II. TèNH HèNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THễNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CH
1.Về tổ chức luõn chuyển chứng từ
Do địa bàn sản xuất của cụng ty rất rộng, cỏc cụng trỡnh ở xa bộ phận quản lý hơn nữa việc thu mua vật tư thường được thực hiện ở nơi thi cụng cụng trỡnh nờn chứng từ cũn chậm ảnh hưởng đến việc quản lý và cung cấp thụng tin cho nhà quản lý. Vỡ vậy, việc đảm bảo ghi đầy đủ cỏc yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toỏn và cú thể kiểm tra, kiểm soỏt được nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh phản ỏnh trong chứng từ về việc kiểm tra, giỏm sỏt của kế toỏn đối với việc ghi nhận thụng tin vào chứng từ ban đầu là cần thiết nhằm hạn chế được sự thiếu trung thực của việc thu nhận thụng tin vào chứng từ. Để hạn chế điều này cần thiết phải tổ chức lại hệ thống thu thập thụng tin và yờu cầu cỏc tổ, đội cần chuyển chứng từ về cụng ty trong vũng ba đến bốn ngày. Trong hoạt động xõy lắp cụng trỡnh, nguyờn vật liệu trực tiếp được coi là khoản mục hao phớ lớn nhất trong giỏ thành sản phẩm xõy dựng, do vậy kiểm soỏt chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp ngay từ ban đầu là hết sức cần thiết.
Khi phỏt sinh nhu cầu về nguyờn vật liệu người cú trỏch nhiệm viết phiếu yờu cầu nguyờn vật liệu. Ở cụng ty phiếu yờu cầu nguyờn vật liệu thường viết tay nờn khụng rừ ràng do vậy đề nghị cần cú mẫu về phiếu yờu cầu nguyờn vật liệu như sau:
Ngày yờu cầu: 15 / 02 / 2007 Đội: 3 Mụ tả: Cụng việc:
Loại nguyờn vật liệu Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Thành tiền
A 468 Tấn 50
Chữ ký người yờu cầu Chữ ký người quản lý Ngày
17 / 02 / 2007 Nguyễn Văn A Trần Văn B
Nếu được ỏp dụng tốt cỏc phiếu này sẽ giỳp doanh nghiệp kiểm soỏt việc sử dụng nguyờn vật liệu cú hiệu quả hơn thụng qua trung tõm quản lý chi phớ. Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để thực hiện cỏc phiếu này cho tất cả cỏc nguyờn vật liệu thỡ ỏp dụng cho cỏc nguyờn vật liệu quan trọng nhất.
Phiếu yờu cầu nguyờn vật liệu sẽ được đưa đến phũng Kế hoạch – kỹ thuật để duyệt số lượng nguyờn vật liệu xuất kho. Bộ phận này sẽ xem xột và quyết định số lượng nguyờn vật liệu xuất kho ghi vào phiếu xuất kho ở cột thực xuất. Để phờ chuẩn số lượng nguyờn vật liệu xuất kho bộ phận đảm nhiệm sẽ căn cứ vào hồ sơ kỹ thuật và định mức nguyờn vật liệu trong dự toỏn ban đầu. Sau đú, phiếu xuất kho này sẽ được chuyển sang trong phũng Kế toỏn tài chớnh. Bộ phận này sẽ xỏc định giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất nguyờn vật liệu.
PHIẾU XUẤT KHO Số 24 Họ và tờn người nhận: Nguyễn Văn A
Lý do xuất kho : Cụng trường 7- Cầu Rơ Loang ĐT 610 Xuất tại kho : FN 39/ 04
STT Tờn, nhón hiệu, quy
Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất 1 Xi măng Hoàng Thạch A468 Tấn 50 48 672.727,25 32.290.908 Cộng 32.290.908
Tổng tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu hai trăm chớn mươi nghỡn chớn trăm linh tỏm đồng y.
Thủ trưởng Phụ trỏch Phụ trỏch Người nhận Thủ kho đơn vị kỹ thuật kế toỏn
(ký) (ký) (ký) (ký) (ký)
Thủ kho sẽ theo dừi nguyờn vật liệu xuất kho về mặt số lượng. Bộ phận kế toỏn sẽ theo dừi nguyờn vật liệu xuất kho cả về số lượng lẫn giỏ trị. Ta cú trỡnh tự luõn chuyển của phiếu xuất kho:
Cỏc đội Bảng kờ ghi Nợ TK 621
Phiếu yờu cầu nguyờn vật liệu
phiếu xuất kho
Phũng kế hoạch-kỹ thuật Phũng tài chớnh kế toỏn Sổ chi tiết Bảng tổng hợp vật tư