Để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản áp dụng ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ. Để thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán, cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, Công ty sử dụng phần mềm kế toán thương mại Việt Nam (FAST 2000) để ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào chứng từ hàng hoá, giấy thông báo thuế của Hải quan, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng nhập khẩu vào Bảng kê ghi Nợ TK 156, phản ánh thuế nhập khẩu vào Bảng kê TK 3333, thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu vào Bảng kê TK 1331.
Với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào Hợp đồng đã được ký kết, kế toán lập Hoá đơn GTGT, phản ánh giá vốn hàng bán cũng như doanh thu bán hàng trên Bảng kê bán hàng, phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu trên Bảng kê TK 33312 và theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng trên Sổ chi tiết TK 131.
Để theo dõi tổng hợp tình hình tăng giảm hàng hoá, tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả, kế toán sử dụng Bảng kê nhập- xuất- tồn kho hàng hoá, NKCT số 5, NKCT số 8, Bảng kê số 11. Cuối tháng, căn cứ vào các NKCT và các Bảng kê có liên quan, kế toán phản ánh vào Sổ Cái các TK 156, 131, 331, 511, 632…
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu và lập Báo cáo kế toán theo quy định của Công ty.
Cuối quý kế toán làm tương tự như tổng hợp số liệu tháng và kết chuyển doanh thu. Sau khi số liệu quý đã được tổng hợp và kết chuyển, kế toán thực hiện in ra các Báo cáo kế toán theo yêu cầu.
Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết công nợ (TK 131)
Sổ chi tiết công nợ (TK 331) Bảng kê ghi Nợ TK 156 và Bảng kê bán hàng Bảng kê số 11 và NKCT số 8 (TK 131) NKCT số 8 (TK 5111,5113) Phần mềm kế toán Bảng kê N-X-T kho hàng hóa NKCT số 5 (TK 331) Sổ Cái TK 131 Sổ Cái TK 5111, 5113 Sổ Cái TK 156 Sổ Cái TK 331
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chú thích
Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp bao gồm:
Về xuất khẩu: Công ty kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng sau:
Khoáng sản: quặng, tinh quặng, kim loại đen, kim loại màu, hợp kim. Hàng thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, giày dép.
Cao su, các sản phẩm cao su, tinh dầu của các loại hạt có dầu, các loại hạt điều, thức ăn gia súc.
Các sản phẩm thuỷ tinh, pha lê, đồ gốm sứ. Các sản phẩm khô, nông sản.
Về nhập khẩu: Công ty được phép nhập khẩu các mặt hàng sau: Kim loại đen, kim loại màu, hợp kim.
Hoá chất, phân bón.
Vật liệu xây dựng, vật liệu kết dính. Sản phẩm giấy.
Hàng tiêu dùng thiết yếu và công nghiệp. Nhựa đường, chất dẻo, dầu nhờn, các phụ gia.
Khí công nghiệp, vật tư thiết bị lẻ, phương tiện vận tải.
Máy xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, thiết bị xếp dỡ hàng hoá. Trang thiết bị y tế, thiết bị âm thanh, nhạc cụ, sứ vệ sinh.
Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác: Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản cũng được phép nhập khẩu những mặt hàng trong đăng ký kinh doanh.
Do lĩnh vực kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu, với hoạt động chính là nhập khẩu, thị trường nước ngoài chủ yếu là các nước Trung Quốc, Singapo. Trung Quốc là thị trường có tiềm năng rất lớn, kim ngạch nhập khẩu từ thị trường này khá cao và tăng dần qua các năm, đặc biệt là sau khi hiệp định thương mại Việt Trung được ký kết. Ngoài ra, Công ty cũng chú trọng mở rộng thị trường nhập khẩu sang các nước khác như Anh, Hà Lan, Nhật
Bản, Đài loan, Nga, Đức, Mỹ... Nhìn chung thị trường trong nước và thị trường nước ngoài đều khá rộng. Tuỳ theo đặc điểm của từng mặt hàng nhập khẩu Công ty lựa chọn thị trường nhập khẩu phù hợp. Công ty luôn sử dụng một nhà cung cấp thường xuyên cho mỗi loại hàng đảm bảo uy tín và chất lượng cũng như giá cả của hàng hoá, đồng thời duy trì mối quan hệ sẵn có với khách hàng truyền thống.
Trong thời kỳ trước, đối thủ cạnh tranh trong nước gần như không có. Tuy nhiên, trong cơ chế thị trường với sự gia tăng ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh, nhiều Công ty xuất nhập khẩu cùng lĩnh vực, thị trường ngày càng bị thu hẹp. Mặt khác, tình hình kinh doanh của Công ty chủ yếu dựa vào uy tín lâu năm của mình, các khách hàng trực tiếp tìm đến hợp tác cùng Công ty trong khi Công ty hầu như chưa chú ý đến công tác tìm kiếm khách hàng mới.
Trong giai đoạn hiện nay, Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong hoạt động xuất nhập khẩu của mình, đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu. Từ sau cuộc khủng hoảng tài chính năm 1997, một số thị trường xuất khẩu chủ yếu của Công ty đã giảm đáng kể làm cho khâu tiêu thụ của Công ty gặp không ít khó khăn, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Thị trường xuất khẩu bị thu hẹp, các mặt hàng xuất khẩu cũng bị thu hẹp, các mặt hàng xuất khẩu truyền thống theo cơ chế mới được phân bổ về các bộ chuyên ngành. Mặt khác do chính sách mới của Nhà nước: cấm xuất quặng thô, chưa qua tuyển chọn (quặng có hàm lượng thấp). Ví dụ: Mangan qua tuyển chọn phải đạt trên 60% nguyên chất.
2.2. Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Khoáng sản
2.2.1. Các phương thức nhập khẩu hàng hoá và tài khoản sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu. Bên cạnh việc kinh doanh nhập khẩu theo phương thức trực tiếp, Công ty còn ký kết với các đơn vị khác để nhập khẩu uỷ thác hưởng hoa hồng.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính quy định tại quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài Chính, quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001. Với lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu là chủ yếu, Công ty thường sử dụng tài khoản 156- Hàng hoá để phản ánh trị giá mua của hàng hóa. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua của hàng nhập trong kỳ
Bên Có: Phản ánh trị giá xuất kho của hàng hoá; Trị giá xuất trả lại người bán; Giảm giá hàng mua được hưởng.
Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế hàng hoá hiện còn cuối kỳ. Ngoài các tài khoản được sử dụng chủ yếu ở trên, đối với nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá kế toán Công ty còn sử dụng các tài khoản sau: TK 1111, TK 112, TK 1331, TK 33312, TK 331, TK 3333, TK 141, TK 413, TK 641…
2.2.2. Phương thức nhập khẩu trực tiếp
Để thực hiện một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, các phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Sau đó Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài. Khi hợp đồng đã được ký kết, Công ty tiến hành các thủ tục mở L/C tại ngân hàng.
Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, nếu chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ tiến hành chuyển hàng đồng thời lập một bộ chứng từ thanh toán gửi cho ngân hàng. Thông thường bộ chứng từ này bao gồm: Hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói. Khi Công ty chấp nhận thanh toán thì ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho Công ty để đi nhận hàng. Chi nhánh giao nhận của Công ty đặt tại cảng sẽ đứng ra kiểm nhận hàng và làm các thủ tục Hải quan, đồng thời Công ty thông báo cho khách hàng ra nhận hàng luôn tại cảng. Trong trường hợp khách hàng không nhận hàng ngay tại cảng, Công ty sẽ tiến hành thuê kho bãi và cả người giữ kho để bảo quản hàng, mọi chi phí phát sinh trong quá trình thuê kho bãi đều do khách hàng chịu.
Khi nhận được biên lai thuế, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, Invoice, giấy báo Nợ của ngân hàng, hoá đơn, biên lai vận chuyển bốc dỡ,… kế toán thực hiện vào máy tính phần hành Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, phần giấy báo Nợ của ngân hàng, chứng từ phiếu chi tiền mặt. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 1122a, TK 1122b, TK 1111, TK 131TD (chi tiết cho từng khách hàng), TK 33331TD, TK 33312TD, NKCT số 1, NKCT số 2, bảng kê số 1, bảng kê số 5, bảng kê số 11.
Kế toán hàng hoá vào máy tính phần hành Mua hàng, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 156, TK 331TD, TK 3333TD, NKCT số 5. Kế toán thanh toán vào máy tính phần hành Phải trả để cập nhật giấy báo Nợ của ngân hàng về việc thanh toán L/C. Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331TD (chi tiết cho từng nhà cung cấp), Sổ chi tiết TK 1122a, Sổ chi tiết TK 1122b, NKCT số 2, NKCT số 5.
Cuối tháng, số liệu tổng cộng trên các Nhật ký- chứng từ sẽ được chuyển vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần XNK khoáng sản TK 1122a TK 1122b TK 331 TK 156 TK 33331 TK 33312 TK 133 TK 413 TK 141 TK 641 (1) (9) (10) (8) (8a) (8b) (4) (5) (6) (7) (2) (3a) (3b) TK 1121 TK 1111 (11)
Chú thích:
1. Ký quỹ mở L/C
2. Khi nhận được thông báo hàng đã về đến cảng cử người đi tiếp nhận hàng và tạm ứng cho cán bộ nhận hàng
3. Chi phí nhận hàng bằng tiền tạm ứng 3a. Chi phí chưa có thuế GTGT
3b. Thuế GTGT được khấu trừ
4. Tính thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu 5. Nộp thuế nhập khẩu
6. Kết chuyển phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu 7. Nộp thuế GTGT
8. Nhập kho hàng nhập khẩu
9. Thanh toán cho người xuất khẩu bằng tiền ký quỹ 10.Thanh toán cho người xuất khẩu số tiền hàng còn nợ 11. Lệ phí Hải quan.
Việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được minh họa bằng ví dụ cụ thể sau:
Ngày 03/10/2006, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản ký hợp đồng ngoại với Công ty YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD (Trung Quốc) để nhập khẩu 3.300 tấn phân bón.
Trong hợp đồng nhập khẩu trực tiếp quy định rõ: Giá trị của hợp đồng: 999.900 USD
Phương thức thanh toán: L/C
Địa điểm giao hàng: Cảng Nhà Rồng
Phí mở L/C: 0,1%, Phí giám định hàng hoá: 1.950.000 Thuế nhập khẩu: 0%, Thuế GTGT: 5%
YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD Tel: +86-871-4327032
Fax: +86-871-431-8008 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Address: Kunming, Yunnan, China Email: dhaker@honglinie.com
COMMERCIAL INVOICE
DATE: OCT 03/2006 INVOICE NO: THDAP 1023 CONTRACT NO: UC 06 WX 2044- TH2
PAYMENT TERM: L/C
TO MESSRS: VIETNAM NATIONAL MINERALS EXPORT- IMPORT JOINT STOCK COMPANY (MINEXPORT) 28 BA TRIEU STR, HA NOI, VIET NAM
MARKS & NOS QUANTITIES & DESCRIPTIONS UNIT PRICE TOTAL PRICE MARKS: MANUFACTURER'S STANDARD MARKING IN ENGLISH
DI- AMMONIUM PHOSPHATE (DAP) QUANTITY: 3.300 MTS/ 66.000 BAGS NET WEIGHT: 3.300 MTS
GROSS WEIGHT: 330.660 MTS
(SAY: THREE THOUSAND THREE HUNDRED METRIC TONS/ SIXTY- SIX THOUSAND BAGS ONLY)
SPECIFICATION:
TOTAL NITROGEN: 17.5 PCT MIN AVAILABLE P 205: 46.0 PCT MIN MOISTURE: 3.0 PCT MAX
GRANULARITY 1- 4 MM: 90 PCT MIN
COLOR: BROWN
ORIGIN: P. R. CHINA (YUNNAN JIANGCHUAN TIANHU CHEMICAL INDUSTRY CO., LTD)
PACKING: 50 KGS NET PACKED IN NEW WHITE PP WOWEN BAG WITH PE INNER LINER. 2 PCT EMPTY SPARE MARKED BAGS TO BE SUPPLIED FREE OF CHARGE WITH SHIPMENT. USD 303/ MT CFR TO HOCHIMINH CITY, VIET NAM WITH CUSTOMARY QUICK DISPATCH IN BAGS, INCOTERMS 2000 USD 999.900.00
Công ty ghi chép sổ kế toán theo tỷ giá hạch toán là 16.039 VND/USD, tỷ giá thực tế liên ngân hàng công bố tại thời điểm nhận hàng là 16.059 VND/USD.
Ngày 05/10 Công ty ký quỹ mở L/C, số tiền ký quỹ là 30% giá trị hợp đồng, tương ứng với 999.900* 30%* 16.039= 4.811.218.830 VND
Căn cứ vào giấy báo Nợ kế toán ghi: Nợ TK 1122b: 4.811.218.830
Có TK 1122a: 4.811.218.830
Ngày 16/10 Công ty nhận được bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến. Sau khi kiểm tra đối chiếu với các điều kiện của L/C Công ty chấp nhận trả tiền.
Ngày 19/10 Công ty nhận được thông báo hàng đã về đến cảng Nhà Rồng, Công ty cử cán bộ đi nhận hàng và làm thủ tục Hải quan. Công ty tạm ứng cho cán bộ đi nhận hàng 5.000.000 VND, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 141: 5.000.000
Có TK 1111: 5.000.000
Lệ phí Hải quan thông qua tờ khai hàng hoá nhập khẩu 1.000.000 VND. Kế toán định khoản nghiệp vụ này:
Nợ TK 6411: 1.000.000
Có TK 1111: 1.000.000
Khi Hải quan đã kiểm tra lô hàng nhập về và đóng dấu cho phép thông quan, cán bộ phòng XNK 3 tiến hành nộp thuế NK, thuế GTGT và các lệ phí Hải quan rồi tiến hành chuyển hàng ra khỏi cảng. Thông qua giấy báo Nợ của ngân hàng về khoản thuế mà Công ty nộp cho Hải quan, tờ khai hàng hoá NK ngày 20/10/2006 (Phụ lục 1.1), kế toán phản ánh giá trị hàng NK như sau:
Thuế nhập khẩu: 999.900* 0%= 0 VND
Giá trị hàng nhập khẩu: 999.900* 16.059= 16.057.394.100 VND Thuế GTGT của lô hàng nhập khẩu:
16.057.394.100 * 5%= 802.869.705 VND (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 1122a (Biểu 2.1) và Sổ chi tiết TK 1122b (Biểu 2.2) để theo dõi tiền mặt và tiền ký quỹ bằng ngoại tệ tại ngân hàng Vietcombank, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 1122a và TK 1122b đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 1122a và TK 1122b đối ứng Có với các tài khoản liên quan.
Biểu 2.1:
BỘ THƯƠNG MẠI
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 1122a- Tiền USD gửi ngân hàng Vietcombank
Tháng 10/2006
(Đơn vị tính: Đồng)
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Ngày Số hiệu Nợ Có
Số dư đầu tháng …
05/10 Gbn641 Ký quỹ mở L/C 1122b 4.811.218.830
27/10 Gbn661 Trả tiền cho Công ty YUN 331 11.226.117.270
… … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng … Biểu 2.2: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 1122b- Tiền USD ký quỹ mở L/C Vietcombank
Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 05/10 Gbn641 Ký quỹ mở L/C 1122a 4.811.218.830
27/10 Gbn661 Trả tiền cho Công ty YUN 331 4.811.218.830 …
Cộng số phát sinh … …
Số dư cuối tháng …
Căn cứ vào tờ khai Hải quan, hoá đơn ngoại (invoice), hợp đồng ngoại, biên lai thuế, thông báo thuế, kế toán vào máy tính nghiệp vụ nhập hàng:
Có TK 331: 999.900 * 16.039 = 16.037.396.100 Có TK 413: 19.998.000
Kế toán sử dụng Sổ chi tiết công nợ (Biểu 2.3) để theo dõi các khoản phải trả