I. Những đặc điểm chung của xí nghiệp 1 Quá trình hình thành và phát triển
4. Tổ chức bộ máy và công tác kế toán của xí nghiệp 1 Tổ chức bộ máy kế toán
4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ máy kế toán đợc tổ chức đơn giản, gọn nhẹ nhng vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý.
Tổ chức bộ máy kế toán theo phơng thức trực tuyến. Cấp dới theo sự chỉ đạo của cấp trên trực tiếp, giúp cho thông tin thống nhất, nhanh chóng. Bộ máy kế toán đợc khái quát theo sơ đồ sau
Phơi bản In ấn phẩm Hoàn thiện (Gấp, khâu, ghim, cắt xén,bao gói)
Sơ đồ số 12: Tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:
* Trởng phòng kế toán:
Trởng phòng kế toán bao quát toàn bộ công tác kế toán trong công ty, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên trong bộ máy kế toán, phân công, sắp xếp công việc cho từng ngời. Trởng phòng kế toán tổng hợp số liệu, tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo định kỳ.
* Kế toán thanh toán: thực hiện các phần hành kế toán về thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, phải trả, và các phần hành vê vật t, thành phẩm...
* Kế toán lao động, tiền lơng và bảo hiểm x hội: Có nhiệm vụã
tính toán chính xác, kịp thời tiền lơng, BHXH và các khoản phải trả khác cho ngời lao động căn cứ vào bảng chấm công, đơn giá l- ơng và hệ số lơng, đồng thời thực hiện các phần hành kế toán về TSCĐ và một số công việc liên quan khác.
* Thủ quỹ, kiêm thủ kho: Quản lý tiền của đơn vị, làm các công việc liên quan đến tiền nh thu quỹ, chi quỹ, các dịch vụ chuyển đổi giữa tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và ngợc lại,...Thủ quỹ còn thực hiện các nhiệm vụ của thủ kho nh nhập, xuất kho, ghi thẻ kho, phiếu giao nhận hàng,.
Trưởng phòng kế toán Kế toán lao động, tiền Lương TSCĐ Kế toán thanh toán, vật tư, thành phẩm Thủ quỹ Thủ kho
4.2 Tổ chức hạch toán kế toán
• Chế độ kế toán:
Xí nghiệp in I thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ trởng Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và các thông t sửa đổi số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997, số 120/1999/TT-BTC ngày 07/10/1999, số 105/2003/TT-BTC ngày 24/11/2003. Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào 31/12
* Hệ thống chứng từ: tuân thủ theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành, ngoài ra còn sử dụng một số mẫu do doanh nghiệp tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm riêng của xí nghiệp: ví dụ phiếu giao việc, phiếu giao hàng...
* Hệ thống tài khoản sử dụng: doanh nghiệp sử dụng khoảng một nửa số tài khoản do Bộ Tài chính ban hành: không sử dụng các tài khoản liên quan đến ngoại tệ, dự phòng, đầu t tài chính,...trong các tài khoản ngoài bảng thì chỉ sử dụng tài khoản 009 để theo dõi nguồn vốn khấu hao, tài khoản 002 để theo dõi nguyên vật liệu (giấy) do khách hàng gửi đến
* Hệ thống sổ sách tại xí nghiệp
Phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy mô và yêu cầu quản lý, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Đây là hình thức có đặc trng cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký, đặc biệt là nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sổ sách của doanh nghiệp bao gồm sổ nhật ký chung (không dùng nhật ký đặc biệt), sổ cái các tài khoản và sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ nhật ký chung đợc ghi thờng xuyên, theo trình tự thời gian, sổ cái đợc ghi định kỳ một tháng một lần. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái đợc kiểm tra,
đối chiếu và lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ số 13: Trình tự ghi sổ tại xí nghiệp in I
* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Ghi sổ theo giá gốc (Gồm giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua vận chuyển)
Phơng pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Giá bình quân cuối kỳ
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên