2. Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng.
2.3.2Ban giám đốc.
Biểu 8:
Stt Chức danh Ngành đào tạo Trình độ công việc yêu cầu
1 Giám đốc Cử nhân quản lý kinh tế ĐH 2 Phó giám đốc phụ trách Marketing Kĩ s cơ khí chế tạo ĐH 3 Phó giám đốc phụ trách sản xuất Kĩ s cơ khí chế tạo ĐH
- Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc là ngời quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, không nhất thiết là cổ đông và có thể là thành viên Hội đồng quản trị. Làm trung tâm liên hệ thông tin qua lại đồng thời với sự hợp tác của các thành viên thì tiến hành phối hợp để thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
Giám đốc Công trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, tiền lơng- thi đua khen thởng; công tác tài chính và thực hiện công tác dân chủ trong doanh nghiệp và đối ngoại.
- Phó giám đốc phụ trách Marketing chỉ đạo: + Công tác kế hoạch, vật t phục vụ sản xuất kinh doanh. + Công tác thị trờng và các xởng liên doanh liên kết sản xuất.
+ Công tác văn phòng, nh: Bảo vệ trật tự trị an ninh, dân quân tự vệ, chăm sóc sức khoẻ ngời lao động.
Phó giám đốc này trực tiếp chỉ đạo theo dõi, đôn đốc các công tác kế hoạch- vật t- thị trờng, văn phòng (tổ bảo vệ, nhà ăn ca, tổ trồng- chăm sóc cây) và tập thể cá nhân có liên quan. Ngành đào tạo của phó giám đốc này cha phù hợp với công việc. Do vậy phải đợc bồi dỡng, nâng cao các kiến thức về quản lý kinh tế, kinh tế thị trờng...
- Phó giám đốc phụ trách sản xuất chỉ đạo: + Công tác kế hoạch, kĩ thuật, công nghệ sản xuất.
+ Công tác quản lý, sử dụng lao động khối sản xuất và đào tạo- nâng bậc.
+ Công tác an toàn lao động và môi rờng.
Trực tiếp chỉ đạo, theo dõi đôn đốc bộ phận kĩ thuật công nghệ sản xuất, trung tâm quản lý chất lợng, các ca, tổ sản xuất.
Cả ba thành viên của Ban giám đốc đều là thành viên thờng trực của Hội đồng quản trị. Do vậy việc điều hành mọi hoạt động của Công ty dù với t cách của Hội đồng quản trị hay Ban giám đốc đều tơng đối sát thực với tình hình công ty. Tuy nhiên điều này đòi hỏi mỗi ngời phải nhận thức và phân định rõ trong trờng hợp nào cần sử dụng t cách thành viên Hội đồng quản trị, trờng hợp nào là thành viên của Ban giám đốc để giải quyết công việc. Có nh vậy thì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, mới diễn ra suôn sẻ đợc.
2.3.3. Ban kiểm soát.
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Ban kiểm soát có hai ngời do Đại hội cổ đông bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp và bỏ phiếu kín.
Do đặc điểm công việc nên Kiểm soát viên phải là cổ đông, có trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ kinh doanh của công ty, trong đó có ít nhất một Kiểm soát viên phải có nghiệp vụ về tài chính kế toán.
Biểu 9:
STT Chức danh Ngành đào tạo Trình độ
1 Kiểm soát viên trởng Cử nhân kinh tế Đại học
2 Kiểm soát viên Kế toán Đại học tại chức
Để đảm bảo tính trung thực, khách quan trong hoạt động kiểm soát, Điều 47, Khoản 2- Điều lệ Công ty quy định “Kiểm soát viên không đợc là thành viên của Hội đồng quản trị, Giám đốc, Kế toán trởng của Công ty, không thể là vợ, chồng hoặc ngời thân thuộc trực hệ 3 đời của những ngời nêu trên” .
Ban kiểm soát chỉ chịu trách nhiệm trớc Đại hội cổ đông về mọi hoạt động của mình. Do vậy, những ngời trong Ban kiểm soát làm việc rất có trách nhiệm và đợc sự tín nhiệm tuyệt đối của toàn bộ cổ đông trong Công ty.
Kiểm soát viên trởng kiêm chuyên viên quản lý công tác thị trờng của bộ phận quản lý công tác kế hoạch và Marketing. Kiểm soát viên kiêm nhân viên quản lý kinh tế trong công tác điều hành kỹ thuật - công nghệ - sản xuất 2.3.4. Văn phòng công ty.
Văn phòng Công ty là bộ phận tham mu giúp Ban giám đốc thực hiện hai chức năng nhiệm vụ: Tổ chức lao động- tiền lơng và hành chính- quản trị.
Công tác tổ chức lao động- tiền lơng bao gồm: Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nớc và những quy định của Công ty có liên quan trực tiếp đến ngời lao động ở doanh nghiệp nh:
+ Tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động, + Xây dựng định mức tiền lơng, tiền thởng.
+ Tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên. + Đề bạt, bãi miễn cán bộ.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hạch an toàn lao động và bảo hộ lao động. Thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội cho ngời lao động.
+ Xây dựng và triển khai các nội quy quản lý trong công ty.
Công tác hành chính quản trị bao gồm.
+ Thống nhất quản lý, ban hành văn bản theo đúng quy định về thể thức của nhà nớc, quy định của công ty. Quản lý công tác hành chính, quản trị và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của bộ máy quản lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Lu trữ tài liệu.
+ Đón tiếp khách, giúp đỡ học sinh các trờng gửi đến thực tập và học tập tại Công ty.
+ Chịu trách nhiệm về những văn bản đã ban hành theo thẩm quyền của cá nhân mình.
+ Ghi nhận, tiếp thu những ý kiến và kiến nghị của cán bộ công nhân viên. Xin ý kiến Giám đốc và phối hợp với các bộ phận có liên quan để giải quyết kịp thời nhằm thực hiện có hiệu quả quy chế dân chủ trong doanh nghiệp.
+ Tổ chức hội họp.
+ Cùng phối hợp chặt chẽ với Đảng uỷ và Công đoàn Công ty để có sự thống nhất quan điểm, việc làm trong việc tuyên truyền, vận động và thực hiện có hiệu quả chính sách của Đảng của Nhà nớc, nội quy, quy chế của công ty. Chăm lo vật chất và tinh thần ngày một nâng cao của cán bộ công nhân viên.
Biểu 10: Cơ cấu lao động của Văn phòng Công ty. Chức danh Số l- ợng Nữ Chuyên môn Trình độ Độ tuổi < 40 40-50 > 50 Chánh văn phòng 1 Kỹ s cơ khí chế tạo ĐH 1 NV đánh máy vi tính kiêm thủ quỹ và tạp vụ. 1 1 Tài chính kế toán TC 1 Bảo vệ 8 8 Lái xe 1 1 Đầu bếp phục vụ ăn ca 3 3 2 1 Tổng số 14 4 10 2 2 Tỷ trọng (%) 100 28,57 71,43 14,285 14,285
Tuy biên chế Văn phòng là 14 ngời nhng thực sự chỉ có 2 ngời đảm nhận các công việc chính của Văn phòng. Các nhân viên bảo vệ, lái xe và phục vụ ăn ca chỉ đảm nhận công việc đã đợc giao phó.
- Chánh văn phòng: đảm nhận tất cả các công việc có liên quan đến tổ chức lao động tiền lơng và hành chính quản trị đã nêu ở trên. Tuy nhiên, Chánh văn phòng đã đợc bố trí không phù hợp với ngành nghề đào tạo. Đây là một nh- ợc điểm mà lãnh đạo Công ty cần khắc phục. Khi đợc hỏi về những khó khăn gặp phải do làm công việc trái ngành thì chú Chánh văn phòng trả lời: “Không có gì khó khăn cả, làm nhiều sẽ quen”. Đây là một nhận thức sai lầm. Chú Chánh văn phòng cuối năm nay sẽ về hu. Ngay từ bây giờ, Công ty cần chuẩn bị phơng án bổ nhiệm lao động vào chức vụ này sao cho phù hợp và đem lại hiệu quả cao nhất
- Nhân viên đánh máy vi tính kiêm thủ quỹ và tạp vụ đảm nhận công việc: chế bản tất cả các văn bản mà Công ty ban hành, phụ trách các thủ quỹ của công ty, chịu trách nhiệm thu, chi các quỹ theo lệnh Hội đồng quản trị, Giám đốc; đảm bảo vệ sinh và nớc uống cho khu vực làm việc của lao động quản lý (tổng cộng khoảng 10 phòng làm việc).
Do khối lợng công việc nhiều nên hệ số bận việc của cán bộ trong Văn phòng Công ty rất cao. Riêng công việc chế bản các văn bản của Công ty đã đòi hỏi nhân viên đánh máy vi tính phải làm việc rất muộn để hoàn thành công việc.