2.3.1 Mô tả công việc
- Chịu trách nhiệm chính trong việc lập hồ sơ cho khách hàng vay.
- Kiểm tra, theo dõi tình hình nợ vay, tình hình kinh doanh của khách hàng,và đôn đốc khách hàng nộp lãi, trả nợ gốc đúng hạn.
-Trực tiếp tìm kiếm khách hàng và duy trì các mối quan hệ để giữ lòng trung thành của khách hàng và tìm kiếm khách hàng mới.
-Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của Oceanbank đến với khách hàng cá nhân và thực hiện việc huy động vốn.
- Phát hiện sớm các rủi ro có khả năng phát sinh, báo cáo với cấp trên và các bộ phận khác để xử lý.
- Tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy trình, quy chế của ngân hàng và pháp luật để giảm thiểu rủi ro trong hoạt động.
-Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu.
-Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo.
2.3.2 Trách nhiệm nhân viên tín dụng
- Khi tiếp xúc với khách hàng cá nhân, nhân viên tín dụng chịu trách nhiệm tìm hiểu
thông tin về nhu cầu. Mục đích cấp tín dụng của khách hàng - Trách nhiệm chính trong quá trình thẩm định:
• Trách nhiệm của nhân viên tín dụng:
Cán bộ kinh doanh chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng và lập tờ trình thẩm định. Tờ trình phải nêu và đánh giá được các nội dung thẩm định; Cán bộ kinh doanh phải nêu rõ ý kiến của mình có đồng ý cho vay hay không đồng ý cho vay, lý do và chịu trách nhiệm đến cùng về quyết định của mình.
• Trách nhiệm của Trưởng Phòng tín dụng:
Kiểm tra, kiểm soát lại hồ sơ vay vốn, những nội dung cán bộ kinh doanh đã nêu trong tờ trình; Bổ sung thêm những thông tin về Khách hàng và dự án (nếu có), có ý kiến độc lập đề xuất cho vay, không cho vay.... Ý kiến của Trưởng Phòng phải
ghi trực tiếp vào tờ trình và phải chịu trách nhiệm về những thông tin, ý kiến đánh giá và đề xuất.
2.4 Quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại Oceanbank - Lê Duẩn
Căn cứ Điều lệ của Ngân hàng Thương mại cổ phần Đại Dương (OceanBank) đã được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước chuẩn y theo Quyết định số 328/2003/QĐ-NHNN ngày 07-04-2003; được sửa đổi bổ sung theo Quyết định số 105/QĐ-NHNN ngày 09-01-2007 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước; Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị số 131/2007/QĐ-HĐQT ngày 04/06/2007; theo đề nghị của Tổng Giám đốc, Quy trình cho vay đối với Khách hàng của OceanBank gồm các bước chính sau:
Tiếp nhận nhu cầu Khách hàng Thẩm định hồ sơ vay vốn và lập
tờ trình thẩm định
Xét duyệt, phê duyệt tín dụng
Giải ngân
Theo dõi hoạt động Khách hàng
Thu nợ, lãi và xử lý các vấn đề
Kết thúc hợp đồng tín dụng
Sơ đồ 2.2 : Quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại Oceanbank – Lê Duẩn
(Nguồn: Phòng tín dụng Oceanbank – Lê Duẩn)
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu Khách hàng;
Bước 2: Thẩm định hồ sơ vay vốn và lập tờ trình thẩm định; Bước 3: Xét duyệt, phê duyệt tín dụng
Bước 4: Giải ngân
Bước 6 : Thu nợ, lãi và xử lý các vấn đề phát sinh. Bước 7: Kết thúc hợp đồng tín dụng
2.4.1 Tiếp nhận nhu cầu khách hàng.
• Lập kế hoạch và tiếp thị khách hàng
Phòng Kinh doanh lập kế hoạch phát triển khách hàng mục tiêu, xác định phương pháp tiếp cận khách hàng và phân chia chỉ tiêu phát triển kinh doanh cho mỗi cán bộ kinh doanh: Định hướng khách hàng mục tiêu, tìm hiểu thông tin về nhóm khách hàng, xác định phương pháp tiếp cận khách hàng, phân công người phụ trách, lập báo cáo tổng hợp về các cuộc gặp đã thực hiện.
Nhân viên kinh doanh/ tín dụng thông báo cho khách hàng các thông tin công khai về chính sách cấp tín dụng của Oceanbank như : thông tin về lãi suất, các điều kiện sử dụng; các sản phẩm, dịch vụ hiện tại của ngân hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng..
• Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn, kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ.
Kiểm tra hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ:
Nhân viên tín dụng kiểm tra tính đầy đủ về số lượng và tính pháp lý của hồ sơ vay vốn; Báo cáo Trưởng phòng xin ý kiến chỉ đạo; Nhân viên tín dụng phải lập danh mục hồ sơ và ký nhận, bàn giao hồ sơ của khách hàng.
- Nếu hồ sơ chưa đủ hoặc chưa đảm bảo sự chân thực, hợp lệ, thống nhất thì nhân viên tín dụng thông báo cho khách hàng để điều chỉnh bổ sung hồ sơ theo mẫu của Oceanbank.
-Nếu hồ sơ đã đủ và hợp lệ thì nhân viên tín dụng nhận và lập bên bản giao nhận hồ sơ theo mẫu của Oceanbank.
2.4.2 Thẩm định hồ sơ vay vốn và lập tờ trình thẩm định
• Nhân viên kinh doanh / tín dụng chịu trách nhiệm tiến hành thẩm định những nội dung sau:
- Thẩm định về năng lực pháp lý, năng lực tài chính của khách hàng;
- Thẩm định về tình hình sản xuất kinh doanh, năng lực hoạt động và uy tín của Khách hàng;
- Thẩm định về phương án vay vốn; dự án đầu tư; nhu cầu vay ngoại tệ; - Thẩm định về tài sản đảm bảo và các biện pháp đảm bảo tiền vay.
Đối với các trường hợp cấp tín dụng phục vụ mục đích tiêu dùng, có tài sản cầm cố là các giấy tờ có giá (sổ tiết kiệm, tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu…), người vay không nhất thiết phải có phương án sử dụng vốn vay.
Lưu ý: Nhân viên tín dụng phải đưa ra kết luận về tính hợp lý của việc sử dụng tiền vay và khả năng trả nợ theo kế hoạch trả nợ của khách hàng . Hồ sơ cấp tín dụng của cá nhân phải thể hiện được sự thống nhất nhu cầu vay vốn giữa người vay và vợ/ chồng của người vay.
• Lập tờ trình thẩm định
Sau khi thẩm định khách hàng, nhân viên tín dụng lập Tờ trình thẩm định trình Trưởng phòng tín dụng. Trưởng phòng tín dụng có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin trong Tờ trình và ký duyệt tờ trình tín dụng. Tờ trình thẩm định hợp lệ phải có đủ ít nhất 2 chữ ký của nhân viên tín dụng và Trưởng/phó Phòng tín dụng.
Nhân viên tín dụng khách hàng cá nhân trình/chuyển hồ sơ khách hàng đế Đơn vị, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt/ phê duyệt/ cho ý kiến về khoản tín dụng:
- Đưa hồ sơ khách hàng lên Văn phòng trực tuyến: 100% các khoản tín dụng đều phải đưa lên văn phòng trực tuyến.
- Gửi hồ sơ tới Ban đối tác chiến lược: Ban đối tác chiến lược là đơn vị hỗ trợ Phòng giao dịch trong việc thẩm định đối với những khoản tín dụng của nhóm khách hàng cá nhân đang làm việc tại Tập đoàn dầu khí Việt Nam.
Trình cấp có thẩm quyền xét duyệt tín dụng (tùy theo quy định về hạn mức phán quyết do hội đồng quy định từng thời kỳ). Đối với các khoản vay thuộc thẩm quyền phán quyết của Tổng/ Phó tổng giám đốc phụ trách tín dụng thì phải tiến hành thêm bước Tái thẩm định, chuyển hồ sơ và tờ trình thẩm định đến phòng thẩm định.Sau khi có ý kiến của Trưởng Phòng tín dụng, nhân viên tín dụng tại phòng giao dịch có trách nhiệm tập hợp hồ sơ, bàn giao hồ sơ và tờ trình lên Phòng thẩm định (có biên bản bàn giao).
2.4.3 Xét duyệt, phê duyệt tín dụng
- Phê duyệt khoản vay thuộc thẩm quyền phán quyết tại Phòng giao dịch Lê Duẩn:
Phòng giao dịch Lê Duẩn thực hiện cấp tín dụng đối với khách hàng cầm cố bằng sổ tiết kiệm và các khoản vay theo quyêt định về phân cấp mức phê duyệt tín dụng của Tổng giám đốc.
Sau khi xem xét tờ trình tín dụng do nhân viên tín dụng gửi, Trưởng phòng giao dịch xem xét, đối chiếu với quy định, quy chế cấp tín dụng của Oceanbank, đề xuất, nhận định của nhân viên tín dụng và quyết định:
- Đồng ý cấp tín dụng: phê duyệt trực tiếp vào tờ trình thẩm định và chỉ đạo nhân viên tín dụng hoàn thiện thủ tục, giải ngân cho khách hàng theo đúng quy định của Oceanbank.
- Không đồng ý cấp tín dụng: phê duyệt trực tiếp vào tờ trình thẩm định và nêu rõ lý do và những vấn đề khác với ý kiến của nhân viên tín dụng (nếu có) và chỉ đạo nhân viên tín dụng làm thông báo từ chối cấp tín dụng theo mẫu của Oceanbank và gửi cho khách hàng.
- Đối với các khoản tín dụng vượt thẩm quyền phán quyết của Phòng giao dịch Lê Duẩn hoặc đối với Phòng giao dịch không được phân quyền phán quyết tín dụng
thì khi Khách hàng có nhu cầu cấp tín dụng, nhân viên tín dụng lập “Phiếu tiếp nhận nhu cầu cấp tín dụng của khách hàng” theo mẫu của Oceanbank và chuyển lên Phòng Kinh doanh của Chi nhánh chủ quản để Phòng Kinh doanh – Chi nhánh thực hiện các bước tiếp theo của quy trình tín dụng. Tùy từng trường hợp, Chi nhánh có thể ủy quyền cho Phòng giao dịch thực hiện việc giải ngân, đôn đốc, thu nợ, kiểm tra, theo dõi khoản vay vượt thẩm quyền phán quyết của Phòng giao dịch.
2.4.4 Giải ngân
• Kiểm tra và trình duyệt giải ngân:
Nhân viên tín dụng chịu trách nhiệm tiếp nhận các chứng từ giải ngân của khách hàng, kiểm tra các căn cứ phát tiền vay. Nội dung kiểm tra điều kiện giải gân bao gồm: căn cứ pháp lý của khoản vay (hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, giấy nhận nợ..); đối chiếu hình thức giải ngân trong Giấy nhận nợ và điều khoản quy định về giải ngân; đối chiếu mức lãi suất cấp tín dụng trong Giấy nhận nợ và quy định trong Hợp đồng tín dụng; kiểm tra và đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu dấu trên Giấy nhận nợ.
• Thực hiện giải ngân
- Tạo tài khoản vay cho khách hàng trên hệ thống Corebanking – ngân hàng lõi và giải ngân cho khách hàng.
- Hạch toán số tiền giải ngân vào hệ thống Corebanking; hạch toán theo phương thức nhận nợ của khách hàng và theo dõi dư nợ của khách hàng.
- Sau khi có phê duyệt của Lãnh đạo: Trường hợp không đồng ý phát tiền vay, nhân viên tín dụng tại Phòng giao dịch thông báo lại cho khách hàng; Nếu đồng ý
giải ngân, cán bộ pháp lý chứng từ chuyển hồ sơ giải ngân đã được lãnh đạo duyệt cho phòng kế toán thực hiện giải ngân cho khách hàng.
2.4.5 Theo dõi hoạt động khách hàng
- Kiểm tra giám sát quá trình vay vốn, sử dụng vốn và trả nợ của khách hàng. - Phòng tín dụng có trách nhiệm tiếp nhận các Báo cáo định kỳ của khách hàng
2.4.6 Thu nợ, lãi và xử lý các vấn đề phát sinh
- Theo dõi việc trả nợ gốc, lãi, phạt, phí - Thu nợ, thu lãi và phí
- Xử lý phát sinh
Trong quá trình thực hiện hợp đồng tín dụng, có nhiều nguyên nhân dẫn đến một số tình huống sau: Trả nợ trước hạn; Điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ; Chuyển nợ quá hạn; Xử lý thu nợ quá hạn; Xử lý tài sản bảo đảm; Giảm miễn lãi, xử lý nợ từ quỹ dự phòng rủi ro, khoanh nợ hoặc xoá nợ theo quy định..
Định kỳ đến kỳ trả nợ gốc, nợ lãi, phí theo lịch trả nợ quy định tại Hợp đồng cấp tín dụng, nhân viên tín dụng gửi Thông báo nợ đến hạn theo mẫu của Oceanbank tới khách hàng cá nhân bằng các hình thức như: gọi điện thoại, gửi Thông báo theo đường chuyển phát nhanh, fax, email, hoặc đến tận nơi cư trú của khách hàng …
+ Đối với số tiền đến kỳ hạn trả nợ (nợ gốc và/hoặc lãi/phí) dưới 50 triệu đồng (quy đổi), nhân viên tín dụng gửi thông báo nợ đến hạn trước kỳ trả nợ 05 ngày làm việc tới khách hàng cá nhân.
+Đối với số tiền đến kỳ hạn trả nợ (nợ gốc và/hoặc lãi/phí) từ trên 50 triệu đồng đến 200 triệu đồng (quy đổi), nhân viên tín dụng gửi thông báo nợ đến hạn trước kỳ trả nợ 10 ngày làm việc tới khách hàng cá nhân.
+Đối với số tiền đến kỳ hạn trả nợ (nợ gốc và/hoặc lãi/phí) từ trên 200 triệu đồng trở lên (quy đổi), nhân viên tín dụng gửi thông báo nợ đến hạn trước kỳ trả nợ 15 ngày làm việc tới khách hàng cá nhân.
2.4.7 Kết thúc hợp đồng tín dụng.
Thanh lý hợp đồng tín dụng: Hợp đồng đương nhiên hết hiệu lực sau khi quyền và nghĩa vụ của các bên chấm dứt. Khi khách hàng đề nghị thanh lý hợp đồng cấp tín dụng đã ký với Oceanbank, nhân viên tín dụng phải thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra, đối chiếu số dư nợ gốc, nợ lãi hoặc các loại phí phải nộp của khách hàng (nếu có) trên hệ thống Corebanking để chắc chắn rằng đã hoàn tất các nghĩa vụ tài chính .
-Hướng dẫn khách hàng lập Đề nghị thanh lý hợp đồng tín dụng. Nhân viên tín dụng lập biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng và trình Trưởng phòng quản lý tín dụng, Giám đốc chi nhánh ký.
-Gửi giấy đề nghị giải tỏa tài khoản ký quỹ của khách hàng (nếu có) tới nơi mở và quản lý tài khoản.
-Gửi đơn yêu cầu xóa thế chấp tới các cơ quan hữu quan. Tiến hành lưu giữ hồ sơ khách hàng theo quy định.
2.4.8 Ví dụ minh họa
Ngày 28/04/2011, ông Nguyễn C K đến phòng giao dịch Oceanbank- Lê Duẩn để xin vay tiền.
Bước 1: Qua tiếp xúc và tìm hiểu, nhân viên tín dụng biết được nhu cầu vay vốn của ông K là để sửa chữa nhà tại 5.08 Lô B Chu Cư HBC, KP5 Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh.
Nhân viên tín dụng hướng dẫn ông K điền vào đơn Đề nghị vay vốn theo mẫu ngân hàng (Phụ lục 1) với nội dung vay vốn như sau:
Tổng nhu cầu vốn: 162.000.000VNĐ Vốn tự có và vốn khác: 62.000.000 VNĐ Số tiền vay: 100.000.000 VNĐ
Mục đích vay: Bổ sung vốn sửa chữa nhà Thời hạn vay: 12tháng.
Lãi suất vay: theo quy định của Ngân hàng.
Phí và lãi suất quá hạn: theo quy định của Ngân hàng.
Phương án sử dụng vốn vay: dùng vốn để sửa chữa nhà tại 5.08 Lô B Chu Cư HBC, KP5 Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh.
Phương thức nhận tiền vay: một lần bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Phương thức trả gốc: Hàng tháng. Phương thức trả lãi: Hàng tháng theo dư nợ thực tế.
Nguồn trả nợ chính: thu nhập từ lương hàng tháng. Trong đó:
- Thu nhập từ lương, thưởng phụ cấp tại Petrosetco: Tổng thu nhập cả gia đình: 30 triệu/ tháng. Chi phí sinh hoạt bình quân hàng tháng: 5 triệu VNĐ. Các khoản chi phí trả nợ cho PVFC: 3 triệu/ tháng. Chi phí trả nợ tại Oceanbank : 12,5 triệu/ tháng.
Hình thức bảo đảm tiền vay: 5.08 Lô B Chu Cư HBC, KP5 Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh.
Ngoài việc hướng dẫn ông Nguyễn C K điền vào đơn xin vay vốn và phương án sử dụng vốn, nhân viên tín dụng còn yêu cầu nộp các chứng từ sau đây: 1 bản sao chứng minh nhân dân công chứng, 1 bản sao hộ khẩu công chứng, 1 giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Ba giấy tờ này là hồ sơ pháp lý bắt buộc.
Bước 2: Nhân viên tín dụng lập tờ trình thẩm định (Phụ lục 3), thẩm định hồ sơ vay vốn và lập biên bản định giá tài sản đảm bảo (Phụ lục 4)
Nội dung thẩm định gồm:
- Tư cách và quan hệ của khách hàng: Quá trình thẩm định cho thấy, khách hàng vay vốn có đủ năng lực pháp luật dân sự theo quy định của pháp luật. Nguồn thu nhập ròng còn lại ổn định hàng tháng là: 7.500.000 đồng/ tháng , ông Nguyễn C K đang đã có quan hệ tín dụng với Oceabank từ tháng 09/2010 với khoản là 450 triệu. Khách hàng không có dư nợ không đủ tiêu chuẩn trong 3 năm trở lại đây.
- Phương án vay vốn và hiệu quả sử dụng vốn: Thẩm định tính phương án sử dụng vốn của khách hàng cho thấy : Mục đích sử dụng vốn phù hợp theo quy định của pháp luật, số tiền và thời gian đề nghị vay phù hợp với năng lực tài chính của ông