Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản tổ chức quản lý phân cấp theo cơ cấu trực tuyến- chức năng. Thực chất của phương thức này là chuyên môn hoá hoạt động quản trị, tạo điều kiện thực hiện chặt chẽ hoạt động điều hành, quản lý, kiểm tra và phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty. Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm:
Đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty là Giám đốc, do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ, chủ trương và chịu mọi trách nhiệm về các vấn đề của Công ty trước Bộ Thương Mại và pháp luật. Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, có quyền quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp, quyết định khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp đối với các nhân viên. Giám đốc tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển thị trường.
Dưới quyền của Giám đốc là hai Phó Giám đốc. Phó Giám đốc kinh doanh trực tiếp giao nhiệm vụ và quản lý hoạt động của các phòng ban cùng
các đơn vị trực thuộc trong khối kinh doanh, duyệt các phương án kinh doanh do phòng kinh doanh trình lên. Phó Giám đốc quản lý phụ trách các phòng ban trong khối quản lý, giám sát quá trình thực hiện mục tiêu, kế hoạch đề ra. Cả hai Phó Giám đốc có nhiệm vụ trợ giúp và tư vấn cho Giám đốc về các mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Công ty, điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Bộ Thương Mại, Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền.
Giúp việc cho Giám đốc và Phó Giám đốc là các phòng ban trực thuộc được chia thành 2 khối: khối kinh doanh và khối quản lý.
- Khối kinh doanh bao gồm:
+ Các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu gồm: phòng XNK 1, phòng XNK 2, phòng XNK 3, phòng XNK 4, phòng XNK 5, phòng XNK 6. Đứng đầu là các trưởng phòng, các phòng thực hiện chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán lỗ lãi theo phương án kinh doanh đã được Giám đốc duyệt và được Giám đốc giao quyền tự chủ trong hoạt động kinh doanh. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về các mặt hoạt động kinh doanh của phòng mình.
+ Phòng kinh doanh:
Các trưởng phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu kỹ khách hàng của mình về đăng ký kinh doanh, khả năng tài chính để tiến hành kinh doanh trên cơ sở phương án kinh doanh được duyệt, chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng, khiếu nại bồi thường, hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra.
Phòng kinh doanh có quyền dùng vốn của Công ty theo quy định, được Công ty bảo lãnh vay vốn ngân hàng theo khế ước vay. Các phòng phải chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn và phát triển đồng vốn, trả lãi suất tiền vay và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả. Trong mọi trường hợp, các phòng dùng vốn ngân sách hay vốn tự bổ sung đều phải trả quyền sử dụng vốn bằng lãi
suất vay ngân hàng tại Việt Nam (nếu vay bằng ngoại tệ sẽ tính theo lãi suất ngoại tệ).
Các trưởng phòng chủ động phân phối thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong phòng mình theo nguyên tắc phân phối theo lao động. Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm về tính công bằng, hợp lý của việc phân phối tiền lương trong phòng mình, đồng thời chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của phòng mình trước Giám đốc và pháp luật.
+ Tại thành phố Hồ Chí Minh, Công ty có trụ sở giao dịch ở 35-37 bến Chương Dương quận 1, cũng có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu bao gồm 2 phòng: phòng nghiệp vụ và phòng quản lý. Ngoài ra còn có một xưởng gia công túi xách tay với 200 công nhân cũng đặt tại thành phố này.
+ Tại Hải Phòng, Công ty đặt một văn phòng giao nhận chuyên làm nhiệm vụ kiểm tra bốc dỡ hàng hoá và tổ chức chuyên chở. Mọi vấn đề kinh tế phát sinh đều phải được tính toán dự trù và báo cáo về trụ sở chính tại Hà Nội.
+ Cửa hàng kinh doanh sản phẩm điện tử liên doanh với Sony Việt Nam và một số hàng điện tử liên doanh khác như JVC, TCL.
+ Một xí nghiệp sản xuất và chế biến phân bón phục vụ cho nông nghiệp ở Gia Lâm với nhiệm vụ đảm bảo thu nhập cho công nhân viên, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và từng bước trả nợ ngân sách đầu tư ban đầu.
- Khối quản lý bao gồm hai phòng: phòng tổng hợp và phòng kế toán tài vụ.
+ Phòng kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ khai thác mọi nguồn vốn nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của Công ty.
Tham mưu cho Giám đốc xét duyệt các phương án kinh doanh, thực hiện các hợp đồng đảm bảo an toàn cho đồng vốn và kinh doanh có lãi. Theo
dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình công nợ, phát hiện báo cáo kịp thời cho Giám đốc những hoạt động lãng phí, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản mà có thể gây tổn thất đến Công ty.
Chủ động trong việc thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát các chứng từ, sổ sách, tiến hành ghi sổ kế toán một cách đúng đắn, kịp thời. Hướng dẫn các phòng ban mở sổ sách theo dõi hoạt động của mình, tạo điều kiện cho các phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng các phòng ban hạch toán lãi lỗ, giúp Giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận của toàn Công ty. Thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh của toàn Công ty để tìm ra ưu nhược điểm, qua đó tiến hành báo cáo Ban Giám đốc để kịp thời điều chỉnh.
+ Phòng tổng hợp:
Phòng tổng hợp có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp, đào tạo, tổ chức và quản lý lao động trong Công ty theo nhiệm vụ cụ thể cho hiệu quả, phù hợp với bộ luật lao động, thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động.
Nghiên cứu, xây dựng và ngày càng hoàn thiện các nội dung, quy chế của Công ty như nội dung lao động, quy chế trả lương, trả lương khi nâng ngạch trình Giám đốc. Tham mưu cho Giám đốc giải quyết các chế độ về tiền lương và thực hiện các công việc về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế nhằm đảm bảo quyền lợi cho các bộ phận, phòng ban trong Công ty.
Xây dựng đơn giá tiền lương, báo cáo quyết toán quỹ tiền lương và các báo cáo về lao động, báo cáo về thu nhập gửi các bộ, ngành.
Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản
Giám đốc
Phó Giám đốc quản lý Phó Giám đốc kinh doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khối kinh doanh Khối quản lý
Các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu Đại diện giao nhận Hải Phòng Xí nghiệp sản xuất phân bón Gia Lâm Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Phòng tổng hợp Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh