Sơ đồ bộ mỏy quản lớ:
2.2.3.3. Tỡnh hỡnh tổ chức sử dụng cỏc khoản phải thu
Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, cỏc doanh nghiệp thường chiếm dụng vốn lẫn nhau và đú chớnh là nguyờn nhõn tồn tại cỏc khoản phải thu, phải trả.
Việc quản lý cỏc khoản phải thu từ khỏch hàng liờn quan chặt chẽ với tiờu thụ sản phẩm. Khi Doanh nghiệp mở rộng việc bỏn chịu hàng hoỏ cho khỏch hàng sẽ làm tăng cỏc khoản phải thu. Tuy vậy, nhờ chớnh sỏch này Doanh nghiệp cú thể tăng được thị phần từ đú gia tăng được Doanh thu bỏn hàng và lợi nhuận.
Nhưng bờn cạnh đú, cỏc khoản phải thu cũng làm gia tăng cỏc khoản chi phớ quản lý nợ, chi phớ thu hồi nợ, chi phớ trả lói tiền vay để đỏp ứng nhu cầu vốn lưu động bị thiều do vốn của Doanh nghiệp bị khỏch hàng chiếm dụng.
Quản lý cỏc khoản phải thu luụn là một cụng việc khú khăn đối với cỏc nhà quản trị, để quản lý được tốt nhà quản trị khụng những phải thường xuyờn theo dừi sỏt xao cỏc khoản nợ, nhanh chúng thu hồi tiền hàng…mà cũn phải giữ được cỏc khoản này ở một tỷ lệ hợp lý, đảm bảo uy tớn cho doanh nghiệp cũng như khả năng thu được nợ.
Để đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tổ chức sử dụng cỏc khoản phải thu của Cụng ty năm 2008, trước hết chỳng ta xem xột cơ cấu và sự biến động của cỏc khoản phải thu tại thời điểm cuối năm 2008 và so sỏnh với cuối năm 2007.
Qua Biểu 11 ta thấy:
Thành phần cỏc khoản phải thu của Cụng ty bao gồm : khoản phải thu của khỏch hàng, trả trước cho người bỏn, phải thu cỏc bờn liờn quan và phải thu khỏc.
Tổng số tiền phải thu của Cụng ty Nexans Lioa cuối năm 2008 là 65312.436.000đồng giảm so với cuối năm 2007 là 18.394.410.000đồng, tỷ lệ giảm 21,97%. Sự giảm sỳt này chủ yếu là do trong năm qua Cụng ty đó thu hồi được một khoản nợ lớn từ cỏc Cụng ty đầu tư và Cụng ty trong cựng tập đoàn với số tiền 17.021.966.000đồng tỷ lệ giảm 53,44%. Cụ thể là cỏc khoản nợ của Cụng ty TNHH Nhật Linh (2.212.373.537đồng), Cụng ty cỏp điện lực Nexans Việt Nam (10.470.097.723đồng).
Bờn cạnh đú Cụng ty cũng thu hồi được một phần cỏc khoản thu từ khỏch hàng dẫn tới cỏc khoản phải thu khỏch hàng cuối năm 2008 giảm 473.838.000đồng so với cựng kỡ năm ngoỏi. Do Cụng ty mới thành lập và
thường xuyờn sản xuất cỏc sản phẩm mới nờn cỏc chớnh sỏch tớn dựng với khỏch hàng được đẩy mạnh để tạo niềm tin và thu hỳt được khỏch hàng đến với Cụng ty. Chớnh điều đú nờn khoản phải thu từ khỏch hàng của Cụng ty giảm một phần nhỏ cũng là hợp lý.
Do trong năm vừa qua Cụng ty thu hẹp quy mụ sản xuất nờn số nguyờn vật liệu nhập về cũng giảm sỳt, chớnh điều này là nguyờn nhõn của việc khoản mục phải thu khỏch hàng cuối năm 2008 giảm so với cuối năm 2007 là 557.810.000đồng với tỷ lệ giảm 5,15%.
Như vậy, trong năm 2008 Cụng ty đó cố những cố gắng và đạt được những kết quả nhất định trong việc thu hồi cỏc khoản phải thu từ đú làm giảm số vốn mà Cụng ty bị chiếm dụng. Tuy nhiờn, số dư cuối năm 2008 của khoản mục vẫn cũn khỏ lớn, do vậy, trong năm tới Cụng ty cần phỏt huy cỏc chớnh sỏch trong năm 2008 đồng thời xem xột tỡnh hỡnh để cú cỏc chiến lược phự hợp nhằm giảm thiểu tối đa cỏc khoản phải thu bị chiếm dụng.
Tiếp theo, thụng qua cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ ở Biểu 12 sau chỳng ta sẽ xem xột và so sỏnh việc quản lý cỏc khoản phải thu cuối năm 2007 và cuối năm 2008.
Biểu 12: BIỂU TÍNH CÁC CHỈ TIấU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA CễNG TY NEXANS LIOA NĂM 2007-2008
Chỉ tiờu Đơn vị tớnh Năm 2007 Năm 2008 Chờnh lệch
1.Vũng quay cỏc khoản phải thu =
DTTBH / Cỏc khoản phải thu BQ Lần 4,13 4 (0,13)
Cỏc khoản phải thu bỡnh quõn Nghỡn đồng 62.852.438 74.509.641 11.657.203 2.Kỳ thu tiền trung bỡnh = 360 /
Vũng quay cỏc khoản phải thu Ngày 84 90 6
Trong năm 2007 cỏc khoản phải thu quay được 4,13vũng và đến năm 2008 con số này là 4vũng. Như vậy, trong năm 2008 số vũng quay cỏc khoản phải thu đó giảm 0,13vũng từ đú kộo theo kỳ thu tiền trung bỡnh tăng từ 84ngày (năm 2007) lờn tới 90ngày (năm 2008). Nghĩa là nếu như trong năm 2007 trung bỡnh mỗi lần thu nợ Cụng ty phải mất trung bỡnh 84ngày để thu hồi thỡ đến năm 2008 phải mất tận 90ngày. Từ đú cú thể thấy cụng tỏc thu hồi nợ của Cụng ty đang giảm xuống, hiệu quả sử dụng vốn của Cụng ty giảm xuống.
Nguyờn nhõn của sự giảm xuống này là do cụng tỏc quản lý cỏc khoản phải thu năm 2008: Cỏc khoản phải thu bỡnh quõn tăng lờn. Cú sự tăng lờn này
là do Cụng ty bắt đầu đi vào hoạt động vào thỏng 3/2006 nờn cỏc khoản phải thu đầu năm 2007 cũn nhỏ và đến cuối năm thỡ tăng mạnh (tăng 99,31%), đến cuối năm 2008 cú giảm nhưng tỷ lệ giảm thấp hơn (21,97%).
Mặt khỏc, sự gia tăng của DTTBH lại nhỏ hơn sự gia tăng của cỏc khoản phải thu bỡnh quõn từ đú làm cho vũng quay cỏc khoản phải thu giảm kộo theo kỳ thu tiền trung bỡnh tăng lờn.
Đến năm 2008 kỳ thu tiền trung bỡnh của Cụng ty là 90ngày trong khi thời hạn thanh toỏn trung bỡnh mà Cụng ty quy định cho khỏch hàng thường là 2thỏng (60ngày) điều này chứng tỏ tỡnh trạng nợ quỏ hạn của Cụng ty vẫn cũn rất lớn. Cụ thể:
Dựa vào sổ cỏi 131 ta cú:
Tớnh đến thời điểm 31/12/2008 thỡ cỏc Cụng ty liờn quan nợ quỏ hạn: 9.961.949.000đồng (phần lớn là nợ quỏ hạn của Cụng ty Nhật Linh - mua dõy dõn dụng) và cỏc khỏch hàng ngoài nợ quỏ hạn: 8.871.405.000đồng.
Dựa vào Biểu theo dừi cỏc khoản phải thu ta thấy Cụng ty cú cỏc khoản nợ quỏ hạn chủ yếu sau:
Biểu 1 3: CÁC KHOẢN NỢ QUÁ HẠN CHỦ YẾU CỦA CễNG TY NEXANS LIOA TẠI THỜI ĐIỂM 31/12/2008
Đvt: vnđ Tờn khỏch hàng Nợ quỏ hạn (31/12/2008) 1.Cụng ty TNHH Nhật Linh 6.670.938.515 2.Cụng ty TNHH Toàn Cầu An 4.350.925.828
3.Cụng ty Nexans Việt Nam 2.229.820.018
4.Cụng ty TNHH ĐTPT Điện lực HN 1.497.103.950
5.Chi nhỏnh Sài Gũn-Cty TNHH Nhật Linh 1.061.189.956
6.Cụng ty CP thiết bị và xõy lắp CN 580.012.290
7.Tổng Cụng ty cơ khớ xõy dựng 500.000.000
8.Cụng ty CP điện lực viễn thụng 431.030.250
9.Cụng ty TNHH MTV Khải Hiếu 341.248.050
10.Cụng ty TNHH Năng lượng và viễn thụng Thỏi Bỡnh Dương 312.792.480 Trờn đõy là cỏc khoản nợ chủ yếu, ngoài ra cũn nhiều khoản nợ với số
tiền dưới 300triệu. Do cỏc khoản này dàn trải đều trờn nhiều Cụng ty nờn việc kiểm soỏt và giải quyết cũng khỏ khú khăn.
Cỏc khoản nợ quỏ hạn của Cụng ty đều cú thời gian quỏ hạn dưới 1năm. Tuy nhiờn, cỏc khoản nợ quỏ hạn này khỏ lớn nờn Cụng ty cũng cần lập dự phũng để đảm bảo vốn cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh.
Như vậy, qua cỏc điểm phõn tớch ở trờn ta rỳt ra nhận xột về tỡnh hỡnh quản lý cỏc khoản phải thu năm 2008 của Cụng ty TNHH Dõy và cỏp điện Nexans Lioa như sau:
Thứ nhất, trong năm qua Cụng ty đó cú nhiều nỗ lực thu hồi cỏc khoản nợ đặc biệt là cỏc khoản thu cỏc bờn liờn quan, đõy là một dấu hiệu tốt để Cụng ty tiếp tục phỏt huy trong những năm tiếp theo
Thứ hai, khoản trả trước người bỏn tuy cú sự giảm sỳt nhưng khụng đỏng kể, do đú cần phải tạo uy tớn với cỏc nhà cung cấp để giảm bớt cỏc khoản này.
Thứ ba, cỏc khoản phải thu khỏch hàng cũng chưa cú sự thay đổi rừ rệt, điều này chứng tỏ chớnh sỏch bỏn hàng và thanh toỏn của Cụng ty thực hiện chưa tốt.
Thứ tư, phải cú cỏc biện phỏp giải quyết cỏc khoản nợ ngắn hạn để trỏnh tỡnh trạng bị chiếm dụng vốn trong thời gian quỏ dài gõy ứ đọng vốn trong khõu thanh toỏn dẫn tới khả năng quay vũng chậm.
2.2.3.4 Tỡnh hỡnh tổ chức sử dụng vốn Hàng tồn kho của Cụng ty
Cỏc Doanh nghiệp sản xuất thường tồn tại ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khỏc nhau của một quỏ trỡnh sản xuất:
+ Tồn kho nguyờn vật liệu. + Tồn kho sản phẩm dở dang. + Tồn kho thành phẩm.
Vốn về hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ trị tài sản của Doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của Doanh nghiệp.
Dự trữ hàng tồn kho hợp lý cú vai trũ như một tấm đệm an toàn giữa cỏc giai đoạn khỏc nhau trong chu kỳ kinh doanh.
Theo phõn tớch ở trờn thỡ HTK đang chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng VLĐ. Vỡ vậy, để nõng cao hiệu quả sử dụng vồn lưu động thỡ rất cần thiết phải nghiờn cứu tỡnh hỡnh tổ chức sử dụng HTK của Cụng ty hiện nay.
Chỳng ta phõn tớch cơ cấu và sự biến động của HTK của Cụng ty theo Biểu sau:
CUỐI NĂM 2007-2008 Chỉ tiờu Năm 2007 Năm 2008 Chờnh lệch Số tiền (1000đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (1000đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (1000đ) Tỷ lệ (%)
1.Hàng mua đang đi đường 875.957 1,1 9.254.508 12,06 8.378.55 956,5
2.Nguyờn liờu,vật liệu tồn kho 25.150.753 31,6 22.207.895 28,93 ( 2.942.858) (11,7)
3.Cụng cụ dụng cụ 53.960 0,07 1.018.973 1,33 965.013 1.788,3
4.CPSXKDDD 37.299.583 46,8 30.156.964 39,28 (7.142.619) (19,15)
5.Thành phẩm 16.216.024 20,37 14.130.433 18,4 (2.085.591) (12,86)
Dựa vào Biểu 14 ta thấy:
So với năm 2007 thỡ lượng HTK đó giảm xuống 2.827.504.000đồng với tỷ lệ giảm 3,55%. Tuy nhiờn, do khoản mục cỏc khoản phải thu giảm với tỷ lệ lớn nờn làm cho tỷ trọng của HTK trong tổng VLĐ là cao nhất.
HTK của Cụng ty trong cỏc năm bao gồm: Hàng mua đang đi đường, Nguyờn vật liệu, Cụng cụ dụng cụ, Chi phớ SXKDD, Thành phẩm.
Nhỡn chung thỡ cỏc khoản mục trong HTK năm 2008 so với năm 2007 đều cú sự biến động đặc biệt là sự tăng lờn đột biến của Hàng mua đang đi đường (tăng lờn số tiền 8.387.551 với tỷ lệ tăng 956,5%). Chớnh điều đú đó làm cho tỷ trọng của khoản mục này trong HTK tăng từ 1,1% lờn tới 12,06%. Nguyờn nhõn của tỡnh trạng này là cuối năm 2008 nguyờn vật liệu dự trữ trong kho của Cụng ty cũn ớt nờn lượng hàng nhập thờm cuối năm (chưa về đến nơi và chưa nhập kho) lớn.
Bờn cạnh đú:
+ Nguyờn vật liệu tồn kho cuối năm 2008 là 22.207.895.000đồng (28,93%), giảm xuống 2.942.858.000đồng với tỷ lệ giảm 11,7% so cựng kỳ năm ngoỏi.
+ Chi phớ SXKDDD là 30.156.964.000đồng (39,28%), giảm 7.142.619.000đồng với tỷ lệ giảm 19,15% so với cuối năm 2007.
+ Thành phẩm là 14.130.433.000đồng (18,4%), giảm 2.085.591.000đồng với tỷ lệ giảm 12,86% so với cuối năm 2007. Do Cụng ty tăng được lượng hàng bỏn ra trong kỳ.
Ở đõy chỳng ta cú thể nhận thấy một điều là sự tăng lờn đột biến của Hàng mua đang đi đường sẽ làm cho giỏ trị của NVL tồn kho tăng lờn trong giai đoạn tới trong khi so với cựng kỡ năm ngoỏi thỡ chi phớ SXKDDD, thành phẩm lại đồng thời giảm xuống. Điều này được lớ giải là do trong năm qua Cụng ty thu hẹp quy mụ sản xuất nhằm tập trung vốn để đầu tư xõy dựng cơ sở vật chất ban đầu cho phõn xưởng Telecom. Và dự kiến lượng nguyờn liệu vật liệu nhập về trong kỳ tới sẽ tăng để phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất của phõn xưởng chớnh và phõn xưởng Telecom.
Tuy nhiờn, nhỡn vào tổng thể ta thấy rằng tỷ trọng mức hàng tồn kho của Cụng ty trong tổng VLĐ vẫn cũn quỏ lớn. Nhưng để kết luận là con số đú đó hợp lý hay chưa chỳng ta cần xột thờm tương quan của khoản này về mặt giỏ trị và nhu cầu của kỳ tới.
* Và để đỏnh giỏ xem hiệu quả tổ chức sử dụng vốn HTK năm 2008 cú cải thiện so với năm 2007 khụng ta dựa vào một số chỉ tiờu sau
Biểu 15 : BIỂU TÍNH CÁC CHỈ TIấU HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VỐN HTK CỦA CễNG TY NEXANS LIOA NĂM 2007-2008
Chỉ tiờu Đơn vị tớnh Năm 2007 Năm 2008 Chờnh lệch 1. Số vũng quay HTK = GVHB / HTKbq lần 3,71 3,94 0,23 HTKbq nghỡn đồng 66.270.321,5 0 72.247.399,50 5.977.078 2. Số ngày một vq HTK = 360 / Số vũng quay HTK ngày 97 91 (6)
Qua Biểu 15 trờn ta thấy số vũng quay HTK đang tăng dần. Năm 2007 là 3,71vũng và năm 2008 tăng lờn 3,94 vũng. Do đú làm số ngày một vũng quay HTk giảm từ 97 ngày xuống cũn 91 ngày.
Như vậy, hiệu quả tổ chức sử dụng HTK tăng lờn. Tuy nhiờn, nguyờn nhõn tăng hiệu quả này vẫn chưa được làm rừ.
Tớnh toỏn ta cú tỷ lệ tăng của HTK bỡnh quõn năm 2008 so với năm 2007 là 9,02%. Tỷ lệ này tăng này nhỏ hơn tỷ lệ tăng 15,72% của GVHB. Vậy, nguyờn nhõn tăng vũng quay HTK là do GVHB tăng hay chớnh là do mức tiờu thụ sản phẩm trong kỳ của Cụng ty tăng lờn lớn.
Ngoài ra, xem xột sổ cỏi TK 152 ta thấy ở Cụng ty cũn phỏt sinh một khoản NVL nhập lại từ sản xuất. Bao gồm: Đồng phế liệu, nhựa tỏi sinh, nhụm phế liệu, băng vải, băng đồng. Những nguyờn vật liệu này phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất. Nú cú thể là phế liệu khi đưa nhụm và đồng vào quỏ trỡnh sản xuất hoặc cũng cú thể là cỏc sản phẩm lỗi. Chỳng được tận dụng lại bằng cỏch nhập vào kho nguyờn vật liệu, sau đú tỏch ra rồi cho trở lại vào lũ Đồng, lũ Nhụm để tỏi sử dụng.
Dựa vào sổ Cỏi 152ta cú thể tổng hợp phần phế liệu của từng thỏng trong năm 2008 như sau:
Biểu1 6: TỔNG HỢP CÁC PHẾ LIỆU CỦA TỪNG THÁNG TRONG NĂM 2008 CỦA CễNG TY NEXANS LIOA
Đvt: 1000đồng. Chỉ tiờu Đồng phế liệu Nhụm phế liệu Băng đồng Thỏng 1 1.069.239 4.250 91.620 Thỏng 2 2.340.193 49.512 40.970 Thỏng 3 1.754.083 31.086 119.503 Thỏng 4 1.328.865 147.586 9.936 Thỏng 5 2.558.541 314.385 6.209 Thỏng 6 2.620.064 83.740 18.077 Thỏng 7 3.086.536 43.816 12.419 Thỏng 8 8.326.544 25.864 483.875 Thỏng 9 13.260.07 5 13.610 1.414.643 Thỏng10 7.738.103 20.754 948.845 Thỏng11 1.772.857 165.175 5.243 Thỏng12 2.119.512 240.279 5.795 Tổng 50.974.61 2 1.140.05 7 3.157.135
Qua Biểu trờn ta thấy, lượng phế phẩm từ sản xuất của Cụng ty là khỏ lớn. Chỳng sẽ được xử lý trước khi được đưa vào sử dụng lại đồng thời Cụng ty sẽ phải bỏ ra một khoản chi phớ cho việc tỏi chế. Tuy nhiờn, việc thu hồi và sử dụng lại cỏc phế phẩm này cũng giỳp cho Cụng ty tận dụng được một phần nguyờn vật liệu đỏng kể trong quỏ trỡnh sản xuất.
Qua những phõn tớch trờn ta cú thể thấy được tỡnh hỡnh hàng tồn kho của Cụng ty TNHH Nexans Lioa trong năm 2008 như sau:
- Thứ nhất, Hàng tồn kho vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ trị VLĐ của Cụng ty. Tuy cú sự suy giảm về giỏ trị tuyệt đối nhưng sự giảm này vẫn cũn bộ và nguyờn nhõn do Cụng ty thu hẹp quy mụ sản xuất kinh doanh.
- Thứ hai, khoản mục hàng mua đang đi đường cú sự gia tăng mạnh nhất trong hàng tồn kho. Tuy nú cũng chịu tỏc động của đặc điểm đặt hàng nguyờn vật liệu của Cụng ty nhưng cũng cần cú những điều chỉnh để trỏnh cho lượng hàng tồn kho tập trung quỏ nhiều trong một thời gian. Vỡ như thế sẽ chịu ảnh hưởng mạnh của biến động giỏ trờn thị trường và tăng chi phớ trong cụng tỏc quản lý HTK.
- Thứ ba, so với năm trước thỡ năm 2008 số vũng quay HTK đó tăng lờn kộo theo đú là số ngày một vũng quay HTK giảm xuống. Đõy là dấu hiệu tốt cho tỡnh hỡnh quản lý HTK của Cụng ty. Trong năm tới, Cụng ty cần phỏt huy để tăng hiệu quả sử dụng HTK.
- Thứ tư, phế liệu phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất của Cụng ty cũn nhiều gõy lóng phớ và làm giảm chất lượng sản phẩm trong những lần sản xuất sau. Cụng ty cần đầu tư thờm vào mỏy múc để giảm lượng phế liệu trong quỏ trỡnh sản xuất hoặc cú cỏc biện phỏp xử lý thớch hợp.
2.2.3.5 Tỡnh hỡnh tổ chức và sử dụng VLĐ khỏc của Cụng ty:
Theo Biểu 03 ta thấy đầu năm 2008 giỏ trị TSLĐ khỏc là 782.546.000đồng chiếm tỷ trọng 0,48% và cuối năm là 1.568.439.000đồng với tỷ trọng là 1,17%