III/ Quý khỏch đó từng biết đến Sao Việt qua những nguồn nào:
3.3.1.1. Lập kế hoạch và dự toỏn sơ bộ ngõn sỏch:
Lập kế hoạch: Lập kế hoạch yờu cầu phải lờn lịch chi tiết nội dung cỏc
hoạt động trong hội nghị theo dũng chảy thời gian và theo dũng chảy cụng việc. Đầu tiờn là phải xỏc định được ban tổ chức hội nghị. Ban tổ chức gồm những thành viờn cú khả năng tổ chức, năng động, khả năng làm việc theo nhúm tốt và phải được đào tạo về kiến thức tổ chức hội nghị và mỗi thành viờn được giao cho thực hiện một mảng cụng việc nhất định. Trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành cỏc thành viờn và ra quyết định cần thiết để đảm bảo sự phối hợp tốt nhất giữa cỏc thành viờn và hội nghị diễn ra theo đỳng như dự tớnh. Tiếp theo, ban tổ chức cần xỏc định cỏc hoạt động trong tổ chức hội nghị theo trỡnh tự kể từ lỳc chuẩn bị cho đến lỳc bắt đầu và kết thỳc; lập thời gian biểu cho cỏc hoạt động đú. Cựng với việc liệt kờ cỏc hạng mục cụng việc là việc phõn cụng cụng việc cụ thể cho
cỏc thành viờn của ban tổ chức và đề rừ thời gian thực hiện cho từng hạng mục. ( Xem phụ lục 02: Bản kế hoạch cụng việc cho hội nghị )
Dự toỏn sơ bộ ngõn sỏch: Ban tổ chức cần liệt kờ danh sỏch những danh
mục hàng hoỏ, dịch vụ cho hội nghị về số lượng, chất lượng và giỏ cả. Sau đú tiến hành loại bỏ những hàng hoỏ, dịch vụ bổ sung, chỉ giữ lại những danh mục cần thiết cho hội nghị. (Xem phụ lục 03: Danh mục những hàng hoỏ, dịch vụ cần thiết cho hội nghị). Từ đú chỳng ta tớnh toỏn chi phớ, nếu tổng chi phớ nhỏ hơn ngõn sỏch dự kiến thỡ tiếp tục thờm cỏc danh mục hàng hoỏ, dịch vụ vào theo thứ tự ưu tiờn. Nếu ngược lại thỡ ban tổ chức phải rà soỏt lại danh mục hàng hoỏ, dịch vụ để loại tiếp những khoản mục kộm cần thiết.