi bỏ sót số liệu, ghi thiếu nghiệp vụ so với chứng từ hoặc thực tế kiểm kê trên sổ kế toán. Kế toán dùng mực xanh(đen) thờng ghi thêm định khoản sót, ghi số tiền chênh lệch thiếu cùng với số hiệu, ngày tháng của chứng từ gốc đ lập khi phát sinh nghiệp vụ hoặc lập khi kiểm kê, đối chiếu.ã
+ Phơng pháp ghi số âm: Dùng để điều chỉnh giảm số tiền đã
ghi trên sổ bằng mực đỏ trong các tình huống ghi sai nh số đ ghiã
trên sổ lớn hơn số thực kiểm kê hoặc số thực đ ghi trên chứng từ,ã
ghi sai quan hệ đối ứng trên một trong các sổ tài khoản thuộc quan hệ đối ứng, ghi giá trị vật t theo giá tạm tính mà giá này lớn hơn giá thực tế của tài sản.
Thứ hai, công việc kế toán còn dồn quá nhiều vào cuối tháng, những ngày cuối tháng các nhân viên kế toán rất vất vả trong việc
hoàn thành các nhiệm vụ đợc giao, trong khi vào đầu và giữa kỳ thì rất ít việc. Do vậy, doanh nghiệp cần phân công, sắp xếp lại công việc cho hợp lý hơn. Ví dụ nh việc ghi sổ cái tài khoản nên ghi th- ờng xuyên hơn, 10 ngày một lần thay vì mỗi tháng một lần nh hiện nay.
• Về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khi hạch toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán đ tính cả một số khoản mà đáng ra phải tính vào chi phí sảnã
xuất chung hoặc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể là xí nghiệp không dùng tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ”, mà hạch toán tất cả các loại công cụ dụng cụ (nh bóng đèn sấy giấy, dây điện, kìm, kéo, lỡi dao xén giấy, bàn ghế làm việc....) vào tài khoản 1522. Sau đó, khi xuất dùng những công cụ, dụng cụ này kế toán tính luôn vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dẫn đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tăng lên, làm giá thành phản ánh không chính xác nữa. Trên thực tế những chi phí này cũng không phải là nhỏ: Ví dụ bàn ghế văn phòng, bóng đèn sấy giấy, giá trị một bóng đèn có thể lên đến hàng triệu đồng
Vậy kế toán nên sử dụng tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” để hạch toán. Đồng thời, khi sử dụng nên phân biệt mục đích sử dụng cho nhu cầu chung ở phân xởng hay mục đích quản lý, bán hàng để hạch toán, nếu dùng cho phân xởng thì định khoản đợc ghi nh sau:
Nợ TK 627 : Chi phí sản xuất chung Có TK 153 : Công cụ dụng cụ
Có TK 111,112,331: (nếu mua dùng luôn) Nếu dùng cho mục đích quản lý thì ghi nh sau:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý
Có TK 111, 112,331.: nếu mua dùng luôn
Nếu công cụ dụng cụ đó đợc sử dụng cho nhiều kỳ (bàn ghế, lỡi dao xén giấy, kìm, búa...) thì có thể đợc phân bổ dần vào chi phí thông qua tài khoản 142, 242.
Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: khi tính toán các khoản trích theo lơng, kế toán tính cả một số khoản lơng, phụ cấp của nhân viên quản lý doanh nghiệp vào chi phí nhân công trực tiếp. Nh vậy, khoản chi phí này sẽ cao hơn so với thực tế. Xí nghiệp có thể tính lại các khoản này theo đúng chuẩn mực, chế độ nhằm phản ánh chính xác hơn tình hình doanh thu chi phí tại đơn vị mình. Nghĩa là xí nghiệp nên hạch toán lại nh sau: Các khoản lơng, phụ cấp và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp sẽ đợc hạch toán vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” chứ không phải chi phí nhân công trực tiếp
Khoản mục chi phí sản xuất chung: Xí nghiệp sản xuất chủ yếu là theo các đơn đặt hàng, do vậy chi phí bán hàng là không đáng kể, cũng chính vì vậy mà khoản chi phí đáng ra phải phải hạch toán vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” thì đợc kế toán xí nghiệp hạch toán vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”. Điển hình nhất của các khoản chi phí này là chi phí thuê xe vận chuyển, thờng là vận chuyển sản phẩm cho khách hàng bằng xe taxi, chi phí biếu tặng sản phẩm. Tuy nhiên các khoản này cũng không đáng kể so với toàn bộ chi phí sản xuất chung. Do vậy, kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất chung nhng nó làm chi phí sản xuất chung tăng lên không đáng kể.
* Về hạch toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.
Do đặc điểm của ngành in là sản xuất chủ yếu dựa trên các đơn đặt hàng, nên có những tháng làm thêm ca rất nhiều, máy móc hoạt động hết công suất, có thể hay bị hỏng. Hàng năm, xí nghiệp đều tiến hành sửa chữa lớn để duy trì và nâng cấp TSCĐ nhng trên
thực tế xí nghiệp không trích trớc khoản này, cũng không phân bổ chi phí này cho nhiều kỳ. Do vậy chi phí sản xuất có thể tăng đột biến trong tháng mà có sửa chữa TSCĐ. Để khắc phục tình trạng này, xí nghiệp nên tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, và phân bổ vào chi phí sản xuất chung cho các hợp đồng, hoặc hạch toán trên tài khoản 142, 242 để phân bổ dần cho các kỳ kinh doanh.
Nếu trích trớc thì chi phí trích trớc này nên đợc tính theo căn cứ vào thực tế chi phí sửa chữa TSCĐ những lần trớc và dự toán trong năm. Kế toán sẽ tính khoản này vào chi phí sản xuất chung, và phân bổ vào các hợp đồng theo số lợng trang in tiêu chuẩn. Tài khoản để hạch toán là tài khoản 335 “Chi phí phải trả”. Khi trích trớc định khoản nh sau:
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Có TK 335: chi phí phải trả
Khi thực tế phát sinh chi phí, hạch toán nh sau: a) Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ
Có TK 111, 112, 331, ... b) Nợ TK 335: chi phí phải trả
Có TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ
Nếu phát sinh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ mà cha có trích trớc thì có thể hạch toán trên tài khoản 142, hoặc 242, sau đó phân bổ cho các hợp đồng cụ thể là các khoản chi phí thực tế đợc phản ánh trên 2413, sau đó đợc kết chuyển theo định khoản
Nợ TK 142, 242 Có TK 2413
Và đợc phân bổ cho các hợp đồng Nợ TK 627: Chi tiết từng hợp đồng