- Hệ thống vệ sinh môi trường:
2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý Dự án đầu tư tại công ty.
2.3. Đa dạng hoá công cụ quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình.
Hiện nay, Ban quản lý dự án đang thực hiện công tác quản lý dự án dựa trên cơ sở các văn bản pháp quy, hệ thống quy chuẩn tiêu chuẩn xây dựng, với các công cụ như kế hoạch thực hiện dự án, nhật kí thi công, kế hoạch giám sát thực hiện dự án về các mặt tiến độ, chất lượng, chi phí… Để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án, Ban quản lý có thể đa dạng hoá các công cụ quản lý quá trình thực hiện dự án. Em xin đưa ra một số công cụ có thể sử dụng như sau:
2.3.1. Xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án.
Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến nghiệm thu, bàn giao, vận hành - khai thác - sử dụng… đối với từng loại dự án đặc thù khác nhau mà Công ty đã thực hiện. Ví dụ như có thể xây dựng hồ sơ này theo cấu trúc gồm có hồ sơ về các dự án Công ty làm chủ đầu tư, các dự án Công ty nhận thầu, trong mỗi loại này còn có thể phân chia các dự án này là dự án nhóm A, B hay C… hoặc có thể phân chia các loại dự án này sử dụng nguồn vốn Ngân sách cấp, nguồn vốn vay, vốn
tự có hay vốn hỗn hợp… Bởi lẽ đối với mỗi loại dự án khác nhau thì lại có những đặc điểm riêng, yêu cầu riêng trong quá trình quản lý cũng như thực hiện dự án.
Thư viện này sẽ lưu trữ dữ liệu của cả những dự án Công ty đã hoàn thành và những dự án đang trong quá trình thực hiện, phải đảm bảo công tác cập nhật thông tin vào thư viện hồ sơ thực hiện dự án đối với những dự án đang trong thời gian thực hiện.
Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ thực hiện dự án có thể bao gồm:
- Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Công ty phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án.
- Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư như đã phân chia ở trên.
- Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình. - Các bản ghi nhớ.
- Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thực hiện công trình.
- Các báo cáo.
- Cập nhật các lịch biểu.
Các hồ sơ thực hiện dự án này có những tác dụng tích cực như sau:
- Hồ sơ thực hiện dự án có thể giúp ích trong việc theo dõi quá trình thực hiện một cách chặt chẽ hơn, bằng việc giúp tìm ra những vấn đề, những sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn.
- Các hồ sơ này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp cao hay bộ phận quản lý của chính Công ty.
- Các báo cáo thường kỳ hay những báo cáo tổng hợp trong quá trình thực hiện dự án cũng có thể thực hiện nhanh hơn và tốt hơn khi sử dụng thư viện hồ sơ thực hiện dự án này.
- Các hồ sơ thực hiện dự án này cũng có thể giúp các thành viên mới của Công ty thực hiện nhanh hơn quá trình học tập của mình, trau dồi kinh nghiệm và bổ sung các kiến thức về các lĩnh vực tổng thể của quá trình thực hiện dự án.
- Và cuối cùng, thư viện hồ sơ thực hiện dự án cũng là phương tiện nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin, hiệu quả giao tiếp trong quá trình quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự án.
Để có thể đưa mô hình về thư viện hồ sơ thực hiện dư án vào thực tiễn công tác quản lý và thực hiện dự án, Công ty cần quan tâm đến những vấn đề sau:
- Nguồn lực thực hiện công tác xây dựng và quản lý thư viện hồ sơ thực hiện dự án. Để xây dựng được một thư viện với khối lượng thông tin lớn và đầy đủ, chính xác, Công ty cần đầu tư một cách thích đáng nguồn lực cho công tác xây dựng và quản lý thư viện cả về con người và cơ sở vật chất. Trong đó quan trọng nhất là về con người, có thể bố trí một bộ phận chuyên trách quản lý.
- Phương án thực hiện: hồ sư dữ liệu có thể được lưu trữ dưới dạng văn bản, tệp, sổ sách… hoặc các file dữ liệu máy tính… Mỗi phương án lại có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tuỳ tình hình thực tế của mình mà Công ty có thể xây dựng phương án riêng cho mình.
2.3.2. Xây dựng sổ tay dự án đối với các cán bộ quản lý thực hiện dự án.
Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ bổ sung cho các cá nhân hoặc nhóm cán bộ quản lý dự án, cũng là công cụ giúp các cán bộ quản lý dự án nâng cao hiệu quả công tác quản lý của mình.
Nội dung sổ tay dự án có thể bao gồm:
- Công việc dự án: cụ thể những công việc mà chủ thể lập và sử dụng sổ tay dự án phải thực hiện
- Kế hoạch thực hiện: chi tiết đến ngày, tuần, tháng, quý… - Thực tế công việc thực hiện trong ngày, tháng, quý…
- Biện pháp khắc phục.
- Thông tin về các đơn vị phải phối hợp trong quá trình thực hiện công việc dự án như: tên, địa chỉ, số điện thoại, chức năng - nhiệm vụ…
- Các công cụ quản lý: + Các biểu mẫu. + Các cuộc họp. + Lịch biểu mạng. + Các báo cáo. + Sơ đồ tổ chức.
+ Cấu trúc phân việc và chức năng nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm.
Sổ tay dự án có thể mang lại cho các cán bộ quản lý dự án những lợi ích như sau:
- Hệ thống khối lượng và trình tự công việc cần thực hiện, tránh bỏ quên không thực hiện các công việc gây phiền hà, lãng phí thời gian và thiệt hại về vật chất cho việc sửa chữa hay làm lại.
- Giúp các cán bộ quản lý nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi công việc dự án cũng như việc hoàn thành công việc của bản thân.
3. Kiến nghị.