III. Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh 1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3. Kế toán chi phí sản xuất chung 1 Đặc điểm chung
Chi phí sản xuất chung là toàn bộ những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất ra sản phẩm mà không nằm trong phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, nó có tính chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chung ở các phân xởng, tại xí nghiệp in I, chi phí sản xuất chung đợc bao gồm các loại chi phí sau:
♦ Chi phí nhân viên phân xởng ♦ Chi phí vật liệu phụ và nhiên liệu ♦ Chi phí khấu hao
♦ Chi phí dịch vụ mua ngoài ♦ Chi phí khác bằng tiền
Trên thực tế, các khoản chi phí mà theo đúng chế độ phải tính vào chi phí bán hàng nh chi phí thuê xe vận chuyển, chi phí khấu hao của bộ phận bán hàng... xí nghiệp không hạch toán vào vào tài khoản 641, mà hạch toán vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”, điều này làm chi phí sản xuất chung tăng cao hơn so với thực tế. Tuy nhiên, do đặc điểm riêng của xí nghiệp chủ yếu sản xuất theo các đơn đặt hàng, khách hàng thờng là khách quen nên khoản chi phí bán hàng là tơng đối nhỏ. Hơn nữa, các chi phí về công cụ, dụng cụ (ví dụ nh bóng đèn sấy giấy, vòng bi, lỡi dao...) dùng trong phân xởng không đợc hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung mà đợc hạch toán vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Điều này làm giảm chi phí sản xuất chung và làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Để phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng hợp đồng, xí nghiệp dùng tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tính ra “hệ số phân bổ” chi phí sản xuất chung vào cuối mỗi tháng
Ví dụ trong tháng 3 năm 2004, xí ngiệp nhận đợc 4 đơn đặt hàng S010, S011, S012, S013. Cuối tháng 3, kế toán tính ra đợc phí
nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng tơng ứng là 25.520.000; 120.365.000; 11.296.100; 133.072.000. Từ đó tính ra hệ số phân bổ chi phí sản xuất chung nh sau:
Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
25.520.000+ 120.365.000+ 11.296.100 + 133.072.400 = 290.255.500
(đồng)
Hệ số phân 20.520.000
bổ cho HĐ S010 290.255.500
Tơng tự tính đợc hệ số phân bổ cho các đơn đặt hàng S011, S012, S013 tơng ứng là : 0,4146; 0,039; 0,4585; 0,4585
Từ các hệ số phân bổ này sẽ tính ra khoản chi phí sản xuất chung từng loại cho từng đơn đặt hàng bằng cách lấy tổng chi phí sản xuất chung của từng loại nhân hệ số phân bổ cho từng đơn đặt hàng:
Chi phí SXC từng loại Chi phí SXC Hệ số
phân bổ cho từng ĐĐH từng loại phân bổ Để hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng tài khoản 627, tài khoản này theo dõi toàn bộ các khoản chi phí trên mà không chi tiết cho từng khoản mục.
3.2 Trình tự hạch toán
Chi phí nhân viên phân xởng:
Khoản mục chi phí này bao gồm các khoản tiền lơng, phụ cấp, các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý ở các phân xởng, ngoài ra còn bao gồm lơng của công nhân trực tiếp sản xuất mà đi hội họp, đi học...Tiền lơng của nhân viên phân xởng đợc tính theo thời gian làm việc (lơng thời gian). Công thức tính lơng nh sau:
Lơng một tháng của nhân viên quản lý
= số ngày làm việc x đơn giá lơng
= = 0,0879
Để xây dựng đơn giá lơng, kế toán căn cứ vào tình hình doanh thu hàng tháng của xí nghiệp, sao cho đơn giá lơng không thấp hơn đơn giá lơng tối thiểu, và cũng không vợt quá một tỷ lệ nhất định của doanh thu.
Đơn giá lơng lơng tối thiểu(290.000) x hệ số lơng tối thiểu 22
Ngoài ra, nhân viên quản lý còn đợc hởng các khoản phụ cấp khác, các khoản tiền thởng, các khoản làm thêm giờ,...
Chi phí lơng nhân viên phân xởng đợc tính toán trên bảng phân bổ tiền lơng, và đợc phân bổ theo từng hợp đồng theo tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Ví dụ trong tháng 3 năm 2004, chi phí nhân viên phân xởng là 5231140, hệ số phân bổ chi phí sản xuất chung (tính ở phần trên) cho các đơn đặt hàng S010, S011, S012, S013 tơng ứng là 0,0879; 0,4146; 0,039; 0,04585. Do vậy, chi phí sản xuất chung tính cho đơn các đặt hàng
S010 là : 0,0879 x 5231140 = 459817 S011 Là: 0,4146 x 5231140 = 2168831 S 012 là : 0,0390 x 5231140 = 204014 S 013 là : 0,4585 x 5231140 = 2398478
Chi phí nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu
Tại xí nghiệp in I, khoản mục chi phí này bao gồm dầu pha, thuốc tút bản, bột hồ, xà phòng, phẩm, băng dính....Tuy có nhiều chủng loại nhng nguyên vật liệu phụ chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong giá thành sản xuất. Trên thực tế, xí nghiệp ít khi dự trữ các loại vật liệu này, mà dùng đến đâu thì mua đến đó. Do vậy, giá thực tế vật liệu phụ dùng ngay đó thờng là giá mua cộng với chi phí thu mua vận chuyển không có VAT. Số vật liệu phụ dự trữ trong kho đợc
tính theo phơng pháp bình quân gia quyền nh đối với vật liệu chính. Kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu phụ nh sau:
Trong tháng 3 năm 2004, chi phí nguyên vật liệu phụ của xí nghiệp là 2210530. Và chi phí này cũng đợc phân bổ tơng tự nh trên.
Chi phí khấu hao TSCĐ
Xí nghiệp sử dụng phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng, khung khấu hao áp dụng theo quyết định 166/1999/ QĐ - BTC. Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, lắp đặt, chạy thử. Thời gian sử dụng TSCĐ đợc xác định trên cơ sở tính năng kỹ thuật, công suất hoạt động, khung thời gian quy định của nhà nớc và của cấp trên trực tiếp.
Căn cứ vào thời gian sử dụng và nguyên giá TSCĐ để tính ra tỷ lệ khấu hao năm. Sau đó tính ra số khấu hao năm. Số khấu hao tháng:
Chi phí khấu hao đợc tính và phân bổ trong bảng tính và phân bổ khấu hao (bảng 12), tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, hạch toán trên tài khoản 627 theo định khoản sau:
Trong tháng 3 năm 2004, xí nghiệp có số khấu hao đợc tính vào chi phí sản xuất chung là 20.520.000
Bảng 12
Công ty nhiếp ảnh và Diafim
Xí nghiệp in I Bảng tính khấu hao
Tháng 3 năm 2004 Đơn vị tính: đồng T T Loại máy Mục đích Nguyên giá Tỷ lệ Số Kh Tăng SốKH
KH T.trớc giảm KH T. này 1 In Offset 1 SX 595000000 20% 9916667 2 In Offset 1 SX 387050000 20% 6450833 3 In Offset 1 SX 438000000 20% 7300000 4 In Ha ma da SX 450050000 20% 3000000 7500083 5 Máy xén SX 230060000 10% 191717 6 v..v... Máy vi tính QL 70025000 30% 1750625 Tổng 35570000 3000000 32570000 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Ngời lập Kế toán trởng Bảng 13:
Bảng Phân bổ khấu hao
Chỉ tiêu Tổng HĐ số S010 HĐ số S 011 HĐ số S012 HĐ số S013 Hệ số phân bổ CP SXC 1 0,0879 0.4146 0,039 0,4585 Số KH tính vào CP SXC 20.520.000 1803708 8507592 800280 9408420 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 (nguồn: phòng kế toán tài vụ)
Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
Trên thực tế, xí nghiệp có các chi phí dịch vụ mua ngoài nh sau: + Chi phí về chế bản, cán láng thuê ngoài: Chi phí này phát sinh khi có những đơn đặt hàng mà yêu cầu đặc biệt về thời gian hoặc chất lợng mà xí nghiệp cha đáp ứng đợc, phải thuê bên ngoài làm. Ví dụ khi lập bảng biểu thống kê cho tỉnh Bắc Ninh, có những yêu cầu riêng về tranh ảnh và các bảng số liệu mà xí nghiệp không thể có đủ thời gian làm trong thời gian nhất định, do vậy phải thuê các doanh nghiệp in khác làm cho kịp tiến độ.
+ Chi phí tiền điện, điện thoại, tiền nớc phục vụ cho các nhu cầu chung trong các phân xởng.
+ Chi phí gia công : Khoản chi phí này phát sinh khi xí nghiệp cần đi gia công một số công đoạn sản xuất theo yêu cầu của khách hàng.
+ Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh đợc thanh toán ngay nh chi phí mua xà phòng, mua hoa quả, tiếp khách, hội họp...
Các khoản chi phí này đợc hạch toán nh sau: Nợ TK 627
Có TK 111, 112 Có TK 331
Cuối tháng, các khoản chi phí sản xuất chung đợc tập hợp và phân bổ theo “hệ số phân bổ” cho các hợp đồng (hệ số phân bổ đợc tính theo tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nh đ trìnhã
bày ở phần trên) (bảng 14). Nh vậy, các loại chi phí sản xuất chung này có chung một tiêu thức phân bổ, điều này làm công việc của kế toán tơng đối đơn giản, dễ làm, tốn ít thời gian và công sức. Hơn nữa tiêu thức này cũng tơng đối hợp lý vì đặc điểm chung của ngành in là hầu nh các khoản chi phí chung đều tỷ lệ thuận với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí về giấy và mực in)
Sau khi lập bảng tổng hợp để tính và phân bổ khấu hao cho từng đơn đặt hàng (bảng 14). Kế toán lấy số liệu ghi vào sổ chi tiết chi phí sản xuất chung (bảng 15)
Bảng 15:
Công ty nhiếp ảnh và diafim
Xí nghiệp in I Sổ chi tiết
chi phí sản xuất chung
Hợp đồng in số S012 Tháng 3 năm 2004
Diễn giải TK ĐƯ Ghi nợ TK 627 Lơng NVl phụ TSCĐKH ngoàiDV khácCP CP nhân viên PX CP VLP CP khấu hao CP dịch vụ mua ngoài CP bằng tiền khác 334 1522 214 331 111 204014 86211 800280 333930 155077 Tổng 1.579.512 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Nguồn: phòng kế toán tài vụ)
Các chứng từ thể hiện khoản mục chi phí sản xuất chung nh phiếu xuất kho, phiếu chi, bảng kê ...đợc xí nghiệp dùng làm căn cứ vào sổ nhật ký chung. Sau đó từ sổ này ghi vào sổ cái tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” . Sổ này đợc mở chung cho tất cả các đơn đặt hàng (bảng 16) vì vậy khi lấy số liệu để tính toán giá thành sản phẩm cho từng đơn đặt hàng, kế toán lấy số liệu trên sổ chi tiết chi phí sản xuất chung.
Bảng 16
Công ty nhiếp ảnh và Diafim
Xí nghiệp in I Sổ cái TK 627
Chi phí sản xuất chung Tháng 3 năm 2004 đơn vị tính: đồng c. từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số NT Nợ có X37 X45 BK2 BK2 BK2 5/3 15/3 31/3 31/3 31/3
Xuất dầu lau máy Xuất keo, băng dính Lơng phân xởng bình bản Lơng bộ phận sách Trích theo lơng 1522 1522 334 334 338 250.320 65.000 3.652.000 5.230.000 635.880
PC 240 240
31/3
( phân xởng BB) Chi phí tiền điện
Chi phí mua dầu, thuốc tút bản v..v... Kết chuyển chi phí sản xuất chung 331 111 154 350.360 250.020 40.500.320 40.500.320 Số phát sinh trong tháng 40.500.320 40.500.320 Số d cuối tháng 0 0 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Nguồn: phòng kế toán tài vụ)