2. Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng.
2.1 Nhận xét chung về tổ chức bộ máy quản lý.
Ngay từ trớc khi cổ phần hóa, trong “Qui định tạm thời về qui chế làm việc của Công ty Phân lân Thanh Hoá” do giám đốc Lê Văn Hng kí ngày 12-11-1997, điều 2 qui định:
“ Hoạt động của Công ty đợc giám đốc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến đảm bảo tính hợp lý, năng động, hiệu quả bao gồm:
+ Cán bộ giúp việc và thừa hành nhiệm vụ.
+ Các bộ phận chức năng tham mu, nghiệp vụ và nhóm chuyên gia. + Các bộ phận thực tiếp khai thác nguyên liệu, tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm”.
Tại thời điểm này, Công ty vừa trải qua một giai đoạn khó khăn kéo dài. Toàn bộ cán bộ công nhân viên đang nỗ lực vực Công ty dậy. Với kiểu tổ chức quản lý này, thông tin từ lãnh đạo Công ty xuống từng ngời lao động và thông tin phản hồi đợc phản ánh nhanh chóng, chính xác. Điều này giúp cho việc ra các quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đợc kịp thời, chính xác. Kết quả là sang năm 1998, sau một thời gian dài làm ăn thua lỗ, Công ty đã đạt đợc mức lợi nhuận là: 267.651.269 đồng.
Sau khi cổ phần hoá (tháng 8- 1999), Hội đồng quản trị của Công ty quyết định vẫn giữ nguyên hình thức tổ chức bộ máy quản lý cũ. Có hai cơ sở để Hội đồng quản trị quyết định nh vậy. Một là, tiếp tục phát huy các u điểm
của cơ cấu quản lý kiểu trực tuyến. Hai là, nhằm giảm thiểu chi phí quản lý để tiết kiệm và hạ giá thành sản phẩm. Một trong những biện pháp giảm thiểu chi phí quản lý là tinh giản bộ máy quản lý, không có các phòng ban chức năng, thay vào đó là các cán bộ đảm nhận các chức danh công việc. Đồng thời áp dụng chính sách kiêm nhiệm trong bố trí lao động.
Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng
Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng bao gồm các bộ phận sau:
+ Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa hai kì Đại hội cổ đông.
+ Ban giám đốc.
Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, một mặt là ngời quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời là ngời đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch.
Giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc và Kế toán trởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễm nhiệm theo đề nghị của giám đốc. Các chức danh khác trong bộ máy quản lý do giám đốc quyết định.
+ Ban kiểm soát.
+ Bộ phận quản lý lao động -tiền lơng và công tác văn phòng. + Bộ phận quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh.
+ Bộ phận quản lý vật t tài sản, thiết bị. + Bộ phận quản lý kế hoạch và marketing.
+ Bộ phận quản lý kĩ thuật, công nghệ sản xuất và quản lý chất lợng sản phẩm.
Trong đó:
Nguyên tắc tổ chức và quản lý, điều hành Công ty đợc qui định rõ tại điều 6- Điều lệ Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng:
“- Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật.
- Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Đại hội cổ đông.
- Đại hội cổ đông bầu Hội đồng quản trị để quản trị Công ty giữa hai kì đại hội, bầu Kiểm soát viên để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị, điều hành Công ty.
- Quản lý điều hành hoạt động của Công ty là Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễm nhiệm”.
Nh vậy, với bộ máy quản lý tổ chức theo mô hình trên, hiệu quả lao động của Công ty ngày càng cao, thể hiện qua mức thu nhập của ngời lao động ngày càng tăng. Điều đó đã tạo cho ngời lao động niềm say mê với công việc, đoàn kết trong lao động, vì mục tiêu chung của toàn Công ty.
• Quá trình phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản lý của Công ty.
- Phân công lao động:
Toàn bộ hệ thống quản lý đợc chia ra nhiều bộ phận giao cho các cán bộ đảm nhận các chức danh công việc. Việc phân công các chức danh là căn cứ trình độ chuyên môn, kĩ năng, kĩ xảo cùng các điều kiện lao động khác của lao động quản lý, kết hợp với bảng qui định theo cấp của Nhà nớc phân nhóm lao động quản lý có cùng chức năng vào một bộ phận quản lý. Các bộ phận quản lý với nhiệm vụ chung đã đợc phân bổ sẽ đề ra nhiệm vụ cụ thể của bộ phận mình để phân công cho các chuyên viên và nhân viên chuyên môn trong bộ phận đảm nhiệm từng nhiệm vụ đã đề ra.
Phân công lao động trong bộ máy quản lý của Công ty cần quan tâm đến hai vấn đề chính. Đó là:
- Bố trí phù hợp giữa trình độ chuyên môn với yêu cầu của công việc ( bố trí cán bộ theo trình độ).
Trong Công ty, việc bố trí phù hợp giữa trình độ của cán bộ với yêu cầu công việc đang đặt ra một vấn đề lớn cho công tác đào tạo. Đó là với lợng lao động quản lý không phù hợp với yêu cầu công việc nh hiện nay đòi hỏi công tác đào tạo phải đợc đẩy mạnh.
Biểu 5: Tình hình bố trí công việc theo trình độ
TT Chức danh Số l- ợng Yêu cầu về trình độ của công việc Trình độ thực tế (Văn bằng tốt nghiệp) Phù hợp 1 Giám đốc 1 ĐH ĐH 1 2 Phó giám đốc 2 ĐH ĐH 2 3 Chuyên viên chính 3 ĐH 1 ĐH, 2 TC 1 4 Chuyên viên 6 ĐH 4 ĐH, 2 TC 4 Tổng 12 8 Xét các bộ phận quản lý còn lại:
Tổng số: 45 (trừ 12 ngời:bảo vệ, lái xe, nhà ăn ) Số phù hợp: 34 ngời
Không phù hợp: 11 ngời.
Nh vậy tổng cộng số lao động quản lý có trình độ chuyên môn không phù hợp với yêu cầu công việc là 15 ngời, chiếm (15/69). 100 % =21,74% lao động gián tiếp. Đây là tỉ lệ lớn Công ty cần có biện pháp nâng cao trình độ cho lao động này.
-Bố trí phù hợp giữa ngành nghề đào tạo và thực tế (bố trí theo ngành nghề).
Biểu 6: Tình hình bố trí công việc theo ngành nghề đào tạo
Chức danh Ngành đào tạo Công việc thực tế Phù hợp 1. Giám đốc 2. PGĐ phụ trách sản xuất 3. PGĐ phụ trách Marketting 4. CVC phụ trách Văn phòng Công ty 5. CVC phụ trách công tác Tài chính- Kế toán 6. CVC phụ trách công tác Kế hoạch thị trờng 7. CV phụ trách công tác kỹ thuật-công nghệ-sản xuất 8. CV phụ trách công tác KCS
Kinh tế- Công nghiệp Kỹ s cơ khí chế tạo Kỹ s cơ khí chế tạo Kỹ s cơ khí chế tạo Cao đẳng TC-KT Trung cấp cơ khí chế tạo Kỹ s cơ khí chế tạo Kỹ s hoá phân tích
Kinh tế- Công nghiệp Kỹ s cơ khí chế tạo Kỹ s cơ khí chế tạo Hành chínhpháp lý Đại học tài chính-kế toán Kế hoạch, quản lý hành chính Kỹ thuật, quản lý hành chính Kỹ thuật hoá học, quản lý hành chính 1 1 - - - - 1 1 Còn lại: 49
Không phù hợp: 22
Số lao động quản lý không phù hợp chủ yếu là trong công tác tiếp thị tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra số lao động có trình độ trung cấp, sơ cấp còn nhiều, Công ty cần khắc phục bằng cách đào tạo bồi dỡng thêm hoặc thay thế. Cán bộ quản lý có 4 ngời bố trí không phù hợp là đáng báo động.
- Hiệp tác lao động:
Ngời chịu trách nhiệm điều hành chung ở các bộ phận quản lý là các Chuyên viên chính (tơng đơng với Trởng phòng trong kiểu tổ chức chức năng), sau đó là các Chuyên viên (tơng đơng phó phòng) và chịu sự chỉ đạo của Chuyên viên chính là khác nhau. Từng lao động quản lý, nhân viên chuyên môn đợc bố trí làm một hay một số công việc nào đó, cho nên sự phối hợp và hợp tác của lao động quản lý trong từng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau là rất cần thiết.
Việc hợp tác giữa các bộ phận quản lý thờng là: Trong quá trình thực hiện công việc của mình bộ phận này sử dụng kết quả, tài liệu của bộ phận kia để xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ của bộ phận kia và ngợc lại. Để thực hiện hợp tác lao động đợc tốt cần có qui chế, qui định cụ thể chức năng từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau.
Ví dụ nh công tác Kế hoạch- thị trờng phối hợp cùng công tác tài chính - kế toán để có biện pháp thu hồi công nợ. Công tác điều hành kỹ thuật - công nghệ -sản xuất phối hợp cùng Văn phòng Công ty xây dựng định mức kỹ thuật, tiêu hao vật t.