2. Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng.
2.3.5 Công tác quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh.
Hội đồng quản trị giao cho Giám đốc và Kế toán trởng trách nhiệm quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành và theo quy định quản lý tài chính, Nghị quyết của Hội đồng quản trị. Để làm tốt công việc này, Kế toán trởng phải chỉ đạo bộ phận kế toán tham mu cho Giám đốc, giúp Giám đốc:
+Quản lý và sử dụng vốn, tài sản.
+Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh và doanh thu bán hàng.
+Thực hiện các nghĩa vụ của Công ty với Nhà nớc và ngời lao động. +Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ.
Thông qua công tác quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh, Hội đồng quản trị và Giám đốc có thể nắm đợc toàn bộ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, lỗ lãi, phân tích mức tăng trởng hàng quý, để góp phần không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Chức năng nhiệm vụ của công tác tài chính-kế toán trong Công ty bao gồm:
+ Mở sổ sách, theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp quản lý và sử dụng theo quy định của chế độ hạch toán kế toán thống kê hiện hành. Thực hiện hạch toán theo Điều 52-điều lệ Công ty:
“1. Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 30/12 hàng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày Công ty đợc chính thức thành lập và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó.
2. Công ty thực hiện việc hạch toán kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành.
3. Cuối mỗi niên khoá Hội đồng quản trị xem xét, thông qua quyết toán để trình Đại hội cổ đông:
- Bảng cân đối kế toán của Công ty.
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cuối niên độ.
Các bản báo cáo này phải đợc gửi đến các thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên ít nhất trớc 15 ngày của kỳ Đại hội thờng niên”.
+Phản ánh kịp thời tình hình sử dụng biến đổi tài sản vốn.
+Thờng xuyên kiểm tra, đối chiếu công nợ tồn đọng, phân tích khả năng thu hồi vốn, phối hợp với bộ phận kế hoạch thị trờng để có biện pháp xử lý thích hợp.
+Hạch toán đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong năm tài chính. +Xây dựng quy định quản lý tài chính trong Công ty.
+Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập báo cáo tài chính và báo cáo thống kê theo các quy định của Nhà nớc hiện hành.
Hiện bộ phận kế toán của Công ty chỉ có 2 ngời: 1 kế toán trởng và 1 kế toán viên. Trong đó Kế toán trởng mới đạt trình độ Cao đẳng Tài chính kế toán, còn kế toán viên chỉ tốt nghiệp Trung cấp kế toán. Chất lợng lao động cha cao trong khi công tác tài chính và hạch toán kinh doanh hết sức quan trọng. Tình trạng này dẫn đến mỗi cán bộ công làm công tác quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh phải đảm nhận khối lợng công việc rất lớn. 2.3.6 Công tác kế hoạch và Marketing.
Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đợc dự báo và xây dựng ngay từ quý 4 của năm kế hoạch trớc. Kế hoạch đó phải thể hiện đợc đầy đủ các chỉ tiêu cơ bản cần phải làm cùng với các giải pháp để tổ chức thực hiện. Vì vậy, bộ phận kế hoạch của công tác kế hoạch thị trờng phải tham mu giúp Giám đốc một cách đắc lực trong việc sử dụng các dữ liệu để xây dựng kế hoạch có cơ sở khoa học và thực tế. Nhằm đảm bảo cho Công ty sản xuất kinh doanh không chỉ là ổn định mà phải đảm bảo cho sự phát triển vững chắc.
Bên cạnh đó, bộ phận thị trờng là bộ phận giúp Giám đốc trên lĩnh vực Marketing, có nhiệm vụ:
+ Xây dựng quy chế bán hàng phù hợp với từng mùa, vụ và địa điểm tiêu thụ, nhằm mở rộng khai thác thị trờng tiêu thụ, cạnh tranh khách hàng.
+Đề xuất với Giám đốc giá bán các loại sản phẩm cho phù hợp. +Cung ứng các loại phân bón cho ngời lao động.
+Thực hiện, kiểm tra, đôn đốc công tác tiêu thụ. Đồng thời phối hợp với bộ phận quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh để thu hồi công nợ.
Công tác kế hoạch và Marketing còn có nhiệm vụ quản lý tài sản, vật t, thiết bị trong Công ty. Tài sản cố định là máy móc, thiết bị, nhà xởng Công ty
đầu t vào sản xuất kinh doanh. Tất cả cán bộ công nhân viên, cổ đông trong Công ty phải có trách nhiệm bảo vệ. Các vật t, nguyên liệu, thành phẩm của Công ty đợc Giám đốc giao cho bộ phận kế hoạch thị trờng quản lý. Ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Để làm tốt công việc này, Giám đốc chỉ đạo cho bộ phận kế hoạch thị trờng kết hợp với bộ phận công nghệ sản xuất có trách nhiệm:
+Xây dựng, giám sát các định mức tiêu hao vật t.
Biểu 11: Kết cấu cán bộ nhân viên quản lý công tác kế hoạch và marketing
Chức danh Tổng số Nữ Trình độ < 35 35-50Độ tuổi > 50
Chuyên viên chính 1 TC 1
Chuyên viên : Quản lý
công tác thị trờng 1 ĐH 1
Chuyên viên : Quản lý
công tác kế hoạch 1 ĐH 1
Thủ kho 2 SC 2
Nhân viên thu mua vật t
nguyên liệu 8 8TC 6 2
Nhân viên tiếp thị tiêu thụ
sản phẩm 23 4 18TC, 4ĐH,
1SC
20 3
Tổng số 36 4 26 7 3
Tỷ trọng (%) 100 11.11 72.22 19.44 8.34
Trong biên chế của bộ phận này, Chuyên viên quản lý công tác thị trờng kiêm Kiểm soát viên trởng của Công ty, còn Chuyên viên quản lý công tác kế hoạch là một thành viên của Hội đồng quản trị, kiêm Chủ tịch công đoàn Công ty.
Chất lợng của đội ngũ cán bộ công nhân viên là tơng đối thấp, chỉ có 6 ngời có trình độ đai học. Trong đó, Chuyên viên chính, ngời chịu trách nhiệm quản lý chung toàn bộ công tác kế hoạch và thị trờng mới chỉ đợc đào tạo về trung cấp cơ khí chế tạo. Để đánh giá đúng chất lợng lãnh đạo thì không chỉ nhìn vào ngành nghề đào tạo và trình độ chuyên môn mà phải đợc thể hiện bằng hiệu qủa công tác qua quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thanh Hoá tuy không phải là một tỉnh trọng điểm về nông nghiệp của nớc ta nhng có diện tích tự nhiên rất rộng (1176km2). Để chiếm lĩnh thị trờng, lãnh đạo Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng đã quyết định đa sản phẩm đến từng huyện, thậm chí từng hợp tác xã nông nghiệp để phục vụ ngời nông dân. Do vậy, đội ngũ nhân viên tiêu thụ sản phẩm khá đông so với quy mô của Công ty. Tuy nhiên hiệu quả lao động của đa số các nhân viên này không cao. Các cán bộ phụ trách trong bộ phận cho biết tuy sản phảm tiêu thụ nhiều nhng tốc
độ thu hồi vốn rất chậm do khách hàng không chịu thanh toán ngay. Thờng thì họ chỉ thanh toán vào cuối mùa vụ sản xuất nông nghiệp. Điều này gây ảnh h- ởng lớn đến tiến độ sản xuất kinh doanh của Công ty.
Với chức năng nhiệm vụ đã đợc quy định thì về mặt số lợng nhân viên trong bộ phận có cần điều chỉnh hay không? Câu hỏi này đợc đa ra với Chuyên viên chính Lê Văn Hải, câu trả lời là: “Rất cần điều chỉnh lại số lợng nhân viên, nhng vấn đề này thật không đơn giản. Nhiều ngời nhng ngời thực sự làm đợc việc lại không nhiều”.