Như ta đó biết cụng nợ bao gồm 2 mảng: Cụng nợ phải thu và cụng nợ phải trả. Tổ chức thực hiện tốt cụng tỏc cụng nợ là bảo đảm thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và kịp thời, đồng thời cũng phải chi trả cỏc khoản nợ của doanh nghiệp đỳng thời hạn.
Việc thu hồi vốn nhanh đủ kịp thời sẽ đảm bảo cho tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp vững vàng ổn định, doanh nghiệp chủ động được về vốn khụng bị ứ đọng, mất mỏt vốn, quy mụ thu kinh doanh khụng bị thu hẹp. Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, việc bỏn chịu là hỡnh thức chịu mà người bỏn thường ỏp dụng khuyến khớch người mua, là phương tiện quảng cỏo để đẩy mạnh tiờu thụ sản phẩm, hàng hoỏ, mở rộng thị trường kinh doanh. Tuy nhiờn hỡnh thức bỏn chịu cũng cú mặt trỏi của nú, nếu doanh nghiệp cứ để tỡnh trạng thiếu nợ đối với khỏch hàng kộo dài sẽ dẫn đến hậu quả thiếu vốn trong quỏ trỡnh hoạt động làm cho quy mụ kinh doanh phải thu hẹp lại. Vỡ vậy khi ký kết cỏc hợp đồng kinh tế, mua bỏn, doanh nghiệp phải xỏc định rừ phương thức, hỡnh thức kế toỏn và thời hạn kế toỏn.
Kế toỏn cỏc khoản nợ đỳng hạn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp giữ được chữ tớn với cỏc chủ nợ, duy trỡ được mối quan hệ lõu dài trong việc vay vốn hay mua chịu của doanh nghiệp sau này.
Do vậy trong kế toỏn thường xuất hiện tỡnh trạng chiếm dụng vốn trỏi phộp, tạo ra nợ khú đũi giữa cỏc doanh nghiệp, cỏc tổ chức kinh tế, cỏ nhõn với nhau.
Thực vậy mọi cụng ty đều muốn trỡ hoón việc kế toỏn trong quan hệ với người cung cấp nhưng ngọc lại muốn thu hồi được vốn (nằm dưới dạng cỏc khoản phải thu) càng nhanh càng tốt. Điều này sẽ tạo mõu thuẫn bởi tất cả cỏc cụng ty trờn thương trường đến cú mối quan hệ khỏ phức tạp, đa dạng với người cung cấp, khỏch hàng… đồng thời bản thõn cụng ty cú trong quan hệ này là người cung cấp nhưng trong quan hệ khỏc lại là khỏch hàng. Do đú giả sử cụng ty cú ý định trỡ hoón kế toỏn một khoản nợ thỡ chỉ nờn trỡ hoón trong phạm vi thời gian và cỏc chi phớ tài chớnh cho phộp, khụng làm ảnh hưởng đến vị thế tớn dụng của mỡnh. Điều này cú nghĩa cụng ty chỉ cú thể tiếp tục kinh doanh làm
chủ thị trường “khi cú chớnh sỏch kế toỏn cụng nợ đạt được sự thoả đỏng với cả hai phớa (đối với doanh nghiệp, đối với cỏc đối tỏc, trong quan hệ kế toỏn”.
Mục đớch của cỏc nhà theo dừi và quản lý cụng nợ là làm thế nào thu hồi cụng nợ càng nhanh càng tốt với điều kiện khụng làm ảnh hưởng tới doanh số bỏn hàng và lợi nhuận của cụng ty. Trong quỏ trỡnh hoạt động, một doanh nghiệp cú cỏc nghiệp mua bỏn chịu, bỏn chịu hay chậm kế toỏn phỏt sinh là bỡnh thường diễn ra hàng ngày khi đú cũng (đồng thời) tạo ra những hoỏ đơn mới cho kế toỏn trong khi những hoỏ đơn cũ cũng cú thể cũng đó đến thời hạn hay chưa kịp kế toỏn. Tuy nhiờn độ lớn cỏc khoản phải thu của doanh nghiệp cũng thay đổi theo thời gian, tuỳ thuộc vào tốc độ thu hồi nợ cũ và tạo ra nợ mới cũng như sự tỏc động điều kiện kinh tế cung nằm ngoài tầm kiểm soỏt của doanh nghiệp. Nhưng nú cũng cú một số biến số mà doanh nghiệp cú thể kiểm soỏt tỏc động đến độ lớn cũng như quy mụ cuả cỏc khoản phải thu một cỏch mạnh mẽ. Hầu hết cỏc doanh nghiệp đều xõy dựng chớnh sỏch tớn dụng để kiểm soỏt cỏc biến số này. Giỏ bỏn, chất lượng sản phẩm, danh tiếng của cụng ty… là những yếu tố quyết định mức cõn đối với sản phẩm mà ban lónh đạo cụng ty cú thể kiểm soỏt được.
6.1. Chớnh sỏch tớn dụng
Đõy khụng chỉ là yếu tố quyết định, khỏch quan cú liờn quan đến mức độ, chất lượng và ruỉ ro của doanh thu bỏn hàng mà ở một khớa cạnh nào đú cú tỏc dụng khụng nhỏ đến cụng tỏc hiệu quả kế toỏn cụng nợ cty
6.1.1. Tiờu chuẩn tớn dụng
Là nguyờn tắc chỉ đạo định tố sức mạnh tài chớnh tối thiểu và cú thể chấp nhận được của những khỏch hàng mua chịu. Để làm rừ điều này cty cần cử người làm rừ xỏc minh chớnh xỏc tỡnh hỡnh tài chớnh của đối tượng. Nếu thấy khụng đạt yờu cầu thoả thuận của hai bờn thỡ hợp đồng khụng được tiến hành tiếp hoặc huỷ bỏ.
Là việc lựa chọn cỏc phương thức theo thoả thuận nhằm thu được tiền nhanh giảm chi phớ thu nợ. Tận dụng chờnh lệch thời gian thu chi ( thư chuyển tiền, điện chuyển tiền…).
6.1.3. Khuyến khớch kế toỏn nhanh
Trong quỏ trớnh bỏn hàng tỳi cty nờn cú chớnh sỏch chiết khấu cho những khỏch hàng kế toỏn cho cty trước thời hạn (trờn cơ sở tớnh toỏn giữa số chiết khấu bỏ ra và lợi ớch từ việc kế toỏn của khỏch hàng cho cty đem lại) từ đú làm tăng vũng quay cỏc khoản phải thu tạo nguồn vốn kịp thời cho kế toỏn nợ phải trả.
Đối với hoạt động kế toỏn cho nhà cung cấp cty nờn kế toỏn cỏc khoản nợ phải trả trước thời hạn cho nhà cung cấp khi cú tiền nhàn rỗi để cú thể nhận tiền chiết khấu từ phớa nhà cung cấp hay ớt ra cũng làm tăng vị thế của cty trờn thị trường.
6.2. Khai thỏc sử dụng hợp lý cỏc nguồn vốn
Vốn kinh doanh của cty được bự đắp từ nhiều nguồn vốn khỏc nhau. Vốn tự cú của cty càng nhiều thỡ cty sẽ hạn chế được số vốn vay như vậy sẽ tiết kiệm được một khoản trả lói tiền vay, tiết kiệm chi phớ vay vốn, tăng được lợi nhuận cho cty.
Nếu nguồn vốn tự cú chưa đỏp ứng đủ nhu cầu vốn kinh doanh cú thể huy động thờm cỏc nguồn vốn bờn ngoài trờn cơ sở tớnh ưu nhược điểm của từng loại vốn, buộc cty phải tớnh toỏn hiệu quả kinh tế, xem xột kết quả thu được cú đủ chi phớ tiền lói hay khụng. Ngoài cỏc khoản bự đắp chi phớ, lói thu được bao nhiờu và đIều kiện cho phộp nếu hạn chế cỏc khoản vay (nhiều) này.
Vay tớn dụng là hỡnh thức huy động vốn chủ yếu mà hầu hết cỏc doanh nghiệp đều phải sử dụng, tuy nhiờn cty cần cõn nhắc khi quyết định sử dụng tớn dụng ngắn hạn hay dài hạn. Rủi ro liờn quan tới cỏc khoản đầu tư bằng tớn dụng nhỡn chung cao hơn những rủi ro gắn liền vơớ việc sử dụng cỏc nguồn tớn dụng dài hạn bởi tỉ lệ lói suất ngắn hạn hay thay đổi nhiều hơn lóI suất dài hạn. Hơn nữa, bằng cỏch sử dụng nợ dài hạn cty cú thể cố định cỏc chi phớ trả lói trong suốt thời gian vay mượn. Trỏi lại, việc sử dụng nợ ngắn hạn kộo theo một nhu
cầu phải thường xuyờn tỏi tài trợ với những tỉ lệ lói suất cú thể dao động rất lớn và phải chịu chi phớ huy động nợ.
6.3. Huy động và tranh thủ cỏc nguồn huy động ngắn hạn
Cỏc nguồn tài trợ ngắn hạn là khoản tiền mà doanh nghiệp sử dụng phải hoàn trả trong thời hạn 1 năm kể từ ngày nhận tiền.
Cỏc khoản tài trợ này gần cỏc khoản tớn dụng thương mại mà cty nhận được từ nhà cung cấp khi mua cỏc loạt hàng hoỏ dưới hỡnh thức mua chịu, mua bằng tiền ký quỹ. Ngoài ra nú cũn bao gồm tiền đặt của khỏch hàng để mua hàng hoỏ dịch vụ theo hợp đồng và những khoản tiền vay ngắn hạn do cỏc tổ chức tài trợ. Đồng thời nú cũng bao gồm cỏc khoản nợ tớch luỹ gồm cỏc loại nợ tiền lương của nhõn viờn mà cty chưa trả, nợ tiền thuế… đú là nguồn tài trợ ngắn hạn khụng do vay mượn.
Cần quan tõm đến nguồn tài trợ ngắn hạn khụng do vay mượn bởi thực tế cty cú thể tranh thủ được nguồn tài trợ này mà khụng phải tốn kộm nhiều.
Nguồn tài trợ ngắn hạn khụng do vay mượn là những nguồn ngõn quỹ phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của cty. Cỏc nguồn ngõn quỹ này bao gồm cỏc khoản nợ tớch luỹ, tớn dụng thương mại và tiền đặt cọc của khỏch hàng.
Cỏc khoản nợ tớch luỹ này tự phỏt thay đổi cựng với cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khi cty mở rộng hoạt động cỏc khoản nợ này cũng tự tăng lờn và ngược lại.
Cỏc nguồn kinh phớ này là những hỡnh thức tài trợ “ miễn phớ” bởi lẽ doanh nghiệp, cú thể sử dụng tiền mà khụng phả trả lói do đến ngày kế toỏn. Tuy nhiờn phạm vi ứng dụng cỏc khoản nợ tớch luỹ là cú giới hạn. Tớn dụng tiền mặt là một nguồn tài trợ ngắn hạn, quan trọng đối với hầu hết cỏc doanh nghiệp. Khụng giống như cỏc khoản nợ tớch luỹ, tớn dụng tiền mặt rất linh động về thời hạn kế toỏn cũng như cỏc điều kiện chiết khấu hay quy mụ tài trợ.