Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 1141 ngày 01/11/1995 và đã sửa đổi bổ sung theo thông tư 89/2002/ TT- BTC ban hành ngày 09/10/2002 của BTC. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty được tổ chức rất chi tiết, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Cụ thể như:
Tài khoản 112 được chi tiết thành các tiểu khoản 1121 và 1122, căn cứ vào đó kế toán có thể theo dõi tình hình biến động tăng, giảm và số dư của tài khoản tiền gửi chi tiết theo từng ngân hàng.
Công ty đã chi tiết tài khoản 131, 331 theo từng khách hàng và chủ nợ để dễ dàng theo dõi. Những khách hàng, chủ nợ có quan hệ giao dịch thường xuyên với Công ty thì được theo dõi riêng trên từng trang sổ. Điều này rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, đặc biệt khi có khiếu nại tranh chấp xảy ra thì nó sẽ cung cấp thông tin chính xác theo đúng yêu cầu.
Đối với nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, để theo dõi các khoản nhận tiền của bên giao uỷ thác dễ dàng, Công ty đã chi tiết tài khoản 131 theo từng đơn vị giao uỷ thác đảm bảo không bị nhầm lẫn với các khách hàng của Công ty. Điều này giúp cho việc kiểm tra số liệu trên số dư của các tài khoản dễ dàng hơn, thuận tiện hơn và chính xác hơn.
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, việc tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại Công ty còn nhiều hạn chế cần khắc phục như:
Mặc dù Công ty có quan hệ thương mại với nhiều nước trên thế giới và phải sử dụng nhiều loại ngoại tệ để thanh toán với các đối tác nước ngoài nhưng Công ty lại không sử dụng tài khoản 007- Ngoại tệ các loại để theo dõi số phát sinh tăng, giảm cũng như số dư nguyên tệ của mỗi loại ngoại tệ. Trong khi đó, một nguyên tắc trong hạch toán ngoại tệ là khi phát sinh các nghiệp vụ về thu chi ngoại tệ, số nguyên tệ phải được theo dõi trên tài khoản 007 theo từng tài khoản “tiền mặt”, “tiền gửi ngân hàng”, “tiền đang chuyển” và trên Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả. Công ty đã có tài khoản chi tiết để theo dõi số ngoại tệ của Công ty tại ngân hàng và hiện có tại doanh nghiệp. Đó là các tài khoản chi tiết về số nguyên tệ đã được quy đổi ra đồng tiền Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm quy đổi nên thông tin về ngoại tệ là không chính xác vì tỷ giá thay đổi hàng ngày, mỗi khi cần biết thông tin chi tiết về nguyên tệ của Công ty, kế toán lại phải mất thời gian tính toán. Khi doanh nghiệp không sử dụng tài khoản 007 thì Công ty rất khó khăn trong việc tính toán chênh lệch tỷ giá lúc cuối kỳ, như vậy sẽ mất đi một khoản thu nhập tài chính khi tỷ giá tăng hoặc làm cho chi phí tài chính bị giảm đi khi tỷ giá giảm dẫn đến thuế thu nhập của doanh nghiệp bị đẩy cao lên so với thực tế.
Việc ghi chép hàng hoá nhập kho của Công ty trong tài khoản 156 là không chính xác vì trong thực tế Công ty không có kho, và hàng hoá mà Công ty nhập về đều được tổ chức bán thẳng cho các đơn vị bạn, không nhập kho.
Công ty không sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Từ khi nhập khẩu qua hải quan để vận chuyển trực tiếp bán cho khách hàng cũng mất một khoảng thời gian nhất định, có những lô hàng Công ty đã mua nhưng chưa về đến địa điểm giao nhận trong hợp đồng, hoặc những lô hàng đã về đến nơi nhưng chưa có hoá đơn hay chưa làm xong thủ tục kiểm nhận lô
hàng. Thực tế vào cuối tháng lượng hàng mua đang đi đường của Công ty là rất lớn nhưng Công ty không phản ánh trên tài khoản 151 nên đã làm cho chỉ tiêu tài sản lưu động của Công ty bị giảm. Điều này gây rất nhiều bất lợi cho công tác quản lý hàng hoá và ra quyết định kinh doanh của lãnh đạo.
Việc không sử dụng tài khoản 157 - Hàng gửi bán cũng là một hạn chế. Trong thực tế, Công ty không lưu kho hàng hoá, hàng nhập khẩu về được chuyển thẳng cho khách hàng nhưng chưa được xác định là tiêu thụ thì đối với những nghiệp vụ này Công ty nên theo dõi trên tài khoản 157.
Trong chế độ kế toán mới theo quy định của Bộ Tài Chính thì những khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng (trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu phát sinh trước lúc hàng nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp) thì phải phản ánh vào tài khoản 156 (chi tiết 1562)- Chi phí mua hàng, đến cuối kỳ phân bổ cho hàng đã tiêu thụ. Những khoản chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị, quảng cáo và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thì phải hạch toán vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tuy nhiên, thực tế trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh Công ty không tập hợp riêng trên tài khoản 1562- Chi phí thu mua hàng hoá mà được phản ánh vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Cuối kỳ các khoản chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh chứ không phân biệt chi phí phân bổ cho hàng đã tiêu thụ hay hàng tồn kho, điều này là chưa chính xác với chế độ kế toán.
Mặc dù việc tập hợp chi phí thu mua hàng hoá, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trên cùng tài khoản 641 là đơn giản cho công tác ghi sổ nhưng về bản chất là không phản ánh đúng các khoản chi phí của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Khi hạch toán chi phí thu mua vào chi phí bán hàng thì phần chi phí bán hàng của doanh nghiệp sẽ tăng trong khi giá vốn của hàng bán ra lại giảm đi, nếu hàng mua được tiêu thụ ngay trong kỳ thì kết quả của kỳ kế
toán không đổi, nhưng nếu hàng mua mà chưa tiêu thụ được thì lợi nhuận của kỳ kinh doanh sẽ giảm đi, hoặc hàng đã xuất đi tiêu thụ nhưng đến kỳ sau mới xác định doanh thu sẽ dẫn đến báo cáo kế toán được lập ra thiếu chính xác. Việc không bóc tách các khoản chi phí này sẽ gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý, đặc biệt là về việc theo dõi để có kế hoạch giảm chi phí thu mua, giảm chi phí hành chính và tăng hiệu quả của chi phí bán hàng, đồng thời cũng không phản ánh đúng giá vốn của hàng hoá mua vào, gây sai lệch thông tin kế toán.
3.1.4. Về vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký- chứng từ. Đây là hình thức phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh gồm nhiều phòng kinh doanh, có trụ sở đặt tại các tỉnh, thành phố và các cửa hàng là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, cuối mỗi tháng các đơn vị phụ thuộc nộp lên phòng kế toán của Công ty các Bảng kê mua bán hàng hoá và các hoá đơn, chứng từ có liên quan để phòng kế toán tổng hợp ghi sổ, lập các báo cáo kế toán. Do đó, sử dụng hình thức Nhật ký- chứng từ, việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian kết hợp với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) đã giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán so với các hình thức khác.
Áp dụng hình thức ghi sổ này, hệ thống sổ kế toán được mở một cách thích hợp, đặc biệt là hệ thống Sổ chi tiết, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty. Để theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng cũng như với nhà cung cấp trong mỗi tháng, kế toán thanh toán sử dụng Sổ chi tiết công nợ (Sổ chi tiết TK 131, 331) được mở theo từng tháng, riêng cho từng khách hàng và từng nhà cung cấp.
Công ty không mở Sổ chi tiết theo dõi cho từng mặt hàng khiến cho công tác đối chiếu giữa lượng hàng hoá thực tế và ghi sổ chỉ được thực hiện trên tổng thể theo nhóm hàng mà không cụ thể theo từng mặt hàng được. Điều này gây ra nhiều bất lợi khi cần thông tin nhanh về một loại hàng hoá cụ thể phục vụ cho ban lãnh đạo ra quyết định kinh doanh.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản