I Tồn đầu quý 23.170.261.691 24.955.240.276 Nhập trong kỳ
3. Hạch toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm
3.1. Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ thờng đợc sử dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ: Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy chấp nhận thanh toán, Giấy báo Có, Bảng kê tiêu thụ của các chi nhánh.
3.2. Tài khoản sử dụng
-TK511: “Doanh thu bán hàng”. TK này kế toán dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hoá đã bán doanh thu đã thực hiện hoặc thu tiền ngay hoặc ngời mua chấp nhận thanh toán) và các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu để xác định doanh thu thuần kết chuyển sang TK911 tính kết quả kinh doanh của nhà máy.
-TK512: “Doanh thu bán hàng nội bộ”. TK này kế toán dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hoá bán cho các chi nhánh và trung tâm.
Các sổ kế toán sử dụng gồm có: Nhật ký quỹ, Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, Sổ chi tiết TK131, sổ chi tiết phải thu nội bộ TK136, Sổ cái TK111,131,136, 511, 512.
3.3.Trình tự hạch toán
3.3.1.Kế toán doanh thu bán hàng trong trờng hợp bán hàng trực tiếp:
Trờng hợp thu tiền ngay:
Căn cứ hợp đồng hoặc yêu cầu của khách hàng, kế toán viết Hoá đơn GTGT theo giá thoả thuận trong hợp đồng hoặc thông báo giá của nhà máy. Kế toán thu chi căn cứ Hoá đơn GTGT viết Phiếu thu. Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận vào Phiếu thu, đồng thời đóng dấu “đã thu tiền” vào liên 2 và liên 3 của Hoá đơn GTGT giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng.
Căn cứ Hoá đơn GTGT và phiếu thu, kế toán sản phẩm ghi Nhật ký quỹ: Nợ TK111: Tổng giá hạch toán.
Có TK511: Tổng doanh thu Có TK3331: Thuế GTGT.
Trờng hợp trả chậm:
Với trờng hợp bán hang trả chậm khi viết Hoá đơn GTGT, kế toán ghi rõ hình thức thanh toán là thanh toán chậm và ghi bút toán:
Nợ TK131: ( Sổ chi tiết với ngời mua; Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra cho TK131) Có TK 511
Có TK3331
Để theo dõi việc thanh toán của khách hàng, kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với ngời mua cho từng đối tợng khách hàng mua chịu. Cuối tháng lấy số tổng cộng lập Sổ chi tiết TK 131 theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán của tất cả các khách hàng mua chịu trong tháng
ở Nhà máy Thiết bị Bu điện không mở một sổ kế toán nào ngoài Sổ cái TK511 để theo dõi riêng doanh thu nên Sổ chi tiết TK131 này cùng với Bảng kê Hoá đơn cứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra còn đợc sử dụng để theo dõi doanh thu thanh toán chậm ( tơng tự nh phần trên đã giới thiệu, doanh thu thu tiền ngay đợc theo dõi trên Nhật ký quỹ).
Ví dụ trờng hợp mua hàng thanh toán chậm của Công ty các hệ thống viễn thông (VFT) theo hợp đồng số 693, 695.
Kế toán viết Hoá đơn GTGT có ghi rõ hình thức thanh toán chậm để ghi nhận doanh thu. Khoản doanh thu và thuế đồng thời là khoản phải thu này đợc theo dõi ở Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua – Công ty các hệ thống viễn thông (VFT) và đợc tách ra trên sổ chi tiết TK131 (dạng Bảng kê số 11). Hai sổ này sẽ đợc giới thiệu ở phần thanh toán tiền hàng.
Cuối quý, Sổ cái TK511 đợc vào từ số liệu ở Bảng tổng hợp TK111 và Bảng tổng hợp TK131 (phần ghi Nợ TK111/Có TK511 và Nợ TK131/ Có TK 511) kết hợp với Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra.
Biểu số 10
Sổ cái
Quý IV năm 2001
Tên TK: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511
Ngày Diễn giải TK
ĐƯ PSN PSC Số d
1/10/01 Số d đầu kỳ 0
K/c doanh thu tính kết quả 911 5.217.031.798
Doanh thu bán hàng 111 908.869.942
Doanh thu bán hàng 131 4.308.161.856 Cộng PS Q4/2001 5.217.031.798 5.217.031.798
31/12/01 D cuối kỳ 0
3.3.2.Hạch toán doanh thu bán hàng trờng hợp hàng gửi bán
Các chi nhánh là kênh tiêu thụ sản phẩm chủ yếu của Nhà máy Thiết bị Bu điện, vì vậy, doanh thu bán hàng qua chi nhánh chiếm phần lớn trong tổng doanh thu của nhà máy.
Việc hạch toán doanh thu bán hàng qua chi nhánh đợc thực hiện song song với việc hạch toán hàng bán theo phơng thức gửi hàng.
Khi xuất Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi hàng cho các chi nhánh, lợng hàng này cha đợc hạch toán vào doanh thu mà kế toán chỉ theo dõi trên TK157. Đến cuối tháng, khi nhận đợc Bảng kê tiêu thụ của các chi nhánh gửi về, cùng với việc hạch toán hàng gửi bán, kế toán sẽ hạch toán doanh thu theo số lợng hàng thực bán ở các chi nhánh ghi Sổ chi tiết TK136.
Nợ TK136 Có TK512
Có TK 3331
Giá nhà máy bán cho các chi nhánh so với giá ngoài giảm 1,5% ( đối với chi nhánh 1 và trung tâm bảo hành) và 2,3% ( đối với CN2 &CN3) để các chi nhánh trang trải chi phí vận chuyển và các chi phí khác phát sinh tại chi nhánh.
Việc đầu tiên khi nhận đợc Bảng kê tiêu thụ của các chi nhánh kế toán đối chiếu với sổ của mình, với bảng giá.
Sau đó, xuất Hoá đơn GTGT cho các chi nhánh khác khu vực (CN2,CN3) để các CN kê khai nộp thuế GTGT tại khu vực đặt trụ sở chi nhánh ( là Đà nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh). Còn các chi nhánh cùng khu vực miền Bắc với văn phòng nhà máy (CN1 & TTBH) thì không viết hoá đơn vì nhà máy nộp thuế tập trung cho cả văn phòng, CN1 và TTBH.
Tiếp theo, kế toán sẽ vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra đợc lập riêng theo từng TK đối ứng Nợ với TK512 và TK3331 là TK111, 131 và 136. Sổ chi tiết TK 136 theo dõi tình hình thanh toán với các chi nhánh theo từng chi nhánh ( sẽ đợc giới thiệu ở phần kế toán thanh toán tiền hàng)
Cuối quý Sổ cái TK512 đợc lập căn cứ vào Bảng tổng hợp TK136
Biểu số 11 Sổ cái
Quý IV năm 2001
Tên TK: Doanh thu nội bộ Số hiệu: TK512
Ngày Diễn giải TKĐƯ PSN PSC Số d
1/10/01 Số d đầu kỳ 0 K/c Dt nội bộ tính kết quả 911 41.408.660.154 Hàng bán CN1 trả lại kho n/m 136 4.525.150.000 Đ/ c giá bán cho CN2 136 86.860.185 DT nội bộ Q4 của CN1 136 12.113.267.263 DT nội bộ Q4 của CN2 136 2.419.783.587 DT Q4 của CN3 136 30.889.206.939 DT Q4 của TTBH 136 598.412.550 Cộng PS Q4/2001 46.020.670.339 46.020.670.339 31/12/01 D cuối kỳ 0
4.Hạch toán các nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Các khoản giảm doanh thu ở Nhà máy Thiết bị Bu điện thờng gồm: trị giá hàng bán bị trả lại và khoản giảm giá hàng bán.
4.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng thờng là: Đề nghị trả lại hàng hoặc đơn xin giảm giá, Phiếu nhập kho.
4.2. Tài khoản sử dụng
Về TK nhà máy không sử dụng TK 531,532 nh chế độ quy định mà hạch toán trực tiếp trên TK511 và TK512 cùng một số TK liên quan khác nh: TK111, TK112, TK131,TK136, TK3331, TK632, TK157, TK155, TK156, TK152.
Về Sổ kế toán : vẫn sử dụng những sổ trong kế toán bán hàng và kế toán doanh thu bán hàng.
4.3. Trình tự hạch toán
Căn cứ các chứng từ nh Phiếu nhập kho hoặc Đơn xin giảm giá có chữ ký chấp nhận của giám đốc hoặc phó giám đốc, kế toán phản ánh trên Báo cáo nhập xuất tồn kho sản phẩm, hàng hoá, vật t:
Nợ TK 155, 156, 152 (Giá hạch toán) Có TK632
Và trên Nhật ký quỹ, Nhật ký tiền gửi, Sổ chi tiết TK131: Nợ TK511
Nợ TK3331
Có TK111,112,131
Trị giá hàng bán bị trả lại đợc vào thẻ kho sản phẩm, hàng hoá vật t, dợc tông hợp trên Báo cáo nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hoá,vật t; Bảng tổng hợp TK155,156,152 và Bảng tính giá thực tế xuất kho sản phẩm, hàng hoá vật t; cuối cùng lên Sổ cái các TK 155,156,152, 632. Cả trị giá hàng bán bị trả lại và các khoan giảm giá đều đợc phản ánh vào Nhật ký quỹ, Nhật ký tiền gửi, Sổ chi tiết tài khoản 131, Bảng tổng hợp và Sổ cái các TK111, 112, 131, 333, 511.
Trong quý 4/2001, không phát sinh hàng bán bị trả lại cũng nh giảm giá hàng bán đối với phơng thức bán trực tiếp.
Tổng hợp kế toán doanh thu bán hàng và kế toán giảm giá hàng bán trong tr ờng hợp bán hàng trực tiếp ở Nhà máy Thiết bị Bu điện có thể biểu hiện qua sơ đồ sau
Sơ đồ 18 Hạch toán giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại trong trờng hợp bán hàng trực tiếp
TK111, 112 TK3331 TK111, 131
Trị giá h.bán bị trả lại VAT đầu ra
khoản giảm giá h.bán DTBH thu tiền ngay hoặc t. toán chậm
TK911 TK511
K/c DT thuần xác định KQ Giá cha thuế
4.3.2.Phơng thức gửi hàng ( bán hàng qua chi nhánh)
Căn cứ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2), Phiếu nhập kho, kế toán phản ánh trên cả Báo cáo Nhập xuất tồn kho sản phẩm và Báo cáo Nhập xuất hàng gửi bán Nợ TK155
Có TK157
Kế toán sẽ vào Thẻ kho hàng gửi bán- cột xuất và Thẻ kho sản phẩm- cột nhập. Cuối kỳ, tổng hợp phản ánh vào Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn kho hàng gửi bán và Báo cáo N-X-T kho sản phẩm, Bảng tổng hợp TK157 và TK155. Từ đó, đợc tính ra giá thực tế trên Bảng tính giá thực tế xuất kho sản phẩm và Bảng tính giá thực tế xuất kho hàng gửi bán. Cuối cùng vào sổ cái TK155 và TK157.
Chẳng hạn, Q4/2001 , Sổ cái TK 155 phản ánh trị giá hàng trả lại là: 1.402.607.900 (đ)
Biểu số 12 Sổ cái
Quý IV năm 2001
Tên TK: Sản phẩm Số hiệu: TK155
Ngày Diễn giải TK
ĐƯ PSN PSC Số d
1/10/01 Số d đầu kỳ 15.612.914.925
Nhập SP luân chuyển nội bộ 136 6.507.856.100 Nhập kho sản phẩm 154 32.446.711.393 Hàng bán bị trả lại 632 4.525.150.000 Hàng gửi bán bị trả lại 157 1.402.607.900
Xuất kho SP cho sản xuất 621 559.330.950
... ... ... ...
Cộng PS Q4/2001 44.882.325.393 37.366.809.575
31/10/01 D cuối kỳ 23.128.490.743
Nếu hàng gửi bán ở các chi nhánh đã nhận đợc Bảng kê tiêu thụ trong tháng của chi nhánh đã ghi nhận doanh thu) nay khách hàng qua chi nhánh trả lại hàng cho nhà máy, kế toán phải ghi :
Nợ TK155 Nợ TK512 Có TK632 và Nợ TK 3331 Có TK 136
Nếu nhà máy giảm giá cho chi nhánh thì chỉ cần ghi định khoản sau.
Trị giá hàng bán bị trả lại trong trờng hợp này cũng đợc phản ánh trên các sổ nh tr- ờng hợp bán hàng trực tiếp (phần giá vốn). Phần doanh thu và thuế bị giảm của hàng bị trả lại và khoản giảm giá hàng bán thì phản ánh ở sổ chi tiết 136, Bảng tổng hợp và Sổ cái các TK136, 333 và TK512.
Sổ cái TK136 Q4/2001 phản ánh khoản giảm doanh thu do hàng bán CN1 trả lại là : 4.525.150.000 (đ )và giảm giá hàng bán cho CN2 là: 86.860.185 (đ )
Biểu số 13 Sổ cái Qúy iv năm 2001
Tên TK: Phải thu nội bộ Số hiệu: TK136
Ngày Diễn giải TKĐƯ PSN PSC Số d
1/10/01 Số d đầu kỳ 22.916.912.044
Thanh toán nội bộ 111 322.243.236 Thu sử dụng TS của các CN Q4 642 218.633.549 Thu nội bộ bán hàng 112 59.392.869.365 Hàng bán CN1 trả lại kho n/m 512 4.525.150.000 Đ/c giá bán cho Cn2 512 86.860.185 .. .. .. Cộng PS Q4/2001 73.877.062.003 73.894.237.634 31/12/01 D cuối kỳ 22.899.736.413
Tổng hợp kế toán doanh thu bán hàng và kế toán các khoản giảm doanh thu bán hàng trong phơng thức bán hàng qua chi nhánh ở Nhà máy Thiết bị Bu điện có thể biểu hiện qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 19 Hạch toán DTBH & giảm trừ DT theo phơng thức tiêu thụ qua chi nhánh
TK111 TK3331 TK111,131
Trị giá h.bán bị trả lại DTBH thu tiền hoặc giảm giá hàng bán Thuế GTGT đ.ra
trả chậm TK911 TK511
K/c DT thuần xác định KQ Giá cha thuế
5.Hạch toán thanh toán tiền hàng
5.1.Trờng hợp bán hàng trực tiếp:
Trong kỳ sẽ phát sinh những khoản tiền khách hàng trả cho những hoá đơn thanh toán chậm cùng kỳ hoặc những kỳ trớc đó.
Các chứng từ đợc sử dụng thờng là Hoá đơn GTGT ( thanh toán chậm), Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng.
5.1.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng giữa nhà máy với các khách hàng, kế toán sử dụng TK131- Phải thu của khách hàng và một số TK liên quan khác nh TK111,TK112,TK136, TK331..
Để theo dõi các khoản nợ tiền hàng và việc thanh toán của các khách hàng kế toán nhà máy ddx mở các sổ: Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (cho từng khách hàng), Sổ chi tiết TK131, bảng tổng hợp TK131 và Sổ cái TK131. Ngoài ra một số sổ khác cũng đợc sử dụng nh Nhật ký quỹ, Nhật ký tiền gửi, Sổ chi tiết TK136.
5.1.3.Trình tự hạch toán:
Thời điểm phát sinh khoản phải thu khách hàng về tiền hàng chính là thời điểm ghi nhận doanh thu thanh toán chậm. đó là lúc nhà máy nhận đợc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng. Kế toán lập tức mở Sổ chi tiết thanh toán với ng ời mua của từng đối tợng khách hàng, ghi nhận khoản nợ và theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng tại sổ này.
+ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán sẽ căn cứ Hoá đơn, Phiếu thu hoặc Giấy báo có để ghi nhật ký quỹ, Nhật ký tiền gửi, Sổ chi tiết thanh toán nợ với ngời mua:
Nợ TK111, 112 Có TK131
Hoặc nếu các chi nhánh, trung tâm thu hộ nhà máy tiền hàng thì khi đợc thông báo kế toán sẽ ghi Sổ chi tiết TK136, Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua:
Nợ TK136 CóTK 131
Đối với những khách hàng vừa là ngời mua vừa là ngời bán của nhà máy, đến cuối mỗi tháng, đợc sự chấp thuận của khách hàng đó, kế toán sẽ cộng sổ chi tiết
thanh toán với ngời mua hàng đó và Sổ chi tiết phải trả cho ngời bán ( của khách hàng đó) ghi bút toán bù trừ công nợ:
Nợ TK331 Có TK131
Đồng thời vào cuối tháng, sau khi đã cộng tất ả các Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, kế toán sẽ lấy các số tổng cộng này kết hợp với Bảng kê hoá dơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (cho TK131) và các Nhật ký, Sổ chi tiết liên quan để lập một sổ tổng hợp cho tất cả các khách hàng gọi là “Sổ chi tiết TK131”. Cuối quý, kế toán sử dụng số tổng cộng ở Sổ chi tiết TK131 của từng tháng để lập Bảng tổng hợp TK131 lấy số liệu vào Sổ cái.
Ví dụ: Trở lại ví dụ đã đợc khảo sát ở phần kế toán doanh thu bán ahngf theo ph- ơng thức bán hàng trực tiếp- thanh toán chậm. Đó là Hoá đơn GTGt số 088784
ngày 12 thàng 12 năm 2001 bán hangfcho công ty TNHH các hệ thống viễn thông (VFT) theo hợp đồng số 683 và 695. ta sẽ thấy tổng số tiền thanh toán tiền hàng ở các Hoá đơn này đợc ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua- Công ty các hệ thống viễn thông (VFT).Tuy nhiên, trong tháng 12 năm 2001 công ty này cha thanh toán một khoản nợ nào cho các khoản nợ tièn hàng tháng 12 mà chỉ thanh toán cho một số hoá đơn trớc đó. Sau đây là sổ chi tiết thanh toán với ngời mua – Công ty các hệ thống viễn thông VFT (tháng 12 năm 2001)
Biểu số 14
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua Công ty các hệ thống viễn thông (VFT)
Quý IV năm 2001
Địa chỉ: Hà tây Mã : 310
Ngày Diễn giải PSN PSC SDN
.. .. 309.175.000 220.500.000 728.015.000 Tháng 12 12/12 088781(HĐ695) 72.330.000 12/12 088782(HĐ698) 57.330.000 .. .. .. 20/12 Trả hoá đơn 377997 9.660.000 27/12 Trả hoá đơn 088756, 038000 223.630.000 31/12 344.649.980 233.290.000 839.374.980
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua mở cho từng khách hàng trả chậm của nhà máy, theo dõi các khoản nợ và các khoản trả theo thời gian và theo từng hoá đơn. Cuối tháng, kế toán lập Sổ chi tiết 131 ( Xem biểu số 15)
Biểu số 15
Sổ chi tiết TK131Tháng 12 năm 2001