Bộ máy kế toán là một trong những bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của Công ty, nhờ có sự phản ánh của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh, đã giúp cho Giám Đốc, các tổ chức cá nhân có quan tâm đến Công ty đa ra các quyết định đầu t đúng đắn. Việc tổ chức bộ máy kế toán là rất quan trọng vì hoạt động của bộ máy kế toán có ảnh hởng trực tiếp đến tình hình phát triển và uy tín của công ty trên thơng trờng. Để
phù hợp với tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty, Ban lãnh đạo và kế toán trởng đã quyết định chọn làm công tác kế toán theo hình thức kế toán độc lập. Theo hình thức này chỉ có một phòng kế toán tại văn phòng Tổng công ty, còn ở các đơn vị trực thuộc: công ty con, Chi nhánh đều có tổ chức một phòng kế toán riêng, cuối mỗi quý các phòng kế toán ở các đơn vị gửi báo cáo về Tổng công ty để kế toán tại Tổng công ty hạch toán cho toàn quý và đệ trình lên TGĐ xem xét đánh giá.Tại mỗi đội tàu công ty bố trí thêm một kế toán thống kê để thờng xuyên kiểm tra, giám sát mọi hoạt động phát sinh trong quá trình tàu lênh đênh trên biển.
Với hình thức tổ chức này ngời chịu trách nhiệm cao nhất là kế toán tr- ởng. Kế toán trởng đợc TGĐ uỷ quyền giám sát mọi hoạt động kế toán tài chính có liên quan đến tài sản, nguồn vốn của công ty, bên cạnh đó các nhân viên phòng kế toán cũng phải chịu trách nhiệm về công việc, nhiệm vụ của mình dới sự điều khiển của kế toán trởng.
Hình thức kế toán độc lập đã giúp cho bộ máy kế toán của công ty giảm nhẹ thời gian đi lại và khối lợng công việc của các cán bộ thống kê. Tuy nhiên hình thức này còn có một số nhợc điểm: do địa bàn hoạt động rộng khắp trên cả nớc nên việc kiểm tra, giám sát của kế toán trởng và lãnh đạo công ty đối với các công tác kế toán cũng nh những hoạt động khác không kịp thời sát sao và bị hạn chế.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty.
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Thu Huyền - KTB 31 Kế toán vật tư, nguyên nhiên liệu, TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán
tiền mặt ngân hàng Kế toán công nợ
Kế toán lư ơng, thủ quỹ
*) Chức năng của từng ngời, từng bộ phận trong phòng kế toán tài vụ. Phòng kế toán tài vụ của công ty có 8 nhân viên, trong phòng có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng từng ngời một.
+) Kế toán trởng: đồng thời là trởng phòng, phụ trách chung công tác tài chính kế toán của công ty, trực tiếp phụ trách các bộ phận kế toán: kế toán tổng hợp, tài sản cố định, đầu t dài hạn, ngắn hạn, góp vốn liên doanh và xây dựng cơ bản dở dang, bộ phận tài chính, chế độ chính sách và tài chính kế toán.
Kế toán trởng điều hành và kiểm tra việc chấp hành các chính sách tài chính, thờng xuyên báo cáo với Tổng Giám Đốc tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, những thiếu sót và kiến nghị các biện pháp khắc phục.
+) Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để ghi vào sổ cái, hàng quý tập hợp các chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. Giám sát hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lợng và giá trị, hàng năm kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản cố định, phân tích phản ánh kết quả của công ty hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
+) Kế toán thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để lập phiếu thu, phiếu chi, lập bảng chứng từ thu, chi tiền mặt, bảng kê chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục nợ vay và trả ngân hàng các thủ tục tạm ứng, thanh toán tạm ứng của công nhân viên. Lập dự toán, quyết toán đoàn ra, đoàn vào trình phụ trách phòng ký duyệt, theo dõi công nợ...
+) Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ thi, chi quỹ tiền mặt, các chứng từ chi tiêu khác trớc khi trình kế toán trởng ký duyệt và có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
+) Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền, theo dõi những khoản thu, chi trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+) Kế toán tiền lơng: hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lơng tại các đơn vị trực thuộc và các phòng ban, phân tích việc sử dụng lao động.
Hàng quý căn cứ vào bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành, các chứng từ liên quan khác nh: phiếu nghỉ hởng BHXH, nghỉ ốm ... do các bộ phận chi nhánh gửi lên, kế toán lập bảng thanh toán tiền lơng, thanh toán BHXH, thanh toán th- ởng... sau đó chuyển cho kế toán trởng ký duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát theo tiền lơng, theo dõi khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên, thanh toán theo BHXH...
+) Kế toán vật t, nguyên nhiên liệu – TSCĐ: theo dõi tình hình tăng giảm vật t, tài sản cố định, tình hình sử dụng nguyên nhiên liệu của các đội tàu, đội xe container, trích lập khấu hao, thanh lý, nhợng bán, cho thuê TSCĐ của công ty.
+) Kế toán ngân hàng và công nợ: chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng, làm thủ tục và theo dõi các khoản thanh toán với ngân hàng.
Bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng có hiệu quả, các kế toán ở các phần hành đều có sự quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau và chỉ có kế toán trởng mới có thể chi phối, điều hành trong một thể thống nhất để cùng tiến hành thu nhập hệ thống hoá toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trongcông ty.