Để thực hiện một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, các phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Sau đó Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài. Khi hợp đồng đã được ký kết, Công ty tiến hành các thủ tục mở L/C tại ngân hàng.
Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, nếu chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ tiến hành chuyển hàng đồng thời lập một bộ chứng từ thanh toán gửi cho ngân hàng. Thông thường bộ chứng từ này bao gồm: Hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói. Khi Công ty chấp nhận thanh toán thì ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho Công ty để đi nhận hàng. Chi nhánh giao nhận của Công ty đặt tại cảng sẽ đứng ra kiểm nhận hàng và làm các thủ tục Hải quan, đồng thời Công ty thông báo cho khách hàng ra nhận hàng luôn tại cảng. Trong trường hợp khách hàng không nhận hàng ngay tại cảng, Công ty sẽ tiến hành thuê kho bãi và cả người giữ kho để bảo quản hàng, mọi chi phí phát sinh trong quá trình thuê kho bãi đều do khách hàng chịu.
Khi nhận được biên lai thuế, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, Invoice, giấy báo Nợ của ngân hàng, hoá đơn, biên lai vận chuyển bốc dỡ,… kế toán thực hiện vào máy tính phần hành Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, phần giấy báo Nợ của ngân hàng, chứng từ phiếu chi tiền mặt. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 1122a, TK 1122b, TK 1111, TK 131TD (chi tiết cho từng khách hàng), TK 33331TD, TK 33312TD, NKCT số 1, NKCT số 2, bảng kê số 1, bảng kê số 5, bảng kê số 11.
Kế toán hàng hoá vào máy tính phần hành Mua hàng, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 156, TK 331TD, TK 3333TD, NKCT số 5. Kế toán thanh toán vào máy tính phần hành Phải trả để cập nhật giấy báo Nợ của ngân hàng về việc thanh toán L/C. Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331TD (chi tiết cho từng nhà cung cấp), Sổ chi tiết TK 1122a, Sổ chi tiết TK 1122b, NKCT số 2, NKCT số 5.
Cuối tháng, số liệu tổng cộng trên các Nhật ký- chứng từ sẽ được chuyển vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần XNK khoáng sản TK 1122a TK 1122b TK 331 TK 156 TK 33331 TK 33312 TK 133 TK 413 TK 141 TK 641 (1) (9) (10) (8) (8a) (8b) (4) (5) (6) (7) (2) (3a) (3b) TK 1121 TK 1111 (11)
Chú thích:
1. Ký quỹ mở L/C
2. Khi nhận được thông báo hàng đã về đến cảng cử người đi tiếp nhận hàng và tạm ứng cho cán bộ nhận hàng
3. Chi phí nhận hàng bằng tiền tạm ứng 3a. Chi phí chưa có thuế GTGT
3b. Thuế GTGT được khấu trừ
4. Tính thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu 5. Nộp thuế nhập khẩu
6. Kết chuyển phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu 7. Nộp thuế GTGT
8. Nhập kho hàng nhập khẩu
9. Thanh toán cho người xuất khẩu bằng tiền ký quỹ 10.Thanh toán cho người xuất khẩu số tiền hàng còn nợ 11. Lệ phí Hải quan.
Việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được minh họa bằng ví dụ cụ thể sau:
Ngày 03/10/2006, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản ký hợp đồng ngoại với Công ty YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD (Trung Quốc) để nhập khẩu 3.300 tấn phân bón.
Trong hợp đồng nhập khẩu trực tiếp quy định rõ: Giá trị của hợp đồng: 999.900 USD
Phương thức thanh toán: L/C
Địa điểm giao hàng: Cảng Nhà Rồng
Phí mở L/C: 0,1%, Phí giám định hàng hoá: 1.950.000 Thuế nhập khẩu: 0%, Thuế GTGT: 5%
YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD Tel: +86-871-4327032
Fax: +86-871-431-8008
Address: Kunming, Yunnan, China Email: dhaker@honglinie.com
COMMERCIAL INVOICE
DATE: OCT 03/2006 INVOICE NO: THDAP 1023 CONTRACT NO: UC 06 WX 2044- TH2
PAYMENT TERM: L/C
TO MESSRS: VIETNAM NATIONAL MINERALS EXPORT- IMPORT JOINT STOCK COMPANY (MINEXPORT) 28 BA TRIEU STR, HA NOI, VIET NAM
MARKS & NOS QUANTITIES & DESCRIPTIONS UNIT PRICE TOTAL PRICE MARKS: MANUFACTURER'S STANDARD MARKING IN ENGLISH
DI- AMMONIUM PHOSPHATE (DAP) QUANTITY: 3.300 MTS/ 66.000 BAGS NET WEIGHT: 3.300 MTS (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
GROSS WEIGHT: 330.660 MTS
(SAY: THREE THOUSAND THREE HUNDRED METRIC TONS/ SIXTY- SIX THOUSAND BAGS ONLY)
SPECIFICATION:
TOTAL NITROGEN: 17.5 PCT MIN AVAILABLE P 205: 46.0 PCT MIN MOISTURE: 3.0 PCT MAX
GRANULARITY 1- 4 MM: 90 PCT MIN
COLOR: BROWN
ORIGIN: P. R. CHINA (YUNNAN JIANGCHUAN TIANHU CHEMICAL INDUSTRY CO., LTD)
PACKING: 50 KGS NET PACKED IN NEW WHITE PP WOWEN BAG WITH PE INNER LINER. 2 PCT EMPTY SPARE MARKED BAGS TO BE SUPPLIED FREE OF CHARGE WITH SHIPMENT. USD 303/ MT CFR TO HOCHIMINH CITY, VIET NAM WITH CUSTOMARY QUICK DISPATCH IN BAGS, INCOTERMS 2000 USD 999.900.00
Công ty ghi chép sổ kế toán theo tỷ giá hạch toán là 16.039 VND/USD, tỷ giá thực tế liên ngân hàng công bố tại thời điểm nhận hàng là 16.059 VND/USD.
Ngày 05/10 Công ty ký quỹ mở L/C, số tiền ký quỹ là 30% giá trị hợp đồng, tương ứng với 999.900* 30%* 16.039= 4.811.218.830 VND
Căn cứ vào giấy báo Nợ kế toán ghi: Nợ TK 1122b: 4.811.218.830
Có TK 1122a: 4.811.218.830
Ngày 16/10 Công ty nhận được bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến. Sau khi kiểm tra đối chiếu với các điều kiện của L/C Công ty chấp nhận trả tiền.
Ngày 19/10 Công ty nhận được thông báo hàng đã về đến cảng Nhà Rồng, Công ty cử cán bộ đi nhận hàng và làm thủ tục Hải quan. Công ty tạm ứng cho cán bộ đi nhận hàng 5.000.000 VND, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 141: 5.000.000
Có TK 1111: 5.000.000
Lệ phí Hải quan thông qua tờ khai hàng hoá nhập khẩu 1.000.000 VND. Kế toán định khoản nghiệp vụ này:
Nợ TK 6411: 1.000.000
Có TK 1111: 1.000.000
Khi Hải quan đã kiểm tra lô hàng nhập về và đóng dấu cho phép thông quan, cán bộ phòng XNK 3 tiến hành nộp thuế NK, thuế GTGT và các lệ phí Hải quan rồi tiến hành chuyển hàng ra khỏi cảng. Thông qua giấy báo Nợ của ngân hàng về khoản thuế mà Công ty nộp cho Hải quan, tờ khai hàng hoá NK ngày 20/10/2006 (Phụ lục 1.1), kế toán phản ánh giá trị hàng NK như sau:
Thuế nhập khẩu: 999.900* 0%= 0 VND
Giá trị hàng nhập khẩu: 999.900* 16.059= 16.057.394.100 VND Thuế GTGT của lô hàng nhập khẩu:
16.057.394.100 * 5%= 802.869.705 VND
Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 1122a (Biểu 2.1) và Sổ chi tiết TK 1122b (Biểu 2.2) để theo dõi tiền mặt và tiền ký quỹ bằng ngoại tệ tại ngân hàng Vietcombank, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 1122a và TK 1122b đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 1122a và TK 1122b đối ứng Có với các tài khoản liên quan.
Biểu 2.1:
BỘ THƯƠNG MẠI
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 1122a- Tiền USD gửi ngân hàng Vietcombank
Tháng 10/2006 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Đơn vị tính: Đồng)
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Ngày Số hiệu Nợ Có
Số dư đầu tháng …
05/10 Gbn641 Ký quỹ mở L/C 1122b 4.811.218.830
27/10 Gbn661 Trả tiền cho Công ty YUN 331 11.226.117.270
… … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng … Biểu 2.2: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 1122b- Tiền USD ký quỹ mở L/C Vietcombank
Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 05/10 Gbn641 Ký quỹ mở L/C 1122a 4.811.218.830
27/10 Gbn661 Trả tiền cho Công ty YUN 331 4.811.218.830 …
Cộng số phát sinh … …
Số dư cuối tháng …
Căn cứ vào tờ khai Hải quan, hoá đơn ngoại (invoice), hợp đồng ngoại, biên lai thuế, thông báo thuế, kế toán vào máy tính nghiệp vụ nhập hàng:
Có TK 331: 999.900 * 16.039 = 16.037.396.100 Có TK 413: 19.998.000
Kế toán sử dụng Sổ chi tiết công nợ (Biểu 2.3) để theo dõi các khoản phải trả phát sinh và tình hình thanh toán các khoản phải trả đó đối với từng nhà cung cấp, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331TD đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 331TD đối ứng Có với các tài khoản liên quan.
Biểu 2.3:
BỘ THƯƠNG MẠI
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 331 TD- Phải trả người bán tự doanh
Khách hàng: Công ty YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 20/10 PN/5057 Nhập phân bón DAP 156 16.037.396.100
27/10 Gbn0561 Thanh toán cho YUN 1122a 11.226.177.270 27/10 Gbn0561 Thanh toán cho YUN 1122b 4.811.218.830
Cộng số phát sinh 16.037.396.100 16.037.396.100 Số dư cuối tháng
Chi phí vận chuyển hàng 2.000.000 VND (thuế GTGT 10%), phí giám định hàng hoá 1.950.000 VND chi bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 6411: 3.950.000 Nợ TK 1331: 200.000.000
Ngày 27/10 Công ty tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài số tiền của hợp đồng. Sau khi thủ tục thanh toán hoàn tất, nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về việc thanh toán L/C, kế toán định khoản:
Nợ TK 331: 16.037.396.100
Có TK 1122a: 11.226.177.270 Có TK 1122b: 4.811.218.830 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Căn cứ vào phiếu thu cán bộ nhận hàng trả lại tiền tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 111: 850.000
Có TK 141: 850.000
Công ty nhận được hoá đơn GTGT của ngân hàng về việc thu phí dịch vụ mở L/C trừ vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng, khoản phí này phải chịu thuế GTGT 10%. Trong đó:
▪ Phí mở thư tín dụng:
999.900* 16.059* 0,1%= 16.057.394VND ▪ Thuế GTGT: 1.605.739VND Kế toán ghi sổ theo bút toán:
Nợ TK 6412: 16.057.394 Nợ TK 1331: 1.605.739
Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết công nợ, kế toán lấy số liệu tổng cộng của từng Sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào Nhật ký- chứng từ số 5 (Biểu 2.4). NKCT số 5 dùng để theo dõi tình hình thanh toán với tất cả các nhà cung cấp của Công ty.
Biểu 2.4:
BỘ THƯƠNG MẠI
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5
Ghi Có TK 331 TD- Phải trả người bán tự doanh
Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Số TT Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ
Ghi Có TK 331 TD, ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán (Ghi Nợ TK 331 TD) Số dư cuối kỳ Nợ Có 156 … Cộng Có TK 331 TD 1122a 1122b … Cộng Nợ TK 331 TD Nợ Có … … 280135 YUN 16.307.396.100 … 11.226.177.270 4.811.218.830 … … … … … … … … … … Cộng 61.926.481.661 73.192.813.068 62.584.310.224
Kế toán sử dụng Sổ chi tiết vật tư- hàng hoá (Biểu 2.5) để theo dõi tình hình nhập, xuất của từng loại hàng hoá ở từng kho, cuối tháng lấy số liệu tổng cộng để ghi vào Sổ Cái TK 156.
Biểu 2.5:
BỘ THƯƠNG MẠI
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ- HÀNG HOÁ
Kho KXNK 3- Kho phòng XNK 3 Từ ngày 01/10/2006 đến 31/10/2006 Phân bón DAP Đơn vị: Tấn (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư
Đơn giá Nhập Xuất
Ngày Số SL Giá trị SL Giá trị
20/10 PN/5057 Công ty YUN Nhập mua phân bón DAP
331 4.859.817 3.300 16.037.396.100
20/10 PN/5057 Chênh lệch tỷ giá 413 19.998.000
Phát sinh trong kỳ Tồn cuối kỳ
Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Có TK 331 và số liệu tổng cộng trên NKCT số 5 kế toán tiến hành vào Sổ Cái TK 331TD (Biểu 2.6).
Biểu 2.6:
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
SỔ CÁI (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài khoản 331 TD- Phải trả người bán tự doanh
Năm 2006 Số dư đầu kỳ Nợ Có (Đơn vị tính: Đồng) Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1111 9.407.061.079 1122a 73.192.813.068 1122b 62.584.310.224 … … Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có Số dư cuối tháng Nợ Có
Cuối tháng, phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ được kết chuyển để khấu trừ:
Nợ TK 1331: 802.869.705
Có TK 33312 TD: 802.869.705
Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 33312TD (Biểu 2.7) để theo dõi các khoản thuế GTGT của hàng nhập khẩu tự doanh, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 33312TD đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 33312TD đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Cuối tháng lấy số tổng cộng để ghi Sổ Cái TK 33312TD.
BỘ THƯƠNG MẠI
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 33312 TD- Thuế GTGT hàng nhập khẩu tự doanh
Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 20/10 Gbn0553 Nộp thuế GTGT 1121 802.869.705 31/10 Kết chuyển 33312TD→1331 1331 3.508.496.506 … … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng …
Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 1331 (Biểu 2.8) để phản ánh phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu được kết chuyển về tài khoản 1331 để khấu trừ.
Biểu 2.8:
BỘ THƯƠNG MẠI
Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 1331- Thuế GTGT được khấu trừ
Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 31/10 Kết chuyển 33312TD→1331 1331 3.508.496.506 … … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng …