III/ Quý khỏch đó từng biết đến Sao Việt qua những nguồn nào:
3.3.1.4. Cỏc cụng việc sau hội nghị:
Sau khi hội nghị kết thỳc, ban tổ chức tiến hành phỏt phiếu trưng cầu ý kiến khỏch hàng ( phụ lục 06 ), tiến hành việc thanh toỏn. Sau khi đó hoàn tất việc thanh toỏn với nhà cung cấp và với chủ sự kiện, cụng ty lưu giữ toàn bộ thụng tin về khỏch hàng vào file quản lý khỏch hàng nhằm phục vụ cho hoạt động chăm súc khỏch hàng và cỏc hoạt động marketing. Việc gửi thư cảm ơn tới khỏch hàng sẽ được tiến hành ngay sau khi hội nghị kết thỳc. Đặc biệt, cụng ty nờn thường xuyờn liờn hệ với khỏch hàng bằng việc gửi thiệp hay điện hoa chỳc mừng vào những dịp lễ tết, dịp kỷ niệm thành lập của tổng cụng ty. Nếu khỏch hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ trong hội nghị thỡ cụng ty phải phối hợp với nhà cung cấp để giải quyết vấn đề này và thực hiện một số biện phỏp giải quyết như đó nờu ở mục cỏc hoạt động chăm súc khỏch hàng trờn.
3.3.2.Lựa chọn và quản lý cỏc nhà cung cấp:
Tổ chức hội nghị đũi hỏi sự kết hợp của nhiều dịch vụ đơn lẻ khỏc nhau. Vỡ vậy, vai trũ của cỏc nhà cung cấp là rất lớn, quyết định đến sự thành bại của hội nghị. Khi lựa chọn nhà cung cấp cụng ty cần xem xột theo những tiờu chớ sau trong đú tiờu chớ chất lượng và mức độ uy tớn đặt lờn hàng đầu:
• Đối với nhà cung cấp địa điểm tổ chức: lựa chọn những địa điểm sạch sẽ, sang trọng, cú phũng hội nghị sức chứa tối thiểu 100 người. Bờn cạnh đú, những địa điểm này phải thuận tiện đường giao thụng, gần cỏc thành phố lớn và đảm bảo cú khả năng cung cấp cỏc trang thiết bị hỗ trợ cho hội nghị. Đặc biệt cỏc nhà cung cấp này phải cú uy tớn, cam kết thực hiện theo đỳng hợp đồng.
• Đối với cỏc nhà cung cấp dịch vụ ăn uống: đảm bảo khụng gian ăn uống sạch sẽ, hợp vệ sinh; thực đơn đa dạng, cỏc mún ăn ngon; nhõn viờn phục vụ chuyờn nghiệp, thõn thiện.
• Đối với cỏc nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển: cú đội xe chất lượng cao, lỏi xe nhiệt tỡnh, chu đỏo và cư xử lịch sự.
• Đối với cỏc nhà cung cấp khỏc: cung cấp dịch vụ cú chất lượng, uy tớn và cú khả năng đỏp ứng được những yờu cầu, đũi hỏi của cụng ty.
Chớnh sỏch hợp tỏc với nhà cung cấp:
Hợp tỏc với cỏc nhà cung cấp là rất quan trọng, đảm bảo yếu tố đầu vào và chất lượng cho hội nghị. Với tỡnh trạng thiếu phũng khỏch sạn cao cấp cho tổ chức hội nghị như hiện nay thỡ chớnh sỏch hợp tỏc với những nhà cung cấp là cỏc khỏch sạn vụ cựng quan trọng. Chỳng ta phải đảm bảo cú được phũng bất cứ khi nào cần và việc đảm bảo cung cấp cỏc dịch vụ đỳng thời hạn, ớt chịu sức ộp về giỏ. Muốn như vậy, cụng ty cần phải tạo được lợi thế cho mỡnh so với những đối tỏc khỏc của khỏch sạn bằng việc tiếp tục gửi cho họ nguồn khỏch ổn định, cú
khả năng chi trả cao. Ngoài ra, trong việc ký hợp đồng với khỏch sạn kể cả cỏc nhà cung cấp khỏc, cụng ty cần ghi rừ những khoản mục yờu cầu trong việc cung cấp dịch vụ, thời hạn bàn giao dịch vụ và cỏc yờu cầu trỏch nhiệm khỏc. Hợp đồng càng chi tiết, cụ thể thỡ cỏc nhà cung cấp buộc phải cung cấp dịch vụ như cụng ty yờu cầu với chất lượng cao vỡ chịu sự ràng buộc về phỏp lý.
Để trỏnh phụ thuộc quỏ nhiều vào một nhà cung cấp thỡ cụng ty nờn liệt kờ danh sỏch những nhà cung cấp mỡnh đó từng hợp tỏc theo nhúm dịch vụ, xếp thứ tự ưu tiờn về chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp cũng như uy tớn của họ trong hợp tỏc. Như vậy, cụng ty sẽ lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất mà lại cú nhiều hơn sự lựa chọn.
3.3.3. Một số biện phỏp khắc phục những thỏch thức trong khai thỏc và triển khai thực hiện:
- Để khai thỏc được đối tượng khỏch này, cụng ty nờn tiến hành hoạt động vận động hành lang, tạo mối quan hệ quen biết với ban lónh đạo hay bộ phận phụ trỏch hành chớnh của tổng cụng ty. Bờn cạnh đú, cụng ty phải thể hiện cho khỏch hàng thấy được lợi thế của mỡnh bằng cỏch chấp nhận tổ chức một hội nghị với mức giỏ cú thể bằng mức của những cụng ty khỏc mà khỏch hàng đang cõn nhắc lựa chọn nhưng chất lượng cao, chuyờn nghiệp. Với biện phỏp này, cụng ty sẽ phải chấp nhận mức hoà vốn và cú thể lỗ trong năm đầu để tạo uy tớn, chiếm được lũng tin của khỏch hàng. Chớnh sỏch thẻ hội viờn được ỏp dụng kốm để duy trỡ lũng trung thành của khỏch hàng.
đó từng tổ chức được đưa lờn website để cho khỏch hàng cú thể hỡnh dung được phần nào kinh nghiệm cũng như cỏch thức tổ chức hội nghị của cụng ty.
- Nhằm tạo cho khỏch hàng cú thúi quen đặt dịch vụ trước, cụng ty cú thể tiến hành hoạt động Marketing trực tiếp qua thư, email và hoạt động bỏn hàng cỏ nhõn vào trước đú 3 thỏng (cỏc tổng cụng ty thường tổ chức hội nghị tổng kết vào cuối thỏng 12 và đầu thỏng 1 dương lịch) để nhắc nhở và đỏnh thức khỏch hàng, chỉ rừ cho họ thấy được lợi ớch từ việc đặt dịch vụ sớm.
- Cụng ty cú thể tổ chức trũ chơi bốc thăm trỳng thưởng cho cỏc vị khỏch mời đến tham gia nhằm tạo khụng khớ sụi nổi trong hội nghị và tạo động cơ cho khỏch mời để họ thấy được lợi ớch cú được khi đến tham dự hội nghị. Mỗi vị khỏch mời sẽ được cung cấp 1 mó số (chớnh là số thứ tự trong giấy mời). Giải thưởng là một chuyến du lịch trong nước cho cả gia đỡnh. - Cụng ty phải chỳ ý theo dừi khõu gửi giấy mời tới khỏch tham dự hội nghị,
liờn lạc với họ khi khụng cú hồi õm để cú được số lượng chớnh xỏc về khỏch tới hội nghị. Trong giấy mời cụng ty cú thể yờu cầu họ ghi rừ những lý do, kế hoạch, những việc dự kiến cú thể khiến họ khụng tham gia hội nghị được vào thư hồi õm (mặc dự họ hồi õm là sẽ đến hội nghị) để từ đú lập cỏc bảng danh sỏch khỏch mời chắc chắn tham gia, khỏch mời cú khả năng sẽ tham gia và khỏch mời chắc chắn khụng tham gia. Dựa vào danh sỏch trờn để cụng ty lờn kế hoạch đặt dịch vụ, cú cỏc biện phỏp dự phũng cần thiết trong trường hợp xấu nhất.
- Tất cả những hoạt động đặc sắc và những lợi ớch của hội nghị đều được nhấn mạnh và cung cấp cho khỏch mời trước khi diễn ra và trong hội nghị nhằm tạo cho khỏch thấy được việc tham gia hội nghị là một cơ hội cho họ giao lưu, gặp gỡ mọi người và cú được một số lợi ớch kinh tế khỏc.
- Lưa chọn những hoạt động vui chơi giải trớ yờu cầu sự tham gia của tất cả cỏc thành viờn và thật sự cuốn hỳt mọi người để tạo niềm hứng khởi, trỏnh tạo cảm giỏc nhàm chỏn khiến mọi người bỏ về trước. Cỏc hoạt động này nờn cú sự tham gia hoà đồng của cả cỏc nhà quản lý cấp trờn và cú những phần thưởng khớch lệ để khuyến khớch toàn bộ mọi người tham gia.